Khi được nói ra một cách chân thành, chỉ với hai từ “xin lỗi” đã có thể giải quyết được nhiều tình huống khó khăn ở nơi làm việc. Lời xin lỗi trong công việc có thể làm dịu đi những căng thẳng không đáng có. Lời xin lỗi sẽ giúp chúng ta bình tĩnh cùng nhau ngồi lại tìm ra tiếng nói chung.
Vậy khi nào bạn cần nhận lỗi tại nơi làm việc? Tại sao nó lại quan trọng và những cách nhận lỗi sai trong công việc là gì? Dưới đây là những gợi ý cho bạn.
Khi nào bạn cần nói lời xin lỗi trong công việc?
Lời xin lỗi trong công việc không phải lúc nào cũng dễ dàng nói ra. Tuy nhiên chúng ta phải chịu trách nhiệm trước mọi lỗi lầm của bản thân và đôi khi chỉ với hai từ này đã phần nào khiến mọi chuyện bớt rối ren hơn.
Bạn có bao giờ tự hỏi khi nào mình cần nói lời xin lỗi trong công việc hay chưa? Sau đây là một số tình huống cụ thể:
1. Khi bạn làm ảnh hưởng tới người khác
Trong trường hợp lỗi sai của bạn dù lớn hay nhỏ gây ảnh hưởng tới tiến độ của công việc hay làm ảnh hưởng xấu đến danh dự của người khác, bạn chắc chắn phải đứng ra trực tiếp xin lỗi họ. Việc xin lỗi thể hiện bạn tôn trọng và quan tâm đến cảm xúc của họ. Từ đó trong mắt của người khác bạn là người biết lễ nghĩa, có phép tắc lịch sự.
Ngược lại, nếu làm sai mà không biết nhận lỗi bạn sẽ bị coi là người thiếu trách nhiệm, nhẹ thì bị khiển trách, còn nặng nhất sẽ bị sa thải hoặc buộc phải từ chức.
2. Khi lỗi của bạn ảnh hưởng tới hiệu suất công việc
Đã là người đang hoạt động trong một tổ chức, mỗi cá nhân sẽ luôn phải chịu trách nhiệm cho mọi việc làm của mình, không để “một con ngựa đau cả tàu bỏ cỏ”. Một sai lầm nhỏ của bạn cũng có thể khiến cả công ty phải chịu tổn thất lớn.
Nếu bạn có lỡ chậm chạp khiến tiến độ công việc của cả nhóm chững lại, càng sớm càng tốt hãy nói lời xin lỗi vì thiếu sót của bản thân.
3. Thậm chí khi bạn không sai
Đừng ngần ngại nói lời xin lỗi trong công việc ở bất kỳ trường hợp nào. Đặc biệt nếu bạn đang đóng vai trò quản lý hoặc trưởng nhóm của một đội ngũ. Điều này sẽ thể hiện thái độ chuyên nghiệp và trách nhiệm cao cả của người dẫn đầu.
Tại sao lời xin lỗi trong công việc rất quan trọng?
Lời xin lỗi trong công việc rất quan trọng. Chỉ một lời xin lỗi sẽ mở ra một cuộc đối thoại hòa nhã hơn với đồng nghiệp của bạn và giúp thiết lập lại lòng tin, sửa chữa hay hàn gắn các mối quan hệ đang trên bờ rạn nứt. Đây cũng là một cách để thể hiện tinh thần trách nhiệm của bạn.
Ngoài ra, lời xin lỗi còn giúp bạn thể hiện trước mặt người khác sự hối hận trong bạn. Qua đó họ sẽ thấy được bạn sự chân thành và biết hối lỗi của bạn thế nào.
Việc thừa nhận lỗi sai đối với nhiều người giống như chấp nhận thất bại, nhưng không hẳn là vậy. Biết nhận trách nhiệm về một sai lầm thể hiện sự chính trực, lòng dũng cảm và sự đồng cảm là những đặc điểm được đề cao tại nơi làm việc.
Cách nhận lỗi trong công việc
Lời xin lỗi luôn được đánh giá cao khi chúng được nói ra bằng sự chân thành. Một số cách nhận lỗi trong công việc mà Masterskills mong muốn đề xuất cho bạn:
1. Nói lời xin lỗi qua đâu?
Hãy xem xét mọi phương án phù hợp với từng tình huống để nói lời xin lỗi. Một số lời xin lỗi cần phải được nói trực tiếp. Ví dụ, nếu bạn đã phạm một sai lầm lớn với sếp của mình, bạn cần phải gặp trực tiếp để thảo luận chi tiết về lỗi sai bạn gây ra.
