Hệ thống thông tin Marketing mức tác nghiệp là gì? Các hệ thống

Hình minh hoạ (Nguồn: mindful)

Hệ thống thông tin Marketing mức tác nghiệp

Khái niệm

Hệ thống thông tin Marketing mức tác nghiệp là các hệ thống hỗ trợ bán hàng hoá và dịch vụ của tổ chức như: hệ thống thông tin khách hàng tương lai, hệ thống thông tin liên hệ khách hàng, hệ thống bán hàng từ xa, theo dõi bán hàng, hệ thống thông tin thư trực tiếp, hệ thống quảng cáo sản phẩm…

Nhiều hệ thống thông tin tài chính tác nghiệp có vai trò hỗ trợ quan trọng đối với hệ thống thông tin Marketing như hệ thống thông tin xử lí đơn hàng, hệ thống hàng tồn kho và hệ thống tín dụng.

Các hệ thống thông tin Marketing mức tác nghiệp

a) Hệ thống thông tin khách hàng tương lai

Xác định các khách hàng tương lai thường là một công việc tốn nhiều thời gian và công sức.

Các nguồn thông tin phục vụ cho việc xác định các khách hàng tương lai thường rất khác nhau: thông tin trên báo chí, danh bạ điện thoại, từ các phiếu thăm dò khách hàng…

Các cơ sở dữ liệu trực tuyến cũng là nguồn thông tin về khách hàng tương lai. Các cơ sở dữ liệu kiểu này cho phép tìm kiếm bằng phần mềm truy vấn hoặc phần mềm bản đồ và cho phép khoanh vùng khách hàng tương lai theo các vùng địa lí và hiển thị chúng lên trên bản đồ các vùng này.

b) Hệ thống thông tin liên hệ khách hàng

Hệ thống này cung cấp thông tin cho bộ phận bán hàng về khách hàng, về sở thích các sản phẩm của họ và số liệu về quá trình mua hàng của họ trong quá khứ.

Khi thông tin đã được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, các nhân viên bán hàng có thể dễ dàng xác định được tất cả những khách hàng ưa chuộng các kiểu mẫu sản phẩm nhất định hay khách hàng nào có thể sẵn sàng mua thêm hàng đã mua lần trước; khách hàng nào đang ở tình trạng gần hết hàng, cần mua bổ sung thêm…

Tham khảo: Phong cách quản trị (Administrative Styles) là gì? Nhân tố ảnh hưởng

c) Hệ thống thông tin hỏi đáp/ khiếu nại

Khi khách hàng có khiếu nại, thắc mắc về các sản phẩm của thì các khiếu nại đó cần được ghi nhận, xử lí và lưu trữ lại phục vụ phân tích quản lí hoặc liên hệ kinh doanh.

Cần lưu ý rằng, các khiếu nại cần được lưu trữ trên một phương tiện sao cho có thể dễ dàng tiến hành phân tích sau này.

Khả năng này cho phép các nhà quản lí marketing phân tích yêu cầu của khách hàng, nhằm xác định cơ hội cho những sản phẩm mới, cải tiến sản phẩm hiện có, thiết lập hoặc cải tiến các dịch vụ hỗ trợ khách hàng.

d) Hệ thống thông tin quảng cáo gửi thư trực tiếp

Nhiều tổ chức nâng cao hiệu quả kinh doanh bằng cách gửi các cuốn sách nhỏ và các catalog hàng hóa và dịch vụ trực tiếp tới khách hàng, bằng cách sử dụng hệ thống quảng cáo gửi thư trực tiếp.

Để có thể phân phối tài liệu kinh doanh tới một số lượng lớn khách hàng tiềm năng một cách nhanh chóng, đa phần các phòng kinh doanh đều duy trì danh sách, địa chỉ khách hàng và thực hiện gửi tài liệu hàng loạt trên cơ sở danh sách đó.

Danh sách này có thể có được từ các tệp khách hàng, các bản ghi công nợ phải thu của khách, các tệp khách hàng tương lai hoặc các cơ sở dữ liệu thương mại. Danh sách này cũng có thể mua lại từ các tổ chức, doanh nghiệp khác.

e) Hệ thống thông tin theo dõi bán hàng

Hệ thống thông tin này cung cấp khả năng theo dõi đường đi của hàng hóa và dịch vụ thông qua hệ thống phân phối nhằm xác định và sửa chữa những sai sót trong phân phối và làm giảm thời gian phân phối.

Một trong những tiêu chí dịch vụ khách hàng quan trọng đối với một tổ chức là tốc độ và độ an toàn trong phân phối hàng hóa và dịch vụ tới tay khách hàng.

Tham khảo: Triển khai chức năng chất lượng (Quality Function Deployment - QFD) là gì?

f) Các hệ thống kế toán tài chính tác nghiệp hỗ trợ

Chức năng Marketing sử dụng rất nhiều dữ liệu được cung cấp bởi 3 hệ thống thông tin tài chính tác nghiệp: hệ thống xử lí đơn đặt hàng, hệ thống thông tin hàng tồn kho và hệ thống thông tin tín dụng.

– Hệ thống xử lí đơn đặt hàng: cung cấp cho nhà quản lí marketing dữ liệu ban đầu phục vụ việc lập báo cáo về tình hình đặt hàng của khách theo thời kì, theo người bán, theo sản phẩm và theo địa điểm.

Thông tin này có thể được sử dụng để ra nhiều quyết định marketing ở các mức khác nhau như các dự báo bán hàng.

Hệ thống POS (Point – of – Sale) thu thập dữ liệu về đơn hàng ngay tại thời điểm hàng được bán ra. Thông tin ra từ hệ thống POS sẽ là dữ liệu đầu vào của hệ thống kế toán tài chính, sau đó chúng được cung cấp tiếp cho hệ thống thông tin marketing.

– Hệ thống thông tin hàng tồn kho: cung cấp thông tin về mức tồn kho, về tình hình xuất-nhập – tồn, về hàng hư hỏng… Nhân viên bán hàng có thể kiểm tra lại lượng hàng còn tồn trong kho trước khi bán hàng cho khách.

Như vậy, hệ thống thông tin hàng tồn kho cung cấp cho hệ thống xử lí đơn hàng các dữ liệu quan trọng về mức tồn kho để có hướng điều chỉnh phương thức bán hàng, ví dụ nếu có mặt hàng nào không đủ cung cấp ngay tức thời, nhân viên bán hàng sẽ thông báo cho khách hàng và thỏa thuận thời gian giao hàng hợp lí.

– Hệ thống thông tin tín dụng: cung cấp cho nhân viên bán hàng hoặc nhân viên quản lí tín dụng thông tin về tín dụng tối đa cho phép đối với một khách hàng. Thông thường, thông tin của hệ thống này được tích hợp với hệ thống xử lí đơn đặt hàng.

Tham khảo: Đổi mới công nghệ (Technological innovation) là gì? Yếu tố ảnh hưởng

(Tài liệu tham khảo: Hệ thống thông tin quản lí, ThS. Lê Thị Ngọc Diệp, Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông, 2013)