Tôi cảm thấy khá bất ngờ khi nhận được rất nhiều những yêu cầu giúp đỡ làm thế nào để có thể quản lý rủi ro của 1 dự án một cách hiệu quả. Những tổ chức mà cầu cứu tôi thường là những doanh nghiệp không có bộ phận thực hiện công tác quản lý rủi ro. Các bên liên quan, các nhà quản lý chương trình, các trưởng bộ phận và ban giám đốc đều cảm thấy rất hoang mang về việc tại sao không có ai khơi lên những vấn đề rủi ro trong các dự án của họ, điều này khiến mọi người nhầm tưởng rằng mọi thứ hiện tại đều vẫn ổn.
Tại sao điều này lại xảy ra? Lý do đầu tiên là vì các nhà quản lý dự án cho rằng việc đưa thông tin về các rủi ro một cách minh bạch với ban lãnh đạo sẽ làm ảnh hưởng tới những nỗ lực của họ. Một lý do khác là văn hoá doanh nghiệp đã tạo ra nhận thức tiêu cực về rủi ro. Ví dụ, tôi đã từng thấy một số công ty đề cao tinh thần chủ nghĩa anh hùng trong nội bộ, điều này dẫn đến việc những nhà quản lý dự án nghĩ rằng họ phải tự mình gánh vác tất cả các vấn đề của công ty. Suy nghĩ này khiến họ lo rằng việc đưa những vấn đề đó lên ban giám đốc là biểu hiện của sự kém cỏi.
Trên thực tế, quản lý rủi ro là một phần thiết yếu của bất kỳ dự án nào: Cho dù bạn leo núi hay thay một cái bóng đèn, rủi ro cũng luôn tồn tại. Đối với bất cứ ai đã từng chần chừ khi đánh giá rủi ro, hoặc đang tìm kiếm một số cách tiếp cận mới, thì đây là năm bí kíp dành cho bạn.
1. HÃY SUY NGHĨ VỀ QUẢN LÝ RỦI RO NHƯ MỘT CÁCH ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC NHỮNG GÌ BẠN CẦN, NGAY KHI BẠN CẦN NÓ.
Các nhà quản lý dự án ít khi có quyền lực về mặt tài chính hay ra quyết định để thay đổi tiến độ hoặc xin thêm ngân sách – đó là công việc của người lãnh đạo. Vì lý do cơ bản này, nên việc phơi bày những rủi ro cho ban giám đốc sẽ giúp các nhà quản lý có thể giảm thiểu rủi ro.
Việc minh bạch hóa các rủi ro với ban lãnh đạo của bạn sẽ giúp họ có đủ thời gian để cung cấp giải pháp hỗ trợ khi cần thiết. Nếu để rủi ro tới vài tuần hoặc vài tháng sau, khi đó rủi ro nhỏ sẽ trở thành các vấn đề nghiêm trọng ảnh hưởng tới dự án.
2. ĐỪNG QUÊN: CON NGƯỜI CŨNG CÓ THỂ LÀ RỦI RO
Tôi đã thấy nhiều kế hoạch quản lý rủi ro tập trung hoàn toàn vào: các hệ thống chưa hoàn thiện, các quy trình bị ảnh hưởng bởi các cơ quan quản lý bên ngoài, những dự trù được thực hiện vội vàng vào chu kỳ ngân sách cuối năm, v.v
Những người quản lý thường thất bại trong việc quản lý rủi ro bởi vì họ đã bỏ qua yếu tố con người.
Giả dụ nhà tài trợ dự án của bạn bị thay thế bởi một người không có kinh nghiệm trong lĩnh vực mà bạn đang tiến hành dự án. Việc thiếu kinh nghiệm trước hết sẽ khiến cho thời gian ra quyết định dài hơn vì nhà tài trợ mới cần phải có thời gian để đuổi kịp tốc độ trong những lĩnh vực đó
Vì vậy, hãy tính toán cả những rủi ro về con người – chúng có thể ảnh hưởng đến tiến trình của bạn nhiều ngang với các yếu tố vô tri khác.
