5 Công cụ Giải quyết Vấn đề

1. Mô hình 6 bước giải quyết vấn đề

Phương pháp Sáu bước là một cách đơn giản và đáng tin cậy để giải quyết vấn đề. Kỹ thuật này sử dụng cách tiếp cận phân tích và đáng tin cậy để giải quyết vấn đề. Quá trình này giữ cho việc giải quyết vấn đề của nhóm đi đúng hướng trong khi thực hiện điều tra và tìm kiếm 1 giải pháp

2. Kỹ thuật đào sâu

Trong những tổ chức phức tạp, vấn đề không thể tránh khỏi. Các tổ chức thành công dành thời gian xác định những vấn đề phức tạp này và lên kế hoạch giải quyết càng sớm càng tốt. Kỹ thuật đào sâu là một cách tiếp cận phổ biến để giải quyết vấn đề trong các tổ chức phức tạp. Như tên của nó cho thấy bạn phá vỡ vấn đề thành các phần khác nhau, cho phép bạn xác định giải pháp.

3. Mô hình 4 khung

Là một trong những công cụ phổ biến và sâu nhất quản lý sử dụng để tối đa hóa tiềm năng của một tổ chức. Mô hình  phân chia một tổ chức thành “bốn khung” – cấu trúc, nhân sự, chính trị và biểu tượng (Structural, Human Resource, Political and Symbolic) – nhằm mục đích hiểu rõ hơn về tổ chức. Mỗi khung phải được xem xét một cách có ý nghĩa; nếu loại bỏ 1 trong số chúng thì kết quả sẽ không đầy đủ.

4. 8 nguyên tắc giải quyết vấn đề

Công cụ giải quyết vấn đề này đòi hỏi một kế hoạch thực tiễn được tạo ra khi bắt đầu quy trình tám bước. Nó đòi hỏi một định nghĩa rõ ràng về vấn đề, cá nhân tham gia vào giải pháp và các nguồn lực. Mỗi một trong 8 nguyên tắc trong quá trình này, được thiết kế giúp bạn tiến gần đến một giải pháp thành công.

5. Khuôn khổ Cynefin

Cốt lõi của khuôn khổ Cynefin là phá vỡ vấn đề thành một trong 5 bối cảnh. Bạn đặt vấn đề vào một trong những bối cảnh cụ thể và nó sẽ giúp bạn quyết định làm thế nào tiếp cận nó tốt nhất. Công cụ giải quyết vấn đề này là một cấp độ “cao hơn” so với những công cụ khác, bởi nó đòi hỏi bạn suy nghĩ vấn đề ở nơi đầu tiên. Khung này thường được sử dụng kết hợp với các công cụ giải quyết vấn đề khác để tìm ra giải pháp.

Công cụ giải quyết vấn đề 6 bước 

Quy trình giải quyết vấn đề 6 bước là là một cách đơn giản và đáng tin cậy. Quá trình này giữ cho việc giải quyết vấn đề của nhóm đi đúng hướng trong khi họ thực hiện việc điều tra và tìm kiếm 1 giải pháp

Vấn đề phức tạp với đội nhóm và phòng ban…  thường được giải quyết nhanh hơn, hiệu quả hơn bằng cách sử dụng phương pháp khoa học, có hệ thống để giải quyết.

Ưu điểm

Mô hình 6 bước giải quyết vấn đề đưa ra một quy trình tập trung hơn với nhiều ưu điểm:

• Đảm bảo tính nhất quán, mọi người trong nhóm đều hiểu phương pháp được sử dụng.
• Bằng cách sử dụng dữ liệu, phương pháp này giúp bạn loại bỏ sự thiên vị và định kiến cá nhân, dẫn đến lập luận và giải pháp khách quan hơn.
• Khuyến khích nhóm hợp tác làm việc.
• Giúp nhóm đạt được sự đồng thuận.
• Giúp quá trình ra quyết định dễ dàng hơn.
• Mô hình cung cấp một giải pháp hợp lý cho bạn và đội nhóm.

Đây là một quá trình 6 bước theo thứ tự – như một chu kỳ. Mỗi bước phải được hoàn thành trước khi chuyển sang bước tiếp theo. Các bước được lặp lại. Tại bất kỳ điểm nào, nhóm có thể quay trở lại bước trước đó và tiếp tục từ đó.

Quy trình 6 bước giải quyết vấn đề bao gồm:

1. Xác định vấn đề.
2. Tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
3. Phát triển giải pháp thay thế.
4. Chọn 1 giải pháp.
5. Thực hiện giải pháp.
6. Đánh giá kết quả.

6 bước này là một quá trình cải tiến liên tục. Mục tiêu không chỉ là để giải quyết 1 vấn đề mà còn để phát triển, điều chỉnh giải pháp liên tục khi có thách thức mới nổi lên, thông qua việc lặp lại Quy trình 6 Bước.

