Bạn đã từng nghe rất nhiều về thuật ngữ bảo trợ truyền thông xuất hiện trong các chương trình truyền hình hay banner cho các chiến dịch truyền thông của thương hiệu, doanh nghiệp.
Vậy bảo trợ truyền thông là gì và cách xin bảo trợ truyền thông sẽ được thực hiện như thế nào để mang lại một chiến dịch truyền thông hiệu quả khi hoạt động truyền thông dần trở thành một lĩnh vực chủ chốt góp phần mang lại thành công cho thương hiệu và doanh nghiệp?
Bảo trợ truyền thông là gì?
Thuật ngữ bảo trợ truyền thông được sử dụng để đề cập đến hoạt động tài trợ, hỗ trợ đăng tải các thông tin giới thiệu về sự kiện, chiến dịch tiếp thị/truyền thông sắp ra mắt nhằm lan tỏa thông tin để nhiều người biết đến và tham gia.
Hoạt động bảo trợ truyền thông thường được thực hiện đăng tải và đưa tin bởi báo chí, website, các tổ chức truyền thông trên các trang/kênh chính thức của họ. Điều này giúp tăng sự uy tín của thông tin truyền thông, đồng thời giúp tối ưu khả năng tiếp cận thông tin đến với nhiều đối tượng hơn.
Hoạt động bảo trợ truyền thông cũng sẽ khác nhau tùy theo nhu cầu và quy mô của chiến dịch truyền thông dựa trên trao đổi và thỏa thuận của cả hai bên trong quá trình xin bảo trợ.
Vai trò của bảo trợ truyền thông
Bảo trợ truyền thông là chìa khóa mang thương hiệu đến gần hơn với cộng đồng người dùng, khán giả đồng thời cùng mang đến những thành quả đáng kể cho cả nhà bảo trợ truyền thông và các doanh nghiệp, thương hiệu được bảo trợ truyền thông.
Đối với nhà bảo trợ
Các nhà bảo trợ truyền thông sẽ mang lại lợi ích đáng kể:
- Giúp cho cộng đồng có cái nhìn tốt hơn đối với nội dung truyền thông.
- Tối ưu hiệu suất hoạt động PR, truyền thông cho thương hiệu, doanh nghiệp, gia tăng mức độ nhận diện và nhận thức về chương trình, chiến dịch truyền thông.
- Các nhà tài trợ, hỗ trợ truyền thông cũng có thể tự quảng bá chính họ qua các hoạt động hỗ trợ này.
- Kích thích doanh số bán ra cho các tài liệu truyền thông/báo chí khi có các sự kiện truyền thông.
- Nâng cao uy tín cho giới truyền thông, nhà bảo trợ.
Đối với doanh nghiệp được bảo trợ
Đối với các sự kiện, chiến dịch, chương trình truyền thông sẽ mang lại nhiều lợi ích đáng kể nếu được bảo trợ truyền thông thành công:
- Tiết kiệm đáng kể chi phí quảng cáo cho doanh nghiệp.
- Tăng thêm sự uy tín cho thương hiệu và doanh nghiệp trên thị trường.
- Tăng thêm độ phủ, độ phổ biến và khả năng tiếp cận rộng rãi đến nhiều người dùng, khách hàng hơn thông qua báo chí, đài phát thanh, đài truyền hình, báo điện tử, v.v.
Những lợi ích này giúp cho doanh nghiệp tạo nên độ phủ thương hiệu tối đa và tạo thuận lợi cho các hoạt động, chiến dịch tiếp theo của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, hiện tại trong cộng đồng tổ chức sự kiện truyền thông đang diễn ra sự cạnh tranh rất khốc liệt do có rất nhiều doanh nghiệp tham gia xin tài trợ. Chính vì vậy, doanh nghiệp và thương hiệu cần sở hữu những điểm nổi bật để có thể gây ấn tượng với các nhà bảo trợ truyền thông.
Cách xin bảo trợ truyền thông & các yếu tố cần lưu ý
Đối tượng nào cần có bảo trợ truyền thông?
