Cách giúp nhà quản lý cải thiện hiệu suất của nhân viên

Mỗi nhân viên sẽ có năng lực, kinh nghiệm, động lực, nhu cầu làm việc khác nhau. Để cải thiện hiệu suất nhân viên là điều không hề dễ dàng. Bạn có thể tham khảo một số cách cải thiện hiệu suất của nhân viên dưới đây.

Tìm hiểu các vấn đề hoạt động kém hiệu quả

Để cải thiện hiệu suất của nhân viên, bạn bắt buộc phải tìm hiểu được các vấn đề khiến nhân viên hoạt động kém hiệu quả. Lý do là vì, bản chất của hiệu suất công việc được tính bằng công thức:

Hiệu suất = Kết quả công việc / Chi phí

Như vậy, nếu nhân viên có kết quả công việc được tối ưu hóa, giảm thiểu các vướng mắc gây suy giảm hiệu quả công việc thì tương ứng với đó, hiệu suất công việc cũng sẽ được cải thiện tích cực.

Để tìm hiểu các vấn đề hoạt động kém hiệu quả của nhân viên, bạn có thể thực hiện các cách như:

• Trao đổi thẳng thắn với nhân viên trong buổi check-in 1 1.
• Tiến hành xem xét thực tế quá trình làm việc của nhân viên để nhìn nhận, xác định được các yếu tố gây ảnh hưởng hiệu quả công việc của nhân viên.
• So sánh nhóm nhân viên có hiệu suất tốt và chưa tốt trong cùng một bộ phận để xác định vấn đề khiến nhân viên thực hiện công việc chưa tốt.

Khi bạn đã tìm ra được các vấn đề khiến nhân viên hoạt động kém hiệu quả, bạn sẽ tìm ra được cách khắc phục hiệu quả và giúp nhân viên đạt được hiệu quả, hiệu suất công việc tốt hơn. Ví dụ như: nếu bạn nhận thấy nhân viên có xu hướng làm việc kém hiệu quả vào những ngày hè nắng nóng do không gian văn phòng quá chật chội, nóng nực, bạn có thể áp dụng một số giải pháp giúp nhân viên đạt được hiệu quả công việc tốt hơn như:

• Thực hiện nghiêm túc vệ sinh 5S tại văn phòng (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng).
• Tiến hành cải thiện cơ sở vật chất văn phòng như: bố trí thêm cây xanh, cải thiện hệ thống điều hòa, thông khí, lắp đặt hệ thống tản nhiệt, chống nóng…
• Thuê mặt bằng văn phòng khác phù hợp hơn với quy mô nhân sự của công ty.

Không gian làm việc đảm bảo sẽ giúp quản lý hiệu suất nhân viên của bạn đạt được hiệu suất công việc tốt hơn

Khuyến khích giao tiếp liên tục

Giao tiếp, tương tác liên tục giữa nhà quản lý và nhân viên sẽ giúp cả hai bên cùng đạt được những lợi ích trong cải tiến hiệu suất công việc.

Với nhà quản lý, thông qua việc giao tiếp liên tục với nhân viên, bạn có thể nhanh chóng nắm bắt được hiện trạng hiệu suất công việc của nhân viên. Bạn cũng sẽ nhận diện được các nguy cơ, thử thách cũng như những vấn đề cần khắc phục trong thực hiện công việc của nhân viên.

Về phía nhân viên, thông qua giao tiếp liên tục, nhân viên sẽ nhận được những phản hồi, ý kiến hữu ích để giúp cải tiến công việc trong hiện tại và tương lai. Những ý kiến kịp thời sẽ giúp nhân viên đạt được hiệu quả, hiệu suất công việc cao hơn, gắn bó hơn với công việc và công ty.

Để tiến hành giao tiếp liên tục với nhân viên, bạn có thể thực hiện một số cách như:

• Áp dụng quản lý hiệu suất liên tục (CPM) và tiến hành các buổi check-in 1 1 với nhân viên hàng tuần.
• Định kỳ vào trưa thứ 6 hàng tuần, toàn văn phòng của bạn có thể ăn trưa cùng nhau để gia tăng mức độ kết nối, giao tiếp giữa các thành viên.
• Bạn còn có thể thiết lập quy định đối với quản lý cần dành bao nhiêu % quỹ thời gian để tiến hành đào tạo, hỗ trợ, giao tiếp với nhân viên trong team.

Hình thành một môi trường làm việc tích cực

Nhân viên của bạn chỉ có thể đạt được hiệu suất công việc tốt nhất nếu họ được làm việc trong một môi trường làm việc tích cực. Khi các giá trị tích cực từ môi trường làm việc cho đến nỗ lực công việc của nhân viên được cộng hưởng với nhau, bạn sẽ rất ngạc nhiên về hiệu suất nhân viên đạt được.

