Để thực hiện một dự án thành công, bạn phải kiểm soát một số lượng lớn các hoạt động và đảm bảo rằng chúng được hoàn thành đúng tiến độ. Nếu bạn bỏ lỡ thời hạn hoặc hoàn thành một nhiệm vụ không theo trình tự, chúng có thể có tác động dây chuyền đến phần còn lại của dự án. Đó là lý dự tại sao biểu đồ Gantt lại được sử dụng phổ biến! Vậy biểu đồ Gantt là gì? Hãy cùng Masterskills tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây!
Biểu đồ Gantt là gì?
Biểu đồ Gantt là biểu đồ theo thanh ngang được sử dụng trong quản lý dự án để thể hiện trực quan kế hoạch dự án theo các mốc thời gian. Biểu đồ Gantt thường hiển thị cho bạn dòng thời gian và trạng thái công việc cũng như người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ trong dự án.
Nguồn gốc của biểu đồ Gantt
Karol Adamiecki, một giáo sư và kỹ sư cơ khí người Ba Lan, được ghi nhận là người đã đặt nền móng cho biểu đồ Gantt đầu tiên vào năm 1896. Ông đã phát triển quy luật “hài hòa” trong quản lý. Nó nhấn mạnh tầm quan trọng của các nhóm, lập kế hoạch và sử dụng các công cụ sản xuất tương thích.
Đến năm 1917, kỹ sư người Mỹ Henry L. Gantt đã sử dụng biểu đồ hòa âm của Adamiecki làm nguồn cảm hứng cho biểu đồ mang tên mình. Về sau, biểu đồ Gantt dần trở nên phổ biến như một cách để mô tả việc tải tài nguyên và lập kế hoạch sản xuất trong các nhà máy. Nó cũng hữu ích trong việc đánh giá năng suất của nhân viên.
Lợi ích của việc sử dụng biểu đồ Gantt
Một số lợi ích của việc sử dụng biểu đồ Gantt bao gồm:
- Tính hiệu quả: Biểu đồ Gantt giúp người quản lý dự án tính toán thời gian hoàn thành dự án thực tế và đặt mục tiêu dựa trên các nguồn lực sẵn có. Cả hai ưu điểm này đều giúp tăng năng suất làm việc
- Tính hiệu quả khi làm việc theo nhóm: Các thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào cùng một thông tin, giúp mọi người được thông báo về tiến độ của dự án. Do đó, có thể yêu cầu tất cả các thành viên trong nhóm, kể cả những người làm việc từ xa, chịu trách nhiệm về nhiệm vụ của họ. Các thành viên trong nhóm cũng có thể tham khảo biểu đồ và thiết lập vai trò cũng như trách nhiệm của mình.
- Khả năng theo dõi tiến trình: Biểu đồ Gantt cho phép người lập kế hoạch dự án và các thành viên trong nhóm phân tích quy trình công việc để tìm ra các ràng buộc và điều chỉnh công việc của họ cho phù hợp. Biểu đồ Gantt giúp người quản lý dự án theo dõi điểm chuẩn và nhiệm vụ trong suốt quá trình dự án. Các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng hình dung những yếu tố nào có thể bị thiếu trong biểu đồ Gantt.
- Tính linh hoạt: Biểu đồ Gantt giúp các nhóm cân bằng nhiều dự án cùng một lúc. Chúng giúp nhắc nhở các nhà quản lý ước tính những nguồn lực nào là cần thiết.
- Tính thực tiễn và tổng quát: Biểu đồ Gantt cung cấp một lộ trình dự án trong nháy mắt, cho phép quản lý, giám sát và tổ chức các thành phần dự án dễ dàng hơn. Biểu đồ cung cấp một cái nhìn toàn diện về dòng thời gian và nhiệm vụ của dự án. Nhân viên có thể nhanh chóng xem trạng thái của dự án hoặc một giai đoạn của dự án nhờ vào biểu đồ Gantt.
Công dụng của biểu đồ Gantt
Xây dựng và quản lý một dự án toàn diện
Biểu đồ Gantt trực quan hóa các khối xây dựng của một dự án và tổ chức nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Các nhiệm vụ nhỏ được lên lịch trên dòng thời gian của biểu đồ Gantt, cùng với sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, người được giao và các mốc quan trọng.
Xác định các phụ thuộc về công tác hậu cần và nhiệm vụ
Biểu đồ Gantt có thể được sử dụng để theo dõi công tác hậu cần của một dự án. Nó giúp đảm bảo rằng một nhiệm vụ mới chỉ có thể bắt đầu sau khi một nhiệm vụ khác được hoàn thành.
