Trong khi phần lớn các nhà quản lý dự án dành thời gian theo dõi việc hoàn thành nhiệm vụ và báo cáo trạng thái cho cấp trên, thì các nhà quản lý dự án thành công lại dành nhiều thời gian hơn để tập trung vào các kỹ năng lãnh đạo quan trọng – những điều sẽ giúp sự nghiệp cũng như các dự án của họ thành công hơn.
“Kỹ năng lãnh đạo đối với người quản lý dự án cũng giống như móng vuốt đối với sư tử.”
Sư tử có thể sống sót trong rừng rậm mà không có móng vuốt một thời gian, nhưng nó sẽ bị thiệt thòi nặng nề, không thể bắt được linh dương hoặc trâu nước và sống một cuộc đời khốn khổ với thân hình da bọc xương.
Vậy nhà quản lý dự án cần có các kỹ năng lãnh đạo quan trọng nào? Cùng đi tìm câu trả lời qua chia sẻ từ những người có kinh nghiệm lâu năm ở vị trí này nhé.
“Nếu mọi người không thể giao tiếp tốt với nhau, dự án của bạn có thể bị hủy diệt trong tích tắc”, Minh Hòa – Quản lý dự án phần mềm
Từ khi bắt đầu dự án đến các cuộc họp với các bên liên quan, mình phải liên tục giao tiếp. Chỉ có giao tiếp thường xuyên mình mới chắc chắn rằng mọi người đều hiểu đúng và hiểu rõ về những việc đang làm. Nói không ngoa có khi mình dành đến 90% thời gian thực hiện dự án để giao tiếp dưới nhiều hình thức khác nhau từ email, điện thoại, phần mềm chat đến nói chuyện trực tiếp. Do đó, với mình các nhà quản lý dự án phải có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời để có thể dẫn dắt các dự án hoàn thành một cách mỹ mãn.
Giao tiếp hiệu quả không chỉ là trình bày mọi thứ rõ ràng, rành mạch, truyền đạt thông tin đến đúng người vào đúng thời điểm mà còn là lắng nghe bằng tai và mắt. Tích cực lắng nghe những gì đang được nói và không được nói bằng lời kết hợp với ngữ cảnh sẽ tránh được sự xuất hiện của các “thánh lạc quẻ” khiến cả nhóm gặp phải các tình huống oái oăm khó đỡ. Không những vậy khi người đứng đầu giao tiếp tốt thì đó sẽ là tấm gương để các cá nhân trong nhóm noi theo. Tất cả mọi người đều giao tiếp cởi mở, rõ ràng, ngắn gọn dễ hiểu là chìa khóa kim cương để dự án diễn ra suôn sẻ từ đầu đến cuối”.
“Quản lý rủi ro tiềm ẩn, bao gồm việc xác định và lập kế hoạch xử lý là năng lực quan trọng đối với các nhà quản lý dự án” – Thanh Tú, Quản lý dự án nội thất
Rủi ro là những sự kiện không chắc chắn nên chúng ta thường dễ dàng bỏ qua vì cho rằng nó có thể không xảy ra. Bạn nghĩ rằng lập kế hoạch cho rủi ro tiềm ẩn sẽ khiến bạn trông thiếu tự tin? Không đâu. Khi nghĩ về các rủi ro, bạn đang thể hiện sự siêng năng và biết lập kế hoạch cho tương lai, điều này giúp nhóm của bạn tự tin hơn khi nhìn thấy rằng bạn đã chuẩn bị sẵn sàng cho bất kỳ tình huống nào xảy ra.
Đặt trường hợp ngược lại, nếu trong quá trình thực hiện dự án và có điều gì đó không ổn xảy đến trong khi bạn chưa chuẩn bị gì, thế thì sao? Bạn sẽ phải vật lộn để tìm kiếm giải pháp, vô tình tạo thêm áp lực cho bản thân và cả đội nhóm. Không nhiều thì ít, các thành viên sẽ nhìn bạn với đôi mắt thiếu thiện cảm và niềm tin dành cho bạn cũng tụt dốc không phanh.
Bạn có biết câu ngạn ngữ “Bằng cách không chuẩn bị, bạn đang chuẩn bị cho thất bại”? Có thể bạn đã nghe hàng triệu lần đến nỗi phát chán nhưng điều này luôn luôn đúng.