Lưu ý:

Mô hình 6 bước không có tiêu đề chuẩn cho từng bước. Các bước trên sử dụng các quy ước đặt tên nhằm đưa chỉ dẫn rõ ràng nhất về mục đích của bước đó.

Bước 1: Xác định vấn đề

Bước 1 là chẩn đoán vấn đề, bao gồm: bối cảnh và các triệu chứng của vấn đề. Một khi nhóm bạn đã hiểu rõ vấn đề là gì, họ sẽ điều tra các triệu chứng rộng hơn, khám phá các tác động tiêu cực của chúng, ảnh hưởng tới ai và mức độ khẩn cấp/ quan trọng để giải quyết từng triệu chứng.

Ở bước này nhóm giải quyết vấn đề nên sử dụng các kỹ thuật như:

• Kích phá não.
• Phỏng vấn.
• Trả lời bảng câu hỏi.

Khi thảo luận làm rõ vấn đề, nhóm sẽ liên tục mô tả các triệu chứng và sửa đổi lại vấn đề. Càng có nhiều triệu chứng được tìm thấy, càng giúp bạn làm rõ vấn đề thực sự là gì.

Bước 2: Tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề

Sau khi tất cả tìm thấy các triệu chứng, vấn đề được chẩn đoán và được nhóm đồng ý, bạn bắt đầu dẫn dắt nhóm tìm kiếm nguyên nhân gây ra vấn đề. Trong bước này, bạn có thể sử dụng các công cụ như:

• Sơ đồ xương cá.
• Phân tích Pareto.
• Sơ đồ mối tương quan.

Những kỹ thuật này giúp bạn đối chiếu thông tin một cách có cấu trúc và tập trung vào các nguyên nhân cốt lõi của vấn đề. Đây được gọi là nguyên nhân gốc rễ.

Ở bước 2 này, nhóm có thể trở lại bước 1 để xác định lại vấn đề. Sự khác biệt giữa chẩn đoán vấn đề và nguyên nhân gốc rễ là gì?

Nếu một người có vấn đề về hô hấp và đau ngực (triệu chứng).

Bác sĩ có thể chẩn đoán anh ta bị bệnh tim (xác định vấn đề).

Sau đó, nguyên nhân được xác định là do chứng béo phì và hút thuốc (nguyên nhân gốc rễ).

Bước 3: Phát triển giải pháp thay thế

Phân tích, sáng tạo để giải quyết vấn đề là tạo ra nhiều giải pháp, không chỉ là một. Thông thường câu trả lời rõ ràng nhất không phải là giải pháp hiệu quả nhất cho vấn đề. Nhóm bạn nên tập trung vào:

• Tìm ra càng nhiều giải pháp càng tốt, không cần biết nó kỳ cục hay ngớ ngẩn ra sao
• Xem xét mối liên quan của từng giải pháp tới nguyên nhân gốc rễ và các triệu chứng.
• Quyết định xem liệu có thể hợp nhất nhiều giải pháp khác nhau để cùng đưa ra câu trả lời cho vấn đề hay không?

Lúc này, bạn không đi tìm 1 giải pháp, mà tập trung loại bỏ những giải pháp không hiệu quả. Các kỹ thuật bạn có thể sử dụng gồm:

• Phân tích SWOT
• Phân tích chống đối – ủng hộ
• 5 yếu tố của Porters

Quy trở lại với ví dụ về anh chàng bệnh nhân ở bước trước. Bác sĩ làm gì? Ở giai đoạn này, bác sỹ sẽ lựa chọn các pháp đồ điều trị khác nhau như: Thuốc men, Phẫu thuật, Thay đổi lối sống…

Bước 4 :Chọn Giải pháp

Trong bước 4, nhóm bạn bắt đầu đánh giá tất cả các lựa chọn, các giải pháp tiềm năng, rồi từ từ thu hẹp nó xuống còn 1 giải pháp. Lúc này bạn sử dụng 2 câu hỏi chính.

• Giải pháp nào khả thi nhất?
• Giải pháp nào được những người sẽ thực hiện và sử dụng nó ưa chuộng?

Tính khả thi được xác định bằng cách quyết định xem liệu một giải pháp:

• Có thể được thực hiện trong khung thời gian chấp nhận?
• Có hiệu quả, đáng tin cậy và thực tế?
• Sẽ giúp sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn?
• Có thể thích nghi khi điều kiện thay đổi?
• Rủi ro của nó có thể quản lý được?
• Có lợi cho tổ chức?

Giải pháp nào được ưa thích?

Sự chấp nhận của những người sẽ sử dụng và thực hiện giải pháp là chìa khóa thành công.

Đây là nơi mà các bước trước trở nên hữu ích. Với người dùng và người thực hiện, một giải pháp có thể quá triệt để, phức tạp hoặc không thực tế. Hai bước trước giúp xác minh các lựa chọn của nhóm PS (PS- Problem Solving) và đưa ra một loạt các giải pháp khả thi khác nhau cho người dùng và người thực hiện để thảo luận và lựa chọn.

