Xung đột nhóm trong quá trình làm việc là điều không thể tránh khỏi. Điều quan trọng là bạn cần biết cách giải quyết được xung đột trong nhóm và tạo môi trường mở để mọi người có thể thẳng thắn chia sẻ. Có như vậy, vấn đề mới được giải quyết và công việc mới trở nên tốt hơn.
Vậy khi có mâu thuẫn trong quá trình làm việc nhóm bạn xử lý như thế nào?
Ở bài viết này, hãy cùng tĩnh tâm và ngồi xuống suy xét vấn đề một cách kỹ lưỡng. Đừng để những xung đột nhóm trở thành những rào cản không đáng có trong mối quan hệ với đồng nghiệp của bạn.
Nếu bạn đang ở trong tình huống khó xử ấy, nội dung dưới đây là một gợi ý cho bạn về cách giải quyết xung đột trong nhóm hiệu quả.
Dấu hiệu xung đột nhóm thường gặp
Thiếu tin tưởng lẫn nhau
Khi đã là một đội, lòng tin tưởng là điều vô cùng quan trọng để mọi người cùng hướng về hoàn thành mục tiêu chung.
Sự thiếu tin tưởng sẽ dẫn đến lòng đa nghi. Từ đó, các quyết định được đưa ra đều có sự dè chừng, khó đi đến thống nhất giữa các thành viên gây ra xung đột.
Thường xuyên chia phe trong các cuộc thảo luận
Nhiều đồng nghiệp thân thiết sẵn ở mối quan hệ đời thường nên trong công việc họ cũng bảo vệ lẫn nhau khi nêu quan điểm. Đó là còn chưa kể đến tình trạng “ghét hùa”.
Chẳng hạn như trong một nhóm đồng nghiệp chơi thân với nhau, khi một thành viên trong nhóm có xích mích cá nhân với một đối tượng khác, một số thành viên còn lại cũng có tư tưởng “không ưa” theo.
Điều này không chỉ dẫn đến tình trạng tranh luận phiến diện khi hợp tác nhóm lớn, mà còn thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của nội bộ nhóm. Nếu trưởng nhóm không biết cách gắn kết các thành viên trong câu lạc bộ, xung đột cũng rất dễ xảy ra.
Không thừa nhận trách nhiệm, lỗi sai trong công việc
Vấn đề trách nhiệm cá nhân luôn mang lại nhiều tranh cãi.
Tuy là hoạt động nhóm, nhưng khi có lỗi sai nào đó, trong nội bộ vẫn phải có người chịu trách nhiệm chính, cũng như đề xuất phương án giải quyết và được sự chấp thuận của tập thể.
Nếu một cá nhân làm sai nhưng không nhận lỗi, chắc chắn tranh cãi và xung đột trong khi làm việc nhóm là điều không thể tránh khỏi.
Không tập trung vào mục tiêu nhóm
Làm việc nhóm khó nhất là trung hòa các cá tính và lợi ích cá nhân. Nếu ai đó chỉ quan tâm đến lợi ích bản thân, quên phấn đấu vì mục tiêu đội nhóm mà phấn đấu, mâu thuẫn nội bộ diễn ra trong nhóm cũng là điều dễ hiểu.
Hơn thế nữa, nhóm trưởng cũng sẽ là người gặp phải thách thức khi cố gắng dẫn dắt các thành viên nếu như một số cá nhân trở nên lơ đễnh, không tập trung vào mục tiêu chung của tập thể.
Thể hiện thái độ ra mặt
Tranh luận khác sẽ không thành tranh cãi nếu thái độ được kiểm soát đúng đắn.
Ví dụ về xung đột trong nhóm: Một dấu hiệu rõ ràng cho xung đột khi làm việc nhóm chính là các thành viên thể hiện rõ nét không thích, không ưa quan điểm của đồng nghiệp bằng ngôn từ đả kích, ánh mắt và ngôn ngữ hình thể.
