Trong vài thập kỷ qua, thị trường việc làm đã thay đổi. Đại dịch COVID-19 không phải là nguyên nhân của sự gián đoạn mà là phản chiếu cho sự thay đổi này. Nó tiết lộ cách chúng ta kết nối và thay đổi nhanh chóng ra sao từ việc chúng ta nhận thấy từ nền kinh tế toàn cầu, bối cảnh xã hội và các dự án của chúng ta cũng không nằm ngoài phạm trù này.
Để thích ứng với những thay đổi này, công việc quản lý dự án cũng đã có những tiến triển mới. Gần đây, các thành viên và nhân viên của Viện Quản lý Dự án Hoa Kỳ (PMI) đã đi khắp thế giới để nghiên cứu cách mà các nhà quản lý dự án đã đối phó với những thách thức mới này. Những cuộc điều tra đều được ghi nhận lại trong cuốn PMBOK Guide tái bản lần thứ 7 sắp tới đây và bao gồm một số mô hình thú vị về thực hành quản lý dự án hiện đại. Bài viết này sẽ đào sâu vào một trong những động thái tuần hoàn đó: “Ai” quản lý dự án.
Vai trò quản lý dự án đã trở nên tinh vi hơn
Khi cánh cửa của thế kỷ 20 khép lại, ngành quản lý dự án chính thức trở thành một nghề cao quý, bằng việc Giám đốc dự án là đại diện điển hình cho ngành nghề này. Đầu tiên, Chúng tôi đã thành lập các hiệp hội của mình (ví dụ: PMI, IPMA), các tiêu chuẩn của chúng tôi (ví dụ: Tiêu chuẩn quản lý dự án, Prince2, ISO21500:2012) và chứng chỉ thực hành.
Thật vậy, ý thức về quyền làm chủ và niềm tự hào đối với nghề nghiệp của chúng ta được phản ánh trong định nghĩa năm 2004 về “Người quản lý dự án” là “Người được tổ chức thực hiện giao nhiệm vụ nhằm đạt được các mục tiêu của dự án” (Thuật ngữ trong PMBOK Guide tái bản lần 3). Chúng ta – những nhà quản lý dự án đóng vai trò là trung tâm chủ lực. Chúng ta hành động cùng nhau và trở thành trụ cột cho bất kỳ sáng kiến thành công nào.
Kế đến, chúng ta đã trở nên hiếu kỳ hơn. Năm 2009, PMI đã khởi động chương trình cộng đồng trực quan. Nền tảng công nghệ mới này đã giúp hợp lý hóa việc chia sẻ kiến thức giữa các thành viên trong hiệp hội, từ các hội thảo trên web, blog, bài báo, v.v … đều được dễ dàng chia sẻ, đặc biệt là trong các ngành công nghiệp khác nhau từ ngân hàng đến chăm sóc sức khỏe. Hơn nữa, quy trình về điều lệ cộng đồng linh hoạt mới cho phép một số tổ chức hợp lệ tự triển khai các chủ đề liên quan đến quản lý dự án như phương pháp Aigle (linh hoạt), phương tiện truyền thông xã hội, học tập cũng như phát triển và đổi mới. Để vượt qua những thách thức hiện đại, các nhà quản lý dự án đã trở thành những người học tập không ngừng nghỉ.
Chẳng mấy chốc, chúng ta trở nên linh hoạt hơn. Vào năm 2013, đợt tái bản thứ 5 của PMBOX đã chính thức công bố những mong đợi: “Các nhà quản lý dự án hiệu quả đòi hỏi phải có sự cân bằng về các kỹ năng đạo đức, kỹ năng xã hội cũng như khả năng nhận thức.” Phiên bản này cũng đưa ra một danh sách mười một kỹ năng xã hội cần có ở một người quản lý dự án. Nhưng những thay đổi đã không dừng lại ở đó. Chỉ vài năm sau, PMI đã giới thiệu Talent Triangle (Tam giác tài năng), đây là một khung chuẩn yêu cầu những ai sở hữu chứng chỉ PMI phải phát triển về kỹ năng quản lý dự án và kỹ năng xã hội và kỹ năng về chiến lược kinh doanh. Trong khi cuốn sách “Hướng dẫn về những kiến thức cốt lõi trong Quản lý dự án” chính thức hóa về kỳ vọng mới nổi này, thì Tam giác tài năng đã vận hành nó: Để vượt qua những thách thức hiện đại, các nhà quản lý dự án không chỉ là những người tính toán đường găng hay là các nhà điều phối nguồn lực mà họ đã trở thành những nhà quản lý sở hữu bộ kỹ năng lãnh đạo đa dạng.