Điều này có nghĩa gì với bác sỹ của chúng ta? Ở giai đoạn này, bác sĩ xem xét:

Lựa chọn điều trị nào phù hợp nhất với bệnh nhân (tính khả thi), thường giới thiệu bệnh nhân tới (các) chuyên gia tư vấn.

Bệnh nhân được cung cấp các lựa chọn điều trị khác nhau (lựa chọn). Cuối cùng, dựa trên bằng chứng, cần phải tiến hành một biện pháp điều trị (giải pháp).

Bước 5: Thực hiện giải pháp

Một khi giải pháp đã được chọn, lập kế hoạch dự án ban đầu và thiết lập:

• Người quản lý dự án.
• Ai khác cần tham gia thực hiện giải pháp.
• Khi nào dự án bắt đầu.
• Các mốc quan trọng
• Các hành động cần được thực hiện trước khi thực hiện giải pháp
• Cần phải có những hành động nào trong quá trình thực hiện giải pháp
• Tại sao những hành động này là cần thiết?

Ở bước này, nhóm của bạn có thể sử dụng các công cụ như:Biểu đồ Gantt, Timeline, LogFrame

Điều gì xảy ra với bệnh nhân? Tại thời điểm này bệnh nhân và bác sĩ (người quản lý dự án) sẽ bắt đầu:

Chuẩn bị và lên kế hoạch cho phương pháp điều trị được đề nghị.

Một cuộc hẹn cho phẫu thuật được thiết lập và bác sĩ phẫu thuật được chỉ định (Hành động trước khi thực hiện giải pháp).

Bệnh nhân sẽ được thông báo về những gì sẽ xảy ra trong quá trình phẫu thuật và sau đó (các hành động cần thực hiện trong quá trình thực hiện).

Các cột mốc quan trọng được thiết lập để phục hồi, kiểm tra lịch trình,….

Bước 6: Đánh giá Kết quả

Việc thực hiện dự án giờ đây cần được nhóm kiểm soát, đảm bảo giải pháp được tuân thủ. Giám sát bao gồm kiểm tra:

• Các cột mốc có được đáp ứng?
• Chi phí có nằm trong ngân sách?
• Công việc cần thiết có được hoàn thành?

Nhiều nhóm làm việc bỏ qua Bước 6 vì họ tin rằng bản thân dự án đã đề cập tới các vấn đề trên, nhưng điều này thường khiến kết quả mong muốn không đạt được.

Các nhóm hoạt động hiệu quả đưa ra phản hồi, phát hiện xem nếu dự án diễn ra không theo kế hoạch. Chúng cũng đảm bảo dự án không có vấn đề mới. Bước này dựa vào:

• Thu thập dữ liệu.
• Cơ chế báo cáo chính xác, được xác định.
• Thông tin cập nhật thường xuyên từ Quản lý dự án.
• Thách thức quá trình và hành động khi cần thiết.

Trong Bước 6, việc đánh giá kết quả sẽ giúp nhóm quyết định xem có cần trở lại bước trước hay tiếp tục thực hiện. Một khi giải pháp được đưa ra, nhóm nên tiếp tục  theo dõi giải pháp và chuẩn bị để bắt đầu lại quy trình 6 bước khi được yêu cầu. Điều này có ý nghĩa gì đối với bệnh nhân?

Phẫu thuật được thực hiện (đạt mốc quan trọng).

Sau phẫu thuật, bệnh nhân sẽ được theo dõi để đảm bảo rằng phẫu thuật đã thực hiện tốt – giảm triệu chứng và các tác dụng phụ, vv (kết quả).

Kiểm tra dài hạn sẽ được thực hiện để đảm bảo rằng việc điều trị vẫn tiếp tục có hiệu quả và nếu cần phải điều trị thêm nữa (kết cục).

Nói chung, phương pháp Sáu Bước là một cách đơn giản và đáng tin cậy để giải quyết vấn đề.

Sử dụng cách tiếp cận phân tích, sáng tạo để giải quyết vấn đề là một quá trình trực quan và đáng tin cậy. Nó giúp các nhóm theo dõi và cho phép điều tra kỹ lưỡng về vấn đề và tìm kiếm giải pháp. Quá trình bao gồm người thực hiện và người sử dụng, và tìm ra một giải pháp hợp lý, có thể giám sát được dựa trên dữ liệu.

Công cụ giải quyết vấn đề bằng Kỹ thuật đào sâu – mũi khoan

Trên thực tế, hầu hết các doanh nghiệp đều phức tạp, thành công trong việc định vị bản thân trên thị trường nhằm tạo ra doanh thu và lợi nhuận là một thách thức lớn. Như các cụ thường nói, nếu nó dễ dàng, thì ai cũng làm được rồi.

