Một số cách chạy Daily scrum hiệu quả

Trong bài blog “Bóng đá có 3-5-2, Scrum có 3-5-3”, chúng ta đã được giới thiệu về các khái niệm có trong Scrum, và đặc biệt là các hoạt động diễn ra trong Scrum (Scrum Activities). Hôm nay, chúng ta hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về khái niệm Scrum hằng ngày (Daily Scrum). Ngoài ra, trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng hiểu hơn về một số cách để Daily Scrum trở nên hiệu quả hơn với những người tham gia.

Giới thiệu về Daily Scrum

Định nghĩa của Daily Scrum

Theo Scrumguides.org, Daily Scrum là một hoạt động được kéo dài trong vòng 15 phút được tham gia với các thành viên trong nhóm phát triển sản phẩm (Development Team) với mục tiêu đồng bộ tiến độ của công việc.

• Những gì đã đạt được

• Kế hoạch tiếp theo trong vòng 24h

• Những rào cản đang gặp phải

Daily Scrum được diễn ra vào một khoảng thời gian và địa điểm nhất định để giảm thiểu được tính phức tạp của các buổi họp. Theo Scrumguides.org, nhóm phát triển sản phẩm (Development Team) chuẩn có số lượng người ít nhất là 3, và tối đa là 9 người. Vì thế, 15 phút là khoảng thời gian tối đa để diễn ra một buổi Daily Scrum. Điều này không có nghĩa Daily Scrum bắt buộc phải kéo dài đến 15 phút dù team ít người. Daily Scrum có thể kết thúc sớm hơn dự kiến nếu tất cả các thành viên trong team đã hoàn thành. 

Mục đích của Daily Scrum là gì?

Daily Scrum được sử dụng với mục đích đồng bộ tiến độ công việc được giao, gỡ bỏ rào cản, và lên kế hoạch hoàn thành các công việc mới trong ngày. Daily Scrum không chỉ giúp điều chỉnh các công việc để hướng đến hoàn thành Sprint Goal, mà còn khuyến khích cho các thành viên tự giác đưa ra cam kết hoàn thành công việc trong vòng 24 tiếng.

Ngoài ra, Daily Scrum còn có những lợi ích đáng kể như:

• Tìm ra rào cản nhanh chóng
• Dễ dàng chuyển giao kiến thức
• Đưa ra quyết định nhanh hơn
• Cải thiện tinh thần đồng đội
• Nâng cao ý thức trách nhiệm chung của các thành viên

Các cách thức phổ biến để thực hiện Daily Scrum

Có rất nhiều cách khác nhau để thực hiện, và tùy theo mỗi nhóm mà mọi người sẽ có các cách điều chỉnh khác nhau để làm sao có thể khai thác ích lợi của Daily Scrum nhiều nhất có thể. Dưới đây, mình sẽ giới thiệu về hai cách thức phổ biến nhất để tổ chức Daily Scrum.

Thành viên nào sẽ tham gia Daily Scrum? 

Bắt buộc tham gia đối với nhóm thành viên phát triển sản phẩm (Development Team). Đây là cuộc họp nội bộ của Development Team nhằm kiểm tra tiến độ tồn đọng của Sprint, lên kế hoạch để giải quyết công việc trong ngày, và gỡ bỏ rào cản. Đây là lý do chính mà tất cả các thành viên trong Development Team bắt buộc phải tham gia.

Daily Scrum đề cao tinh thần tự giác của các thành viên. Các thành viên sẽ phải kêu gọi những người khác trong team tham gia Daily Scrum trước khi tới giờ, dù có Scrum Master hay không.

Daily Scrum mang tinh thần tự giác của Development team, không bắt buộc đối với Scrum Master, Product Owner. Tuy nhiên, Scrum Master vẫn được khuyến khích có mặt để đảm bảo nhóm phát triển sản phẩm tham gia và tổ chức đầy đủ các buổi Daily Scrum. Đồng thời, Scrum Master đảm bảo Development team hiểu được tinh thần của việc hoàn thành Daily Scrum trong vòng 15 phút dù có bao nhiêu thành viên trong team đi chăng nữa. Ngoài ra Scrum Master sẽ không để các thành viên tham gia làm gián đoạn đến Daily Scrum.

Những lỗi thường gặp trong Daily Scrum

Daily Scrum không diễn ra đúng thời gian quy định

Chúng ta nếu làm việc trong môi trường phát triển phần mềm, hẳn ai cũng đã không dưới một lần tham gia vào Daily Scrum và chứng kiến tình cảnh như nhóm mình. Cuộc họp bắt đầu vào lúc 9h30 sáng, nhưng vào thời gian này lại có một số các thành viên làm việc riêng, nghe điện thoại, hoặc thậm chí đang bận đi lấy hàng do shipper hối quá.

