11 interpersonal skills (soft skills) of a project manager là gì?
Các giám đốc dự án (Project Manager – PM) hoàn thành công việc với sự hỗ trợ từ nhóm dự án và các bên liên quan khác. Để quản lý dự án hiệu quả, cần kết hợp cân bằng giữa các kỹ năng kỹ thuật, khả năng khái niệm hóa, kỹ năng giao tiếp ứng xử và tạo lập quan hệ, để từ đó có thể tương tác và phân tích tình huống một cách hiệu quả. Bài viết này mô tả các kỹ năng liên quan đến giao tiếp ứng xử và tạo lập quan hệ, cụ thể là:
- Kỹ năng lãnh đạo (Leadership)
- Kỹ năng làm việc nhóm (Team building)
- Tạo động lực (Motivation)
- Giao tiếp (CommMasterskillstion)
- Tạo ảnh hưởng (Influencing)
- Khả năng ra quyết định (Decision making)
- Nhận thức chính kiến và văn hóa (Political and cultural awareness)
- Khả năng đàm phán (Negotiation)
- Xây dựng lòng tin (Trust building)
- Giải quyết mâu thuẫn (Conflict management)
- Huấn luyện (Coaching)
Các kỹ năng trên sẽ hỗ trợ đắc lực và hiệu quả cho người quản lý dự án nếu được vận dụng hợp lý.
Kỹ năng lãnh đạo – Leadership
Lãnh đạo liên quan đến việc hướng nỗ lực của mọi người tới mục tiêu chung và khuyến khích tinh thần làm việc nhóm nơi mỗi người. Nói cách khác, lãnh đạo là hoàn thành công việc thông qua người khác. Tôn trọng và tin tưởng, thay vì sợ hãi và phục tùng, là nhân tố tạo nên một người lãnh đạo thành công. Người lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ dự án, nhất là trong giai đoạn đầu, lãnh đạo giữ vai trò quyết định với nhiệm vụ hướng tầm nhìn, truyền cảm hứng, tạo động lực thúc đẩy các thành viên tham gia dự án để đạt được hiệu suất cao nhất.
Xuyên suốt dự án, các trưởng nhóm dự án có trách nhiệm thiết lập tầm nhìn, duy trì chiến lược và truyền thông, xây dựng đội ngũ và củng cố niềm tin, cố vấn, giám sát và đánh giá hiệu suất của nhóm và dự án.
[8 sai lầm thường gặp khi Quản lý dự án]
Kỹ năng làm việc nhóm – Team building
Team building nhằm xây dựng tinh thần đồng đội, giúp gắn kết các cá nhân trong dự án với nhau, hợp tác và hỗ trợ nhau nhằm đạt được mục tiêu chung.
Xây dựng môi trường làm việc nhóm, tất cả các thành viên đều tham gia xử lý các vấn đề chung của nhóm dự án, cùng nhau thảo luận và tìm ra giải pháp thay vì đổ lỗi lên một thành viên bất kỳ nào. Để tăng cường team building, cần sự hỗ trợ từ người đứng đầu team dự án, khuyến khích thành viên trong nhóm cam kết tham gia đóng góp ý kiến, treo thưởng phù hợp, đề ra nội quy. Ngoài ra cần xác định tính đồng nhất, quản lý xung đột hiệu quả, tăng cường tương tác giữa các thành viên trong team dự án.
Không chỉ đóng vai trò quan trọng khi dự án bắt đầu, team building cần được duy trì xuyên suốt dự án. Dự án nào cũng có những thay đổi không thể tránh khỏi. Để kiểm soát những thay đổi này một cách hiệu quả, đòi hỏi nỗ lực xây dựng và đổi mới đội ngũ liên tục. Teambuilding sẽ giúp xây dựng lòng tin giữa các thành viên, từ đó họ sẵn sàng trao đổi thông tin với nhau và quyết định sáng suốt hơn, nhờ đó mà quản lý dự án hiệu quả.
[Tuckman Ladder là gì? Mô hình thang Tuckman 5 giai đoạn để phát triển nhóm]
Tạo động lực – Motivation
Các thành viên trong team dự án đến từ nhiều backgrounds với những mong đợi và định hướng khác nhau. Sự tận tâm và động lực của mỗi cá nhân sẽ quyết định thành công của dự án.
Tạo động lực trong môi trường dự án là làm sao để vừa đạt được mục tiêu của dự án vừa đảm bảo sự hài lòng của các thành viên và các bên liên quan về những giá trị mà họ coi trọng nhất. Những giá trị này có thể bao gồm sự hài lòng trong công việc, thử thách công việc, thành tích và cơ hội thăng tiến, lương bổng hợp lý và sự công nhận mang tính cần thiết đối với các các nhân.
