Đối với cá nhân, việc không ngừng tìm cách nâng cao năng suất làm việc cho bản thân là một điều vô cùng quan trọng để giúp bạn không bị tụt lại phía sau, thuận lợi trong quá trình thăng tiến. Còn nếu bạn là một nhà quản lý, một trong những yếu tố giúp bạn trở thành một nhà quản lý xuất sắc là khả năng giúp nhân viên làm việc làm việc có năng suất chất lượng hiệu quả.
Vậy năng suất làm việc là gì? Bí quyết tăng năng suất làm việc như thế nào? Mời bạn cùng Masterskills tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé.
Năng suất làm việc là gì?
Năng suất làm việc được hiểu đơn giản là mức độ hoàn thành công việc của một người trong một thời gian nhất định. Vậy bằng cách nào để nâng cao năng suất làm việc? Công thức tính năng suất làm việc như thế nào? Nhà quản lý đánh giá năng suất làm việc của nhân viên để làm gì? Mời bạn đọc tiếp phần tiếp theo nhé.
Bí quyết nâng cao năng suất cho bản thân
Làm thế nào để bạn tăng năng suất cho bản thân, cùng tham khảo ngay 6 bí quyết dưới đây nhé.
Đặt giới hạn thời gian cho bản thân
Bằng tự đặt gia deadline cho các công việc/nhiệm vụ không có thời gian kết thúc rõ ràng bạn sẽ có động lực làm việc để hoàn thành chúng, và có trách nhiệm hơn đối với các nhiệm vụ được giao.
Làm việc trong 90 phút
Giữa con người và máy móc khác nhau ở chỗ, máy móc thì hoạt động theo tuyến tính còn con người thì hoạt động theo chu kỳ. Do đó, để có một ngày làm việc hiệu quả tốt và vận hành theo bản chất tự nhiên của con người bạn nên để ý tới các chu kỳ Ultradian.
Kết quả nghiên cứu cho thấy, não bộ của con người có thể tập trung vào một công việc trong khoảng 90 – 120 phút, sau 90 phút thì hiệu suất làm việc sẽ giảm dần, do đó chúng ta cần một khoảng thời gian 20 phút để thư giãn, phục hồi năng lượng nhằm đảm bảo hiệu quả làm việc trong chu kỳ tiếp.
Từ đó, bạn hãy chia một ngày làm việc của bạn ra thành 4 – 5 chu kỳ 90 phút và mỗi chu kỳ bạn sẽ thực hiện một nhiệm vụ thể, qua đó sẽ giúp bạn tối ưu hiệu suất làm việc của mình.
Tuân thủ nguyên tắc 2 phút
Khi một công việc chỉ cần 2 phút để hoàn thành, bạn hãy làm nó ngay thay vì để lại làm sau. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.
Trong cuốn sách “Getting Things Done” của tác giả David Ailen cho biết, hầu hết các công việc mà bạn trì hoãn không phải do bạn không làm được, chỉ là bạn đang cố tránh để làm chúng với bất kỳ một lý do nào. Việc tuân thủ quy tắc 2 phút sẽ giúp bạn vượt qua điều này với 2 nguyên tắc như sau:
- Bạn hãy hoàn thành công việc ngay, nếu nó chỉ mất 2 phút để làm. Nếu bạn trì hoãn nhiều công việc chỉ mất 2 phút để làm thì công việc của bạn sẽ càng chồng chất.
- Tạo thói quen làm việc trong 2 phút. Bạn có thể không hoàn thành trong hai phút, nhưng khi bắt đầu bạn chỉ cần 2 phút.
Nghỉ ngơi thường xuyên hơn
Các kết quả nghiên cứu chỉ ra, việc con người có những quãng thời gian nghỉ ngơi ngắn sẽ giúp ổn định sự tập trung, duy trì hiệu suất làm việc. Bạn hãy nghỉ trong vòng 1 – 2 phút khoảng 2 – 3 lần/giờ khi thực hiện một công việc. Điều này sẽ giúp bạn duy trì sự tập trung tốt hơn đó.
Đồng thời, bạn hãy cố gắng dành thời gian để tập một vài động tác thể dục như chống đẩy, đứng lên ngồi xuống, v.v. Điều này cũng giúp bạn nâng cao hiệu quả làm việc của mình.
Tận dụng khoảng trống thời gian
Trong một ngày, bạn sẽ có những lúc không làm gì khi đi xe bus, hay khi đợi đồng nghiệp có mặt đầy đủ trong cuộc họp, v.v. Bạn đừng lãng phí khoảng thời gian này, mà hãy tận dụng để check mail, trả lời mail, xem xét lại những việc cần làm trong ngày, đọc trước tài liệu, v.v.
Hoàn thành tốt hơn là hoàn hảo
Bạn nên cố gắng hoàn thành công việc của mình một cách nhanh nhất và tiếp nhận ý kiến đóng góp của mọi người để điều chỉnh cho phù hợp, thay vị việc bạn lãng phí thời gian khiến nó trở nên hoàn hảo.
