Kiểm tra đồng thời và kiểm tra phản hồi là gì? Đặc trưng cơ bản

Hình minh họa

Kiểm tra đồng thời và kiểm tra phản hồi

Định nghĩa

Kiểm tra đồng thời là loại kiểm tra được tiến hành trong khi hoạt động đang diễn ra để đảm bảo rằng các hoạt động đó đều hướng đến các mục tiêu đã đề ra.

Kiểm tra phản hồi là loại kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra.

Các thuật ngữ liên quan

Kiểm tra (Checking) là việc đo lường quá trình thực hiện kế hoạch trên thực tế, qua đó phát hiện những sai lệch nhằm đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời để đảm bảo rằng tổ chức sẽ thực hiện được các mục tiêu kế hoạch đề ra.

– Kiểm tra có vai trò quan trọng, bao trùm toàn bộ quá trình quản lí bởi vậy thường được triển khai trước quá trình (kiểm tra lường trước), trong quá trình (kiểm tra đồng thời) và sau khi thực hiện kế hoạch (kiểm tra phản hồi).

Đặc trưng cơ bản

* Kiểm tra đồng thời

– Hình thức kiểm tra đồng thời thông dụng nhất là giám sát trực tiếp (direct supervision). Khi một nhà quản lí xem xét trực tiếp các hoạt động của nhân viên dưới quyền, nhà quản lí đó có thể đánh giá kết quả công việc của nhân viên đồng thời điều chỉnh ngay các sai sót nếu có.

Tham khảo: Hành vi tổ chức (Organizational Behavior) là gì? Sự cần thiết và vai trò của hành vi tổ chức

– Các thiết bị kĩ thuật thường được thiết kế theo phương thức kiểm tra đồng thời.

Ví dụ, hầu hết các máy vi tính đều có thể báo cho ta biết ngay khi một phép tính hay một thuật toán vượt ngoài khả năng thực hiện hoặc cho ta biết nhập liệu là sai. Máy tính sẽ từ chối thực hiện lệnh của ta và báo cho ta biết tại sao lệnh đó sai.

* Kiểm tra phản hồi

– Kiểm tra phản hồi tập trung vào những kết quả đã thực hiện, xác định những trục trặc đã phát sinh để sửa chữa những trục trặc đó hoặc đề ra những biện pháp phòng ngừa trong tương lai.

– Ưu điểm của kiểm tra phản hồi so với kiểm tra lường trước và kiểm tra đồng thời là:

+ Cung cấp các thông tin cần thiết cho nhà quản lí để cải tiến chất lượng lập kế hoạch.

+ Cung cấp các thông tin cần thiết cho các nhân viên để nâng cao chất lượng các hoạt động của mình từ đó giúp cải tiến động cơ thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn.

– Hạn chế chính của loại kiểm tra này là trong nhiều trường hợp độ trễ về thời gian thường khá lớn từ lúc sự cố thật sự xảy ra và đến lúc phát hiện sai sót hoặc sai lệch của kết quả đo lường căn cứ vào tiêu chuẩn hay kế hoạch đã đề ra.

Tham khảo: Chiến lược nhận đặt trước (Pre order strategy) trong hoạch định tổng hợp là gì?

Ví dụ như kết quả kiểm toán phát hiện vào tháng 12 cho thấy công ty đã thua lỗ vào tháng 10 do những hành động sai lầm từ tháng 7 của các nhà quản lí công ty đó.

(Tài liệu tham khảo: Chức năng kiểm tra, Tổ hợp giáo dục Topica)