Giao tiếp – CommMasterskillstion
Giao tiếp trong team dự án là một trong những yếu tố quyết định sự thành bại của dự án. Vì vậy, giao tiếp hiệu quả trong team dự án; giữa người quản lý dự án, các thành viên trong nhóm dự án, và các bên liên quan là điều thực sự cần thiết. Giao tiếp cởi mở là nhân tố quyết định hiệu quả khi làm việc nhóm, kéo theo hiệu suất của dự án. Nó cải thiện mối quan hệ và tạo sự tin tưởng lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm dự án.
Để giao tiếp hiệu quả, người quản lý dự án cần lưu ý về phong cách giao tiếp, chuẩn mực văn hóa, mối quan hệ, tính cách và tình huống cụ thể. Tìm hiểu những yếu tố trên sẽ giúp hiểu nhau hơn và giao tiếp hiệu quả hơn. Người quản lý dự án nên sử dụng nhiều kênh giao tiếp khác nhau, nên biết mình cần gửi đi và nhận lại những thông tin gì và những kỹ năng giao tiếp nào sẽ giúp giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan khác nhau của dự án.
Có thể khuyến khích mọi người giao tiếp với nhau bằng cách tổ chức các hoạt động team building để hiểu nhau hơn.
Lắng nghe là một phần quan trọng trong giao tiếp. Kỹ năng lắng nghe dù là chủ động hay thụ động đều mang đến cái nhìn sâu sắc hơn về vấn đề.
Kỹ năng gây ảnh hưởng – Influencing
Gây ảnh hưởng là chiến thuật phân chia công việc và dựa vào kỹ năng giao tiếp ứng xử, tạo lập quan hệ để kêu gọi sự hợp tác từ các cá nhân vì mục tiêu chung của dự án.
Khả năng ra quyết định – Decision making
Có 4 kiểu ra quyết định khi làm dự án: chỉ huy, tham vấn, đồng thuận và ngẫu nhiên. Lựa chọn hình thức nào để ra quyết định phụ thuộc vào 4 nhân tố: hạn chế về thời gian, niềm tin, chất lượng và đồng thuận. Người quản lý dự án có thể tự ra quyết định hoặc kêu gọi cả team dự án cùng tham gia đóng góp ý kiến trước khi ra quyết định.
Có thể sử dụng các mô hình hoặc quy trình khác nhau để ra quyết định, chẳng hạn như mô hình 6 pha dưới đây:
- Định nghĩa vấn đề: Tìm hiểu kỹ, làm rõ và xác định vấn đề;
- Đề ra giải pháp: Hệ thống nhiều giải pháp và tránh ra quyết định nóng vội;
- Ý tưởng để hành động: Thiết lập các tiêu chí đánh giá, đánh giá ưu nhược điểm của các giải pháp và chọn ra giải pháp phù hợp nhất;
- Lên kế hoạch thực hiện giải pháp: Kêu gọi sự đồng thuận và cam kết từ các thành viên nòng cốt đối với giải pháp đã đề ra;
- Lập kế hoạch đánh giá giải pháp: Thực hiện phân tích, đánh giá, và bài học kinh ngiệm sau khi thực hiện;
- Đánh giá kết quả và toàn bộ quá trình: Đánh giá hiệu quả giải quyết vấn đề và mức độ đạt được mục tiêu của dự án. (Đánh giá mở rộng hơn so với pha trên)
Nhận thức chính kiến và văn hoá – Political and cultural awareness
Trong môi trường dự án với nhiều quy tắc, đa dạng kinh nghiệm và mong đợi khác nhau, chính kiến là điều không thể thiếu. Sử dụng khéo léo quyền lực và chính kiến sẽ giúp quản lý dự án thành công. Trái lại, nếu xem nhẹ chính kiến và sử dụng quyền lực không phù hợp sẽ dẫn đến những khó khăn trong việc quản lý dự án.
Khả năng đàm phán – Negotiation
Đàm phán là quá trình trao đổi ý kiến với các bên đồng hoặc đối lập về lợi ích, hướng tới sự thỏa hiệp hoặc đồng thuận. Đàm phán là một phần không thể thiếu trong dự án, giúp tăng khả năng thành công của dự án.
