Tham khảo cách viết thư xin lỗi hiệu quả và chuyên nghiệp từ chia sẻ của các nhà quản lý nhân sự hàng đầu.
Trong cuộc sống cũng như trong công việc, ai cũng từng mắc lỗi và không phải lỗi lầm nào cũng có thể được bỏ qua bằng cách cười trừ. Khi có vấn đề không mong muốn xảy ra, bạn nên xin lỗi ngay sau khi phát hiện ra sai sót trước khi bị người khác “vạch tội”. Nếu cảm thấy không tự tin đối diện với sếp và để có thời gian cân nhắc những điều cần nói thì thư từ là công cụ đắc lực nhất. Dù để có một bức thư xin lỗi hiệu quả cũng lắm gian nan nhưng bạn cũng có thể khiến người nhận “mát dạ” nếu áp dụng một số bước cơ bản sau đây.
Thừa nhận sai lầm
Bạn nên bắt đầu lá thư xin lỗi bằng cách nói ngắn gọn về tình hình để người liên quan có thể biết chính xác những gì đã xảy ra. Nội dung này được viết càng khách quan càng tốt, vậy nên hãy cố gắng tránh để cảm xúc cá nhân của bạn chen vào hay nói đến bất kỳ điều gì không cụ thể. Chỉ nên trình bày một cách đơn giản về chuyện đã xảy ra, xảy ra khi nào và diễn biến ra sao. Chẳng hạn, “Vào thứ 2 ngày 23 tháng 8, có một vị khách đến cửa hàng để trả lại món hàng đã mua trước đó nhưng lại không có hóa đơn. Tôi đã thông báo với khách rằng chúng tôi không thể hoàn lại tiền nếu không có hóa đơn. Khách tỏ vẻ khó chịu và đòi gặp quản lý. Khi đó, tôi đã lớn tiếng đối đáp với người khách ấy.”
Nhận trách nhiệm
Bước tiếp theo trong thư xin lỗi là nhận trách nhiệm về mình và nêu rõ lý do dẫn đến hành động thiếu sót của bạn. Để lời xin lỗi thuyết phục hơn, bạn phải thừa nhận chính xác những gì bạn đã làm sai. Bạn có thể mắc lỗi do không cẩn thận, do thiếu kinh nghiệm, không có kiến thức… nhưng quan trọng là bạn phải biết mình đã sai ở chỗ nào. Điều này sẽ thể hiện rằng bạn hiểu tại sao hành động của bạn không được chấp nhận. Ví dụ, “Tôi không biết công ty có chính sách đặc biệt về việc chấp nhận hoàn tiền không cần hóa đơn, có thể áp dụng cho khách hàng này. Vì tôi không kiểm tra lại chính sách và không nhờ sự can thiệp của quản lý, nên công ty có thể bị mất khách hàng cũ và việc kinh doanh cũng sẽ bị ảnh hưởng. Ngoài ra, tôi cũng không nên lớn tiếng với khách hàng.”
Đưa ra lời xin lỗi
Bước thứ 3 trong quá trình này là đưa ra lời xin lỗi cho những sai lầm bạn vừa thừa nhận. Nhớ là lời xin lỗi phải xuất phát từ thái độ chân thành của bạn chứ không phải là lời nói “nửa vời” cho xong chuyện. Giả sử như, “Tôi xin lỗi vì đã không nắm hết các chính sách và không kiểm tra lại với quản lý. Tôi đã mất bình tĩnh với khách hàng và tôi rất xin lỗi về điều đó.”
Để sếp biết bạn rất yêu công việc
Nếu nhận lỗi với cấp trên thì kèm theo lời xin lỗi, hãy cho sếp biết rằng công việc hiện tại có ý nghĩa với bạn như thế nào, bạn yêu thích công việc ra sao, bạn cảm thấy gắn bó với các thành viên trong nhóm và bạn muốn tiếp tục được làm công việc này, kiểu như “Tôi đã làm việc ở đây hơn một năm và tôi thấy thật có ý nghĩa khi được làm công việc yêu thích cùng với các đồng nghiệp ở đây. Tôi luôn cố gắng học hỏi và phát triển để trở thành một thành viên tích cực trong đội ngũ nhân sự của công ty.” Đây là phần rất quan trọng trong một bức thư xin lỗi vì nó có thể “đánh” vào lòng trắc ẩn của sếp và giúp bạn “lấy công chuộc tội”.
Giải thích lý do nhưng không bào chữa
Dù thế nào, mọi người đều muốn biết việc gì đã xảy ra và vì sao lại dẫn đến kết quả hiện tại, do đó, bạn cũng cần nói rõ sự việc để được thấu hiểu. Tuy nhiên, không nên kể lể theo kiểu tâm sự hoặc biện minh cho sai lầm của mình, càng không nên đổ lỗi cho ai đó chính là nguyên nhân khiến bạn phải rơi vào tình huống này.
Cam kết và đưa ra cách khắc phục
Không chỉ là một lời hứa rằng sẽ không để sự việc tương tự xảy trong thư xin lỗi là đủ, mà cần đưa ra một giải pháp hoặc chính xác những gì bạn nên làm để đảm bảo các lỗi này không xảy ra một lần nữa. Có phương pháp khắc phục giúp mọi người làm việc cùng bạn cảm thấy an tâm hơn và có thể cho bạn một cơ hội để sửa chữa. Chẳng hạn, “Tôi hứa rằng trong trường hợp không chắc chắn về các chính sách của công ty, tôi sẽ kiểm tra lại với bộ phận liên quan. Nếu có bất cứ nghi ngờ nào khác, tôi sẽ liên lạc với cấp trên để có thông tin chính xác.”
Chấp nhận hình thức xử lý
Bạn có thể phải chịu hình thức kỷ luật của công ty tùy vào mức độ sai sót của mình. Việc đó sẽ do cấp trên bàn bạc và quyết định. Vì vậy, bạn không nên tự đưa ra hình thức kỷ luật hoặc đề nghị công ty “thông cảm” cho mình. Hãy để sếp hiểu rằng bạn mong muốn được tiếp tục công việc nhưng cũng sẵn sàng chấp nhận quyết định của công ty về những sai lầm đã phạm phải.
“Đánh kẻ chạy đi, không ai đánh kẻ chạy lại”. Cả kẻ chạy đi và kẻ chạy lại đều mắc sai lầm nhưng kẻ chạy lại là những người biết nhận ra lỗi lầm, quyết tâm khắc phục và đáng được “khoan hồng”. Vì vậy, khi gây ra lỗi lầm, hãy can đảm nhận lỗi dù là viết thư xin lỗi hoặc gặp mặt trực tiếp vì đó cũng là cách để bạn nhận được kinh nghiệm và những bài học giá trị.
Mừng Mẫn
