Hình minh hoạ (Nguồn: mechanicalengineering)
Hệ thống thông tin sản xuất mức tác nghiệp
Khái niệm
Hệ thống thông tin sản xuất mức tác nghiệp là các hệ thống thông tin quản lí sản xuất trợ giúp các công việc trên dây chuyền sản xuất (bao gồm mua hàng, nhận hàng, phân phối sản phẩm, kiểm tra chất lượng).
Các Hệ thống thông tin sản xuất mức tác nghiệp
Có nhiều Hệ thống thông tin tác nghiệp hỗ trợ chức năng sản xuất như phân hệ mua hàng, giao hàng, quản lí chất lượng…
a) Hệ thống thông tin mua hàng
Để có được hàng hóa đầy đủ và đều đặn phục vụ quá trình sản xuất, Hệ thống thông tin quản lí mua hàng cần thực hiện các chức năng cụ thể sau:
– Quản lí mua hàng, bao gồm mua nguyên vật liệu dùng để sản xuất và các loại phụ kiện, trang thiết bị phục vụ sản xuất, bảo trì, sửa chữa và vận hành. Quá trình mua sắm bao gồm quyết định mua sắm, phát hành đơn đặt hàng, liên hệ với nhà cung cấp…
Nội dung mua sắm bao gồm chủng loại hàng, số lượng, giá, ngày chuyển giao, địa chỉ giao hàng, phương thức thanh toán và các khoản tiền trả.
Đây là những loại dữ liệu quan trọng mô tả chi tiết cho quá trình mua sắm mà Hệ thống thông tin cần phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời.
+ Phân hệ mua hàng: duy trì dữ liệu và cung cấp các báo cáo về mọi giai đoạn của quá trình mua hàng với các tệp dữ liệu như tệp các đơn hàng, hàng mua, tệp nguyên vật liệu, tệp các nhà cung cấp…
+ Phân hệ nhận hàng: duy trì dữ liệu và cung cấp các báo cáo nhận hàng với đầy đủ thông tin về ngày nhận hàng, mã và tên nhà cung cấp, tên hàng, số lượng hàng đặt và hàng thực nhận…
– Quản lí mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Hệ thống thông tin cần trợ giúp giám sát và phát hiện ra mức tiêu thụ bất thường trong từng công đoạn sản xuất và ở từng bộ phận để tìm nguyên nhân giải quyết trước khi đưa ra quyết định mua.
– Chọn nhà cung cấp. Các hoạt động mua sắm thường phục vụ cho kế hoạch sản xuất dài hạn của tổ chức nên tổ chức cần quan tâm đến chính sách giá, chất lượng hàng hóa, dịch vụ, mức độ hỗ trợ kỹ thuật và năng lực cung cấp hàng của các nhà cung cấp.
Vì vậy, Hệ thống thông tin cần có khả năng tìm kiếm và so sánh giữa các nhà cung cấp để chọn ra những nhà cung cấp phù hợp nhất.
– Đàm phán và giám sát việc thực thi hợp đồng. Khi thực hiện mua hàng, hợp đồng mua bán với nhà cung cấp cần phải qua đàm phán về giá cả, chất lượng hàng hóa, các đợt chuyển hàng, phương thức thanh toán…
Hệ thống thông tin cần phải lưu vết đầy đủ, chi tiết các điều khoản đã được thỏa thuận giữa các bên để làm cơ sở cho quá trình thực hiện hợp đồng.
Hệ thống thông tin cần theo dõi suốt quá trình thực hiện hợp đồng để phòng ngừa rủi ro hoặc điều chỉnh các điều khoản kịp thời.
b) Hệ thống thông tin giao hàng
Mắt xích cuối cùng của quá trình sản xuất là nhập thành phẩm vào kho hàng hoặc giao trực tiếp cho khách hàng. Hệ thống thông tin giao hàng sẽ cung cấp thông tin chủ yếu cho hệ thống hàng tồn kho và công nợ phải thu.
c) Hệ thống thông tin quản lí chất lượng
Chất lượng trong hệ thống sản xuất bao gồm hai loại:
– Chất lượng sản phẩm thể hiện trên các đặc tính cố hữu của sản phẩm được đo theo các tiêu chuẩn chất lượng. Hệ thống cung cấp thông tin về chất lượng từ dạng nguyên vật liệu đến sản phẩm dở dang và cho tới sản phẩm nhập kho.
– Chất lượng của các tiến trình sản xuất được đánh giá dựa trên thời gian thực hiện, mức độ tiêu tốn nguồn lực và mức độ hoàn thiện của kết quả so với những chỉ tiêu về thời gian, kinh phí, kết quả đã được hoạch định cho công việc.
Hệ thống thông tin quản lí chất lượng hoạt động song hành với các tiến trình sản xuất và có 3 chức năng cơ bản là hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng và cải tiến chất lượng.
Các thông tin kiểm tra chất lượng được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau:
– Có thể được hệ thống phát triển và thiết kế sản phẩm sử dụng để xác định các đặc điểm thực tế cho một sản phẩm đang trong quá trình phát triển.
– Cần thiết cho bộ phận mua hàng để đánh giá chất lượng những hàng hoá đặt mua.
– Giúp các nhà quản lí xác định các yếu điểm của máy móc và con người tham gia sản xuất, những nhân lực không đủ năng lực cần thiết đối với công việc được giao.
(Tài liệu tham khảo: Hệ thống thông tin quản lí, ThS. Lê Thị Ngọc Diệp, Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông, 2013)