Dưới đây là các kỹ năng giúp đàm phán thành công:
- Phân tích tình huống;
- Phân biệt rõ giữa mong muốn và nhu cầu của các bên;
- Tập trung vào quyền lợi và các vấn đề thay vì phân biệt vị trí;
- Đòi hỏi cao, đưa ra offer thấp nhưng phải thực tế;
- Khi nhượng bộ, hãy hành động như ta đang mang lại một giá trị nào đó chứ đừng như thể ta đang đầu hàng;
- Đàm phán thế nào để cả 2 bên đều cảm thấy mình đã thắng. Kiểu đàm phán win-win này được ưa chuộng tuy nhiên không phải lúc nào cũng như mong đợi. Nếu có thể, đừng để bất cứ bên nào cảm thấy mình đang bị lợi dụng;
- Tập trung lắng nghe và truyền đạt thông tin rõ ràng, rành mạch.
[15 Quy luật QLDA bạn ước gì mình được học tại trường]
Xây dựng lòng tin – Trust building
Khả năng xây dựng lòng tin đối với team dự án và các bên liên quan quan trọng khác là yếu tố nòng cốt để quản lý dự án hiệu quả. Lòng tin được tạo nên từ sự hợp tác, chia sẻ thông tin và giải quyết vấn đề hiệu quả, một khi mất đi lòng tin, sẽ rất khó để xây dựng mối quan hệ tích cực giữa người quản lý dự án và các bên liên quan.
Những hành động giúp xây dựng lòng tin:
- Giải quyết các vấn đề một cách trực tiếp và công khai;
- Cập nhật tình hình cho tất cả các bên, nhất là khi gặp trục trặc khi thực hiện các cam kết;
- Dành thời gian trực tiếp trao đổi với team dự án để tìm hiểu vấn đề gì đang nảy sinh trong team;
- Luôn thẳng thắn, rõ ràng khi đề cập đến những điều bạn cần và mong đợi;
- Đừng ngại phát biểu ý kiến chỉ vì sợ sai;
- Hãy cởi mở tiếp nhận những cái mới và giải quyết mọi vấn đề thật thẳng thắn;
- Đừng chỉ nghĩ đến lợi ích của riêng mình;
- Thể hiện sự quan tâm thực sự đối với người khác và tránh tham gia vào những mưu cầu có thể bị coi là bất lợi cho lợi ích của các thành viên khác.
Giải quyết mâu thuẫn – Conflict management
Mâu thuẫn là không thể tránh khỏi trong môi trường dự án. Yêu cầu không phù hợp, cạnh tranh về nguồn lực, sự cố trong thông tin liên lạc, và nhiều yếu tố khác có thể là nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn. Mâu thuẫn sẽ gây rối loạn chức năng trong môi trường dự án, tuy nhiên, nếu được xử lý hợp lý và hiệu quả mâu thuẫn sẽ giúp team dự án tìm ra được giải pháp tốt hơn. Người quản lý dự án cần xác định nguyên nhân gây mâu thuẫn và chủ động xử lý để giảm thiểu các ảnh hưởng tiêu cực. Từ đó nhóm dự án có thể có giải pháp tốt hơn, tăng khả năng thành công của dự án
Xử lý mâu thuẫn trong môi trường dự án liên quan đến việc xây dựng lòng tin cần thiết để tất cả các bên liên quan cởi mở và trung thực với nhau, cùng nhau tham gia tìm kiếm một giải pháp tích cực.
Giải quyết mâu thuẫn là một trong những thách thức lớn nhất mà người quản lý dự án phải đối mặt. Đòi hỏi người quản lý dự án sử dụng tất cả các kỹ năng giao tiếp khác để dẫn dắt nhóm giải quyết các tình huống mâu thuẫn.
Huấn luyện – Coaching
Huấn luyện là cách giúp thành viên team dự án nhận ra tiềm năng của họ, từ đó nâng cao kỹ năng hoặc phát triển các kỹ năng mới cần thiết, nhờ vậy mà nâng cao hiệu suất làm việc giúp họ gặt hái được thành công trong dự án.
Khi hiệu suất làm việc kém, huấn luyện sẽ giúp các thành viên nhìn ra và khắc phục những thiếu sót về kỹ năng.
Huấn luyện sẽ là nhân tố thúc đẩy mạnh mẽ cho toàn nhóm. Khi các thành viên được trang bị để phát triển kỹ năng, năng lực và sự tự tin, họ sẽ sẵn sàng hơn để vượt qua thử thách và thực hiện các nhiệm vụ với đòi hỏi cao hơn. Đến cuối cùng, điều đạt được không chỉ là dự án thành công mà còn xây dựng được một đội ngũ thực sự vững mạnh.
Nguồn: PMBOK Guide 5th Edition
BT: Thanh Hiền – Viện Quản lý dự án Masterskills
Ảnh hưởng của cấu trúc tổ chức đối với dự án
7 kỹ năng cần thiết của chuyên gia Quản lý dự án
Vai trò của Nhà tài trợ
Vai trò của Stakeholders
Vai trò của Giám đốc dự án
