Trợ lý giám đốc là gì? Nhiệm vụ, mô tả công việc và yêu cầu

Trợ lý giám đốc là vị trí có thể nhận được nhiều bài học kinh nghiệm và lời khuyên quý giá từ cấp trên, đây được xem là vị trí khá quan trọng trong bộ máy tổ chức của công ty. Trợ lý giám đốc được xem là mục tiêu nghề nghiệp mà nhiều bạn trẻ hướng đến vì mang lại cơ hội và tiềm năng phát triển lớn.

Trợ lý giám đốc là gì?

Trợ lý giám đốc (Assistant Director) là người trực tiếp làm việc với ban lãnh đạo, hỗ trợ đảm bảo các công việc, hoạt động hằng ngày của giám đốc diễn ra suôn sẻ, hiệu suất và đảm bảo chất lượng. 

Trợ lý giám đốc được xem là cánh tay phải đắc lực cho giám đốc, do đó vị trí này đòi hỏi một người phải có tầm nhìn, kinh nghiệm và khả năng giải quyết nhạy bén trong mọi tình huống. Công việc của họ thường bị nhầm lẫn với thư ký, tuy nhiên ngoài việc xử lý các công việc sổ sách, sắp xếp lịch họp, các buổi gặp với khách hàng, đối tác,… trợ lý giám đốc trong nhiều trường hợp còn phải thay giám đốc quyết định và ký kết các hợp đồng quan trọng.

Vai trò của trợ lý giám đốc

Trợ lý giám đốc góp sức không nhỏ trong việc giúp giám đốc tối ưu hiệu suất làm việc, đây là vị trí nhân sự cấp cao, bao quát mọi công việc của tổ chức. Vai trò của trợ lý giám đốc ngoài việc tổ chức, tham mưu, giao tiếp, ra quyết định, trợ lý còn có trách nhiệm quản trị nhân sự, quản trị tài chính và bao quát được tất cả công việc trong tổ chức.

Trợ lý giám đốc cũng đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc tiếp cận với nhiều thông tin bảo mật, quan trọng của doanh nghiệp, việc này đôi khi cũng tạo cho họ áp lực rất lớn. Chính vì vậy, không phải ai cũng có thể chuyên nghiệp trong vai trò là trợ lý giám đốc. Một khi đã giữ trọng trách này thì phải đảm bảo bản thân đủ sức gánh vác được các vấn đề xảy ra.

Trợ lý là người làm việc trực tiếp với giám đốc, do vậy mà họ có cơ hội được học hỏi và cọ xát nhiều hơn trong những công việc, hoạt động hằng ngày của một giám đốc. Nhờ đó có thể nói, đây là vị trí tiềm năng để đi nhanh hơn trên lộ trình trở thành một giám đốc.

Công việc của trợ lý giám đốc làm gì?

Tùy vào cơ cấu của mỗi tổ chức và cấp bậc của giám đốc mà trợ lý giám đốc sẽ thực hiện các công việc khác nhau. Một số công việc chính của trợ lý giám đốc như sau:

• Hỗ trợ thực hiện các công việc trong công ty theo yêu cầu của giám đốc.
• Thực hiện các công việc như lên lịch trình, sắp xếp cuộc họp, gặp gỡ với đối tác, khách hàng,… Đồng thời hỗ trợ giám đốc các công việc như đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn cho các chuyến công tác.
• Truyền đạt thông tin của giám đốc cho các bộ phận phòng ban, nhân sự trong công ty. Thực hiện phân tích, đánh giá và báo cáo kết quả công việc của nhân viên cho giám đốc.
• Hỗ trợ các công tác về nhân sự, văn hóa doanh nghiệp, các buổi họp nội bộ cho tổ chức,… 
• Xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty để lập kế hoạch hoạt động cho mỗi phòng ban và báo cáo tình hình thực hiện cho giám đốc. 
• Trong nhiều trường hợp, trợ lý giám đốc có thể hỗ trợ đóng góp ý kiến, tham mưu cho giám đốc trong việc lập kế hoạch, xây dựng chiến lược, đưa ra các quyết định cấp bách khi giám đốc vắng mặt.

Trợ lý giám đốc có thể hỗ trợ đưa ra các quyết định cấp bách khi giám đốc vắng mặt

Một số mẫu mô tả công việc của trợ lý giám đốc

Mô tả công việc trợ lý giám đốc vận hành

• Tham gia đóng góp ý tưởng và lên kế hoạch cho các chương trình, hoạt động của công ty.
• Theo dõi, đánh giá số liệu và báo cáo tình hình tài chính của phòng vận hành, thực hiện phân tích số liệu nếu có yêu cầu từ giám đốc.
• Hỗ trợ phòng vận hành trong việc thực hiện công việc, đảm bảo mọi hoạt động trơn tru và đạt được hiệu suất tối ưu.
• Tiếp nhận, xem tài liệu từ các phòng ban, bộ phận rồi trình lên giám đốc phê duyệt.
• Tiếp nhận thông tin từ giám đốc rồi truyền đạt rõ ràng, chính xác với các phòng ban liên quan, tiếp nhận thông tin phản hồi với cấp trên.
• Ghi chú lại các thông tin cuộc họp, biên bản làm việc, tổng hợp nội dung.
• Tham gia hỗ trợ phòng hành chính nhân sự trong việc thực hiện các yêu cầu khác của giám đốc.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của giám đốc.

