Các nhà lãnh đạo không nên nghĩ rằng mình đơn giản chỉ có trách nhiệm của một nhà quản lý, một người giám sát, vv…; nhưng còn hơn với tư cách là một “trưởng nhóm.” Nhìn nhận bản thân với tư cách là một nhà quản lý hay một người giám sát, sẽ cho phép bạn có được những quyền hạn vốn có tương ứng với các vị trí trên cũng như nhận được sự tôn trọng từ mọi người, qua đó vị trí này sẽ giúp bạn có được một quyền năng sức mạnh nhất định.
Theo ý kiến của Tướng quân John Wickham : “Tôi nghĩ rằng quân đội sẽ mắc phải một sai lầm nghiêm trọng nếu chúng ta tạo ra sự khác biệt” và nói thêm rằng “Bạn có thể là một nhà quản lý và bạn có thể là một nhà lãnh đạo. Vì vậy, triết lý của tôi là chúng ta đều là các nhà lãnh đạo! Chúng ta phải là một nhà quản lý đầy trách nhiệm hoặc là một nhà quản lý có khả năng điều hành tất cả các công việc được giao phó. Thật sai lầm khi nghĩ rằng chúng ta sẽ trở thành người này chứ không là người khác.”
Các nhà lãnh đạo không nên nghĩ rằng mình đơn giản chỉ có trách nhiệm của một nhà quản lý, một người giám sát, vv…; nhưng còn hơn với tư cách là một “trưởng nhóm.” Nhìn nhận bản thân với tư cách là một nhà quản lý hay một người giám sát, sẽ cho phép bạn có được những quyền hạn vốn có tương ứng với các vị trí trên cũng như nhận được sự tôn trọng từ mọi người, qua đó vị trí này sẽ giúp bạn có được một quyền năng sức mạnh nhất định. Thông qua việc thấu hiểu sở thích cũng như động lực làm việc của từng thành viên trong nhóm, với tư cách là một cá nhân thay vì đứng ở cương vị mà bạn đang nắm giữ, bạn sẽ nhận được sự tôn trọng cũng như sự tin tưởng hoàn toàn từ cấp dưới của mình. Từ trước đến nay, người ta thường chỉ cung cấp cho bạn các cấu trúc cơ bản cho việc phát triển một đội ngũ, như tư vấn và lập kế hoạch. Tuy nhiên, để hình thành một nhóm làm việc hiệu quả từ một tập thể đòi hỏi bạn phải làm thêm một số bước sau đây.
Điều này có nghĩa là cấp dưới của bạn không chỉ đơn thuần là những người đi theo bạn một cách mù quáng, tới bất cứ nơi nào bạn tới, mà hơn thế nữa họ sẽ là một nhóm tận tâm với công việc, luôn hỗ trợ và hợp tác với nhau để đạt được một mục tiêu thống nhất thông qua các kiến thức chung và việc chia sẻ các kỹ năng.
NHÓM LÀM VIỆC LÀ GÌ?
Nhóm là một tập thể bao gồm những thành viên cùng làm việc. Sự hợp tác này nhằm mục đích vươn tới mục tiêu mà họ cùng theo đuổi hay một nhiệm vụ mà bản thân họ cùng chia sẻ trách nhiệm. Một tập thể không nhất thiết phải là một đội nhóm. Một đội nhóm là một tập thể những con người có sự độc lập ở mức độ cao nhằm hướng tới việc đạt được một mục tiêu chung hoặc sự hoàn tất một nhiệm vụ thay vì với tư cách chỉ là một tập thể thuận tiện cho việc quản lý. Một tập thể được định nghĩa là nhiều cá nhân có mối quan hệ thống nhất với nhau.
Mỗi thành viên trong nhóm đều tận tâm cam kết với nhau về sự phát triển cá nhân cũng như thành công chung của nhóm. Một nhóm làm việc sẽ đạt được kết quả cao hơn so với một tập thể và sẽ sẽ đáp ứng được tất cả những kỳ vọng chính đáng của từng cá nhân trong nhóm. Bởi vì trong một nhóm luôn có sự đồng tâm hợp lực giữa các thành viên – “một cộng một sẽ hơn hai rất nhiều.”