Khi điều hành một doanh nghiệp phức tạp và gấp rút, vấn đề nằm ở việc nắm bắt tiến độ. Với ý nghĩ đó, bạn cần có một kế hoạch giải quyết những vấn đề phức tạp theo cách cho phép bạn tìm ra giải pháp thích hợp càng sớm càng tốt. Một cách tiếp cận được biết đến với cái tên là Kỹ thuật đào sâu (mũi khoan)

Bạn có thể đoán được phương pháp tiếp cận này từ tên gọi của nó. Thuật ngữ “đào sâu” (‘drill down’ ) thường được sử dụng trong doanh nghiệp, giúp bạn thu hẹp một cái gì đó từ các thành phần lớn hơn thành những thành phần bé hơn. Đó chính là điều sẽ xảy ra trong kỹ thuật đào sâu. Khi đối mặt với một vấn đề lớn và phức tạp với nhiều rủi ro tiềm ẩn, một trong những cách tốt nhất bạn có thể làm là phá vỡ nó thành những vấn đề nhỏ cho tới khi bạn giải quyết được.

Sử dụng

Để sử dụng phương pháp này thành công, bạn sẽ cần có một kế hoạch. Bạn có thể chọn thự chiện trên máy tính hoặc chỉ cần một cây bút và một mảnh giấy.Để bắt đầu, hãy viết ra vấn đề mà bạn đang phải đối mặt ở đầu trang giất. Tổng hợp vấn đề chỉ bằng một từ hoặcmột cụm từ ngắn, ngay cả khi nó phức tạp.  Đây sẽ là điểm khởi đầu của bạn, và phần còn lại của tiến trình khoan sẽ được thực hiện từ đây.

Tiếp theo, bạn sẽ chia vấn đề thành 3 đến 5 vấn đề nhỏ hơn. Chúng chỉ là một bước trung gian dưới vấn đề lớn. Sau đó, tiếp tục xuống mức độ khác để có một danh sách các vấn đề mà bạn cần phải giải quyết.

Quá trình này sẽ tiếp tục cho đến khi bạn không thể đi sâu hơn được nữa. Khi đã đi tới đáy biểu đồ, bạn sẽ kết thúc và bắt đầu tìm kiếm giải pháp trong số những gì bạn đã tạo ra.

Đọc biểu đồ

Đào sâu vấn đề lớn mà bạn đang phải đối mặt thành một loạt các mẩu nhỏ hơn có thể dẫn bạn đến một số kết quả đáng ngạc nhiên. Bạn sẽ nhận ra rằng có nhiều vấn đề hơn bạn nghĩ ban đầu.

Thật ngạc nhiên khi thấy được số lượng yếu tố ảnh hưởng có trong một vấn đề, đó chính là lý do tại sao bạn cần trải qua quá trình này ngay từ đầu. Dành thời gian với biểu đồ này giúp bạn hiểu vấn đề từ trên xuống dưới, có nghĩa giờ đây bạn có cơ hội tốt hơn tiến tới giải pháp đúng.

Một số điểm trên sơ đồ cho bạn con đường thẳng tiến tới phía trước và không cần điều tra thêm. Tuy nhiên có những điểm bạn sẽ cần xem xét kỹ hơn.

Đó là những điểm mà bạn có thể cần để giải quyết vấn đề. Khi đi xuống nhiều cấp độ, bạn có cơ hội tiến tới dưới cùng trước khi đưa ra tha đổi. Bạn không muốn chỉ giải quyết vấn đề hời hợt, vì vấn đề đó sẽ trở lại nếu bạn không khắc phục vấn đề căn bản.

Bằng cách sử dụng kỹ thuật đào sâu đúng cách, bạn có thể hiểu được vấn đề và tiến hành khắc phục.

Sự kết hợp độc đáo với các phương pháp khác

Kỹ thuật đào sâu phù hợp với các hình thức giải quyết vấn đề khác thường được sử dụng trong doanh nghiệp. Cụ thể, phương pháp 5 why phù hợp với dòng suy nghĩ này theo nhiều cách. Cả hai phương pháp đều tập trung vào việc tìm ra vấn đề gốc rễ thay vì chỉ xác định vấn đề cao nhất và cả hai phương pháp đều yêu cầu bạn suy nghĩ về hoạt động của doanh nghiệp như một toàn thể, thay vì chỉ những yếu tố liên quan trực tiếp đến vấn đề ở trước mặt bạn.

Những phương pháp này không hẳn là một lối tắt – thay vào đó, bạn nên tìm kiếm một câu trả lời có ý nghĩa cho vấn đề chính đang đe dọa đến doanh nghiệp. Hãy tìm đến trung tâm của vấn đề.

Với doanh nghiệp, bạn cần đảm bảo toàn bộ công ty biết và cùng sử dụng kỹ thuật mũi khoan. Phương pháp này sẽ không hữu ích nếu chỉ một số đội sử dụng đúng cách, vì vậy hãy dành thời gian đào tạo mọi người về cách đi sâu vào vấn đề một cách có hiệu quả.

