Hệ thống thông tin nhân lực mức chiến thuật (Tactical HRIS) là gì? Các hệ thống

Hình minh hoạ (Nguồn: linkedin)

Hệ thống thông tin nhân lực mức chiến thuật

Khái niệm

Hệ thống thông tin nhân lực mức chiến thuật trong tiếng Anh được gọi là Tactical HRIS hay Tactical Human Resource Information Systems.

Hệ thống thông tin nhân lực mức chiến thuật là hệ thống hỗ trợ các nhà quản lí ban hành các quyết định liên quan đến phân bổ nguồn nhân lực trong tổ chức.

Trong lĩnh vực quản trị nhân lực, các quyết định ở mức này bao gồm lập kế hoạch tuyển dụng người lao động, phân tích và thiết kế công việc, quyết định phát triển và đào tạo nhân lực hay các quyết định kế hoạch hoá quĩ lương, thưởng và trợ cấp cho người lao động.

Các hệ thống thông tin nhân lực mức chiến thuật

a) Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc

Phân tích và thiết kế công việc bao gồm quá trình mô tả các công việc cần thiết của một tổ chức và những năng lực, phẩm chất cần có của người lao động để thực hiện các công việc đó. Kết quả của quá trình này là Bản mô tả công việc và Bản đặc tả công việc.

Bản mô tả công việc phải nêu được mục đích, nghĩa vụ và trách nhiệm của người lao động đối với công việc cùng với các điều kiện và chuẩn mực để thực thi các nghĩa vụ và trách nhiệm này.

Bản đặc tả công việc nêu các kĩ năng, trình độ, kinh nghiệm và các phẩm chất cần thiết khác đối với người lao động để có thể được sắp xếp vào vị trí làm việc như mô tả.

– Đầu vào cho hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc là các dữ liệu thu được qua các cuộc phỏng vấn những người phụ trách, những người lao động và các bản hướng dẫn.

Thông tin thu được từ môi trường của tổ chức cũng là đầu vào đối với hệ thống thông tin kiểu này, ví dụ từ các nghiệp đoàn lao động, từ các đối thủ cạnh tranh hay từ các tổ chức chính phủ.

Tham khảo: Khung quản lí rủi ro (Risk Management Framework - RMF) là gì? Các thành phần

– Đầu ra của hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc là các bản mô tả và đặc tả công việc. Các thông tin này tạo cơ sở cho các nhà quản lí ra các quyết định chiến thuật như:

+ Xác định giá trị tương đối của một công việc so với những công việc khác trong tổ chức để thực hiện nguyên tắc trả lương công bằng cho người lao động trong nội bộ tổ chức.

+ Xây dựng danh mục các chức danh một cách gọn nhẹ.

Nếu nhà quản lí phát hiện một số công việc có đặc điểm chung thì có thể gộp chúng thành một chức danh duy nhất, để tinh giảm cấu trúc công việc trong tổ chức, từ đó dễ dàng thực hiện việc chuyển đổi nhân sự giữa các vị trí làm việc khác nhau trong cùng một chức danh công việc; đơn giản hoá các hoạt động tuyển chọn, sát hạch và sắp xếp công việc.

+ Kết nối với hệ thống thông tin quản lí vị trí làm việc, từ đó có thể đưa ra danh mục các vị trí làm việc còn khuyết nhân sự theo nội dung công việc, theo kĩ năng nghề nghiệp, theo trình độ và theo kinh nghiệm làm việc cần cho các vị trí đó; Xác định các phẩm chất, kĩ năng và loại nhân lực cần tuyển dụng.

+ Thực hiện việc đánh giá, đề bạt hay buộc thôi việc người lao động.

Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc cung cấp một cơ sở pháp lí cho nhiều chức năng quản trị nhân lực.

b) Hệ thống thông tin lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực

Hệ thống thông tin lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực sẽ thu thập và xử lí nhiều kiểu thông tin khác nhau để lên kế hoạch như danh sách các vị trí công việc còn trống; danh sách những người lao động dự kiến tuổi hưu trí, thuyên chuyển hay buộc thôi việc; thông tin về kĩ năng và sở trường, kết quả đánh giá tình hình thực hiện công việc của người lao động…

Tham khảo: Nhà quản lí vĩ mô (Macro Manager) là ai? Ưu điểm và hạn chế

Việc lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực còn phụ thuộc vào kế hoạch phát triển nguồn nhân lực của tổ chức và đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ theo đúng các luật định về hợp đồng và biên chế lao động.

Hệ thống thông tin này cung cấp thông tin để giúp các nhà quản lí kiểm soát được các hoạt động tuyển chọn nhân lực, đảm bảo cung cấp cho tổ chức những nhân lực có khả năng phù hợp với các vị trí công việc còn trống..

c) Hệ thống thông tin quản lí lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp

Hệ thống thông tin quản lí lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp hỗ trợ nhà quản lí xây dựng các kế hoạch lương, thưởng và trợ cấp theo từng giai đoạn (quí, năm…).

Hệ thống này sử dụng các thông tin liên quan đến kế hoạch chiến lược sản xuất kinh doanh chung của tổ chức để cung cấp các thông tin đầu ra là quĩ lương kế hoạch chung cho cả tổ chức, hoặc theo từng đơn vị thành viên.

Dựa vào đó, các hệ thống lương mới có cơ sở để tính lương (tạm ứng) cho người lao động.

d) Hệ thống thông tin kế hoạch hóa đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Dựa vào thông tin thu được từ hệ thống thông tin quản lí vị trí làm việc và hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc, hệ thống thông tin kế hoạch hóa đào tạo và phát triển nguồn nhân lực sẽ xử lí và cung cấp kế hoạch đào tạo (theo từng giai đoạn), quản trị các chương trình đào tạo người lao động nhằm thoả mãn yêu cầu công việc.

Tham khảo: Nguồn nhân lực (Human resource) là gì? Đặc điểm của nguồn nhân lực

(Tài liệu tham khảo: Hệ thống thông tin quản lí, ThS. Lê Thị Ngọc Diệp, Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông, 2013)