Áp dụng phương pháp Pomodoro để làm việc hiệu quả

Phương pháp Pomodoro giúp ích gì cho bạn trong việc quản lý thời gian làm việc?

Khi làm việc tại nhà trong thời kỳ dịch bệnh, một trở ngại mà hầu hết mọi người đều gặp phải là khó duy trì động lực, tạo bầu không khí thúc đẩy và đạt năng suất. Vậy làm thế nào để vượt qua điều này? Một trong những cách được công nhận rộng rãi mà bạn có thể áp dụng là phương pháp Pomodoro hay còn gọi là phương pháp quả cà chua.

Phương pháp Pomodoro là gì?

Phương pháp Pomodoro là một kỹ thuật quản lý thời gian giúp chia nhiệm vụ thành nhiều phần hợp lý và cho bạn các khoảng thời gian nghỉ ngơi thường xuyên.

Phương pháp quản lý thời gian Pomodoro hoạt động như sau: Với một nhiệm vụ bất kỳ, bạn sẽ giải quyết nó trong những khoảng thời gian nhất định cùng với các lần nghỉ ngắn xen kẽ. Sau một vài khoảng thời gian làm việc, bạn có thể nghỉ ngơi nhiều hơn. Mỗi khoảng thời gian làm việc này được gọi là một pomodoro.

Số lượng Pomodoro cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ sẽ phụ thuộc vào độ rộng và tính phức tạp của nhiệm vụ. Bằng cách sử dụng phương pháp Pomodoro, bạn có thể nâng cao được sự tập trung tối đa và yên tâm rằng công việc sẽ được chia thành các phần có thể xử lý được.

Lợi ích khi sử dụng phương pháp Pomodoro

• Sử dụng phương pháp Pomodoro, bạn sẽ hiểu rõ ràng về cách bạn đang sử dụng thời gian của mình.Bằng cách quản lý thời gian theo các khối nhỏ hơn, bạn sẽ biết chính xác cách bạn đang sử dụng thời gian cũng như lượng thời gian bạn cần để hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau mà không bị xao nhãng, gián đoạn và trì hoãn.

• Bạn có thể phá bỏ thói quen đa nhiệm và thực sự nâng cao năng suất công việc.

• Bạn sẽ giảm bớt hoặc ngăn chặn tình trạng mệt mỏi và cảm giác phải làm việc quá sức bằng cách tận dụng hết thời gian nghỉ ngơi để hít thở không khí trong lành, thưởng thức một bữa ăn nhẹ lành mạnh, rời khỏi màn hình để mắt và tâm trí được thư giãn. 

“Phương pháp Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian dựa trên 25 phút làm việc tập trung được ngắt quãng bằng 5 phút nghỉ giải lao.”

Cách sử dụng phương pháp Pomodoro để quản lý thời gian hiệu quả

Bạn có thể áp dụng đồng hồ cà chua Pomodoro vào quy trình làm việc của mình theo các bước sau:

• Chọn một nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành. Đây có thể là bất kỳ nhiệm vụ nào nhưng kỹ thuật Pomodoro là lý tưởng nhất đối với các công việc mà bạn cần thời gian để tạm dừng.

• Đặt hẹn giờ trong 25 phút. Khoảng thời gian 25 phút này là pomodoro đầu tiên của bạn. Đây là khoảng thời gian mà bạn nên đặt hết tâm huyết để làm việc.

• Nghỉ giải lao trong 5 phút. Bạn có thể đi vệ sinh, uống nước, kiểm tra điện thoại, chỉ là đừng làm việc trong khoảng thời gian này.

• Lặp lại quy trình trên ba lần nữa. Để hoàn thành một chu kỳ đầy đủ, bạn cần trải qua bốn lần thực hiện pomodoro kéo dài 25 phút và nghỉ 5 phút sau mỗi lần, trừ lần thứ 4.

• Sau pomodoro thứ tư, hãy nghỉ ngơi một thời gian dài hơn, khoảng 20 – 30 phút là thích hợp. Bạn có thể ăn trưa, gọi điện hoặc duyệt web.

• Lặp lại chu kỳ đầy đủ nếu cần.

Điều cần nhớ để tăng hiệu quả khi sử dụng phương pháp Pomodoro

Thử các khoảng Pomodoro khác nhau

Một số công việc sẽ cần nhiều thời gian làm việc, chẳng hạn như viết báo cáo, viết code… vì vậy 25 phút có thể là quá ngắn để hoàn thành nhiệm vụ. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể thử một khoảng thời gian làm việc và giải lao dài hơn, chẳng hạn như 50 phút làm việc và 15 phút nghỉ ngơi.