Nếu tích hợp phương pháp giải quyết vấn đề này như một công cụ được sử dụng thường xuyên, bạn có thể tránh gặp phải những vấn đề lớn và vẫn tồn tại trong tổ chức. Kỹ thuật đào sâu không giải quyết được tất cả các vấn đề mà doanh nghiệp bạn đang đối diện, nhưng chắc chắn nó sẽ giúp bạn tiếp tục tiến tới một tương lai thành công.

Công cụ giải quyết vấn đề: Mô hình 4 Khung

Mô hình 4 Khung là một khái niệm phân chia bất kỳ tổ chức nào thành 4 khung –  với mục đích hiểu rõ hơn về tổ chức, khi chúng được phân chia theo cách này. Các tổ chức là những thực thể cực kỳ phức tạp, với một số lượng lớn nhân cách, động lực, khả năng, hạn chế và nhiều hơn nữa.

Nếu muốn tận dụng tối đa tổ chức, bạn cần hiểu nó càng sâu càng tốt. Trong khi có nhiều công cụ giúp bạn với mục đích này, mô hình 4 khung là một trong những công cụ có chiều sâu nhất và là một trong những công cụ thành công nhất.

Để bắt đầu hiểu cách suy nghĩ này về tổ chức, điều đầu tiên bạn cần hiểu là bốn khung gồm những gì:

• Cấu trúc
• Nhân sự
• Chính trị
• Biểu tượng

Mỗi khung đóng một vai trò quan trọng trong việc hiểu toàn bộ tổ chức. Nếu bạn chỉ nhìn vào một hoặc hai khung thì hình ảnh sẽ không rõ ràng và bạn sẽ không có một hình ảnh chính xác về những gì tổ chức đang làm hay có thể làm trong tương lai .

Do đó, nếu bạn cam kết sử dụng mô hình này trong phân tích tổ chức, bạn cần cam kết sử dụng từng khung một cách có ý nghĩa.

Nội dung dưới đây sẽ đi vào từng khung để giúp bạn hiểu rõ hơn làm thế nào để sử dụng nó.

Khung cấu trúc

Đó chính là “ốc và bu lông” của tổ chức. Khi bạn nghĩ về việc đánh giá tổ chức và cách hoạt động của nó, đây có lẽ là suy nghĩ đầu tiên của bạn. Tất cả các hệ thống được tổ chức như thế nào, cấu trúc của doanh nghiệp ra sao và công nghệ hoạt động thế nào, để đạt được mục tiêu.

Đây sẽ là khung dễ nhất để hiểu và đánh giá, đơn giản vì nó đen, trắng rõ ràng. Bạn có thể xem xét cấu trúc doanh nghiệp một cách khách quan và thay đổi khi cần thiết để đạt được kết quả tốt hơn.

Tất nhiên, trong khi đây có thể là khung dễ dàng phân tíchnhất, nó cũng quan trọng nhất – do đó đòi hỏi phần lớn thời gian của bạn.

Bạn thực sự cần chú ý điểm này, bởi mọi thứ khác đều từ cấu trúc tổ chức hiệu quả. Là người quản lý hoặc chủ sở hữu doanh nghiệp, không có việc gì quan trọng hơn là đảm bảo cấu trúc công ty có ý nghĩa với những gì bạn đang cố gắng đạt được.

Khung nhân sự

Tổ chức được tạo thành từ các cá nhân. Ngay cả khi bạntrong một ngành kinh doanh dựa vào công nghệ, bạn vẫn cần người đứng sau vận hành công nghệ đó đi. Do đó, chú ý đến khía cạnh con người trong tổ chức là điều cần thiết để thành công ngắn hạn và dài hạn.

Mọi người cần vui vẻ và được thúc đẩy thì sẽ dẫn tới  kết quả kinh doanh tốt nhất, vì vậy tất cả các công ty nên dành thời gian và nỗ lực cần thiết đảm bảo nhân viên tích cực với công việc họ làm.

Bất kỳ phương pháp nào cũng có sự tham gia của con người, từ các hoạt động team building đơn giản tới các cuộc họp trực tiếp với ban giám đốc, đảm bảo sự hài lòng và đưa ra đề xuất. Khuyến khích nhân viên các cấp trong doanh nghiệp thường là cách tốt nhất để nâng cao tình thần và năng suất.

Khung chính trị

Không thể thoát khỏi chính trị – quyền lực, cạnh tranh.  Tổ chức bạn có nhiều sự cạnh tranh về quyền lực, cho dù bạn muốn thừa nhận sự tồn tại của chúng hay không. Vì vậy, để hiểu tổ chức và tiến lên phía trước thành công, bạn cần có một bức tranh rõ ràng về chúng.

Ai là những có quyền lực nhiều nhất trong việc ra quyết định?

Có sự đấu tranh trong việc kiểm soát và công nhận?

Chúng ta thường nghĩ tới chính trị theo hướng tiêu cực, nhưng nó không hẳn theo cách đó. Một số lành mạnh và hiệu quả, đặc biệt khi có sự cạnh tranh giữa các nhân viên để đạt được thành tựu mới và đạt được mục tiêu của công ty.