“Có một điều chắc chắn là dự án của bạn sẽ không bao giờ diễn ra chính xác như kế hoạch, vì vậy khi có khó khăn, hãy dùng khiếu hài hước để giúp bạn luôn tỉnh táo” – Hữu Tiến, Quản lý dự án xây dựng
Mặc dù điều này nghe có vẻ vô lý, nhưng thực ra không có gì lạ cả, nhất là đối với quản lý dự án. Ai cũng biết rằng quản lý dự án là công việc đầy khó khăn. Nếu bạn để quá nhiều căng thẳng làm ảnh hưởng đến mình, thì chắc chắn bạn sẽ phải trải qua những đêm dài căng thẳng, điều này không tốt cho sức khỏe của bạn. Bên cạnh việc giúp giảm bớt căng thẳng cho bạn và đội ngũ thì khiếu hài hước còn giúp bạn nhìn nhận các vấn đề từ khía cạnh khác và biết đâu nó sẽ giúp bạn thoát khỏi tình huống ngàn cân treo sợi tóc. Đó là lí do vì sao tôi luôn vui vẻ đón nhận mọi sự thay đổi bất ngờ của dự án thay vì đắm chìm trong căng thẳng và cau có.
“Là quản lý dự án, bạn gần giống như một nhà ngoại giao. Bạn cần gây tác động, đàm phán và thúc đẩy sự hợp tác trong những tình huống căng thẳng giữa mọi người để tất cả các bên đều vui vẻ và các mục tiêu đều được hoàn thành” – Đình Khôi, Quản lý dự án viễn thông
Mỗi người chúng ta đều có lợi ích và quan điểm riêng thì khi làm việc cùng nhau chắc chắn sẽ không thể tránh khỏi xung đột. Vấn đề là khi những xung đột hoặc mâu thuẫn đó không được tự hóa giải, hãy đoán xem ai là người có trách nhiệm giải quyết? Chính xác, đó là người quản lý dự án.
Ở vị trí này, không biết bao lần tôi đã giúp các thành viên kiềm chế sự nóng nảy và giải quyết vấn đề nảy sinh một cách phù hợp nhất để cả nhóm có thể tiếp tục tập trung vào mục tiêu mà không ai cảm thấy bị tổn thương.
Các cuộc thảo luận về ngân sách, phân công công việc, đưa ra thời hạn… có thể trở nên hỗn loạn nếu không được xử lý khéo léo. Vậy mới nói quản lý dự án vừa là khoa học vừa là nghệ thuật không sai vào đâu được.
“Mỗi dự án đều mang đến những điều mới mẻ mà chúng ta có thể áp dụng cho dự án tiếp theo, giúp nó thành công hơn bất kỳ dự án nào trước đây” – Minh Vy, Quản lý Dự án Marketing.
Cũng như các nhóm khác, trước đây khi hoàn thành một dự án, nhóm mình cũng dành thời gian để đánh giá về quá trình thực hiện. Tuy nhiên, mọi việc chỉ dừng lại ở việc xem xét đã đạt được các mục tiêu thế nào và chấm hết để ngay lập tức bắt tay vào các dự án còn đang xếp hàng dài chờ đợi. Một lần sếp hỏi mình “Dự án này có gì thú vị không em?” mình mới chợt nhận ra rằng cả nhóm đã bỏ qua một yếu tố rất quan trọng là nhìn lại những gì đã làm tốt hoặc làm chưa tốt để áp dụng trong những lần sau.
Từ lúc đó, mỗi khi kết thúc dự án mình đều dành thời gian để các thành viên nói về cảm nhận hoặc những điều thú vị mới mẻ hoặc điều cần cải thiện mà họ rút ra được. Tất cả những điều này sẽ được lưu lại như một cẩm nang và chia sẻ cho mọi người cùng tham khảo. Nhờ vậy mà càng về sau các dự án càng được thực hiện một cách trơn tru hơn.
Giống như nhạc trưởng của dàn nhạc giao hưởng hướng dẫn các nghệ sĩ vĩ cầm, cello và kèn trombone, người quản lý dự án cũng chỉ huy một nhóm các thành viên đảm nhận nhiều vai trò khác nhau. Nhiệm vụ của họ là đảm bảo tất cả làm việc ăn ý và đồng bộ để hướng đến mục đích cuối cùng là một bản giao hưởng tuyệt đẹp. Bằng cách áp dụng kinh nghiệm được tích lũy từ thực tế và coi mọi dự án như một trải nghiệm học tập mới, bạn sẽ nhận về những kết quả khả quan vượt ngoài mong đợi.