XÁC ĐINH RÕ THẾ NÀO LÀ MỘT NHÓM
Katzenbach và Smith (1986) đã định nghĩa rằng một nhóm là một tập hợp số ít cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục đích chung, thực hiện mục tiêu, và một phương pháp tiếp cận chung mà bản thân họ cùng nhau chia sẻ trách nhiệm:
- Một nhóm nhỏ thường có số lượng thành viên dao động từ 2 đến 25, một vài nơi tổ chức đội nhóm thường từ 5 đến 9 người, đây là hình thức dễ quản lý nhất và hiệu quả có thể đạt tối ưu. Nếu số thành viên trong nhóm nhiều hơn 9, thì sự trao đổi ý kiến giữa các thành viên thường chỉ tập trung vào một nhóm nhỏ bởi vì các thành viên không có đủ cơ hội thích hợp để nói chuyện với nhau. Nếu nhóm có ít hơn 5 thành viên thì những kinh nghiệm, kỹ năng và kiến thức tập thể của nhóm sẽ không đủ.
- Tính hiệp lực được thể hiện qua việc bổ sung kĩ năng lẫn nhau giữa các thành viên khi mà trong một nhóm có rất nhiều ý tưởng đa dạng và tập hợp kỹ năng của các thành viên được kết hợp. Nếu nhóm gồm những thành viên thích tư duy cá nhân thì việc tư duy tập thể sẽ giới hạn khả năng sáng tạo trong việc giải quyết vấn đề của họ.
- Mục tiêu chung chính là động lực thúc đẩy của nhóm. Mỗi nhóm phải hình thành mục tiêu riêng của mình. Mục tiêu này phải có ý nghĩa và tất cả các cá nhân đều có quyền sở hữu nó. Nhóm làm việc cần phải thường xuyên xem xét lại theo chu kỳ và định hướng mục tiêu chung sao cho phù hợp với sự phát triển của nhóm (thường được gọi là một lịch trình). Đây là lịch trình dạng mở. Mặt khác, các lịch trình ẩn sẽ chọn ra những cá nhân cố gắng nỗ lực tiến về phía trước. Các lịch trình ẩn ngăn cản nhóm hình thành một đội nhóm thật sự bởi cảm xúc và động lực bị ẩn giấu đằng sau các cuộc thảo luận.
- Các mục tiêu hành động là quá trình thực thi, phát triển và nguồn năng lượng cho cả nhóm. Mục tiêu hoạt động cụ thể được hình thành, theo dõi, đáp ứng, và đánh giá trong một quá trình liên tục.
- Phương pháp tiếp cận chung là cách thức mà các thành viên trong nhóm thống nhất với nhau về việc họ sẽ cùng hợp tác như thế nào. Các nhóm nên tự phát triển một bản đặc quyền hoặc một bộ các quy tắc ứng xử của chính họ bao gồm các hành vi ứng xử được kì vọng của thành viên trong nhóm. Các thành viên sẽ thường đảm nhận vai trò như Người đưa ra các câu hỏi hoặc Người biện hộ, Nhà lịch sử, Người quản lý thời gian, và Người điều phối, để giúp giữ cho quá trình hoạt động của nhóm không bị trì trệ và luôn đi đúng hướng.
- Đôi bên cùng có trách nhiệm là khía cạnh cuối cùng để có thể phát triển được một nhóm làm việc hiệu quả. Mọi người trong một nhóm sẽ cùng sở hữu, chia sẻ cả thành công cũng như thất bại.
CHIA SẺ MÔ HÌNH TRÍ TUỆ
Các thành viên trong nhóm không chỉ tương tác với nhau trên tất cả các khía cạnh về nhiệm vụ và mục tiêu trong công việc, họ còn chia sẻ những ý kiến về việc quản lý, điều hành, chẳng hạn như lập kế hoạch, tổ chức, thiết lập mục tiêu hoạt động, đánh giá hoạt động của nhóm, phát triển chiến lược của riêng mình để quản lý sự thay đổi, và đảm bảo nguồn lực của mình.
Việc chia sẻ những mô hình trí tuệ hoặc cấu trúc tri thức giúp cho mỗi thành viên đưa ra dự đoán và những kỳ vọng về vai trò và yêu cầu nhiệm vụ của các đồng đội, tiếp đó, cho phép họ thực hiện điều chỉnh để duy trì một nhóm làm việc hiệu quả (Cannon-Bowers, Salas, và Converse, 1993).
Ngày nay, với các công cụ truyền thông xã hội, các nhóm không chỉ tạo ra, chỉnh sửa, và/ hoặc phân phối nội dung, mà còn đặt câu hỏi, cung cấp câu trả lời và đưa ra phản hồi thậm chí ngay cả khi các thành viên trong nhóm không ở gần nhau. Các công cụ truyền thông xã hội bao gồm Twitter và Yammer (blog); Flickr và SlideShare (chia sẻ tập tin); Adobe Connect & Elluminate (phòng họp ảo); Facebook và MySMasterskills (các trang web xã hội); và Wiki. Thêm vào đó, chúng ta không thể nào quên hai công cụ truyền thông xã hội lâu đời nhất, đó chính là Email và tin nhắn.