Khung biểu tượng

Đây có thể là khung khó nhất với chủ sở hữu hoặc người quản lý nghiệp cấp trung và sử dụng nó đòi hỏi suy nghĩ theo cách thức không thông thường với một chuyên gia kinh doanh.

Trong khung này, bạn xem xét tổ chức qua ống kính sân khấu hoặc kịch, trong đó các cá nhân tham gia vào tổ chức được xem như diễn viên trong một buổi biểu diễn liên tục.

Cách suy nghĩ và khung cảnh này mang lại sự sống cho tổ chức. Không cần nhiều quy tắc trong thời điểm này vì đó là cách tổ chức di chuyển và phát triển trong tương lai.

4 Khung là một công cụ hiệu quả trên diện rộng vì nó buộc bạn nhìn nhận tổ chức hoặc doanh nghiệp từ nhiều góc độ khác nhau. Thay vì nhìn mọi thứ theo cùng một cách lặp đi lặp lại – và kết luận tương tự – bạn sẽ cần nhìn mọi thứ từ một góc nhìn độc nhất khi bạn làm việc qua bốn khung.

Trước tiên, bạn không thể hiểu rõ những gì bạn sẽ đạt được khi sử dụng mỗi khung, nhưng hãy gắn chúng lại với quy trình và dành thời gian giải quyết từng vấn đề trước khi chuyển sang vấn đề kế tiếp. Chừng nào bạn cam kết với phương pháp này và chú ý đến nó, bạn hiểu sâu hơn về tổ chức như một toàn thể.

Công cụ giải quyết vấn đề theo 8 nguyên tắc của Ford

Bất cứ một công cụ giải quyết vấn đề hoặc quy trình nào đã được phát triển bởi một trong những công ty lớn nhất thế giới, nó chắc chắn đáng để xem xét kỹ hơn. Đó là trường hợp ở đây với quá trình 8 nguyên tắc Giải quyết vấn đề, đã được phát triển và sử dụng bởi Ford.

Như bạn đã biết, Ford là một trong những nhà sản xuất ôtô hàng đầu thế giới và quá trình này đã đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của họ trong nhiều năm. Ngay cả khi bạn sở hữu hoặc quản lý một tổ chức nhỏ hơn đáng kể so với Ford, bạn vẫn có thể hưởng lợi từ việc ứng dụng quá trình này.

Như tên gọi của nó, có 8 bước trong quá trình này. Từng bước được thiết kế giúp bạn di chuyển gần hơn đến một kết luận thành công. Nếu bạn muốn giải quyết bất kỳ vấn đề nào trong tổ chức của mình, bạn có thể áp dụng phương pháp này và có thể bạn sẽ đi đúng hướng.

Trước khi bắt đầu, cần nói rõ quá trình tám bước này thực sự có một bước số 0, đó là lập kết hoạch. Một kế hoạch tốt luôn quan trọng với doanh nghiệp, vì vậy bước đầu tiên không nên bỏ qua. Các vấn đề cơ bản của giai đoạn lập kế hoạch gồm việc tìm ra chính xác vấn đề cần được giải quyết, những người sẽ tham gia vào giải pháp và những thông tin/ tài nguyên khác cần. Khi đã có nền tảng, bạn có thể tiến hành với 8 bước dưới đây.

Xây dựng đội nhóm

Hầu như mọi thứ trong doanh nghiệp đều được thực hiện tốt hơn với sự giúp đỡ của một nhóm và chắc chắn gồm cả việc giải quyết vấn đề. Tập hợp một nhóm có kinh nghiệm và kiến thức cần thiết đi tới trọng tâm vấn đề. Đây có thể là bước quan trọng nhất, vì sử dụng một đội ngũ tốt sẽ dễ dàng hơn để đạt được một kết quả thỏa đáng trong quá trình này. Khi nhóm được thiết lập, sẵn sàng cho các bước tiếp theo.

Mô tả vấn đề

Để giải quyết thành công bất kỳ vấn đề nào, bạn cần biết chính xác về vấn đề là gì. Vì vậy, tại bước này trong quá trình, bạn dành thời gian làm nổi bật vấn đề một cách cẩn thận chi tiết, để mỗi thành viên trong nhóm rõ ràng về những gì cần giải quyết. Tất nhiên, bạn được tự do sử dụng bất kỳ phương pháp nào khác để xác định vấn đề ở giai đoạn này.

Triển khai Khắc phục tạm thời

Đây là một trong những điểm thú vị nhất trong quy trình. Thay vì chờ đợi cho đến khi kết thúc quá trình để khắc phục vấn đề – là những gì sẽ xảy ra trong hầu hết các phương pháp giải quyết vấn đề khác, phương pháp tiếp cận này sử dụng khắc phục tạm thời sớm hơn.