Nếu cảm thấy không thoải mái khi phải đối mặt trực tiếp với những tình huống này hoặc nếu bạn lo ngại rằng có thể một hành động của mình cũng khiến đối phương trở nên khó chịu hay bạn sẽ nói điều gì đó không chính xác, bạn có thể xin lỗi bằng cách gửi email hoặc gọi điện thoại hỏi người đó xem họ có muốn gặp trực tiếp để thảo luận thêm hay không.
2. Nhận lỗi sớm nhất có thể
Hãy nói xin lỗi sớm nhất có thể, bằng cách nhanh chóng nhận lỗi. Hãy thể hiện rằng bạn đang thừa nhận rằng sai lầm và thực sự hối hận về điều đó. Với những vi phạm nhỏ, chẳng hạn như tới trễ giờ làm năm phút do kẹt xe hay để mọi người trong thang máy phải chờ, một lời xin lỗi sẽ được chấp nhận nhanh chóng.
Tuy nhiên, khi xin lỗi về một hành vi vi phạm đặc biệt nghiêm trọng, bạn có thể sẽ phải đợi một vài giờ hoặc thậm chí một ngày để những người có liên quan xử lý tình huống chấp nhận lời xin lỗi.
3. Không vòng vo, biện hộ
Bào chữa cho sai lầm của mình, người khác sẽ nghĩ bạn đang chối bỏ trách nhiệm. Hãy nói lời xin lỗi để bày tỏ sự hối hận của bạn một cách rõ ràng, không quên bao gồm cả lý do cho hành động đang làm bạn tỏ ra như bào chữa cho lỗi lầm của mình và không thực sự xin lỗi.
Mặc dù không phải là một lời biện minh, nhưng có thể hữu ích nếu bạn biết cách giải thích cho đối phương hiểu và chấp nhận.
4. Chịu trách nhiệm cho hành động của mình
Sau khi nói lời xin lỗi, hãy thừa nhận rõ ràng và ngắn gọn những gì bạn đã làm sai.
Ví dụ, bạn có thể nói “Chính vì sự chậm trễ của tôi đã khiến tiến độ dự án của cả nhóm bị ngưng trệ, đó là lỗi của tôi”.
Thừa nhận quy tắc hoặc tiêu chuẩn mà bạn đã vi phạm để chịu trách nhiệm về sai lầm cụ thể của mình.
5. Nói bạn sẽ sửa sai như thế nào
Ngoài việc nói lý do tại sao bạn xin lỗi, hãy giải thích cách bạn sẽ ngăn chặn vấn đề. Hãy giải thích với đồng nghiệp rằng bạn đã sắp xếp thời gian biểu của mình để việc này không tiếp diễn trong tương lai.
Chỉ nói với người khác rằng sai lầm đó sẽ không lặp lại là không đủ, trừ khi bạn nói cụ thể các bước thực hiện để đảm bảo nó không tái diễn. Có thể cân nhắc hỏi người mà bạn đang xin lỗi cách để làm bất cứ điều gì giúp khắc phục tình hình.
6. Bù đắp bằng những hành động nhỏ
Nếu cảm thấy quá khó để nói trực tiếp bằng lời, bạn có thể dùng những tin nhắn để tỏ bày thành ý.
Có nhiều sự lựa chọn cho bạn trong trường hợp này, chẳng hạn như gửi lời xin lỗi của bạn qua email, hay qua khung chat của phần mềm giao tiếp nội bộ công ty, hoặc gửi tin nhắn trực tiếp qua số điện thoại và mạng xã hội để giải quyết các mâu thuẫn với đồng nghiệp đó.
Bên cạnh đó, tặng quà cũng là một cách ứng xử với đồng nghiệp rất dễ thương mà bạn có thể thường bắt gặp trong các bộ phim.
Bạn có thể tặng đồng nghiệp của mình một ly trà sữa kèm theo một mẩu giấy note gửi lời xin lỗi. Một ly nến thơm, những đồ ăn vặt cũng rất dễ để “dỗ” các bạn đồng nghiệp nữ nguôi giận.