Nguyên nhân phổ biến dẫn đến xung đột nhóm
Xung đột nhiệm vụ
Những bất đồng có nảy sinh khi công việc của các thành viên trong nhóm phụ thuộc lẫn nhau quá nhiều để có thể phối hợp và hoàn thành tốt mục tiêu đề ra. Nếu không có những thỏa thuận và cách tổ chức sắp xếp công việc hợp lý, đội nhóm của bạn sẽ dễ gặp tình trạng xung đột nhiệm vụ.
Ví dụ về xung đột trong nhóm, một kế toán viên không thể thực hiện công việc của họ nếu tất cả các số liên tục bị cập nhật muộn bởi chuyên viên phân tích dữ liệu trong nhóm.
Mâu thuẫn với đội trưởng
Với trọng trách tổng hợp và đưa ra quyết định, cũng như đưa ra góp ý về công việc cho nhóm viên. Nhóm trưởng thường rất dễ khiến một số cá nhân không hài lòng với các nhận xét thẳng thắng hoặc khác với tư tưởng cá nhân.
Bên cạnh đó, một số thành viên cũng sẽ “ngầm” đánh giá năng lực dẫn dắt của nhóm trưởng và dễ gây mâu thuẫn nếu họ cảm thấy “đầu tàu” của mình không phù hợp, yếu kém khả năng lãnh đạo. Cách giải quyết xung đột nhóm bởi điều này cũng vì thế mà phức tạp hơn.
Phong cách làm việc không phù hợp
Mỗi một nhân viên là một cá thể, một tính cách riêng biệt.
Nếu bạn không thể làm cho mình hòa hợp, kiểm soát cảm xúc và quan điểm với tập thể thì xung đột trong nhóm diễn ra cũng chỉ là chuyện sớm muộn.
Sự phân biệt đối xử
Tư tưởng “trọng nam khinh nữ”, hay “tuổi trẻ chưa biết gì” vẫn thường hay xảy ra ở một số công ty. Bên cạnh đó, sự kỳ thị và phân biệt vùng miền, giới tính cũng có ảnh hưởng nghiêm trọng tới hòa khí tập thể khi làm việc chung.
Xung đột này không chỉ gây tác động xấu tới quá trình hợp tác nhóm của đội ngũ mà còn liên quan tới văn hóa của công ty. Nếu bạn cảm thấy có sự phân biệt đối xử diễn ra tại nơi làm việc, đừng ngần ngại chia sẻ cùng sếp, hoặc phòng Nhân sự để tìm ra những hướng giải quyết tốt nhất nhé!
Xung đột ý tưởng
Những lúc cùng bàn bạc để đưa ra ý tưởng sáng tạo, ai rồi cũng sẽ có những ý tưởng mà bản thân tâm đắc và luôn cố gắng bảo vệ nó.
Nhiều ý kiến khác nhau được đưa ra trên bàn họp cũng đồng nghĩa với cuộc tranh luận diễn ra theo chiều hướng “nảy lửa” hơn.
Nếu không có người cầm trịch hoặc các tiêu chuẩn đánh giá sẵn khiến cho tình trạng này kéo dài, đây sẽ không còn là cuộc tranh luận bình thường, mang tính xây dựng nữa. Trái lại, điều này sẽ gây ra sự khó chịu cho mỗi cá nhân, và tệ hơn chính là xung đột trong nhóm.
Giải quyết xung đột nhóm đòi hỏi bạn phải vận dụng kỹ năng giải quyết vấn đề một cách khéo léo. Vậy làm sao để giải quyết xung đột nhóm?
Cách giải quyết xung đột trong nhóm
Khi có mâu thuẫn trong quá trình làm việc nhóm bạn xử lý như thế nào? Cùng xem các phương pháp giải quyết xung đột trong giao tiếp sau đây:
Tạm gác “cái tôi” sang một bên
Khi xung đột nhóm xảy ra, vấn đề lớn nhất chưa chắc đã đến từ những bất đồng trong quan điểm, mà chính là “cái tôi” của mỗi người.