Nếu một nhiệm vụ bị trì hoãn, các vấn đề phụ thuộc sẽ tự động được lên lịch lại. Điều này có thể đặc biệt hữu ích khi lập kế hoạch trong bối cảnh có nhiều nhóm tham gia sự kiện hay sự kiện diễn ra trong thời gian dài.
Theo dõi tiến độ của một dự án
Khi mốc thời gian của các vấn đề trong kế hoạch được các nhóm ghi lại, bạn có thể theo dõi tình trạng của các dự án và thực hiện điều chỉnh nếu cần. Biểu đồ Gantt của bạn có thể bao gồm ngày bắt đầu, mốc quan trọng hoặc các chỉ số quan trọng khác để theo dõi tiến độ dự án.
Hướng dẫn cách xây dựng biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt được xây dựng với một trục nằm ngang biểu thị tổng khoảng thời gian của dự án, được chia thành các phần tăng dần — ngày, tuần hoặc tháng. Nó có một trục tung thể hiện các nhiệm vụ của dự án. Ví dụ: nếu là dự án chọn phần mềm nhân sự mới, các nhiệm vụ chính có thể là: tiến hành nghiên cứu, chọn phần mềm và cài đặt phần mềm.
Các thanh ngang có độ dài khác nhau biểu thị trình tự, thời gian và khoảng thời gian cho từng nhiệm vụ. Sử dụng ví dụ tương tự, đặt “tiến hành nghiên cứu” ở đầu trục tung và vẽ một thanh trên biểu đồ biểu thị lượng thời gian dự kiến cho nghiên cứu, sau đó nhập các nhiệm vụ khác bên dưới nhiệm vụ đầu tiên với các thanh đại diện tại các điểm trong thời gian khi chúng sẽ được thực hiện.
Các nhịp thanh có thể chồng lên nhau. Ví dụ: tiến hành nghiên cứu và chọn phần mềm có thể diễn ra trong cùng một khoảng thời gian. Một khi dự án có tiến triển, các thanh phụ, đầu mũi tên hoặc thanh tối có thể được thêm vào để biểu thị các nhiệm vụ đã hoàn thành.
Biểu đồ Gantt cũng có thể được tạo bằng phần mềm như Microsoft Excel. Với người có kiến thức lập trình, JavaScript cũng có thể được sử dụng để xây dựng một biểu đồ Gantt chuyên nghiệp. Ngôn ngữ lập trình này có một số thư viện biểu đồ hoạt động tốt để trực quan hóa dữ liệu.
Hạn chế của biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt là công cụ quản lý dự án hữu ích, nhưng nó có những hạn chế nhất định, cụ thể:
- Thiếu phụ thuộc: Biểu đồ Gantt không chỉ ra các yếu tố phụ thuộc hoặc đường dẫn quan trọng của dự án một cách chi tiết. Người dùng không thể biết một nhiệm vụ bị chậm tiến độ ảnh hưởng đến các nhiệm vụ khác như thế nào. Biểu đồ PERT, một phương pháp quản lý dự án phổ biến khác, được thiết kế để thực hiện điều này.
- Thiếu tính cụ thể: Biểu đồ Gantt rất tốt để cung cấp chế độ xem toàn cảnh về dự án. Tuy nhiên, chúng lại thiếu đi tính cụ thể và chi tiết. Điều này đặc biệt đúng đối với các dự án CNTT quy mô lớn, chẳng hạn như DevOps. Một số chi tiết nhất định về mức độ ưu tiên, thời hạn và kỳ vọng có thể nằm ngoài chế độ xem của các dự án phức tạp.
- Số lượng công việc: Vấn đề thứ ba với biểu đồ Gantt là thanh tác vụ không hiển thị số lượng công việc mà mỗi nhiệm vụ yêu cầu. Nó có thể hiển thị một khoảng thời gian cụ thể, đại khái ngụ ý một lượng tài nguyên nhất định. Tuy nhiên, nó không chỉ định các tài nguyên. Điều đó tạo ra sự mơ hồ và có thể dẫn đến tranh chấp tài nguyên giữa các nhóm.
Mẫu biểu đồ Gantt giúp bạn quản lý dự án hiệu quả
Tạm kết
Vậy là Masterskills đã cùng bạn tìm hiểu những thông tin thú vị cũng như cách xây dựng một biểu đồ Gantt cơ bản. Hy vọng những mẫu gợi ý ở trên sẽ giúp bạn có thể quản lý dự án một cách hiệu quả và tối ưu hơn. Nếu cảm thấy hứng thú với các chủ đề tương tự, hãy ghé qua Blog của Masterskills, nơi tụi mình còn rất nhiều template hữu ích khác dành cho công việc nhé!
