Proposal là gì? Proposal là bản đề xuất thường ở dạng văn bản nhằm thuyết phục mọi người ủng hộ một ý tưởng hoặc kế hoạch.
Bạn có nhớ mình đã viết các bài luận ở trường không? Proposal là phiên bản nâng cao hơn, thường với mục tiêu đảm bảo ký được hợp đồng hoặc thực hiện dự án.
“Proposal là một đề xuất, thường ở dạng văn bản nhằm thuyết phục mọi người ủng hộ một ý tưởng hoặc kế hoạch. Một đề xuất được viết tốt có thể giúp đảm bảo một thỏa thuận.”
Các hình thức của proposal là gì?
Proposal có nhiều hình thức.
Đề xuất kinh doanh – Sales proposal
Đề xuất kinh doanh hay còn gọi là đề xuất bán hàng. Đề xuất kinh doanh là đề xuất chính thức mà các công ty gửi cho khách hàng tiềm năng để giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ của họ. Đề xuất kinh doanh là một quảng cáo chiêu hàng nêu rõ lý do tại sao sản phẩm hoặc vụ đó là cách tốt nhất để giải quyết thách thức mà khách hàng đang gặp phải.
Những đề xuất này có thể được yêu cầu và gửi theo một vài cách khác nhau. Đối với các dự án nhỏ hơn, khách hàng có thể chỉ cần yêu cầu công ty gửi đề xuất để xem xét. Điều này thường ở dạng PDF hoặc sử dụng nền tảng dựa trên đám mây. Các dự án và hợp đồng lớn hơn thường yêu cầu mời thầu cạnh tranh, mà chúng tôi mô tả chi tiết bên dưới.
Đề xuất tài trợ – sponsor proposal
Để nhận được tài trợ, các tổ chức thường phải gửi đề xuất tài trợ. Trong loại đề xuất này, tổ chức, điển hình là tổ chức phi lợi nhuận, sẽ phác thảo sứ mệnh của họ, vấn đề họ đang giải quyết và cách họ dự định sử dụng khoản tài trợ. Các đề xuất tài trợ thường là để tài trợ cho một dự án cụ thể.
Đề xuất đầu tư – Investment proposal
Đề xuất đầu tư là các đề xuất chính thức và kế hoạch kinh doanh mà các công ty (công ty khởi nghiệp hoặc các doanh nghiệp nhỏ) sử dụng để thu hút đầu tư. Trong đề xuất đầu tư, đề xuất phải bao gồm thách thức mà họ đang giải quyết, lý do tại sao họ đủ điều kiện duy nhất để làm như vậy và lợi ích tiềm năng cho nhà đầu tư (thường ở dạng lợi nhuận tài chính).
Đề xuất dự án nội bộ – Investment proposal
Một số doanh nghiệp yêu cầu nhân viên nộp đề xuất dự án nhằm tìm kiếm các dự án kinh doanh mới. Điều này khác với các đề xuất được nêu ở trên vì loại đề xuất này xảy ra trong nội bộ. Tuy nhiên, chúng cũng giống nhau về nội dung. Đối với các đề xuất dự án nội bộ, bạn nên làm nổi bật lợi ích của dự án này, bao gồm tăng doanh thu, tăng sự hài lòng của khách hàng, cải thiện sự hài lòng của nhân viên…
Đề xuất này là một công cụ quan trọng trong quy trình bán hàng, vì nó giúp đảm bảo rằng cả hai bên đều thống nhất với nhau. Biết cách viết thư đề xuất bán hàng một cách chính xác có thể giúp bạn chốt được các giao dịch ấn tượng và tăng lợi nhuận cho công ty của bạn.
Các bước tạo ra đề xuất kinh doanh
Đề xuất kinh doanh là một công cụ quan trọng trong quy trình bán hàng, vì nó giúp đảm bảo rằng cả hai bên đều thống nhất với nhau. Biết cách viết thư đề xuất bán hàng một cách chính xác có thể giúp bạn chốt được các giao dịch ấn tượng và tăng lợi nhuận cho công ty của bạn. Hãy cùng tìm hiểu các bước viết sale proposal là gì nhé.