Đây là một giải pháp  có giá cả phải chăng, dễ dàng đưa vào hoạt động và dễ dàng hoàn tác sau khi lựa chọn sửa vĩnh viễn. Bằng cách sửa lỗi tạm thời, bạn có thể hạn chế thiệt hại cho tổ chức trong khi chờ giải quyết vấn đề.

Xác định và Loại bỏ Nguyên nhân gốc rễ

Đây là lúc nhóm thực sự đi xuống tìm kiếm một giải pháp cho vấn đề. Giờ đây bạn đã có bản sửa lỗi tạm thời, bạn có thể dành thời gian xác định chính xác vấn đề của nó là gì.

• Tại sao vấn đề này vẫn tiếp tục?
• Bạn cần xuống tới bao nhiêu cấp độ nữa để tìm ra  nguyên nhân gốc rễ?

Xác minh giải pháp

Sau khi xác định thành công nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, bạn sẽ cần lựa chọn một giải pháp dài hạn. Một khi giải pháp đã được nhóm lựa chọn, cần được kiểm tra cẩn thận trước khi đưa vào thực hiện trên cơ sở vĩnh viễn.

Tìm cách thử nghiệm giải pháp đã đạt được trong ngắn bạn giúp bạn quan sát xem liệu có bất kỳ vấn đề nào khác có thể xảy ra do những thay đổi này hay không. Giải pháp của bạn có các phản ứng phụ không mong muốn hay nó hoạt động như mong đợi? Dành thời gian ở giai đoạn này, đảm bảo cho sự thành công cuối cùng.

Thực hiện một giải pháp vĩnh viễn

Với việc thử nghiệm và giải pháp đã được xác nhận, đã đến lúc phải đưa ra giải pháp cuối cùng. Tất nhiên, ngay cả khi bạn đã thử nghiệm giải pháp, bạn vẫn cần theo dõi tiến độ của nó trong một khoảng thời gian trước khi bạn có thể tin tưởng rằng nó hoạt động như mong đợi.

Ngăn ngừa sự cố lặp lại

Giải pháp tốt nhất cho các vấn đề là chúng ngăn ngừa tình trạng lặp lại trong tương lai. Sau khi sửa chữa vĩnh viễn được đưa ra, hãy lùi lại và suy nghĩ xem làm thế nào bạn có thể sắp xếp tổ chức, đảm bảo vấn đề này sẽ không tái diễn trong tương lai.

Chúc mừng thành công của đội nhóm

Bước cuối cùng trong quá trình này không liên quan quá nhiều tới giải quyết vấn đề vì nó là giải thưởng cho đội nhóm đã làm việc tuyệt vời trong việc đưa ra giải pháp. Các thành viên trong nhóm nên được khen thưởng và chúc mừng chính thức, đảm bảo họ được đánh giá cao bởi tổ chức. Kiểu ăn mừng thích hợp sẽ tùy thuộc vào số lượng công việc và vấn đề cuối cùng đã được giải quyết.

Phương pháp Giải quyết Vấn đề 8 bước đã đủ để Ford đưa vào sử dụng trong nhiều năm và cũng xứng đáng được xem xét trong tổ chức của bạn. Khi hiểu từng bước, bạn có thể gặt hái thành công lớn bằng cách sử dụng bố cục này để tìm ra các giải pháp ngay cả với những vấn đề khó khăn nhất.

Công cụ giải quyết vấn đề Cynefin

Bạn có thể tiếp cận mọi tình huống mà bạn phải đối mặt theo cùng một cách? Tất nhiên là không. Một số vấn đề đòi hỏi những giải pháp phức tạp, trong khi số khác có thể được xử lý với các bước cơ bản nhất. Thông thường, vấn đề bạn phải đối mặt trong doanh nghiệp sẽ rơi vào đâu đó giữa hai thái cực đó. Không cần biết vấn đề bạn gặp phải là gì, Khuôn khổ Cynefin có thể giúp bạn hướng tới một kết luận thỏa đáng.

Thay vì cung cấp cho bạn một kế hoạch giải quyết vấn đề – như các công cụ khác, khuôn khổ Cynefin thay vào đó giúp bạn tìm ra xem bạn nên suy nghĩ thế nào về một vấn đề ngay từ lần đầu tiên. Theo nhiều cách, khuôn khổ này ở mức độ trên so với các quá trình giải quyết vấn đề khác. Về lý thuyết, bạn có thể sử dụng Khung Cynefin để tìm ra cách giải quyết vấn đề và sau đó chuyển sang một phương pháp giải quyết vấn đề khác nếu bạn muốn tìm ra một giải pháp.

Cốt lõi của khuôn khổ này là cách mà nó phá vỡ vấn đề xuống một trong 5 bối cảnh. Ý tưởng là đặt vấn đề mà bạn đang phải đối mặt vào một trong 5 bối cảnh này, nó sẽ giúp bạn quyết định xem vấn đề đó cần phải tiếp cận ra sao.

Chúng ta cùng xem xét 5 bối cảnh rõ hơn dưới đây.

