Project Charter là gì? Bất cứ dự án nào cũng có những tài liệu quan trọng để phục vụ quá trình làm việc, do đó việc cần đến Project Charter là vô cùng quan trọng. Nếu Anh/chị là người nắm giữ những vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, là người chịu trách nhiệm thực hiện các dự án, thì hẳn không quá xa lạ với thuật ngữ này.
Project Charter – Hiến chương dự án
Project Charter là gì? Điều lệ dự án là gì? Hiến chương dự án là gì?
Project Charter là gì? Được biết đến là bản tuyên ngôn dự án, hoặc có thể gọi là giấy khai sinh dự án, ngoài ra nó còn có tên gọi khác là “Project Definition Doc”, là tài liệu quan trọng nhất lúc bắt đầu dự án. Tài liệu này có nhiệm vụ, chức năng xác nhận sự tồn tại của một dự án, có thể ví như “giấy khai sinh”, đánh dấu sự ra đời của một dự án.
Project Charter (có thể dịch là Hiến chương dự án hoặc Điều lệ dự án) là tài liệu do người khởi xướng dự án (project initiator) hoặc nhà tài trợ (sponsor) ban hành chính thức cho phép sự tồn tại của một dự án và cung cấp cho người giám đốc dự án (project manager) quyền áp dụng các nguồn lực tổ chức vào các hoạt động của dự án.
Ở một số doanh nghiệp ở Việt Nam, Project Charter có thể được gọi là Hiến chương dự án, hoặc Điều lệ dự án, hoặc Tờ trình, hoặc Tờ trình chủ trương, hoặc Báo cáo khả thi, … Cho dù tên gọi là gì thì Project Charter phải thể hiện được 2 yếu tố cốt lõi là (1) xác nhận có một dự án tồn tại và (2) trao quyền cho giám đốc dự án để dẫn dắt lãnh đạo dự án đó.
Khi nào tài liệu Project Charter có hiệu lực?
Nói một cách dễ hiểu, một dự án có hiệu lực khi nhà tài trợ/nhà bảo trợ ký vào tài liệu Project Charter này.
Vai trò của Nhà tài trợ/Người khởi xướng dự án
Project Charter do ai soạn thảo?
Thông thường, để soạn thảo ra tài liệu Project Charter này, giám đốc dự án (Project Manager) hoặc quản lý cấp cao, Nhà tài trợ, Người khởi xướng sẽ phải ngồi lại họp để cho ra một file tài liệu cuối cùng để đưa nhà tài trợ hoặc khách hàng ký để có thể khởi động dự án.
Project Charter (Điều lệ dự án) nên do giám đốc dự án soạn thảo. Nếu khả thi, một giám đốc dự án được xác định và phân công sớm, tốt nhất là trong khi Điều lệ dự án đang được phát triển và luôn luôn trước khi bắt đầu lập kế hoạch. Điều lệ dự án có thể được phát triển bởi nhà tài trợ hoặc giám đốc dự án phối hợp với đơn vị khởi xướng. Sự hợp tác này cho phép giám đốc dự án hiểu rõ hơn về mục đích, mục tiêu và lợi ích dự kiến của dự án. Sự hiểu biết này sẽ cho phép phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn cho các hoạt động của dự án. Điều lệ dự án cung cấp cho giám đốc dự án quyền hạn để lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát dự án.
Tuy nhiên không phải lúc nào cũng có thể xác định được giám đốc dự án lúc khởi xướng dự án. Nếu chưa xác định được giám đốc dự án ở thời điểm khởi tạo dự án thì người khởi xướng dự án và/hoặc nhà tài trợ sẽ soạn thảo Project Charter. Sau khi Project Charter được phê duyệt thì sẽ trao quyền cho giám đốc dự án (được chỉ định từ trong nội bộ công ty, hoặc thuê tuyển mới từ bên ngoài) để triển khai dự án.
Trưởng dự án sẽ là người soạn thảo Project Charter
Nội dung của Project Charter là gì?