Mô tả công việc trợ lý giám đốc thương hiệu

• Sắp xếp lịch trình phù hợp để đảm bảo giám đốc tham gia đầy đủ các cuộc họp, sự kiện, hoạt động quảng bá thương hiệu…
• Hỗ trợ giám đốc lên ý tưởng, xây dựng kế hoạch và triển khai các hoạt động Marketing cho công ty.
• Tiến hành nghiên cứu thị trường, đối thủ và các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp mình.
• Tiến hành phân tích các dữ liệu bán hàng, đối thủ cạnh tranh, các thông tin quan trọng khác.
• Phối hợp với các phòng ban khác để triển khai hoạt động Marketing cho các nhà phân phối, điểm bán.
• Cập nhật và giám sát các hoạt động kinh doanh của công ty để đưa ra các đề xuất cải tiến và phát triển cho các sản phẩm và dịch vụ của công ty.
• Theo dõi, đo lường và đánh giá kết quả triển khai của các bộ phận, phòng ban, đưa ra những giải pháp để giải quyết kịp thời vấn đề.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của giám đốc.

Tố chất, kỹ năng cần có của một trợ lý giám đốc

Khả năng thích nghi

Tính chất công việc của trợ lý giám đốc là đa nhiệm, tức là cái gì cũng phải biết, cũng phải hiểu và có tầm nhìn bao quát để hỗ trợ tốt cho giám đốc của mình. Trợ lý phải thường xuyên cùng với giám đốc của mình đối mặt với các vấn đề rủi ro, tình huống khẩn cấp.

Đặc biệt, trong một số trường hợp, công việc của trợ lý giám đốc còn vượt ra ngoài giờ hành chính, có thể làm đến 9 – 10 giờ tối, tùy vào tính chất công việc của cấp trên.

Chính vì vậy, vị trí này đòi hỏi một người có khả năng thích nghi, linh hoạt với mọi tình huống nhằm đưa ra những phương án giải quyết kịp thời. Nếu khả năng thích nghi kém, dễ bỏ cuộc trước những thách thức, áp lực từ công việc và cấp trên của mình, công việc này khó có thể gắn bó lâu dài.

Để trở thành một trợ lý giám đốc chuyên nghiệp, trước hết cần rèn luyện tâm lý vững vàng, gan lì trước những thay đổi, thử thách, đồng thời trau dồi, học hỏi, cập nhật kiến thức, kỹ năng liên tục để không bị tụt lại phía sau.

Tổ chức

Kỹ năng tổ chức tốt sẽ hỗ trợ rất nhiều trong việc thực hiện công việc của giám đốc, đây cũng là một tiêu chuẩn để đánh giá trợ lý đó có làm việc hiệu quả hay không. 

Tổ chức có nghĩa là thực hiện sắp xếp văn phòng làm việc của giám đốc gọn gàng, ngăn nắp, tài liệu được cất một cách chỉn chu, gọn gàng, dễ tìm kiếm. Để làm được việc này, người trợ lý phải có cái nhìn bao quát, thẩm mỹ, có óc tư duy để đánh giá xem đâu là tài liệu quan trọng cần phê duyệt sớm, cất tài liệu ở đâu vừa đảm bảo gọn gàng vừa dễ tìm nếu có việc cần đến… 

Bên cạnh đó, trợ lý cũng cần phải biết sắp xếp thời gian cho các công việc theo thứ tự ưu tiên, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ, hiệu quả, tránh thiếu sót hoặc trùng lặp.

Làm việc độc lập

Một trợ lý có kỹ năng làm việc độc lập, chủ động, có ý thức tự giác cao và thực hiện công việc với trách nhiệm sẽ nhận được sự tín nhiệm rất lớn từ cấp trên. Trợ lý đôi khi phải thay mặt giám đốc thực hiện các công việc với trọng trách lớn như giao tiếp, đàm phán với khách hàng, việc này đòi hỏi họ cần phải có khả năng tính toán, phân tích tốt. 