3. TẠO RA CÁC NGUYÊN TẮC HƯỚNG DẪN VỀ QUẢN LÝ RỦI RO
Mặc dù khi rủi ro xảy ra thì bạn đã có 1 quy trình xử lý cụ thể, nhưng thường thì không có gì là rõ ràng đối với các nhà quản lý dự án để xác định xem khi nào và làm thế nào để tăng mức độ rủi ro trong một tổ chức dựa vào những tác động tiềm ẩn của chúng.
Để tạo ra sự rõ ràng và thúc đẩy tính minh bạch trong quản lý rủi ro, cách tốt nhất là đặt ra các nguyên tắc hướng dẫn để chi phối quá trình này. Các quy tắc nên đơn giản và được truyền đạt rộng rãi trong tổ chức.
Các nguyên tắc hướng dẫn có thể bao gồm:
– Trình các rủi ro dự án lên ban lãnh đạo. Việc làm này sẽ chứng tỏ tính kỷ luật chuyên nghiệp và sẽ được công nhận bởi ban lãnh đạo.
– Chuẩn bị phương án tiếp cận để giảm thiểu rủi ro khi mỗi rủi ro đã được nhận diện.
– Các rủi ro với tác động tiềm ẩn lớn hơn cần được làm rõ ở các cấp cao hơn trong tổ chức doanh nghiệp.
4. SỬ DỤNG QUY TẮC 30/20/10
Theo kinh nghiệm của tôi, câu hỏi thường được đặt ra bởi các nhà quản lý dự án là sẽ có bao nhiêu rủi ro được xác định trong một dự án. Ví dụ, một người có thể cảm thấy rằng dự án nhỏ thường có ít rủi ro hơn. Nhưng điều đó không thực sự đúng, đặc biệt khi một dự án nhỏ có tác động đến phần lớn người dân.
Một phương pháp tiếp cận quản lý rủi ro tôi đề xuất với những người quản lý dự án là quy tắc 30/20/10. Quy tắc này bắt đầu từ một phạm vi rộng các rủi ro và thu hẹp dần trong suốt thời gian làm dự án.
Cách hoạt động như sau: Xác định các rủi ro khi bắt đầu dự án, nếu có thể, sẽ ảnh hưởng đến 30% kế hoạch, ngân sách hoặc kết quả. Mục tiêu trong giai đoạn giữa của dự án là để giảm thiểu tác động tiềm ẩn của rủi ro xuống 20% kế hoạch, ngân sách hoặc kết quả. Vào giai đoạn cuối, dự án nên mang rủi ro không quá 10%.
5. ĐỪNG QUÊN CÁI NHÌN TỔNG THỂ
Các nhà quản lý dự án thường nói với tôi rằng đáng ra họ có thể hoàn thành dự án đúng tiến độ, nhưng các thành viên của đội lại bị kéo vào một dự án khác. Điều đó có nghĩa là có một dự án khác quan trọng hơn. Những ảnh hưởng lên chiến lược của dự án quan trọng không kém cách bạn quản lý dự án hàng ngày.
Để tránh những rủi ro không đáng có, hãy tiến hành đánh giá định kỳ về tính hợp lí của dự án với chiến lược và danh mục đầu tư của tổ chức. Xác nhận tính ưu tiên tương đối của dự án đối với các dự án đang hoạt động và đang đợi xử lý, và kiểm tra những khả năng phụ thuộc vào tiến độ có thể ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn, cũng như bất kỳ những mâu thuẫn về nguồn lực nào mà có thể bị gây ra bởi các dự án khác.
Vậy, bạn đã sử dụng những cách nào để xác định và giảm thiểu rủi ro cho một dự án? Nếu bạn đã từng quản lý dự án tại một tổ chức có những nguy cơ tiêu cực mà khiến các nhà lãnh đạo cấp cao phải để mắt đến, bạn đã giải quyết như thế nào?
