Hình minh họa
Tổ chức sự kiện (Event management)
Định nghĩa
Tổ chức sự kiện trong tiếng Anh là Event management. Tổ chức sự kiện là quá trình kết hợp các hoạt động lao động với các tư liệu lao động, thực hiện các dịch vụ trong một không gian và thời gian cụ thể.
Tổ chức sự kiện đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các công việc triển khai của một sự kiện nào đó diễn đúng kế hoạch, nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của khách hàng mục tiêu.
Hoặc có thể hiểu theo cách đơn giản như sau:
Tổ chức sự kiện là việc lập kế hoạch, xem xét các yếu tố liên quan đến sự kiện, lên ý tưởng và triển khai ý tưởng, tiến hành tổ chức sự kiện theo thời gian, địa điểm đã định nhằm đáp ứng yêu cầu của đối tượng tham gia sự kiện.
Thuật ngữ liên quan
Quan hệ công chúng (PR) là công cụ dùng để truyền thông cho sản phẩm, con người, địa điểm, ý tưởng, hoạt động, tổ chức, và thậm chí là cả quốc gia.
Người ta sử dụng PR để xây dựng những mối quan hệ tốt với khách hàng, nhà đầu tư, giới truyền thông và cộng đồng nơi doanh nghiệp hoạt động.
Vai trò của tổ chức sự kiện với hoạt động của doanh nghiệp
– Tổ chức sự kiện thu hút mạnh mẽ sự chú ý của công chúng mục tiêu đến chương trình Marketing của cá nhân, tổ chức.
Tổ chức sự kiện là công cụ đắc lực của PR hỗ trợ doanh nghiệp triển khai chiến lược xúc tiến hỗn hợp hiệu quả. Nhờ các sự kiện, các doanh nghiệp quảng bá được hình ảnh và sản phẩm của mình tới công chúng.
– Tổ chức sự kiện là công cụ hiệu quả đối với việc thực hiện mục tiêu của chiến lược PR.
Mục tiêu của chiến lược PR là nhằm thiết lập mối quan hệ tốt đẹp giữa tổ chức với công chúng của mình, xây dựng và bảo vệ danh tiếng cho tổ chức. Vì vậy, tổ chức sự kiện sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, mở rộng hoặc gắn kết thêm các mối quan hệ với nhóm công chúng mục tiêu của mình.
– Tổ chức sự kiện là công cụ góp phần quan trọng với việc xây dựng văn hóa cho mỗi tổ chức và doanh nghiệp.
Thông qua tổ chức sự kiện dành cho cán bộ công nhân viên hàng năm như: Kỉ niệm ngày thành lập công ty, các ngày lễ, kì nghỉ… sẽ tạo ra sự gắn bó của các thành viên với nhau và với tổ chức.
Các hoạt động đó dần trở thành văn hóa tốt đẹp của tổ chức, tạo thành nền nếp, giá trị truyền thống văn hóa, giúp nhân viên thấm nhuần được các giá trị văn hóa đó và tạo ra sự gắn kết nhất định. Bên cạnh đó, tổ chức sự kiện giúp doanh nghiệp thu hút và gìn giữ nhân tài, tạo động lực cho nhân viên cống hiến nhiều hơn nữa.
Đồng thời sẽ xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp trong nội bộ tổ chức, thu hút sự chú ý, tranh thủ tình cảm của dư luận xã hội đối với tổ chức.
– Tổ chức sự kiện thể hiện sức mạnh của truyền thông một cách mạnh mẽ nhất.
– Các sự kiện góp phần duy trì, phát triển uy tín, danh tiếng của cá nhân, tổ chức; giúp thực hiện được các mục tiêu cơ bản của PR, hỗ trợ các nội dung khác của PR thực thi tốt vai trò của mình.
Ví dụ: Tổ chức sự kiện hỗ trợ nội dung quản trị khủng hoảng trong hoạt động kiểm soát các đơn vị truyền thông, sử dụng phương tiện truyền thông tiếp cận công chúng để giải quyết khủng hoảng hiệu quả; hỗ trợ nội dung PR nội bộ triển khai các vai trò của mình một cách tối ưu…
(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quan hệ công chúng, NXB Tài chính)