NHỮNG LỢI ÍCH CHỦ YẾU CỦA MỘT NHÓM LÀM VIỆC
1. Nhóm tối đa hóa nguồn nhân lực của tổ chức. Mỗi thành viên trong nhóm được hướng dẫn, giúp đỡ, và được dẫn dắt bởi tất cả các thành viên khác. Thành công hay thất bại là trách nhiệm của cả nhóm, không chỉ của cá nhân. Khi thất bại, chúng ta không để đổ lỗi cho riêng cá nhân nào; chính điều này sẽ mang đến cho mọi người sự can đảm để nắm bắt cơ hội. Ngược lại, khi thành công, tất cả các thành viên đều được hưởng lợi ích và điều này làm cho họ đặt ra mục tiêu cao hơn và sẽ càng cố gắng đạt được thành công lớn hơn. Thêm vào đó, thất bại sẽ là một bài học kinh nghiệm cho cả nhóm.
2. Hiệu suất của nhóm là ưu tiên, ngay cả khi không có lợi thế. Đó là do sự đồng tâm hiệp lực của cả nhóm – một nhóm có thể làm việc tốt hơn rất nhiều so với một tập thể bao gồm các cá nhân làm việc riêng lẻ.
3. Có cải tiến liên tục. Không ai có thể nắm rõ công việc, các nhiệm vụ và mục tiêu hơn những thành viên trong nhóm. Để có được sự thay đổi thật sự, bạn rất cần kiến thức, kỹ năng, và khả năng của họ. Khi bạn kéo họ lại với nhau và làm việc như một nhóm thực sự, họ sẽ không ngần ngại thể hiện khả năng của mình. Những động cơ cá nhân sẽ được đẩy sang một bên; thay vào đó là việc hợp lực để có thể đạt được động cơ chung của cả nhóm.
Douglas McGregor đã nói rằng “Hầu hết các nhóm làm việc không hoàn toàn là một nhóm mà chỉ đơn giản là một tập hợp các mối quan hệ cá nhân với ông chủ. Mỗi cá nhân cạnh tranh về quyền lực, uy tín và chức vụ với những người khác.”
TỪ NHÓM ĐẾN TẬP THỂ – LÀM SAO ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC ĐIỀU ĐÓ
Lời khuyên cho việc xây dựng một nhóm bao gồm:
Hãy nhiệt huyết-Đó là hiệu ứng lan truyền
Hãy trở nên nhiệt huyết về một khía cạnh tại một thời điểm. Đầu tiên, hãy bắt đầu bằng cách tìm kiếm một vấn đề có thể nhanh chóng được giải quyết. Hầu hết các nhóm theo dõi sự tiến bộ của mình bằng việc xem xét lại những các hành động chủ chốt mà cả nhóm đã cùng nhau giải quyết. Một nhóm làm việc tiềm năng có thể tạo ra được những trường hợp như trên bằng cách ngay lập tức tạo ra một vài thử thách, mục tiêu chưa đạt được.
Đầu tiên, hãy tìm một vấn đề và đưa ra thảo luận với cả nhóm; không giao phó vấn đề này cho cá nhân hoặc một nhóm nhỏ, mà hãy biến nó thành một dự án cho tất cả mọi người. Chọn một vấn đề đơn giản, nhưng không liên quan đến công việc và thu hút mọi người đưa ra quan điểm và đề xuất ý kiến. Tiếp theo, yêu cầu mọi người đưa ra cách giải quyết. Đưa ra yêu cầu cấp bách với một mục tiêu rõ ràng. Không cần phải dành ra một phần lớn các nguồn hỗ trợ hoặc thời gian vào việc này, đơn giản chỉ cần đưa ra và kêu gọi các phương thức giải quyết. Khi tìm ra được giải pháp, hãy đề cao việc này bằng cách tán thưởng cả nhóm. Ngoài ra, phải đảm bảo nhấn mạnh các khía cạnh của việc tăng hiệu quả, hiệu suất, và/hoặc sự bình tĩnh khi làm việc vì điều này sẽ hình thành các quy chuẩn cho sự thành công. Khi vấn đề đã được giải quyết, hãy tìm ra một vấn đề khác (tốt nhất vấn đề mới nên lớn hơn vấn đề cũ) và lặp lại các bước trên.
Tạo sự cần thiết
Thành viên trong nhóm cần phải tin rằng nhóm của mình đang hướng đến một mục đích vô cùng giá trị và hết sức cấp thiết. Hình thành ý thức: đây là việc khẩn cấp sẽ giúp họ hiểu được những kỳ vọng của mình. Việc hoàn thành mục tiêu càng cấp bách, càng có ý nghĩa với các thành viên bao nhiêu thì càng có nhiều khả năng hình thành được một nhóm làm việc thực sự bấy nhiêu. Nhóm làm việc tốt nhất sẽ xác định được hiệu suất làm việc mong muốn của họ, nhưng phải đủ linh hoạt để có khả năng thay đổi việc định hình lại mục đích, mục tiêu, và phương hướng làm việc của họ.