Ví dụ:

Một nhân viên nỗ lực làm việc trong một công ty có sự ghi nhận, đánh giá, hỗ trợ nhân viên xứng đáng chắc chắn sẽ đạt được hiệu suất công việc cao hơn so với một nhân viên cũng nỗ lực làm việc nhưng trong môi trường làm việc tiềm ẩn nhiều xung đột, cạnh tranh nội bộ.

Muốn hình thành, xây dựng một môi trường làm việc tích cực, bạn có thể lưu ý áp dụng một số cách như:

• Đề cao việc xây dựng, vun đắp văn hóa doanh nghiệp.
• Quan tâm đến việc kết nối, phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận để tránh các xung đột không cần thiết trong nội bộ.
• Công khai, minh bạch trong mọi chính sách phát triển của công ty.

Thường xuyên đào tạo

Khi nhân viên được thường xuyên đào tạo, họ sẽ dần cải thiện được kỹ năng, kinh nghiệm chuyên môn. Từ đó kết quả công việc đạt được cũng ngày càng tiến bộ hơn.

Ví dụ:

Một nhân viên thiết kế còn “mỏng” kinh nghiệm có thể cần đến 8 tiếng đồng hồ để thiết kế xong một backdrop sự kiện. Cùng với khối lượng công việc đó, một nhân viên giàu kinh nghiệm, được đào tạo thường xuyên có thể chỉ cần mất khoảng 4 tiếng đồng hồ chẳng hạn.

Rõ ràng, tiến hành đào tạo, đào tạo bổ sung cho nhân viên là việc làm không thể thiếu trong phát triển nhân sự cho một tổ chức. Để tiến hành đào tạo cho nhân viên, bạn có thể tổ chức đào tạo với nguồn lực từ bên ngoài và cả bên trong công ty.

Với nguồn lực bên ngoài, bạn có thể khuyến khích nhân viên tham gia các khóa học bổ sung kiến thức cần thiết phục vụ công việc. Công ty có thể chi trả chi phí cho các khóa học này nhưng cần nhân viên cam kết sẽ gắn bó với nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định.

Với nguồn lực ngay trong tổ chức, bạn có thể khuyến khích, thiết lập quy định đào tạo nội bộ. Trong đó, các cấp quản lý trong vòng 1 tháng phải có ít nhất 1 buổi chia sẻ kỹ năng, kinh nghiệm với nhân viên trong team chẳng hạn. Việc đào tạo nội bộ nên được quy định cụ thể, gắn với các kết quả định lượng để liên tục tối ưu hóa chất lượng nguồn nhân lực cho tổ chức.

Dẫn dắt và đồng hành cùng nhân viên

Nhà quản lý sẽ khó giúp nhân viên đạt được hiệu suất cao hơn nếu đứng ở vị thế trên cao, áp đặt, bắt buộc nhân viên làm việc một cách thụ động. Thay vào đó, bạn hãy ở vị thế dẫn dắt, đồng hành cùng nhân viên. Khi đó, nhà quản lý sẽ không còn chỉ là những người quản lý đơn thuần mà có thể trở thành những người truyền cảm hứng, động lực để nhân viên nỗ lực cải tiến hiệu suất tốt hơn.

Bạn có thể tham khảo một số cách như sau:

• Bạn hãy xem những buổi check-in 1 1 với nhân viên như những buổi gặp hữu ích để bạn đưa ra được các ý kiến giúp nhân viên cải thiện được hiệu quả, hiệu suất công việc.
• Khi công việc phát sinh những vướng mắc, thay vì tìm cách đổ lỗi cho nhân viên, bạn hãy cùng nhân viên bình tĩnh ngồi lại tìm giải pháp khắc phục.
• Bạn nên dắt dắt, đồng hành cùng nhân viên nhưng không có nghĩa là làm thay, suy nghĩ thay cho công việc của nhân viên hay sa vào quản lý vi mô từng vụ việc.

Trao quyền và tạo thói quen tự chủ của nhân viên

Nhân viên của bạn sẽ khó trưởng thành, tự chủ trong công việc được nếu họ không được trao quyền hoặc ít nhất là có một khoảng không gian để xử lý công việc. Nếu bạn chỉ muốn nhân viên nhất nhất làm theo ý tưởng của mình thì bạn sẽ chỉ nhận lại được những nhân viên làm việc rất cơ học, máy móc.

Để trao quyền cho nhân viên một cách hiệu quả, bạn cần lưu ý một số chi tiết như:

• Bạn hãy dành thời gian và sự kiên nhẫn để nhân viên được trao quyền dần thích nghi, tích lũy được kinh nghiệm, kỹ năng và xử lý công việc hiệu quả.
• Bạn cũng không nên ủy quyền mức, chuyển hết công việc của mình cho nhân viên xử lý. Những việc quan trọng và khẩn cấp cần bạn tự mình tập trung xử lý. Bạn có thể xem xét trao quyền cho nhân viên xử lý các công việc ít quan trọng hơn nhưng gấp gáp.
• Để trao quyền hiệu quả, bạn cần đảm bảo chọn đúng người. Người đúng việc và việc được giao đúng người mới là cơ sở quan trọng để công việc ủy quyền vẫn đảm bảo hiệu suất, hiệu quả như kỳ vọng.
• Đặc biệt, khi đã trao quyền cho nhân viên, bạn cần trao cho họ khoảng không gian đủ để sáng tạo, chủ động trong công việc. Bạn không nên quản lý vi mô hay can thiệp quá sâu vào công việc nhân viên đang xử lý.