Hoặc, nếu quá khá gượng gạo để chia sẻ những cảm xúc giữa chốn văn phòng, bạn có thể mời đồng nghiệp của mình cùng đi ăn trưa hoặc một buổi hẹn cafe ngắn sau giờ làm việc.
Không khí thoải mái và thân thiện có thể là chất xúc tác giúp bạn giải quyết mâu thuẫn với đồng nghiệp hiệu quả hơn.
Hãy cùng nhau nhìn lại những vấn đề mà đôi bên đã tranh luận và cùng rút ra những bài học về một lối ứng xử phù hợp hơn, cũng như cách hợp tác trong công việc hiệu quả hơn trong tương lai.
7. Sửa lỗi, học từ lỗi lầm
Tất cả chúng ta đều gặp khó khăn, đó là một phần của cuộc sống. Hãy bắt đầu bằng cách suy nghĩ làm thế nào có thể tránh được sai lầm này tái diễn hoặc làm sao có thể xử lý tình huống đó tốt hơn trong tương lai. Bạn có thể rút ra bài học từ những sai lầm và lời xin lỗi của mình.
Nếu bạn nói rằng bạn sẽ làm việc chăm chỉ hơn, hãy giữ lời hứa của mình để cho người khác thấy lời xin lỗi của bạn là thật lòng. Bằng cách luôn tuân theo lời nói của bản thân, bạn cũng đang cho người khác thấy rằng bạn là người đáng tin cậy.
Một số ví dụ về lời xin lỗi trong công việc
1. Xin lỗi khi bạn mắc lỗi mà bạn không thể tự sửa chữa
Bạn nhận ra rằng bạn không có đủ kỹ năng, nguồn lực hoặc quyền hạn để tự mình khắc phục và lựa chọn duy nhất mà bạn có là thừa nhận điều này với người giám sát hoặc quản lý và yêu cầu họ giúp đỡ bạn.
Ví dụ: “Tôi rất xin lỗi và tôi mong rằng điều đó sẽ không xảy ra nữa. Tuy nhiên, để khắc phục sự cố này, tôi cần sự trợ giúp của bạn. Hãy nói cho tôi biết thời gian nào chúng ta có thể thảo luận về nó?“
2. Xin lỗi khi bạn đã hứa điều gì đó không thể với khách hàng
Bạn luôn nỗ lực để vượt qua sự mong đợi của khách hàng cho đến khi bạn nhận ra rằng điều mà bạn đã đảm bảo với họ đơn giản là không thể thực hiện được. Hãy chia sẻ sai lầm của bạn với đồng nghiệp hoặc người quản lý của bạn.
Họ có thể không giúp được bạn, nhưng ít nhất, họ nên biết chuyện gì đang xảy ra. Khi bạn xin lỗi khách hàng của mình, hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị sẵn sàng giải pháp.
Ví dụ:“Rất tiếc, tôi không thể đáp ứng điều bạn yêu cầu. Phải nói rằng tôi đã đồng ý vì sự nhiệt tình và mong muốn cung cấp cho bạn chính xác những gì bạn muốn, đáng lẽ tôi nên kiểm tra kỹ hơn trước khi nói rằng điều đó có thể thực hiện. Thay vào đó, tôi sẽ gửi tặng bạn dịch vụ dùng thử, trải nghiệm sản phẩm của công ty và bạn có thể lựa chọn lại.”
3. Xin lỗi khi bạn đã xúc phạm ai đó
Có thể bạn và đồng nghiệp của bạn đang có một cuộc trò chuyện, nó trở nên gay gắt và bạn đã nói điều gì đó xúc phạm họ, hãy lập tức xin lỗi họ và cho họ thấy bạn đã hối hận thế nào khi thốt ra những lời lẽ đó.
Ví dụ: “Tôi nhận ra rằng những gì tôi nói trước đó là xúc phạm bạn. Tôi đã sai khi nói với bạn như vậy, tôi sẽ cố gắng giữ bình tĩnh hơn trong mỗi cuộc tranh luận và không để điều này tái diễn.”
Lời kết
Lời xin lỗi cũng là lời nhắc nhở rằng chúng ta nên xem xét mọi tình huống, để ý cảm xúc của người khác trước khi hành động hoặc nói ra điều gì. “Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu được tầm quan trọng của lời xin lỗi trong công việc. Đừng quên truy cập vào Masterskills.vn để theo dõi những bài viết mới nhất và tìm kiếm những cơ hội việc làm cho bản thân!