Hầu hết các chiến dịch, sự kiện, chương trình truyền thông đều cần tìm kiếm bảo trợ/tài trợ truyền thông để có thể mang lại thành công cho doanh nghiệp. Trong đó, những đối tượng dưới đây nên tận dụng cơ hội bảo trợ truyền thông để có thể mang lại những hiệu ứng và kết quả tích cực:
- Các sự kiện quốc gia quy mô lớn
- Các sự kiện quan trọng tại khu vực, địa phương
- Các sự kiện chuyên biệt được tổ chức cho một đối tượng khách hàng cụ thể
- Hội nghị chuyên ngành
- Hội thảo lớn
- Các chiến dịch lớn của cộng đồng
- Lễ hội
- Các buổi nói chuyện, diễn thuyết
- Các sự kiện đặc biệt
Các cá nhân, phòng ban liên quan
Doanh nghiệp có thể dành ra một khoảng ngân sách nhất định để đề xuất, thương lượng được tài trợ truyền thông hay hợp tác truyền thông cùng các đối tác tiềm năng.
Bạn có thể tham khảo qua các đơn vị, phòng ban sau để có thể liên hệ và đề xuất các hoạt động tài trợ, bảo trợ truyền thông:
- Ban cố vấn cộng đồng
- Ban quan hệ cộng đồng
- Quản lý bán hàng
- Đối tác thương hiệu
- Đối tác cộng đồng
- Quản lý tiếp thị
Tạo bản đề xuất bảo trợ truyền thông (Media Sponsorship Proposal)
Tiếp theo, bạn có thể hoàn thiện một bản đề xuất bảo trợ truyền thông đầy đủ về các thông tin quan trọng của sự kiện để nhà bảo trợ doanh nghiệp có thể xem xét, đánh giá dễ dàng hơn:
- Số lượng người tham dự, quy mô thông tin, dữ liệu và các kênh truyền thông đang theo dõi
- Cập nhật về số lượng kênh truyền thông
- Lời kêu gọi hợp tác, thương lượng bảo trợ truyền thông
- Ghi chú, tóm tắt về các nội dung đã thảo luận trong các cuộc trao đổi trước đây
Tạo bản báo cáo sau chiến dịch
Sau khi hoàn thiện các chiến dịch, chương trình và sự kiện truyền thông, bạn đừng quên cung cấp một bản tóm tắt và báo cáo đầy đủ về toàn bộ sự kiện. Bên cạnh đó, hãy đảm bảo các thỏa thuận truyền thông đều được hoàn thành và được thể hiện đầy đủ qua báo cáo.
Quan hệ đối tác truyền thông cũng như hoạt động bảo trợ truyền thông có tác động đáng kể đến thành công của chiến dịch.
Phương pháp giúp quá trình bảo trợ truyền thông hiệu quả
Để góp phần tạo nên thành công cho quá trình bảo trợ truyền thông, bạn cần lên kế hoạch xin bảo trợ/tài trợ truyền thông đầy đủ. Bên cạnh đó, có rất nhiều lưu ý khác cần chuẩn bị để tối ưu hiệu quả cho quá trình bảo trợ truyền thông:
Lên kế hoạch viết và gửi bài
Khi bắt đầu quá trình xin bảo trợ truyền thông, bạn cần xây dựng một kế hoạch rõ ràng bao gồm quá trình viết bài và gửi bài đến các trang báo, tạp chí, trang tin tức, v.v.
Trong trường hợp doanh nghiệp cần sử dụng nhiều kênh truyền thông hơn hay nhu cầu PR, truyền thông tăng cường, bạn cần phân chia chi tiết các công việc, nhiệm vụ trong kế hoạch để có thể triển khai và theo dõi dễ dàng hơn.
Đảm bảo chất lượng nội dung
Nội dung chất lượng luôn là một trong những yếu tố tiên quyết để tiếp cận khách hàng hiệu quả, đồng thời vẫn duy trì được uy tín của thương hiệu.
Nội dung truyền thông cần thể hiện được đầy đủ các góc độ mà khán giả, người đọc, người xem mong muốn để có thể tiếp cận đúng đối tượng với thông tin chất lượng trong khi vẫn truyền tải sự cuốn hút, hấp dẫn của thông tin về doanh nghiệp, thương hiệu.
Giao nhiệm vụ cho bộ phận chuyên trách
Để góp phần mang lại chất lượng cho nội dung truyền thông, bạn cần đảm bảo những yếu tố trong một nội dung cần được phân chia đúng cách cho các bộ phận hay phòng ban chuyên trách.
Trong đó, bạn có thể phân chia phần nội dung (chữ) và hình ảnh cho hai bộ phận chuyên biệt thực hiện. Sự phân chia nhiệm vụ chi tiết sẽ mang đến hiệu quả hoàn thành nội dung truyền thông tốt hơn và nhanh chóng hơn.