Tiến hành nghiên cứu thị trường
Nghiên cứu thị trường là quá trình thu thập thông tin về khách hàng tiềm năng của bạn. Cách hữu ích nhất để thu thập dữ liệu là thông qua các cuộc khảo sát trực tuyến. Bạn có thể sử dụng phương tiện truyền thông xã hội để lắng nghe những gì mọi người đang nói về ngành của bạn và những thách thức mà họ đang phải đối mặt.
Bên cạnh việc nghiên cứu nhu cầu, vấn đề và yêu cầu của khách hàng mục tiêu, bạn nên tiến hành nghiên cứu tính khả thi và nghiên cứu đối thủ cạnh tranh. Điều này sẽ giúp bạn hiểu các điều kiện thị trường tổng thể, chẳng hạn như xu hướng, tiềm năng tăng trưởng và những thách thức để định vị bản thân như một người có thẩm quyền.
Phác thảo đề xuất
Khi bạn có những hiểu biết quan trọng về người dùng, đã đến lúc phác thảo đề xuất, bắt đầu bằng vấn đề mà khách hàng đang gặp phải và sau đó giải thích cách sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có thể giải quyết vấn đề đó, lợi ích của giải pháp đề xuất, lý do khách hàng nên chung tay với bạn, tổng quan ngắn gọn về trình độ của công ty, chi phí của giải pháp đề xuất.
Viết đề xuất
Sau khi bạn có một bản phác thảo đề xuất bán hàng tốt, đã đến lúc bắt đầu viết nội dung. Hãy nhớ sử dụng ngôn ngữ thuyết phục xuyên suốt đề xuất và dùng các thuật ngữ như ‘cải thiện’, ‘tăng cường’, ‘nâng cấp’… cũng như sử dụng con số, dữ liệu cụ thể để tăng sức thuyết phục.
Đọc lại và loại bỏ các chi tiết thừa
Sau khi bạn đã viết đề xuất bán hàng, đã đến lúc đọc lại tài liệu và xóa mọi chi tiết không liên quan. Bước này sẽ đảm bảo rằng đề xuất của bạn ngắn gọn và chỉ chứa thông tin liên quan đến khách hàng.
Các mẹo cần nhớ khi viết đề xuất bán hàng
Không chỉ áp dụng cho đề xuất bán hàng mà các mẹo này còn hiệu quả trong bất cứ đề xuất nào khác. Vậy để tăng sức hút cho sales proposal hay tất cả các proposal là gì?
Ngắn gọn
Mỗi từ, hình minh họa và ví dụ trong đề xuất bán hàng của bạn phải phục vụ một mục đích cụ thể. Hãy tự hỏi: Khách hàng có cần biết thông tin này ngay bây giờ không? Nó có ảnh hưởng đến khả năng mua hàng của họ không? Nói chung, độ dài hoàn hảo cho một đề xuất bán hàng nằm trong khoảng từ 8 đến 20 trang, tùy thuộc vào mức độ phức tạp của đề xuất.
Kể một câu chuyện
Các đề xuất tốt nhất kể một câu chuyện và đánh trúng sợi dây cảm xúc với khách hàng. Để tạo ra một câu chuyện hấp dẫn, bạn cần hiểu sâu sắc điều gì đang thúc đẩy họ xem xét đề xuất của bạn. Để nâng cao uy tín của bạn hơn nữa, hãy sử dụng một khách hàng đã đồng ý làm người giới thiệu để khách hàng tiềm năng có thể nghe trực tiếp câu chuyện của họ.
Sử dụng hình ảnh, hình ảnh và đồ họa
Mặc dù điều quan trọng là phải có nội dung tuyệt vời, nhưng hình ảnh và đồ họa có thể hỗ trợ quan điểm của bạn một cách hiệu quả. Đôi khi một bức tranh có thể nói hơn 1000 từ. Tuy nhiên, đừng quá lạm dụng, quá nhiều hình ảnh hoặc đồ họa có thể nhanh chóng khiến người xem bị choáng ngợp.
Đảm bảo bạn sử dụng đúng thuật ngữ
Khi bạn muốn viết một đề xuất hay, hãy đảm bảo sử dụng đúng thuật ngữ. Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ tất cả các thuật ngữ này và sử dụng chúng theo đúng nghĩa. Nếu bạn không chắc chắn, hãy nghiên cứu trước khi bắt đầu viết.