Bất kỳ tranh cãi nào cũng không thể giải quyết nếu một trong hai bên không ai chịu đặt “cái tôi” của mình xuống trước.
Việc buông bỏ “cái tôi” của mình không có nghĩa là bạn thừa nhận mình đã sai hay đã thua cuộc khi tranh cãi, mà chỉ đơn giản là giúp bạn có thể nhìn nhận ý kiến của đối phương một cách khách quan hơn.
Vì vậy, bước đầu tiên trong cách giải quyết xung đột trong nhóm là hãy thử ngồi lại và lắng nghe nhiều hơn. Trước khi phản biện điều gì, hãy tìm cách hiểu vấn đề của người đối diện.
Một khi bạn chịu lắng nghe thì đối phương cũng sẽ bớt nóng giận; và cùng bạn suy xét vấn đề.
Làm rõ vấn đề nằm ở đâu
Kỹ năng giải quyết xung đột trong tổ chức nhóm bao gồm cả việc bạn phải biết vấn đề của hai bên ở đâu? Tại sao lại có những xung đột nhóm này? Chúng ta có đang hành xử vì một mục tiêu chung của nhóm hay không?
Hãy liên tục đặt những câu hỏi xoay quanh việc xung đột khi làm việc nhóm để tìm hiểu chính xác đâu là vấn đề và đâu là giải pháp cho tất cả.
Chỉ khi tìm ra được nguyên nhân cốt lõi, bạn và đồng đội mới đủ bình tĩnh để đánh giá phương án giải quyết.
Nhớ nhé, hãy cùng nhau làm rõ vấn đề. Đừng im lặng và bỏ qua, vì vấn đề nhỏ nếu tích tụ lâu dần sẽ hình thành vấn đề lớn; khiến những xung đột nhóm bùng nổ căng thẳng và khó giải quyết hơn.
Tìm giải pháp cùng nhau
Khi đã làm rõ nguyên nhân của vấn đề, đây là lúc bạn cùng cộng sự của mình ngồi xuống để tìm ra phương án giải quyết tốt nhất cho xung đột nhóm đó.
Lúc này, hai bên đã sẵn sàng để nhìn nhận ý kiến của đối phương, cũng như hiểu được điều gì là tốt nhất cho đội ngũ của mình.
Trước tiên, hãy lắng nghe ý kiến của từng thành viên trong nhóm và hiểu về cách họ suy nghĩ về vấn đề mà nhóm đang gặp phải.
Sau đó, hãy chọn ra một vài phương án phù hợp nhất và để mọi người lựa chọn theo dạng biểu quyết để thống nhất hướng giải quyết.
Việc làm này sẽ giúp nhóm bạn đạt được tiếng nói chung một cách nhanh chóng và không ảnh hưởng đến kết quả chung.
Chủ động lắng nghe
Thay vì là người góp ý, sao bạn không thử trở thành người lắng nghe? Hãy tập cách giữ bình tĩnh trong mọi tình huống.
Dưới vai trò làm người nghe, bạn có thể chậm rãi phân tích và so sánh với quan điểm của mình qua góc nhìn toàn diện nhất. Từ đó, bạn sẽ có thể tự nhận xét lợi thế của các ý tưởng và đưa ra lời góp ý công tâm, hướng đến sự thành công cuối cùng của toàn nhóm.
Không thiên vị
Nếu bạn là người trưởng nhóm, cách giải quyết xung đột trong nhóm tốt nhất chính là dành sự công tâm cho mỗi cá nhân.
Không nên thể hiện rõ nét “Lăng- xê” bất kỳ ai vì điều này sẽ gây cản trở cho chính mối quan hệ của bạn với các thành viên khác. Hãy là tấm gương cho những người đồng đội của mình, tạo dựng sự tin tưởng, và đưa ra các quyết định sáng suốt.