Đối với một số công việc như trả lời email, bạn không cần đến 25 phút hoặc vào một số ngày, bạn không thể tập trung vào công việc dù chỉ 25 phút. Lúc này, bạn có thể thử đặt thời gian cho mỗi pomodoro là 10 hoặc 15 phút.

Nói chung, mọi người có khoảng 25-50 phút tập trung hoàn toàn và 5-15 phút nghỉ ngơi sau đó. Hãy thử các khoảng thời gian khác nhau tùy theo năng lượng và công việc cần làm.

Tránh xa màn hình khi nghỉ giải lao

Cố gắng tránh xa màn hình khi bạn đang nghỉ ngơi, nhất là khi công việc của bạn đang kết nối với laptop và không truy cập vào các trang mạng xã hội. Thay vào đó, hãy đi bộ nhanh hoặc chỉ cần thư giãn tại chỗ để tăng cường năng lượng đồng thời cho mắt và não của bạn được nghỉ ngơi.

Đừng bỏ qua thời gian nghỉ giải lao

Đừng rơi vào cái bẫy “1 phút nữa thôi”.

Khi tiếng chuông báo 25 phút Pomodoro của bạn vang lên, bạn phải dừng lại ngay lập tức. Lý do chính cho điều này là bạn rất khó có thể hoàn thành những gì bạn đã bắt đầu chỉ trong 1 phút. Hầu hết thời gian, “1 phút nữa” này có thể dễ dàng biến thành 5 hoặc 10, đôi khi thậm chí là 20 hoặc 30.

Mặc dù bạn có thể muốn tiếp tục công việc, nhưng hãy cưỡng lại ý muốn làm như vậy. Nên dành thời gian nghỉ để giúp não bộ thư giãn, tiếp thu thông tin và chuẩn bị cho thời gian tiếp theo.

Không làm các nhiệm vụ khác nhau trong một Pomodoro

Nếu đặt mục tiêu thực hiện 3 nhiệm vụ khác nhau trong cùng thời điểm, bạn sẽ mất thời gian chuyển sự chú ý từ việc này sang việc khác. Thế nên tốt nhất là chỉ chọn một mục tiêu cho một Pomodoro. Nếu bạn có nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn cần hoàn thành, hãy dành ra một pomodoro riêng biệt để hoàn thành chúng.

Nếu bạn nhớ ra một công việc đang chờ xử lý khi đang ở giữa một Pomodoro, hãy ghi chú lại. Đừng dừng lại để thực hiện nhiệm vụ đó, ngay cả khi nó là việc nhỏ, trừ trường hợp bất khả kháng.  

Đừng Pomodoro hóa tất cả mọi thứ

Phải mất từ ​​7 đến 20 ngày áp dụng liên tục để thực sự thành thạo phương pháp Pomodoro. Sau khoảng thời gian này, bạn có thể gặp phải một tác dụng phụ: bạn có thể áp dụng Pomodoro cho mọi thứ. Bạn thậm chí có thể áp dụng Pomodoro cho thời gian rảnh rỗi của mình.

Nếu bạn áp dụng Pomodoro cho thời gian giải trí, thì đó sẽ không còn là thời gian giải trí nữa. Nó sẽ trở thành thời gian dự kiến ​​cho các hoạt động hướng tới mục tiêu. Nhưng thời gian rảnh là thời gian rảnh, và nó phải được duy trì như vậy. Đó là phần thưởng cho những ngày làm việc vất vả của chúng ta.

Luôn nâng cấp

Phương pháp Pomodoro xét cho cùng chỉ là một công cụ. Công việc duy nhất của nó là giúp bạn.

Nếu lúc đầu, 25 phút Pomodoro có vẻ khá khó đạt được, thì sau khi thực hành nhất quán, bạn sẽ cảm thấy nó dễ dàng hơn. Khi có thể tập trung liên tục hơn 25 phút thì bạn có thể nâng cấp và sử dụng các khoảng Pomodoro lớn hơn, có thể là 45 hoặc 50 phút. Nếu bạn có thể tập trung lâu hơn nữa thì thật tốt! Nhưng đề xuất của các chuyên gia là giữ cho mỗi phiên dưới 60 phút. Tại sao như vậy? Vì chúng ta cần các khoảng nghỉ.

Tóm lại, làm việc tại nhà là một thách thức lớn mà nhiều người phải vượt qua. Bạn có thể làm cho môi trường xung quanh nhà thoải mái và thậm chí là tiện lợi nhưng điều đó không có nghĩa là bạn sẽ ngay lập tức cảm thấy dễ dàng làm việc ở đó. Bằng cách triển khai cách giúp tuân theo lịch trình như phương pháp Pomodoro, bạn đang tự tạo cho mình nhiều cơ hội để thành công hơn mỗi ngày.