Những việc này ảnh hưởng đến Daily Scrum không thể bắt đầu đúng giờ vì chưa đủ người.

Daily Scrum không phải là buổi để báo cáo tiến độ với Scrum Master hoặc PO

Đôi khi, Daily Scrum có thể trở thành cuộc báo cáo 1-1 giữa một thành viên với 1 thành viên khác trong team hoặc với Scrum Master, hoặc PO, do những thành viên khác không tập trung vào cuộc họp này hoặc đang trao đổi riêng với nhau. Điều này dẫn tới tiến độ công việc, hoặc thậm chí rào cản của thành viên không được hỗ trợ bởi các thành viên khác.

Không trả lời đủ ba câu hỏi

Một số thành viên chỉ dừng lại ở hai câu hỏi đầu tiên, và rất hạn chế trong việc trao đổi về những khó khăn mà mình đang gặp phải. Mặc dù có những công việc không đi đúng với tiện độ cần có. Điều này đồng nghĩa với việc một số thành viên này đang có trở ngại, và chưa sẵn sàng để sẻ chia.

Làm thế nào để Daily Scrum trở nên hiệu quả hơn?

Duy trì thói quen họp mỗi ngày vào thời gian nhất định

Thực hiện hằng ngày vào thời gian nhất định giúp hình thành thói quen cho các thành viên, và giúp họ thích nghi với Daily Scrum nhanh hơn. Để tạo được thói quen này, bạn có thể bắt đầu bằng lời nhắc nhở trong email bằng cách tạo sự kiện định kỳ, và thậm chí có thể đặt một chiếc đồng hồ báo thức vào đúng thời gian diễn ra buổi họp để các thành viên làm quen nhanh với Daily Scrum.

Thực hiện Daily Scrum vào buổi sáng

Nếu có thể thực hiện họp mỗi ngày vào buổi sáng, điều này sẽ giúp bạn loại bỏ được rào cản sớm nhất có thể. Khoảng thời gian còn lại trong ngày, các thành viên có thể tập trung công việc hơn, thay vì đang làm việc lại phải dừng và tham gia Daily Scrum.

Di chuyển một vật nhỏ tới thành viên lần lượt phát biểu 

Chuẩn bị một vật như trái banh có khối lượng khoảng 100-200 gram để có thể chuyền cho các thành viên tham gia trong buổi họp. Điều này giúp thành viên biết được tới lượt mình, và giúp cho mọi người khác chú ý hơn trong buổi họp. Việc cầm một vật trên tay sẽ nhấn mạnh trong Daily Scrum, mỗi thành viên tham gia sẽ phát biểu tại thời điểm nhất định. Tuy nhiên, nếu trao đổi về cản trở trong công việc, những thành viên khác có thể phát biểu để giúp đỡ. Ngoài ra, thời gian cầm banh càng lâu sẽ khiến cho tay thành viên đang phát biểu càng nặng. Đây là một tip nho nhỏ giúp các thành viên phát biểu nhanh hơn, và chuyền banh cho người khác, thay vì giữ quá lâu.

Nhớ rằng Daily Scrum không phải là buổi thảo luận kỹ thuật

Duy trì Daily Scrum trong khoảng thời gian 10-15 phút, và tuyệt đối không vượt quá 15 phút. Đây là khoảng thời gian để hiểu về tiến độ, rào cản. Bạn không nên để các thành viên trao đổi về rào cản trong buổi họp này. Những thảo luận sâu hơn có thể xảy ra sau khi đã kết thúc Daily Scrum.

Lời kết: Vậy là chúng ta đã cùng tìm hiểu về Daily Scrum cũng như một số cách có thể giúp Daily Scrum trở nên hiệu quả hơn. Đừng ngần ngại chia sẻ thêm những cách mà các bạn áp dụng trong Daily Scrum tại công ty ở dưới comment cho chúng ta cùng học hỏi thêm nhé!

Nhóm tác giả

(Snr. Business Analyst, PSM I)

(Snr. Software Engineer)

(PMP, PSM I, ITIL v3)
 

Bản tuyên ngôn Agile – lịch sử hình thành Agile

Trong dự án Agile, công việc ước tính có thật sự cần thiết?

12 nguyên tắc của Agile

Quản lý dự án với Scrum

Scrum of Scrums