Tham kiến HR
Nếu đã thử nhiều cách giải quyết xung đột trong công việc khác nhau mà không thể tự hòa giải. Bạn có thể gặp HR để nhận được các lời khuyên khách quan hơn.
Người thuộc bộ phận Nhân sự thường luôn giữ ý kiến trung lập. Họ sẽ đánh giá tình hình và cố gắng đảm bảo lợi ích cho bạn được phát triển và làm việc trong môi trường tốt nhất, giúp bạn giải quyết và tránh khỏi các xung đột tiêu cực.
Phương pháp giải quyết xung đột The Interest-Based Relational Approach
Phương pháp The Interest-Based Relational Approach còn được gọi là phương pháp tiếp cận dựa trên sở thích cá nhân. Cách giải quyết xung đột trong công việc này được phát triển dựa trên sự tôn trọng đối với những khác biệt của cá nhân.
Đồng thời, nó giúp mọi người trở nên cởi mở hơn, hạn chế bị cố thủ vào một vị trí cố định. Điều này sẽ giúp cho các cuộc tranh luận được chuyển hướng tích cực và xây dựng hơn.
Quy trình giải quyết xung đột bằng phương pháp này gồm 5 bước như sau:
Bước 1: Quan sát ngữ cảnh/ tình hình
Khi bạn tham gia vào cuộc xung đột, hãy nhấn mạnh rằng bạn đang cố trình bày nhận thức của mình về vấn đề chứ không muốn gây mâu thuẫn.
Bạn cũng có thể sử dụng kỹ năng lắng nghe tích cực, cố gắng thấu hiểu vị trí góc nhìn và quan điểm của đồng nghiệp trước mắt.
Sau đó trình bày lại, diễn giải, tóm tắt. Và hãy đảm bảo rằng khi nói chuyện, bạn đang sử dụng cách tiếp cận cương trực, quyết đoán thay vì lớn tiếng gây hấn khiến người khác cảm thấy mích lòng.
Bước 2: Thu thập thông tin
Ở đây, mục tiêu của bạn chủ yếu là đạt được sở thích, nhu cầu và mối quan tâm cơ bản.
Trong mọi tình huống xung đột nhóm, hãy thử hỏi lại quan điểm của người kia và xác nhận rằng bạn tôn trọng ý kiến của họ. Bên cạnh đó, bạn nên đưa ra đề xuất rằng bản thân cần sự hợp tác của họ để giải quyết vấn đề.
Nên nhớ rằng, mọi xung đột đều là một khởi đầu tích cực để có được kết quả tốt cuối cùng. Đừng cảm thấy áp lực nếu đôi bên mãi vẫn chưa tìm được tiếng nói chung nhé!
Bước 3: Đồng ý vấn đề
Thừa nhận sai nếu bạn có lỗi và cố gắng nhìn nhận ra vấn đề chung dẫn đến xung đột là phương án thông minh trong các tình huống xung đột nhóm.
Hiểu được lý do vì sao đồng nghiệp xảy ra tranh cãi sẽ giúp bạn xác định nhanh chóng cách giải quyết xung đột trong công việc.
Bước 4: Suy nghĩ về các giải pháp khả thi
Tìm nguyên nhân, giải pháp chính là bước quan trọng giúp bạn giải quyết những xung đột nhóm trong công việc.
Để suy nghĩ về các giải pháp khả thi, bạn hãy cởi mở hơn với tất cả các ý tưởng, kể cả những ý tưởng mà bạn chưa từng xem xét trước đây.
Bước 5: Thương lượng một giải pháp
Một câu thần chú mà Masterskills ai cũng nên nhớ khi tìm cách giải quyết xung đột trong nhóm chính là: “Hãy cố gắng dung hòa và đưa ra các giải pháp thỏa đáng.”
Đừng bác bỏ ý kiến của một ai nếu nó mang tính xây dựng chung. Nếu được, bạn hãy đưa ra đề nghị để tất cả các thành viên đều có thể tổng hợp và xem xét hết tất cả các ý kiến tuyệt vời.