Tự tạo mục tiêu và đàm phán

Ở vai trò quản lý, bạn có thể tự tạo mục tiêu và đàm phán để thuyết phục nhân viên cùng đóng góp ý tưởng và thực hiện mục tiêu đó. Nhân viên, nhất là những nhân viên mới gia nhập kinh nghiệm, còn mỏng kinh nghiệm rất cần được người quản lý hướng dẫn, gợi ý một số mục tiêu công việc. Điều đó sẽ giúp họ tập trung vào công việc tốt hơn, họ cũng sẽ hiểu rõ công ty kỳ vọng họ đạt được những điều gì.

Để tạo mục tiêu và đàm phán hiệu quả với nhân viên, bạn có thể tham khảo cách thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART. Theo đó, một mục tiêu sẽ cần đảm bảo 5 yếu tố:

• S – Specific (Tính cụ thể)
• M – Measurable (Tính đo lường)
• A – Achievable (Tính khả thi)
• R – Relevant (Tính liên quan)
• T – Time-Bound (Giới hạn thời hạn)

Thiết lập được mục tiêu SMART sẽ giúp nhân viên của bạn tập trung được nguồn lực hoàn thành mục tiêu hiệu quả hơn

Để hiểu hơn hơn về một mục tiêu SMART, bạn có thể theo dõi ví dụ sau:

• S – Cụ thể: Tôi muốn đưa công ty vào nhóm doanh nghiệp dẫn đầu thị trường xét về mặt doanh thu.
• M – Đo lường: Tôi muốn công ty đạt vị thế top 5 doanh nghiệp dẫn đầu thị trường.
• A – Tính khả thi: Với tiềm lực tài chính, năng lực hiện tại của công ty, mục tiêu đưa công ty vào top 5 là khả thi.
• R – Tính liên quan: Mục tiêu đưa công ty vào top 5 trên thị trường nhằm giúp công ty mở rộng tầm ảnh hưởng và phát triển bền vững hơn.
• T – Giới hạn thời gian: Tôi muốn đạt được mục tiêu trên trong khoảng thời gian 5 năm tới.

=> Mục tiêu SMART: Với tiềm lực tài chính, năng lực hiện tại của công ty, tôi muốn đưa công ty vươn lên vị thế top 5 doanh nghiệp dẫn đầu thị trường xét về mặt doanh thu trong 5 năm tới. Mục tiêu này nhằm mở rộng tầm ảnh hưởng và giúp công ty phát triển bền vững hơn.

Lắng nghe và thấu hiểu

Có rất nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng tới hiệu suất của nhân viên. Đó có thể là những yếu tố do chủ quan của nhân viên như năng lực, kinh nghiệm còn thiếu sót, còn yếu. Đó cũng có thể là do những yếu tố khách quan như điều kiện cơ sở vật chất, công nghệ, các yếu tố ngoại cảnh…

Nhà quản lý muốn cải thiện được hiệu suất của nhân viên cần lắng nghe và thấu hiểu nhân viên của mình. Nhà quản lý có thể xem mình như một huấn luyện viên đội bóng. Bạn hãy lắng nghe, hiểu về từng “cầu thủ” – nhân viên của mình để có thể giúp họ tỏa sáng nhất ở vị trí công việc của họ.

Ví dụ:

Nhân viên của bạn đang gặp chuyện buồn về tình cảm. Lúc này tâm trạng họ đang rất xáo trộn và khó tập trung vào công việc. Bạn có thể đề nghị nhân viên có 2 – 3 ngày nghỉ phép đủ để cân bằng tâm trạng lại. Khi quay trở lại công sở, nhân viên của bạn có thể sẽ đạt được hiệu suất công việc tốt hơn.

Xu hướng phát triển của quản lý hiệu suất nhân viên

Cách quản lý hiệu suất truyền thống với việc đánh giá hiệu suất của nhân viên theo chu kỳ quá dài: 3 tháng, 6 tháng và thậm chí là 1 năm đang dần bộc lộ ngày càng nhiều điểm hạn chế.

• Quản lý hiệu suất theo cách truyền thống không đảm bảo sự công bằng trong đánh giá.
• Không phản ánh được đúng thông tin hiệu suất của nhân viên.
• Gây ra sự thiếu linh hoạt trong thiết lập mục tiêu cho nhân viên cũng như mục tiêu toàn công ty.
• Nhân viên chỉ nhận được những phản hồi không đầy đủ và không thường xuyên.
• Đặc biệt, quản lý hiệu suất theo cách truyền thống không khiến cả nhân viên và quản lý thoải mái, đồng tình khi triển khai thực hiện.