Gửi bài trước trong thời gian nhất định
Đây cũng là một lưu ý quan trọng để đảm bảo nội dung được đăng tải đúng thời điểm diễn ra sự kiện, chương trình hay chiến dịch truyền thông.
Một tuần trước khi diễn ra sự kiện chính là thời điểm thích hợp để bạn gửi bài cho các đơn vị truyền thông, đảm bảo nội dung sẽ được đăng tải đầy đủ giúp tiếp cận người đọc, người xem nhanh chóng hơn.
Chia sẻ trên các kênh truyền thông
Đây là một hoạt động giúp bạn lan tỏa thông tin rộng rãi và hiệu quả hơn đến với nhiều đối tượng tiềm năng để tạo nên sự chú ý và độ phủ rộng rãi cho hoạt động truyền thông của doanh nghiệp và thương hiệu.
Có rất nhiều cách chia sẻ thông tin trên các kênh, trong đó bạn cũng có thể tận dụng nhân sự, các phòng ban của công ty hay những người nổi tiếng có sức ảnh hưởng đến cộng đồng để lan tỏa thông tin một cách rộng rãi hơn.
Điều gì nên và không nên làm trước và sau bảo trợ truyền thông?
Việc nên làm
- Hiểu rõ ràng, đầy đủ và cẩn trọng với các thông tin, điều khoản được cung cấp từ các nhà bảo trợ truyền thông.
- Xác định và chỉ ra những điều khoản hợp lý, không hợp lý, phù hợp hoặc bất lợi cần trao đổi thêm để mang lại tiếng nói chung cho cả hai.
- Thống nhất đầy đủ và rõ ràng về quyền lợi, trách nhiệm của cả hai bên khi tham gia bảo trợ truyền thông.
- Sử dụng văn bản thỏa thuận cụ thể, chi tiết sau khi đã có những thỏa thuận chung về quyền lợi và trách nhiệm kèm theo xác nhận của cả hai bên để đảm bảo hiệu lực về mặt pháp lý.
- Bổ sung các giải pháp xử lý nếu xảy ra việc chấm dứt quá trình bảo trợ truyền thông trước thời hạn do xảy ra hành vi sai phạm hay những sự can thiệp không giống như thỏa thuận ban đầu của cả hai.
Những điều này có thể giúp hạn chế những rủi ro không đáng có xảy ra và đảm bảo được quyền lợi của các bên tham gia bảo trợ truyền thông. Đồng thời, các vấn đề phát sinh cũng sẽ được giải quyết nhanh gọn và hiệu quả hơn.
Việc không nên làm
- Không nên quên mất đi sự có mặt của nhà bảo trợ truyền thông. Bạn có thể chủ động cập nhật các tình hình hiện tại của sự kiện, dự án truyền thông với các ghi chú, tóm tắt ngắn gọn qua email theo định kỳ để giúp họ dễ dàng theo dõi thông tin.
- Không nên giữ bí mật về chi phí khi nhận tài trợ truyền thông của doanh nghiệp. Bạn cần chủ động gửi lại báo cáo chi tiêu, nội dung sử dụng. Điều này khiến cho doanh nghiệp đánh giá cao và tin tưởng bạn nhiều hơn.
- Không nên hỏi lại quá nhiều lần với những thông tin đã được cung cấp trước đó. Nên đọc kỹ thông tin trong quá trình trao đổi, thỏa thuận và tránh đọc lướt làm nhỡ mất những thông tin quan trọng.
- Không thúc giục nhà bảo trợ quá nhiều lần và nên xác định trước một khoảng thời gian chờ cần có để họ có thời gian sắp xếp.
- Không nên liên hệ khi chưa tìm hiểu kỹ lưỡng, nên đảm bảo liên hệ đúng người, đúng việc để mang đến hiệu quả khi cần trao đổi vấn đề nào đó.
- Không nên trễ giờ khi có các cuộc hẹn với đối tác hay nhà bảo trợ truyền thông.
Lời kết
Với tầm quan trọng mà ngành truyền thông có thể mang lại cho thương hiệu và doanh nghiệp, chắc chắn việc hiểu rõ bảo trợ truyền thông là gì và quá trình xin bảo trợ truyền thông sẽ giúp ích đáng kể cho doanh nghiệp và thương hiệu.
Hi vọng bài viết sẽ mang đến cho bạn những thông tin bổ ích để có thể tìm ra giải pháp truyền thông tối ưu cho doanh nghiệp. Tiếp tục theo dõi những bài viết tiếp theo từ Masterskills Việt Nam để cập nhật những điều thú vị nhé!