Một số cách hạn chế xảy ra xung đột trong nhóm
Bên cạnh đó, bạn cũng đừng quên những lưu ý nhỏ sau đây để hạn chế gây xung đột trong nhóm tại môi trường công sở:
- Không bàn tán về đời tư cá nhân của người khác. Hãy suy nghĩ cho cảm xúc cá nhân của mỗi người. Nếu đổi lại là bạn, bạn cũng sẽ chẳng muốn bị soi mói như vậy đâu.
- Đừng hùa theo những tin đồn không xác thực. Một lời nói vô ý đôi khi mang lại khả năng “sát thương cao” và những hậu quả nặng nề mà bạn khó lường trước được.
- Hạn chế xưng “tôi” thay vì “chúng ta”. Chúng ta đang làm việc tập thể, hãy thể hiện sự hòa hợp của bạn dành cho đội nhóm của mình
- Hiểu rõ mục tiêu chung của đội nhóm. Khi ai cũng nắm rõ việc mình cần phải làm, vấn đề xung đột hay mâu thuẫn trong nhóm sẽ khó mà tồn tại.
- Lắng nghe trước, lên tiếng sau. Đừng để những giây phút “bốc đồng” của bản thân gây ảnh hưởng tới tinh thần làm việc tập thế nhé!
Cách giải quyết xung đột trong nhóm khi làm việc online
Gọi điện hoặc video call để trao đổi trực tiếp
Một trong những cách giải quyết xung đột trong nhóm hiệu quả nhất chính là hãy tìm cách trao đổi trực tiếp với nhau.
Các ứng dụng chat ngày nay đều có chức năng gọi điện, cả audio và video, với đường truyền và độ nét ổn định.
Vì vậy, thay vì trao đổi qua lại với vô vàn những tin nhắn, hãy gọi điện nói chuyện trực tiếp với nhau để tăng tương tác qua những cử chỉ, lời nói, đồng thời diễn đạt ý của mình rõ ràng hơn.
Sắp xếp một khoảng thời gian cố định hàng tuần để cập nhật công việc
Điều then chốt trong cách giải quyết xung đột trong nhóm khi làm việc tại nhà chính là cung cấp và cập nhật đầy đủ thông tin về công việc cho đồng nghiệp. Việc bỏ lỡ mất một phần thông tin quan trọng nào đó là lý do hàng đầu khiến chúng ta không thể tìm được tiếng nói chung.
Việc sắp xếp thời gian cập nhật công việc cố định hàng tuần không chỉ giúp bạn chia sẻ về tiến độ công việc hiện tại, mà còn là cơ hội để bạn và các cộng sự bàn bạc, thảo luận để đưa ra quyết định chung. Từ đó, những xung đột trong nhóm cũng sẽ không còn cơ hội để phát sinh.
Hãy sắp xếp một lịch gặp mặt online với đồng nghiệp mỗi tuần. Bạn có thể đặt lịch họp hàng tuần thông qua công cụ quản lý và sắp xếp công việc như Google Calendar.
Trong thời gian họp, nhớ tắt hết các ứng dụng chat, tắt điện thoại, tạm ngừng kiểm tra email để tập trung lắng nghe và đưa ra ý kiến thảo luận kịp thời.
Chuẩn bị kỹ thông tin trước khi nêu ý kiến
Một lợi ích của làm việc tại nhà là bạn có nhiều không gian riêng để suy nghĩ và kiểm tra lại thông tin trước khi lên tiếng. Vì vậy, cách giải quyết xung đột trong nhóm chính là hãy tận dụng lợi ích này một cách hữu hiệu nhất.
Trước khi trò chuyện, dù là trực tiếp hay thông qua thanh chat, hãy dành chút thời gian để kiểm chứng thông tin, tìm luận điểm rõ ràng cho những quan điểm của mình.
