Hình minh họa
Phòng chức năng (Line department)
Định nghĩa
Phòng chức năng trong tiếng Anh là Line department.
Phòng chức năng là những tổ chức bao gồm cán bộ, nhân viên kinh doanh, kĩ thuật, hành chính… được phân công chuyên môn hóa theo các chức năng quản trị.
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng chức năng
– Phòng chức năng có nhiệm vụ giúp giám đốc (và các phó giám đốc) chuẩn bị các quyết định theo dõi, hướng dẫn các phân xưởng, các bộ phận sản xuất kinh doanh cũng như những cán bộ, nhân viên cấp dưới thực hiện đúng đắn, kịp thời những quyết định quản lí.
– Trách nhiệm chung của các phòng chức năng là vừa phải hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, vừa phải phối hợp chặt chẽ với các phòng khác, nhằm đảm bảo cho tất cả các lĩnh vực công tác của doanh nghiệp được tiến hành ăn khớp, đồng bộ, nhịp nhàng.
Lưu ý:
– Các phòng chức năng không có quyền trực tiếp chỉ huy các phân xưởng, các bộ phận sản xuất.
– Trong tình hình hiện nay, khi mà quyền tự chủ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đã được mở rộng; cơ chế quản lí kinh tế nói chung, cơ chế quản trị doanh nghiệp nói riêng đã đổi mới, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định việc tổ chức các phòng chức năng theo hướng chuyên tinh, gọn nhẹ.
– Đồng thời, phải hết sức coi trọng những bộ phận có quan hệ trực tiếp đến hoạt động kinh doanh; đến công tác nghiên cứu đổi mới sản phẩm, đổi mới công nghệ; nghiên cứu thị trường; xác định giá cả sản phẩm…
Công tác tổ chức các phòng chức năng
Việc tổ chức các phòng chức năng cần được tiến hành theo các bước sau đây:
– Một là, phân tích sự phù hợp giữa chức năng và bộ phận quản trị.
Trường hợp tốt nhất là mỗi chức năng quản trị nên do một phòng phụ trách trọn vẹn.
Song, do số lượng các phòng chức năng phụ thuộc vào qui mô, đặc điểm kinh tế – kĩ thuật của từng doanh nghiệp nên có trường hợp phải ghép vài ba chức năng có liên quan mật thiết với nhau, thuộc cùng lĩnh vực hoạt động vào một phòng.
Như vậy, sẽ phù hợp cho việc bố trí cán bộ phụ trách.
– Hai là, tiến hành lập sơ đồ tổ chức, nhằm mô hình hóa mối quan hệ giữa các phòng chức năng với giám đốc và các phó giám đốc.
Đồng thời, phải ghi rõ chức năng mỗi phòng phụ trách, nhằm khắc phục tình trạng dẫm đạp, chồng chéo lên nhau hoặc ngược lại, có con người không bộ phận nào chịu trách nhiệm.
Căn cứ vào sơ đồ nói trên, từng phòng chức năng xây dựng nội qui công tác của phòng mình nhằm xác định tỉ mỉ trách nhiệm, quyền hạn chung của cả phòng cũng như riêng cho từng người trong phòng.
– Ba là, tính toán xác định số lượng cán bộ, nhân viên mỗi phòng chức năng một cách chính xác, có căn cứ khoa học nhằm vừa bảo đảm hoàn thành trách nhiệm, vừa giảm bớt tỉ lệ nhân viên quản trị, giảm chi phí quản lí.
(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quán trị doanh nghiệp, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân)