Bối cảnh rõ ràng

Cái tên này tự nó nói lên bối cảnh của bó, nơi vấn đề tự nó giải thích và mối quan hệ nhân quả bạn cần khám phá đúng như những gì bạn thấy. Đây là bối cảnh mà hầu hết các chủ doanh nghiệp và nhà quản lý muốn, vì sẽ chỉ mất ít công sức để giải quyết vấn đề. Qua nhiều lần, bạn sẽ có giải pháp cho các vấn đề trong danh mục này, vì bạn có thể giải quyết các vấn đề tương tự trước đó.

Một điểm liên quan tới bối cảnh này là bạn cần thận trong với loại vấn đề hiển nhiên này.  Vì giải pháp tương đối đơn giản và dễ hiểu nên rất dễ bị lãng quên cho tới khi nó phát sinh. Điều quan trọng là cần cẩn thận phân tích xem điều gì xảy ra, từ đó đưa ra quyết định thông minh. Trong khi những vấn đề này có thể không phức tạp hay khó sửa chữa, chúng vẫn quan trọng trong dài hạn.

Bối cảnh rắc rối

Vấn đề rắc rối không xa lạ gì với các tổ chức (mọi hình thức và kích cỡ) và chúng thường do các chuyên gia khắc phục. Ví dụ: nếu bạn gặp sự cố kỹ thuật với trang web của mình, thường giải pháp đến từ ai đó trong nhóm CNTT. Ngay cả khi bạn có rất nhiều nhà quản lý giàu kinh nghiệm và những người ra quyết định bên ngoài bộ phận IT, những cá nhân này thường không có kiến thức chuyên môn để đưa ra một bước đi thông minh.

Tuy nhiên, sẽ là một sai lầm nếu hoàn toàn không chú ý tới phần còn lại của đội nhóm, khi chỉ dựa vào chuyên gia trong lĩnh vực này. Thay vào đó, cách tiếp cận tốt nhất là sử dụng một nhóm người – bao gồm các chuyên gia – những người có thể cùng nhau tìm ra giải pháp. Khi xếp chuyên gia vào một nhóm những người giải quyết vấn đề, bạn đạt được sự lựa chọn tốt nhất từ hai bên. Các chuyên gia đưa kiến thức kỹ thuật cần thiết, và những người khác đưa ra một ý kiến khách quan về vấn đề.

Bối cảnh phức tạp

Phức tạp có vẻ tương tự như rắc tối, nhưng thực sự là hai khu vực rất khác nhau. Khi bạn chuyển sang Bối cảnh phức tạp, bạn đang đối phó với các vấn đề có thể không có giải pháp rõ ràng vào thời điểm hiện tại. Bạn không nhất thiết cần một chuyên gia – bạn chỉ cần thêm thời gian và thông tin. Thông thường, những vấn đề này cần được theo dõi trong một khoảng thời gian cho đến khi có một hành động được quyết định.

Một lần nữa, trong trường hợp này, một đội nhóm sẽ có lợi cho bạn. Với một nhóm những người tài năng, bạn có thể giải quyết vấn đề ngay khi giải pháp bắt đầu nổi lên từ sự thất bại.

Bối cảnh hỗn loạn

Khi nói tới thất bại, thường xảy ra khi bạn đối phó trong bối cảnh hỗn loạn. Vấn đề gặp phải trong khuôn khổ này không có mối liên hệ nhân quả rõ ràng, bạn có thể không có thời gian để tìm hiểu đầy đủ thông tin nhằm tìm ra một giải pháp tốt.

Khi hỗn loạn nảy sinh, có thể bạn cần hành động nhanh chóng nhằm ngăn ngừa bất kỳ thiệt hại nào xảy ra thêm nữa. Khi hành động đã được thực hiện và vấn đề được giảm thiểu nhất có thể, bạn có thể tìm hiểu hướng tới loại bỏ sự hỗn loạn và đạt được sự hiểu biết tốt hơn về những điều đang xảy ra.

Lộn xộn

Bối cảnh cuối cùng của Khuôn khổ Cynefin là ‘Lộn xộn’. Một trong những thách thức gắn liền với phần này là việc bạn thậm chí không biết khi bạn ở thời điểm này.

Thậm chí có thể không rõ ràng vấn đề là gì. Do đó, việc thu thập thông tin cần được ưu tiên.

Tìm hiểu thêm về vấn đề mà bạn đang phải đối mặt và sau đó chuyển chúng sang một trong 4 bối cảnh khác của khuôn khổ.

Sử dụng khuôn khổ Cynefin thường là một cách hay để bắt đầu quá trình giải quyết vấn đề. Quá trình này sẽ không giải quyết được vấn đề từ đầu đến cuối – thay vào đó, nó sẽ giúp bạn đi đúng hướng. Khi xác định được nó nằm đâu trong khuôn khổ này, vấn đề được tìm thấy, bạn có thể bắt đầu giải quyết chúng bằng nhiều phương tiện và phương pháp khác.