Chủ động

Kỹ năng chủ động là rất cần thiết đối với một trợ lý giám đốc, bởi ngoài công việc sẽ có những chi tiết nhỏ cần những người trợ lý tinh tế nhận ra để chủ động giải quyết, thay vì giám đốc phải nhắc nhở từng chút một. Một người luôn thấu hiểu phong cách làm việc, tính cách và cả những mong muốn của giám đốc sẽ khiến họ hài lòng và trọng dụng người trợ lý đó hơn. 

Tham mưu

Một người trợ lý giám đốc cần có kỹ năng tham mưu để hỗ trợ giám đốc trong việc ra quyết định và đưa ra những chiến lược phát triển hợp lý. Kỹ năng này giúp trợ lý có được những phân tích và đề xuất giúp giám đốc đưa ra quyết định đúng đắn. 

Do đó, vị trí này đòi hỏi trợ lý giám đốc cần có khả năng đọc hiểu, phân tích thông tin và đưa ra đánh giá chính xác về tình hình kinh doanh, tình hình thị trường và các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Ngoài ra, kỹ năng tham mưu còn giúp trợ lý giám đốc phối hợp và giao tiếp tốt với các bộ phận khác trong công ty nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

Kỹ năng công nghệ

Để trở thành một trợ lý, kỹ năng thu thập, phân tích và xử lý số liệu là không thể thiếu. Do đó, kỹ năng sử dụng máy tính và chủ động tìm hiểu các phần mềm công nghệ mới có thể hỗ trợ rất nhiều trong công việc của cả trợ lý và giám đốc. Đặc biệt là ngày nay, với sự bùng nổ mạnh mẽ của công nghệ, hầu hết tất cả mọi hoạt động được tối ưu bằng công nghệ sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giải quyết gọn gàng hơn nhiều.

Do đó, trợ lý nên cố gắng nâng cao kỹ năng sử dụng máy tính, kỹ thuật để hỗ trợ giám đốc thực hiện công việc nhanh gọn hơn. Đồng thời có thể đề xuất với giám đốc sử dụng các công nghệ mới tiên tiến và tối ưu hơn cho các hoạt động trong công ty. 

Khả năng ra quyết định độc lập

Phải có lý do thì ngoài thư ký, giám đốc còn cần thêm một trợ lý, phòng trường hợp khi giám đốc đi công tác xa, không có mặt tại công ty thì trợ lý giám đốc phải có trách nhiệm quán xuyến mọi thứ. 

Chính vì vậy, một người trợ lý cũng cần thêm kỹ năng đánh giá và ra các quyết định độc lập để khi gặp phải các tình huống cần giải quyết gấp, họ có thể linh hoạt phản ứng hiệu quả. Để làm được điều này, trợ lý nên quan sát, học hỏi từ chính cấp trên của mình. 

Tất cả những gì mà trợ lý được quan sát, rồi tự đặt mình vào giám đốc để trả lời cho câu hỏi “Phải làm gì với tình huống này” sẽ rất có ích cho những khi phải chèo lái con thuyền một mình. Đây cũng là kỹ năng để hình thành tư duy và có tầm nhìn của một người làm giám đốc trong tương lai.

Làm trợ lý giám đốc học ngành gì?

Trên thực tế tại các trường Cao đẳng, Đại học hiện nay tại Việt Nam, hiện vẫn chưa có chương trình nào đào tạo chính quy về ngành nghề Trợ lý giám đốc. Tuy nhiên, tính chất nghề trợ lý giám đốc là một vị trí đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng và có chuyên môn ở lĩnh vực hoạt động của công ty.

Chính vì vậy, nếu muốn theo đuổi nghề trợ lý giám đốc, hãy bắt đầu từ việc học tập tại các trường Cao đẳng, Đại học. Học các chuyên ngành liên quan đến kinh doanh như quản trị kinh doanh, quản trị nhân sự, ngôn ngữ, tài chính, kế toán… được xem là phù hợp với nghề trợ lý giám đốc.

>> Tham khảo thêm các khóa học bổ trợ:

• MMM – Nâng cao năng lực quản trị cho quản lý cấp trung
• 4RL – 4 Vai trò trọng yếu của Nhà lãnh đạo
• Khóa học Kỹ năng giải quyết vấn đề

Phân biệt trợ lý giám đốc và thư ký

Trợ lý giám đốc có thể thực hiện được các công việc của một thư ký, nhưng ngược lại thư ký lại không thể đảm đương vai trò của một trợ lý. Tuy nhiên, mỗi vị trí đều đóng vai trò và trách nhiệm quan trọng khác nhau, tùy vào quy mô tổ chức và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp đó.

Một trợ lý giám đốc xuất sắc là người có thể đồng cam cộng khổ cùng cấp trên trong chặng đường dài phát triển công ty, là người có thể “vào sinh ra tử” cùng cấp trên tại thương trường, hoặc sát cánh cùng họ trong các chiến lược kinh doanh.