Thiết lập các quy tắc rõ ràng về hành vi
Các nhóm hình thành các quy tắc ứng xử để giúp họ đạt được mục tiêu và hiệu suất làm việc mong muốn. Sau đây là một số quy tắc mà bạn có thể tham khảo:
- Thảo luận – Không được chỉ trích ý kiến của người khác.
- Tính bảo mật – Phạm vi tiết lộ thông tin chỉ được giới hạn trong một nhóm làm việc.
- Phương pháp phân tích – Luôn chấp nhận sự thật.
- Sự đối đầu mang tính xây dựng – Không đổ lỗi cho người khác.
- Chia sẻ – Tất cả mọi người vừa là một giáo viên, vừa là một học sinh.
- Điều quan trọng nhất – Tất cả mọi người đều thực sự làm việc.
Không ngừng cung cấp thông tin
Thử thách nhóm của bạn bằng việc tìm hiểu những sự thật và thông tin mới mẻ. Những thông tin này sẽ góp phần tạo nên một nhóm làm việc tiềm năng, đồng thời sẽ xác định lại một cách rõ ràng và làm phong phú thêm mức độ hiểu biết về các mục tiêu của nhóm, qua đó giúp nhóm có được một mục tiêu rõ ràng hơn.
Cùng nhau phát triển
Các nhóm phải dành nhiều thời gian để tìm hiểu lẫn nhau (liên kết), đặc biệt là trong khoảng thời gian đầu làm việc nhóm. Tuy nhiên, các nhóm tiềm năng thì thường không làm như vậy. Họ cùng nhau dành thời gian cả khi có lịch hẹn và cả khi không hẹn trước. Những cái nhìn sâu sắc và sáng tạo cũng như những liên kết giữa các cá nhân yêu cầu sự tương tác ngẫu hứng và đơn giản.
Tăng cường những hiệu ứng tích cực
Hãy khai thác được sức mạnh của thông tin phản hồi tích cực, sự công nhận và sự khen thưởng. Củng cố công việc cũng như bối cảnh làm việc nhóm cũng như ở bất kể nơi nào khác một cách tích cực. Ví dụ: Khi một người nhút nhát đang bước đầu nỗ lực để phát biểu ý kiến của mình, bạn nên nhanh chóng nhận ra, cổ vũ sự đóng góp của họ và khuyến khích họ tiếp tục phát huy.
Các phương pháp khác bao gồm:
- Tập trung vào việc phát triển cũng như cách thức làm việc. Hình thành những tiêu chuẩn về cử chỉ hành vi cho nhóm của bạn. Hãy tạo ra một mô hình làm việc nhóm theo cách kinh doanh và cách tương tác với các đồng nghiệp của bạn.
- Sử dụng tất cả các công cụ lãnh đạo của bạn, như đào tạo, đưa ra lời khuyên, tư vấn, dạy kèm, và tập trung vào việc cải thiện hiệu suất.
- Hành xử một cách thân thiện, chẳng hạn như cách bạn giao tiếp, thể hiện sự tôn trọng, đánh giá cao và tôn vinh những thành tựu của họ.
- Thái độ của bạn phải cho thấy sự đảm bảo, lòng trung thành, niềm tự hào và tin tưởng vào nhóm của bạn
- Chia sẻ lòng tin.
- Hình thành các nhóm nhỏ cho những lĩnh vực quan trọng và cung cấp cho họ quyền ra quyết định.
- Các thành viên trong nhóm thay phiên nhau điều hành và dẫn các cuộc họp.
- Là người nói cuối cùng trong các cuộc thảo luận, sau khi bạn đã nghe ý kiến của những người khác.
- Hãy rõ ràng về việc bạn đang bày tỏ ý kiến cá nhân của mình, của tổ chức, hay của cả nhóm.
Các nhà lãnh đạo thể hiện bản thân mình trong việc lấy cảm hứng từ các thành viên trong nhóm. Từ trước đến nay các công ty, các tổ chức đều đánh giá các nhà lãnh đạo thông qua các hành động và hành vi của họ. Tuy nhiên, cách tốt nhất để đánh giá một người lãnh đạo chính bằng cách xem xét mức độ những người xung quanh nhà lãnh đạo đó được truyền cảm hứng. Nguồn cảm hứng này đã mang đến cho các công ty, các tổ chức những thành tích xuất sắc, chứ không phải là những thành tích bình thường.
