Phiếu công tác là gì và nó đem đến những lợi ích gì cho một doanh nghiệp? Hãy tìm hiểu ngay trong bài viết hôm nay nhé!
Phiếu công tác là gì?
Trong một tổ chức/ một doanh nghiệp, phiếu công tác hay còn gọi phiếu tác nghiệp (Tiếng Anh là Work Ticket) là một loại biểu mẫu ghi lại thời gian mà một người lao động đã dùng để thực hiện một công việc cụ thể nào đó.
“Phiếu công tác là một biểu mẫu tiêu chuẩn để người lao động ghi nhận thời gian dành cho các công việc cụ thể”
Phiếu công tác được sử dụng làm cơ sở để tính và thanh toán tiền lương, phụ cấp (nếu có) dựa trên thời gian làm việc và sự cống hiến của người lao động. Bên cạnh đó, những phiếu này còn có thể được sử dụng để xác định mức lương của những công nhân làm việc theo giờ.
Trong lĩnh vực kế toán và Hành chính nhân sự, phiếu công tác còn được gọi với cái tên phổ thông hơn là phiếu chấm công (Time card) hay bảng chấm công (Timesheet).
Khi được dùng để ghi chép lại số giờ mà người lao động đã dùng để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể ở bên trong hoặc bên ngoài phạm vi công ty thì phiếu công tác còn được gọi là lệnh công tác hay lệnh sản xuất (Work order).
Phiếu công tác có thể được ghi chép thủ công hoặc được nhập dữ liệu trực tiếp bằng các chương trình/ phần mềm trên máy tính.
Tầm quan trọng của phiếu công tác
Với định nghĩa như thế thì mục đích của phiếu công tác là gì?
Cơ sở để chi trả tiền lương và tạo động lực cho người lao động
Bằng việc sử dụng phiếu công tác, một doanh nghiệp có thể thực hiện và tổ chức công việc kinh doanh của mình một cách thông minh, hiệu quả hơn. Phiếu công tác là cơ sở để tính lương cho người lao động và đảm bảo rằng tất cả các khoản thanh toán, tiền lương mà công ty chi trả cho người lao động là chính xác với thời gian mà họ đã bỏ ra và vị trí công việc mà họ đang đảm nhận.
Khi người lao động được nhận lương đúng hạn và mức lương đó xứng đáng với thời gian, công sức, sự nghiêm túc và những nỗ lực họ đã dành cho công việc, họ sẽ cảm thấy vui vẻ, hài lòng, cảm thấy được trân trọng, từ đó họ sẽ cố gắng hơn nữa trong việc việc và sẽ cống hiến nhiều hơn nữa cho công ty.
Đảm bảo sự công bằng
Trong một doanh nghiệp hay tổ chức, công bằng là yếu tố tất yếu để duy trì sự phát triển bền vững và phiếu công tác chính là một trong những công cụ hỗ trợ doanh nghiệp duy trì sự phát triển ấy.
Phiếu công tác giúp doanh nghiệp ghi nhận tất cả dữ liệu về thời gian thực hiện công việc, qua đó đánh giá mức độ cống hiến, sự nghiêm túc trong công việc của người lao động như: thời gian ra/ vào ca, thời gian tăng ca hay thời gian hoàn thành công việc,…
Những thông tin này sẽ giúp người quản lý đánh giá chính xác thái độ làm việc và sự chăm chỉ của từng nhân sự, giảm thiểu việc gian lận, lạm dụng chức quyền (khi đội ngũ lãnh đạo cũng được giám sát bằng phiếu công tác), đảm bảo sự công bằng trong việc chi trả lương thưởng và phụ cấp cho người lao động.
Cơ sở để đánh giá nhân sự
Phiếu công tác giúp người sử dụng lao động quản lý nhân sự một cách hệ thống hơn, chuyên nghiệp hơn, đồng thời là cơ sở để lưu trữ những thông tin cần thiết về người lao động (thời gian làm việc, thời gian hoàn thành công việc…), qua đó theo dõi sát sao tình hình lao động của toàn bộ doanh nghiệp và dễ dàng đánh giá hiệu quả hoạt động tổng thể cũng như hiệu quả làm việc của từng phòng ban, từng cá nhân.
Sau khi đã nắm được những thông tin cơ bản này, doanh nghiệp có thể kịp thời đưa ra những điều chỉnh phù hợp để hoàn thiện đội ngũ nhân sự của mình: nhắc nhở, kỷ luật răn đe những cá nhân chưa nghiêm túc trong công việc; tuyên dương những cá nhân xuất sắc và có đóng góp tích cực; loại bỏ những phòng ban hoạt động không hiệu quả, khen thưởng những phòng ban luôn hoàn thành vượt mức các hạng mục công việc được giao,… .
Góp phần tăng danh tiếng và xếp hạng của công ty
Ở một góc độ nào đó, phiếu công tác cũng có thể hiểu là phiếu “order công việc” để doanh nghiệp có thể yêu cầu người lao động hoàn thành công việc nào đó trong một khoảng thời gian cụ thể.
Đối với khách hàng, việc đơn đặt hàng được hoàn thành đầy đủ và đúng thời hạn yêu cầu sẽ góp phần quan trọng trong việc cải thiện xếp hạng và danh tiếng của công ty bạn cũng như dịch vụ mà bạn cung cấp. Từ đó, họ cũng sẽ giới thiệu công ty của bạn cho các khách hàng khác. Bằng cách này, phiếu công tác cũng là một nguồn tiếp thị gián tiếp, giúp bạn tăng doanh số bán hàng, tăng danh tiếng và khả năng mở rộng kinh doanh.
Các giá trị khác
Bên cạnh những vai trò kể trên, việc sử dụng hiệu quả phiếu công tác có thể giúp doanh nghiệp nhận được những lợi ích sau:
ü Tính toán chi phí lao động.
ü Theo dõi năng suất làm việc.
ü Đánh giá năng lực làm việc của nhân viên.
ü Dự báo nhu cầu lao động trong tương lai.
ü Theo dõi/ giám sát các dự án.
ü Lập ngân sách.
ü Xác định lãi – lỗ.
Chung quy lại, phiếu công tác là gì? Phiếu công tác là một “phát minh” tuyệt vời giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả thời gian làm việc và đánh giá được năng suất cũng như thái độ làm việc của người lao động. Nhờ đó người sử dụng lao động có thể xây dựng một đội ngũ nhân sự mạnh mẽ, chuyên nghiệp, có đầy đủ năng lực để giúp doanh nghiệp xây dựng nền móng vững chắc và từng bước tạo dựng vị thế trên thương trường. Về phía người lao động, phiếu công tác cũng giúp họ có được sự công nhận từ lãnh đạo và nhận phần thưởng xứng đáng cho những nỗ lực của mình trong công việc.
Trang Đoàn