Nội dung của Project Charter là gì? Là nội dung để ghi lại thông tin cấp cao chính yếu nhất về dự án và về sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả mà dự án dự định đáp ứng, như:
- Mục đích dự án
- Mục tiêu dự án có thể đo lường và các tiêu chí thành công liên quan
- Yêu cầu tổng thể
- Mô tả dự án tổng thể, ranh giới và giao phẩm chính
- Rủi ro tổng thể của dự án
- Tóm tắt cột mốc tiến độ
- Nguồn tài chính được phê duyệt trước
- Danh sách các bên liên quan chính
- Yêu cầu phê duyệt dự án (nghĩa là, điều gì tạo nên thành công của dự án, ai quyết định dự án thành công và ai ký vào dự án);
- Tiêu chí thoát khỏi dự án (nghĩa là, các điều kiện cần đáp ứng để đóng hoặc hủy dự án hoặc giai đoạn)
- Giám đốc dự án được giao, trách nhiệm và cấp thẩm quyền
- Tên và thẩm quyền của nhà tài trợ hoặc người mà sẽ ủy quyền hiến chương dự án.
Ở cấp độ cao, điều lệ dự án đảm bảo sự hiểu biết chung của các bên liên quan về các giao phẩm chính, các mốc quan trọng và vai trò và trách nhiệm của mọi người tham gia dự án.
Vai trò của Project Charter là gì?
Một Project Charter sẽ có những keyword gồm những thông tin tổng quan, sơ lược về dự án. Nó sẽ đi từ sơ lược đến tổng thể. Bởi vậy, để một dự án được vận hành, thì việc làm Project Charter là điều cần thiết.
Khi đã xây dựng Project Charter, anh/chị sẽ dễ dàng triển khai các bước tiếp theo, bao gồm: quản lý yêu cầu dự án, quản lý phạm vi, quản lý tiến độ, quản lý chi phí,…
Một bản Project Charter rút gọn không thể thiếu các nội dung cấp cao (high level) sau: phạm vi dự án cấp cao, tổng ngân sách dự trù, các cột mốc tiến độ dự án, đặc tính kỹ thuật,…
Thông thường một bản Project Charter không quá 2 trang A4 là có thể chứa đựng đủ các thông tin.
Điều lệ dự án thiết lập mối quan hệ đối tác giữa tổ chức thực hiện và tổ chức yêu cầu
Trong trường hợp của các dự án bên ngoài, một hợp đồng chính thức thường là cách ưa thích để thiết lập một thỏa thuận; ví dụ nhà thầu xây dựng ABC nhận hợp đồng thi công xây dựng nhà máy cho chủ đầu tư XYZ thì hợp đồng ký kết giữa ABC và XYZ chính là 1 lý do để tồn tại một dự án (Project Charter) của nhà thầu xây dựng ABC. Khi đó:
– Chủ đầu tư XYZ có một vài lý do cụ thể để triển khai dự án của họ (ví dụ để gia tăng thị phần), và sponsor cho dự án này chính là các sếp của công ty XYZ.
– Nhà thầu ABC có một vài lý do cụ thể để triển khai dự án của họ (ví dụ để có lợi nhuận, hoặc có danh tiếng), và sponsor cho dự án của nhà thầu ABC chính là các sếp của công ty ABC. Lưu ý rằng các sếp của chủ đầu tư XYZ KHÔNG phải là sponsor của dự án của công ty ABC, mà họ chỉ là các bên liên quan quan trọng (Key Stakeholder) trong dự án của công ty ABC.
Một điều lệ dự án vẫn có thể được sử dụng để thiết lập các thỏa thuận nội bộ trong một tổ chức để đảm bảo việc bàn giao đúng theo hợp đồng; ví dụ phòng Hành chính nhân sự yêu cầu và được phòng IT triển khai dự án xây dựng bảng chấm công nhân viên.
Điều lệ dự án được phê duyệt chính thức khởi xướng dự án và xác nhận có một dự án tồn tại.