Thậm chí trước khi bước vào một cuộc họp, bạn cũng có thể ghi ra sẵn những câu hỏi, hoặc những gì bạn muốn nói để không bị bỏ sót bất kỳ khúc mắc nào trong quá trình trò chuyện.
Việc luôn suy nghĩ kỹ trước khi đưa ra ý kiến là chìa khóa tìm ra cách giải quyết xung đột trong nhóm. Đôi khi, mâu thuẫn không đến từ công việc, mà đến từ chính những cái đầu nóng và những lời nói làm ảnh hưởng tới bầu không khí chung.
Đừng bỏ qua những khúc mắc và vấn đề mới chớm nảy sinh
Các xung đột, vấn đề mới phát sinh tưởng chừng nhỏ nhặt, không ảnh hưởng gì lại rất có thể là nguồn cơn của những xung đột lớn hơn trong tương lai.
Vì vậy, cách để giải quyết xung đột trong nhóm là hãy thẳng thắn đặt câu hỏi và yêu cầu được giải đáp cụ thể để vấn đề được giải quyết gọn gàng ngay từ đầu, thay vì bỏ qua và cho rằng chúng sẽ tự biến mất.
Luôn hỏi han, quan tâm khi cần thiết
Mâu thuẫn thường xuyên xảy ra nhất ở những đội nhóm thiếu khả năng giao tiếp. Vì vậy, cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm khi không thể gặp nhau chính là hãy thường xuyên quan tâm, hỏi han đến những đồng nghiệp thân cận của mình.
Tuy quá tò mò dễ khiến người khác cảm thấy bạn đang cố can thiệp vào đời sống cá nhân của họ, nhưng nếu bạn quá thờ ơ với cộng sự sẽ chỉ khiến cho những bất đồng trong tương lai khó giải quyết hơn.
Hãy thường xuyên lưu tâm đến các thành viên trong nhóm, khéo léo hỏi thăm mọi người khi cảm thấy có gì đó không ổn. Chẳng hạn như khi cộng sự không trả lời lại email như thường lệ, hoặc không còn thường xuyên nhắn tin trao đổi qua lại trong group chat.
Ngay cả khi bạn không làm việc trực tiếp mặt đối mặt với mọi người thì việc lắng nghe, thấu hiểu và cùng nhau vượt qua những khó khăn và mâu thuẫn vẫn là điều vô cùng cần thiết. Làm việc từ xa nghĩa là phải luôn chuẩn bị tinh thần tiếp nhận và đặt câu hỏi với đồng nghiệp. Thực hiện tốt điều này, mọi vấn đề mới được giải quyết nhanh chóng để công việc chung được hoàn thành với hiệu suất cao.
Kết luận
Tìm ra cách giải quyết xung đột trong nhóm là công việc không hề dễ, bất kể “nhân vật chính” trong những bất đồng này là bạn hay là ai. Tuy nhiên, dù ở phương diện nào, hãy luôn ghi nhớ:
- Đừng quá bảo thủ với ý kiến cá nhân; mà hãy lắng nghe chia sẻ từ nhiều người trong nhóm để biết về suy nghĩ của họ.
- Hãy tạo những cuộc họp để trao đổi và giải quyết vấn đề trực tiếp. Điều này sẽ tốt hơn là giữ im lặng và để nó trôi đi.
- Tìm kiếm ý tưởng giải quyết và có phương án phòng bị nếu xung đột nhóm lên đến đỉnh điểm
- Sau khi vấn đề được giải quyết, cần có thỏa thuận về cách thức làm việc cho những lần sau để tránh xung đột nhóm tiếp diễn lần nữa.
Với những gợi ý giải quyết xung đột khi làm việc nhóm trên đây, bạn hoàn toàn có thể cải thiện kết quả công việc và có một đội ngũ vững mạnh nhất.
Đừng quên nâng cao kỹ năng này thông qua những lần làm việc nhóm vì nó sẽ giúp ích cho bạn trong tương lai khi trở thành quản lý đấy.
