Trách nhiệm của Portfolio Manager
Giám đốc danh mục (Portfolio Manager) có trách nhiệm thiết lập và thực hiện quản lý danh mục. Trong khi các Giám đốc chương trình (Program Manager) và Giám đốc dự án (Project Manager) tập trung chủ yếu vào việc thực hiện công việc đúng cách (“doing the work right”), thì tập trung chính của Giám đốc danh mục là vào việc thực hiện đúng công việc (“doing the right work”); và quản trị danh mục cho phép thực hiện đúng công việc (“right work”), phù hợp với thời gian và được phân bổ đủ nguồn lực. Một cơ quan quản trị thiết lập việc quản trị các danh mục, chương trình và dự án bằng cách thiết lập các hướng dẫn cho chúng cũng như liên kết chúng với chiến lược tổ chức và xác minh kết quả tổng thể. Hơn nữa, các Giám đốc danh mục có trách nhiệm đảm bảo sự giao tiếp và phối hợp hợp lý giữa các thành phần danh mục (dự án, chương trình, danh mục con và các hoạt động).
Vai trò của Portfolio Manager
Các Giám đốc danh mục thường đóng một số vai trò quan trọng, khá thường xuyên là các kiến trúc sư, người tạo điều kiện và người hướng dẫn các nguyên tắc, quy trình và thực tiễn quản lý danh mục, cũng như vai trò của nhà phân tích danh mục. Là kiến trúc sư, các Giám đốc danh mục làm việc với các đối tác tổ chức của họ để đánh giá các kế hoạch quản lý danh mục, đánh giá và xác định các kỹ năng cần thiết, thiết kế các quy trình phù hợp và điều chỉnh các quy trình này cho phù hợp. Là người hỗ trợ, các Giám đốc danh mục có thể tìm cách cải tiến liên tục các quy trình quản lý danh mục đã được áp dụng và điều chỉnh các thành phần danh mục theo hướng phù hợp hơn với các thay đổi trong chiến lược để đảm bảo sự liên quan liên tục đến tổ chức. Là người hỗ trợ trong chế độ thực thi, các Giám đốc danh mục quản lý các hoạt động hàng ngày của các quy trình quản lý danh mục. Điều nay bao gồm:
– Truyền đạt cho cơ quan quản trị danh mục cách các thành phần danh mục được liên kết và sắp xếp lại với các mục tiêu chiến lược
– Đạt được tác động danh mục và tạo ra giá trị so với các chỉ thị chiến lược
– Cung cấp các khuyến nghị hoặc lựa chọn phù hợp cho hành động
– Tác động và quản lý quá trình phân bổ nguồn lực
– Giám sát hoặc phối hợp với các nhà quản lý các thành phần danh mục trong việc thực thi
– Nhận thông tin về hiệu suất và tiến độ thành phần danh mục
– Báo cáo tiến độ danh mục cho các quản lý cấp cao nhất
Giám đốc danh mục xem xét danh mục để cân bằng (ví dụ: ngắn hạn so với dài hạn hoặc rủi ro so với lợi nhuận) và thỏa thuận đàm phán với các bên liên quan chiến lược có liên quan (ví dụ: quản lý điều hành, vận hành). Các Giám đốc danh mục cũng sắp xếp trình tự các thành phần danh mục để tính đến sự phụ thuộc giữa các thành phần danh mục và tác động của chúng, cân bằng các nguồn lực bị hạn chế và các cân nhắc khác của tổ chức. Ngoài ra, các Giám đốc danh mục đảm bảo rằng các mốc thời gian cho các quy trình quản lý danh mục được duy trì và tuân thủ và các nhà quản lý các thành phần danh mục (danh mục con, chương trình, dự án và hoạt động) nhận và cung cấp thông tin cần thiết theo các quy trình quản lý danh mục. Các Giám đốc danh mục là kênh dẫn chính giữa các nhà quản lý các thành phần danh mục và các bên liên quan của danh mục.
Giám đốc danh mục thường xuyên truyền đạt thông tin và đề xuất các tiêu chí cho các hành động và quyết định quản trị, như quyết định khi nào các chương trình và dự án nên được tiến hành, được điều chỉnh lại trình tự ưu tiên, được thay đổi để thích ứng với các thay đổi chiến lược, bị chấm dứt hoặc bị đình chỉ trước ngày hoàn thành dự kiến ban đầu. Giám đốc danh mục cũng đưa ra các khuyến nghị phù hợp cho các cơ quan quản trị danh mục về các chỉ thị cụ thể cho các thành phần và cải thiện thực hành danh mục nhằm đảm bảo rằng giá trị dự định được tạo ra cho tổ chức.
Giám đốc danh mục cần nhận thức được cách danh mục có liên quan như thế nào đến tầm nhìn của tổ chức, sứ mệnh và mục tiêu chiến lược, đồng thời xác định, đánh giá và đo lường giá trị kinh doanh mà danh mục đang bổ sung vào mục tiêu của tổ chức. Trong suốt vòng đời danh mục, Giám đốc danh mục sẽ có thể quản lý rủi ro, giám sát và sắp xếp thứ tự ưu tiên các thành phần danh mục, giải quyết các vấn đề cần sự chú ý của lãnh đạo cấp cao, phát triển và cải thiện quy trình, và áp dụng kiến thức tổ chức và kỹ năng quản lý. Ngoài ra, Giám đốc danh mục sẽ có thể quản lý hiệu quả tài nguyên của tổ chức và cung cấp thông tin kịp thời cho các yêu cầu liên lạc của các bên liên quan.
Portfolio Management là gì – Quản lý danh mục là gì?
Vai trò của Nhà tài trợ – Role of the Project Sponsor
Vai trò của Giám đốc chức năng trong quản lý dự án – Role of the Functional Manager
Vai trò của Stakeholders
Vai trò của đội dự án – Role of the Project Team
Vai trò của Giám đốc dự án – Role of the Project Manager
Vai trò của Giám đốc chương trình – Role of the Program Manager
Vai trò của Giám đốc danh mục – Role of the Portfolio Manager