Hiện nay, chúng ta đã trở thành hình mẫu lý tưởng. Phiên bản PMBOX thứ 7 hứa hẹn phản ánh một xu hướng mới trong nhiệm vụ quản lý dự án để vượt qua những thách thức hiện đại: chúng ta đang tận dụng những cá nhân khác, các phòng ban, nhà cung cấp và các bên liên quan trong hệ sinh thái dự án rộng lớn hơn. Khái niệm này được nắm bắt như là một “hệ thống phân phối giá trị” trong Tiêu chuẩn quản lý dự án. Nó thách thức chúng ta nghĩ về một dự án không chỉ đơn thuần là hoàn thành công việc; nó là sự kết nối giữa nhiều phần trong một tổng thể lớn hơn. Những nhà cung cấp, các bên liên quan, giám đốc điều hành, nhà tài trợ, giám đốc dây chuyền đều cần chúng ta chỉ dẫn hướng đi để không xảy ra sự gián đoạn. Tiêu chuẩn mới cũng nói rõ “bất kể các dự án được phối hợp như thế nào, nỗ lực chung của nhóm dự án là mang lại kết quả, lợi ích và giá trị”. Điều đó có nghĩa chúng ta có thể là những người nằm trong số đó để cho thấy được cách từng bên liên quan phối hợp và đóng góp cho tổng thể lớn hơn ra sao.
Ta phải làm gì?
Hy vọng bạn có thể nhận ra xu hướng: Vai trò của người quản lý dự án đã trở nên quan trọng hơn rất nhiều so với lần đầu tiên khi xác định điều này cách đây hàng thập kỷ, và nó vẫn tiếp tục phát triển. Nhưng điều đó lại đặt ra câu hỏi: Nếu chúng ta có nhiệm vụ thúc đẩy Nhóm Dự án trở nên quy mô hơn, thì nó trông như thế nào? Để tìm câu trả lời đó, chúng ta nên bắt đầu bằng cách hình dung ra một viễn cảnh lớn hơn.
Quản lý dự án ngày nay là một môn thể thao mang tính đồng đội
Trong thế kỷ 20, các dự án thì cận với thời đại hậu công nghiệp và thời đại thông tin hơn; chúng có nhiều khả năng được phân loại thành các chức năng kinh doanh, các bộ phận và các nhà cung cấp nhất định. Tuy nhiên, gần đây sự phức tạp trong các dự án của chúng ta đang tăng lên. Để vượt qua những thách thức này, các nhà quản lý dự án trên toàn thế giới ngày càng tận dụng các thành viên của nhóm dự án trong việc thực hành các hoạt động quản lý dự án. Điều này cho phép các nhà quản lý dự án mở rộng tầm ảnh hưởng và tăng hiệu suất của họ bằng cách vượt qua giới hạn bản thân đối với năng lực cá nhân của chính họ.
Trong nhiều năm, chúng tôi đã thảo luận một ý tưởng tương tự với khái niệm về một Nhóm Quản lý Dự án, thông qua tư cách là “Những thành viên của nhóm dự án trực tiếp tham gia vào các hoạt động quản lý dự án”. Tuy nhiên, hai thập kỷ qua đã dần làm xói mòn sự khác biệt giữa Nhóm dự án nói chung và một “Nhóm quản lý dự án” nhỏ nói riêng.
