Hình minh họa
Qui trình (Procedure)
Định nghĩa
Qui trình trong tiếng Anh là Procedure.
Qui trình là cách thức cụ thể để tiến hành một hoạt động hay một quá trình. Qui trình xác định đầu vào, đầu ra của quá trình và cách thức để biến đầu vào thành đầu ra bao gồm việc gì cần phải làm, ai làm, làm lúc nào, ở đâu và như thế nào. Qui trình có thể được lập thành văn bản hoặc không. (Theo ISO 9000 – Các khái niệm cơ bản)
Cũng có thể hiểu, qui trình là phương pháp được thiết lập để hoàn thành một nhiệm vụ, thường là với các bước được thực hiện theo một thứ tự nhất định.
Đặc điểm
– Các qui trình thường không thay đổi và được thực hiện theo một thứ tự nhất định để có thể tạo ra kết quả cuối cùng được chuẩn hóa và nhất quán.
– Các đặc điểm của một qui trình rõ ràng là thực tế, ngắn gọn, cụ thể, mang tính hướng dẫn và chính xác.
Tại sao cần phải có qui trình?
Đối với nhân viên
– Mỗi cá nhân có kiến thức, kĩ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Qui trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào?
– Sẽ không có tình trạng nhân viên nhận chỉ thị của nhà quản lí mà không biết phải làm thế nào, hay tình trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý sếp.
Đối với cấp quản lí
– Qui trình cũng giúp ích cho các cấp quản lí kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện.
Phân biệt quá trình và qui trình
Thuật ngữ trong ISO 9000 & ISO 9001 đề cập đến “Quá trình – Process” như là một “tập hợp các hoạt động có tương tác nhằm biến đổi đầu vào thành đầu ra”. Như vậy nói Quá trình – Process là nói đến hoạt động.
Thuật ngữ “Qui trình – Procedure” như là “một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay công việc. Qui trình thường được thể hiện bằng văn bản.
Như vậy, thông thường các đơn vị phát triển các “qui trình” nhằm thực hiện và kiểm soát các “quá trình” của mình. Một qui trình có thể nhằm kiểm soát nhiều quá trình, và ngược lại, một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều qui trình.
(Tài liệu tham khảo: My accounting course, trantanhr.wordpress.com)