Ai là người khởi xướng dự án?
Các dự án được khởi xướng bởi một thực thể bên ngoài dự án như nhà tài trợ, văn phòng quản lý dự án PMO, hoặc văn phòng quản lý chương trình (PgMO), hoặc chủ tịch cơ quan quản lý danh mục hoặc đại diện được ủy quyền. Người khởi xướng dự án hoặc nhà tài trợ nên ở một cấp bậc phù hợp để có thể đảm bảo việc cấp vốn và cam kết các nguồn lực cho dự án. Các dự án được bắt đầu do nhu cầu kinh doanh nội bộ hoặc ảnh hưởng bên ngoài. Những nhu cầu hoặc ảnh hưởng này thường kích hoạt việc tạo ra một phân tích nhu cầu, nghiên cứu khả thi, trường hợp kinh doanh hoặc mô tả về tình huống mà dự án sẽ giải quyết. Khởi xướng một dự án xác nhận sự liên kết của dự án với chiến lược và công việc vận hành đang diễn ra của tổ chức/công ty.
Hướng dẫn viết Project Charter cơ bản
Một bản Project Charter cơ bản sẽ gồm những phần sau:
Hướng dẫn làm Project Charter cơ bản
– Thông tin chung: Tên dự án, địa chỉ, chủ đầu tư, mô tả dự án,…
– Mục tiêu của dự án.
– Yêu cầu đối với dự án.
– Lợi ích của dự án.
– Sơ lược về phương pháp thực hiện dự án.
– Các rủi ro chính (giả định – phụ thuộc).
– Các mốc đánh giá.
– Nguồn tài chính được phê duyệt trước
– Các đơn vị tham gia chính.
– Yêu cầu phê duyệt dự án
– Vai trò, trách nhiệm của các đơn vị tham gia dự án.
– Giám đốc dự án được giao, trách nhiệm và cấp thẩm quyền
– Tên và thẩm quyền của nhà tài trợ hoặc người mà sẽ ủy quyền hiến chương dự án
Lưu ý:
- Nội dung của Project Charter không nên quá 2 trang A4.
- Project Charter sẽ được lập ra bởi Trưởng dự án hoặc trưởng nhóm dự án. Bởi họ là những người trực tiếp thực hiện dự án, họ có kiến thức, có kinh nghiệm triển khai dự án. Tài liệu do họ viết ra sẽ có sức nặng, sức thuyết phục hơn, có thể làm cho các nhà tài trợ hài lòng với dự án.
- Tài liệu này sẽ được ký duyệt bởi nhà tài trợ hoặc Quản lý cao cấp phía nhà tài trợ. Tuy nhiên, đa phần là quản lý cấp cao sẽ ký vào tài liệu bởi họ là những người tham dự trực tiếp vào dự án, theo dõi tiến độ dự án hàng ngày.
Lợi ích của Project Charter là gì?
Với việc lập ra Project Charter, sẽ cho phép các nhà quản lý có thể xác thực quyền hạn cho giám đốc dự án để thực hiện dự án cũng như dễ dàng theo dõi tiến trình của dự án.
Hơn nữa, tài liệu này cung cấp một liên kết trực tiếp giữa dự án và các mục tiêu chiến lược của tổ chức, tạo ra một hồ sơ chính thức của dự án và thể hiện cam kết của tổ chức đối với dự án. Đây chính là lợi ích cao nhất của Project Charter, nhằm giảm thiểu những xung đột và thay đổi không cần thiết sau này.
PMP GUIDE – HƯỚNG DẪN LUYỆN THI PASS PMP NGAY LẦN THI ĐẦU TIÊN VỚI KẾT QUẢ TỐI ĐA
Vai trò của Giám đốc dự án – Role of the Project Manager
Vai trò của Nhà tài trợ – Role of the Project Sponsor
What is Project Management Plan? – Kế hoạch Quản lý dự án là gì?
LỊCH KHAI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI ATOHA
