Khi bạn có một vấn đề nghiêm trọng, việc bạn cần thiết phải thực hiện là khám phá tất cả những điều góp phần gây nên nó, trước khi bạn nghĩ đến một giải pháp. Bằng cách đó bạn có thể giải quyết vấn đề hoàn toàn và ngay lập tức, thay vì chỉ giải quyết được một phần của vấn đề và chờ nó tái phát lại lần nữa trong tương lai.
Sơ đồ Nguyên Nhân và Ảnh Hưởng cung cấp cho bạn một cách hữu hiệu để thực hiện điều này. Kỹ thuật này dựa trên sơ đồ Brainstorming kết hợp với Mind Map, hướng dẫn bạn xem xét tất cả các nguyên nhân có thể.
Giới thiệu
Sơ Đồ Nguyên Nhân và Ảnh Hưởng được đưa ra bởi giáo sư Kaoru Ishikawa, người tiên phong trong quản lý chất lượng, trong những năm 1960. Ông là người tiên phong về quy trình quản trị chất lượng ở nhà máy đóng tàu của Kawasaki và được xem là một trong những người có công với quản trị hiện đại.
Phương pháp này được sử dụng lần đầu vào những thập niên 1960, được xem là một trong 7 công cụ cơ bản của Quản lý chất lượng, bao gồm Histogram, Pareto Chart, Check Sheet, Control Chart, Flow Chart, và Scatter Diagram. Kỹ thuật này sau đó được xuất bản trong cuốn sách năm 1990 của Kaoru Ishikawa, “Kiểm soát chất lượng.”
Các sơ đồ Nguyên Nhân và Ảnh Hưởng mà bạn sẽ thực hiện còn được gọi là Phương pháp Ishikawa hoặc sơ đồ xương cá (vì một sơ đồ hoàn thành trông giống như bộ xương cá).
Mặc dù nó đã được phát triển như là một công cụ kiểm soát chất lượng, bạn có thể sử dụng các kỹ thuật trong lĩnh vực khác. Ví dụ, bạn có thể sử dụng nó để:
- Khám phá các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
- Giải quyết các điểm bị thắt nút cổ chai trong quá trình.
- Xác định đâu và tại sao một quá trình không hoạt động như mong muốn.
Làm thế nào để sử dụng
Thực hiện theo các bước sau để giải quyết một vấn đề bằng sơ đồ Nguyên Nhân và Ảnh Hưởng:
1. Xác định vấn đề
Đầu tiên, hãy viết ra chính xác những vấn đề bạn phải đối mặt. Khi thích hợp, hãy xác định những người có liên quan, vấn đề là gì, và ở đâu và khi nào nó xảy ra.
Sau đó, viết vấn đề ở phía bên trái của một tờ giấy lớn, và vẽ một đường thẳng ngang giống như đầu và cột sống của một con cá, tạo không gian để phát triển ý tưởng của bạn.
Một số người sẽ thích viết những vấn đề ở bên tay phải, và phát triển ý tưởng trong không gian bên trái. Hãy sử dụng cách tiếp cận mà bạn cảm thấy thoải mái nhất.
Điều quan trọng là phải xác định vấn đề của bạn một cách chính xác. Chuyên đề CATWOE có thể giúp bạn làm điều này – xem xét vấn đề từ quan điểm của khách hàng, người thực hiện trong quá trình, quá trình chuyển đổi, quan điểm tổng thể, người đứng đầu quá trình, và những hạn chế về môi trường khi thực hiện.
Bằng cách xem xét tất cả yếu tố này, bạn có thể phát triển một sự hiểu biết toàn diện về vấn đề đang tiếp cận.
2. Tìm kiếm các nhân tố chính có thể gây nên vấn đề
Tiếp theo, xác định các nhân tố có thể là một phần của vấn đề. Đây có thể là các hệ thống, thiết bị, vật tư, các lực lượng bên ngoài, những người có liên quan đến các vấn đề, … Hãy vẽ ra nhiều nhân tốt nhất có thể.
Tại điểm khởi đầu, bạn có thể sử dụng các mô hình như Khung 7S của McKinsey (Strategy, Structure, Systems, Shared-values, Skills, Style, Staff) hoặc 4P của Marketing (Product, Place, Price, Promotion).
Sử dụng Brainstorm để tìm kiếm bất kỳ yếu tố nào khác có ảnh hưởng đến.
3. Xác định các nguyên nhân có thể xảy ra
Bây giờ, đối với từng nhân tố bạn đã xem xét trong bước 2, hãy động não để tìm kiếm các nguyên nhân có liên quan và ảnh hưởng đến.
Thể hiện các nguyên nhân có khả năng bằng những đường ngắn hơn, đi thành các nhánh xương của nhân tố đó. Trong trường hợp bạn gặp một nguyên nhân lớn hay phức tạp, tốt nhất là nên đặt nó nối tiếp từ nhánh nhân tố – đi từ nhánh xương sống của vấn đề, từ đó ta có thể phân tích thêm các yếu tố có thể gây ra nó.
4. Phân tích
Đến giai đoạn này, bạn đã có được một sơ đồ thể hiện tất cả các nguyên nhân có khả năng gây nên vấn đề mà bạn có thể nghĩ đến.
Tùy thuộc vào mức phức tạp và tầm quan trọng của vấn đề, bạn có thể bắt đầu tìm hiểu những nguyên nhân có khả năng gây ra nhất. Điều này giúp chúng ta thiết lập được những cuộc điều tra, khảo sát phù hợp để kiểm tra những yếu tố thực sự góp phần gây nên vấn đề.
Có một cách rất hữu ích để sử dụng kỹ thuật này là thực hiện cùng với một nhóm và viết tất cả các nguyên nhân có thể gây nên vấn đề vào những tờ giấy nhắc. Bạn và mọi người trong nhóm sau đó có thể cùng nhau tập trung phân tích từng yếu tố trên sơ đồ.
Cách tiếp cận vấn đề này được gọi là CEDAC (Cause and Effect Diagram with Additional Cards) – được phát triển bởi Tiến sĩ Ryuji Fukuda, một chuyên gia người Nhật về Cải tiến hệ thống liên tục.