Trên thực tế, cuốn PMBOK Guide đã phản ánh sự phát triển này. Tài liệu đề cập đến thuật ngữ “Nhóm quản lý dự án” trung bình đã giảm từ 27% số trang (Phiên bản thứ 3), xuống còn 14% (Phiên bản thứ 4), xuống 9% (Phiên bản thứ 5) và xuống còn 5% (Phiên bản thứ 6). Ngày nay, không còn sự phân biệt rõ rệt đối với hầu hết các dự án, chẳng hạn như ai sẽ thực hiện và không thực hiện các kỹ năng và hoạt động này trong dự án.
Khi bạn nghĩ về nơi làm việc hiện nay, thì có thể hiểu: Một nhà viết nội dung (nắm rõ chuyên môn kỹ thuật) có thể là người điều phối các cuộc phỏng vấn về một cuốn cẩm nang người dùng mới. Một nhà thiết kế đồ họa lâu năm có thể đang ghi nhận các đánh giá từ những đồng nghiệp ít thâm niên hơn mình. Một nhà hóa học mới vào nghề có thể là người ghi lại biên bản cuộc họp, vì cô ấy là người hiểu rõ nhất đâu là tín hiệu và đâu là tạp âm.
Đối với một nhà quản lý dự án, nên làm gì để trở nên độc đáo và khác biệt?
Quan trọng ở chức năng, không phải vai trò. Dự thảo về Tiêu chuẩn trong Quản lý dự án hiện xây dựng hình ảnh người quản lý dự án là “Người được chỉ định bởi tổ chức thực hiện để dẫn dắt nhóm dự án chịu trách nhiệm cho việc đạt được mục tiêu của dự án.” Việc nhấn mạnh vào khả năng lãnh đạo nghe có vẻ là một mô tả chiến lược nhiều hơn là sự kỳ vọng mang tính truyền thống về người cuối cùng và chịu trách nhiệm duy nhất để hoàn thành công việc.
Dự thảo về Tiêu chuẩn tiếp tục cho rằng sự lãnh đạo được thể hiện bằng cách thực hiện một loạt các “chức năng”. Các chức năng bao gồm những thứ như Giám sát & Phối hợp, Tạo điều kiện & Hỗ trợ hoặc Cung cấp Tài nguyên & Hướng dẫn. Nhưng nó cũng thể hiện, “Các chức năng liên quan đến dự án có thể được thực hiện bởi một người, bởi một nhóm người hoặc kết hợp thành các vai trò cụ thể.”
Cho nên, nó không phải là bạn. Thay vì giới hạn khả năng tiềm năng của các nhà quản lý dự án đối với một mô tả vai trò duy nhất, tiêu chuẩn mới sẽ phản ánh sự đa dạng tuyệt đối của các dự án trên thế giới hiện nay. Dự thảo về Tiêu chuẩn cho biết thêm, “Nhu cầu của dự án, tổ chức và môi trường ảnh hưởng đến chức năng nào được sử dụng trong dự án và cách thức thực hiện các chức năng đó.”
Trong bối cảnh là vua. Miễn là bạn đảm bảo công việc quản lý đang được thực hiện tốt, bối cảnh của bạn sẽ xác định những gì bạn cần quyết định, với tư cách là người quản lý dự án, nên làm hay không làm.
Điểm mấu chốt
Cho nên, điểm mấu chốt ở đây là gì? Thế giới dự án hiện nay thì phức tạp và năng động hơn bao giờ hết. Điều đó đã dẫn đến một sự thay đổi vĩnh viễn trong tình trạng ai làm gì trong thế giới quản lý dự án. Chẳng thể nói rằng người quản lý dự án sẽ thực hiện X trên hầu hết các dự án, và hầu hết thời gian. Thay vào đó, bạn có cơ hội để thể hiện tầm ảnh hưởng đến nhiều người hơn, bằng cách mời họ vào bảng quản lý dự án.
Nguồn: ProjectManagement.com (Phần 1; Phần 2)
Tác giả: Jesse Fewell
MỌI CHUẨN BỊ CHO PMP