Khi đó, bạn có thể hoàn thiện các nhiệm vụ nhanh hơn nếu bạn làm chúng trong 3 – 4 bản nháp thay vì cố hoàn hiện nó ngay trong lần đầu tiên.
Nhà quản lý cần làm gì để nâng cao năng suất làm việc cho nhân viên?
Với tư cách là một nhà quản lý, bạn không chỉ cần biết cách để nâng cao hiệu suất của bản thân mà cần biết cách để giúp nhân viên làm việc với năng suất cao nhất. Tham khảo ngay 6 bí quyết dưới đây nhé.
Tạo ra văn hóa làm việc có trách nhiệm
Một môi trường làm việc trách nhiệm là điều đầu tiên nhà quản lý cần thực hiện nếu muốn gia tăng hiệu suất làm việc của nhân viên.
Một nhân viên được trao quyền tự chủ trong công việc và nhận feedback từ nhà quản lý để hoàn thiện công việc, lúc này, họ sẽ nhận thấy mình có trách nhiệm và cần tỉ mỉ hơn trong công việc.
Việc nhà quản lý giao trách nhiệm cho nhân viên cũng có nghĩa là đưa cho nhân viên một định hướng rõ ràng về sự phát triển của công ty và vai trò của họ trong sự phát triển đó. Khi đó, thay vì là một con ốc nhỏ trong cỗ máy khổng lồ, các nhân viên sẽ làm việc chăm chỉ, có trách nhiệm đối với công việc và sự phát triển của doanh nghiệp lẫn bản thân họ.
Cho phép nhân sự làm việc từ xa, giờ giấc linh hoạt
Kết quả nghiên cứu của Gallup đã chỉ ra, một nhân viên khi được phép làm việc từ xa sẽ gắn bó với công ty lâu hơn. Do đó, hãy cho phép nhân viên của mình được linh hoạt thời gian làm việc và nơi làm việc.
Bạn thấy đấy, trong suốt khoảng thời gian giãn cách do đại dịch, phần lớn các doanh nghiệp hoạt động theo hình thức online. Bởi vậy, nếu doanh nghiệp không quen với quản lý làm việc từ xa trước đó, thì sẽ khó khăn việc thiết lập và nối liền giai đoạn này với giai đoạn phục hồi sau đại dịch.
Đào tạo, nâng cao năng lực nhân viên
Trong công việc, nhằm nâng cao năng lực cho nhân viên, cập nhật các kỹ năng mới phục vụ công việc nhà quản lý cần chú ý đến việc tổ chức các khóa đào tạo, phát triển nguồn nhân lực. Qua đây giúp hiệu quả công việc luôn được đảm bảo.
Giao công việc phù hợp
Người quản lý phải là người hiểu rõ nhân viên của mình nhất về điểm yếu, điểm mạnh, kỹ năng chuyên môn để có thể phân chia và giao nhiệm vụ phù hợp cho họ.
Điều này không chỉ giúp nhân sự đó có thể hoàn thành tốt các công việc được giao mà còn tiết kiệm được không ít thời gian để đào tạo nếu nhân sự đó không có khả năng thực hiện.
Chế độ khen thưởng và động viên người lao động
Một trong những yếu tố vô cùng quan trọng giúp thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên là chế độ khen thưởng và động viên đến từ phía ban lãnh đạo, người quản lý.
Dựa trên đánh giá năng suất làm việc của từng nhân viên, người quản lý sẽ có chế độ khen thưởng phù hợp. Khi đó, họ sẽ cảm thấy những nỗ lực, cố gắng của mình được ghi nhận, từ đó không ngừng cống hiến và nâng cao hiệu suất làm việc.
Đây chính là một cách để tạo ra một môi trường làm việc mang tính cạnh tranh lành mạnh, mọi người cùng cố gắng và phát triển.
Ứng dụng công nghệ vào công việc
Bạn biết đấy, sự xuất hiện của công nghệ hiện đại đóng vai trò rất lớn trong việc tiết kiệm sức người, giảm thời gian lao động của nhân viên và nâng cao hiệu quả của công việc.
Bởi vậy, tại các doanh nghiệp cần trang bị các thiết bị công nghệ, phần mềm hiện đại vào công việc để nâng cao hiệu suất làm việc, giảm áp lực công việc cho nhân viên.
Tạm kết
Trên đây là những chia sẻ về cách để nâng cao năng suất làm việc của bản thân cũng như cách để nhà quản lý giúp nhân viên làm việc có năng suất chất lượng hiệu quả. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn nhiều thông tin bổ ích trong việc tăng năng suất làm việc.
Nếu bạn còn bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại bình luận để được Masterskills hỗ trợ giải đáp chi tiết nhé.