Tạo điểm nhấn cho mỗi trang
Với những khách hàng bận rộn, không chắc họ sẽ đọc từng chữ của đề xuất bán hàng mà sẽ “quét” để tìm kiếm những điểm nổi bật hoặc cái gì đó đáng chú ý. Để làm nổi bật những điều quan trọng, bạn có thể sử dụng khung, hộp văn bản, hình ảnh, đồ thị – bất kỳ thứ gì khác ngoài văn bản thông thường.
Cung cấp nhiều tùy chọn
Một đề xuất bán hàng với nhiều lựa chọn có thể mang lại cho bạn lợi thế cạnh tranh vì khách hàng tiềm năng sẽ cảm thấy như bạn đã tính đến mọi thứ họ có thể cần. Ngoài ra, nó sẽ chứng minh rằng bạn có cách tiếp cận khách hàng tiềm năng linh hoạt hơn những cách khác. Lý tưởng nhất là đề xuất bán hàng của bạn nên bao gồm 3 giải pháp ở các mức giá khác nhau. Trong trường hợp này, khách hàng có đủ tùy chọn để lựa chọn, nhưng bạn sẽ không bị lạc hướng khi so sánh chúng. Ngoài ra, nếu bạn sắp xếp chúng từ giá cao nhất đến giá thấp nhất, khách hàng tiềm năng sẽ không sợ hãi và phòng thủ khi họ thấy ưu đãi cao cấp của bạn. Vì vậy, đây là một cơ hội tuyệt vời để quảng bá các sản phẩm đắt tiền của bạn.
Sai lầm nghiêm trọng mà bạn nên tránh khi viết một đề xuất
Những lỗi nên tránh khi viết sale proposal là gì?
Nói quá nhiều về bản thân
Nếu bạn cảm thấy mình phải có phần “Giới thiệu về chúng tôi”, hãy giữ nó trong một đoạn văn ngắn. Bạn có thể sử dụng các liên kết đến tài liệu về sản phẩm, danh sách giải thưởng, phần “Giới thiệu về chúng tôi” trên trang web của bạn và các tài liệu khác, mang đến cho khách hàng tùy chọn tìm hiểu thêm mà không buộc họ phải lãng phí thời gian khi đọc đề xuất.
Không có chiến lược
Tính năng quan trọng nhất của đề xuất của bạn phải là chủ đề hoặc chiến lược của bạn. Tại sao khách hàng nên chọ bạn thay vì những người còn lại? Bạn có thiết kế tốt nhất? Bạn có kỹ thuật viên được đào tạo kỹ lưỡng nhất? Bạn có thiết bị hoặc thông tin cập nhật nhất không? Bạn có thể thực hiện dự án với chi phí thấp nhất không? Bạn có thể làm điều đó nhanh hơn đối thủ không? Cung cấp cho khách hàng một hoặc hai chủ đề quan trọng cơ bản để phát huy khả năng của bạn và phát triển chủ đề này xuyên suốt đề xuất.
Không kêu gọi hành động
Một lỗi phổ biến khác khi viết đề xuất kinh doanh là không thêm lời kêu gọi hành động ở cuối. Cho dù nội dung đề xuất của bạn có thể tốt đến mức nào, thì việc chuyển đổi phụ thuộc rất nhiều vào việc có một lời kêu gọi hành động tuyệt vời.
Hứa quá nhiều
Trung thực là điều thường không liên quan đến bán hàng, nhưng trên thực tế, nó có thể là một phương pháp xây dựng lòng tin rất hấp dẫn. Nếu bạn từ chối một khách hàng tiềm năng khi họ yêu cầu một kết quả phi thực tế, điều đó sẽ củng cố vị trí của bạn trong mối quan hệ với tư cách là một chuyên gia và nhà lãnh đạo có tư duy.
Giờ đây có lẽ bạn đã hiểu được proposal là gì cũng như cách viết các proposal phổ biến như sale proposal. Hãy truy cập vào CareerLink.vn để tham khảo các bài viết hữu ích khác nhé.
