Một trong những khó khăn khi làm việc tại nhà là kết nối và phối hợp đội nhóm. Nếu không biết cách làm việc nhóm online hiệu quả, nhiều người sẽ lãng phí thời gian vào những cuộc họp online vô vị.
Làm việc nhóm từ xa luôn là thách thức của hầu hết mọi người khi làm tại nhà. Không dễ dàng để giao tiếp với mọi người mà bạn không thể đối diện họ trực tiếp. Do đó việc dành thời gian tìm hiểu cách giải quyết bài toán này là vô cùng cần thiết.
Hôm nay, hãy cùng Masterskills hoàn thiện cẩm nang làm việc nhóm từ xa với các giải pháp hữu dụng dưới đây.
Những khó khăn khi làm việc nhóm online
Không có tiếng nói chung
Có một tầm nhìn chung là yếu tố rất quan trọng đối với một đội nhóm thành công. Điều này vốn dĩ đã rất khó khăn để đạt được khi tất cả đều làm việc ở văn phòng. Khi làm việc online, vấn đề này càng trở nên nan giải hơn.
Kết nối kém, đứt đoạn trong giao tiếp giữa các thành viên là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc mọi người không thể thống nhất ý kiến. Việc mỗi người làm việc một nơi và chỉ giao tiếp thông qua màn hình khiến các ý tưởng khó hợp tác với nhau nếu không có sự theo dõi chặt chẽ. Xung đột nhóm vì thế cũng dễ xảy ra hơn.
Thiếu sự kết nối giữa các thành viên
Khi một đội nhóm bị tách ra quá lâu, dần dần chiếc keo gắn kết mọi người sẽ cạn kiệt. Tần suất giao tiếp giảm dần và nhiệt huyết cũng phai nhạt.
Người ta cũng dần quen với việc làm một mình và dường như cảm thấy không cần thiết khi phải trò chuyện, thảo luận với ai đó. Điều này ảnh hưởng đến cả quy trình làm việc vốn có. Những cuộc họp trở nên nhàm chán, thậm chí chỉ mang tính chất “điểm danh”.
Tình trạng này diễn ra phổ biến khi đại đa số người dân phải làm việc tại nhà trong đại dịch. Khi tình hình ổn định trở lại, họ còn có tâm lý “ngại đi làm” và sẵn sàng nghỉ việc nếu công ty không áp dụng làm việc online xen kẽ.
Những bất cập trong giao tiếp
Làm việc tại nhà có nhiều trở ngại cho làm việc nhóm hơn bạn nghĩ. Việc nhân viên sa đà vào các nhóm chat với những chủ đề ngoài lề thay vì tập trung vào công việc là chuyện rất dễ xảy ra. Và khi sự tập trung của mọi người đã bị sụt giảm, rất khó để họ nhanh chóng quay trở lại với công việc hay chủ để của cuộc họp.
Một viễn cảnh ngược lại là khi sự im lặng quá mức khiến cuộc họp không đi đến kết luận hay giải pháp thoả đáng. Các thành viên có thể dành hàng giờ nói chuyện với nhau qua chat nhưng lại thiếu tinh thần xây dựng khi làm việc nhóm online.
Không phải ai cũng có cơ hội phát biểu ý kiến
Làm việc nhóm online đôi khi hạn chế việc ý kiến của tất cả các thành viên được lắng nghe. Một số nhân viên với tính cách nhút nhát, dè chừng, thường có xu hướng im lặng nếu không có sự khuyến khích trực tiếp từ trưởng nhóm. Lúc này, nếu một ai đó năng nổ nêu lên ý kiến, họ sẽ dễ thu mình lại và dấu nhẹm những gì muốn nói.
Nếu không để ý, leader có thể bỏ sót bất cứ ý tưởng hay ho hay góp ý hữu ích của thành viên nào đó.
Hạn chế về mặt kỹ thuật
Những sự cố như đường truyền Internet bị gián đoạn hay mất điện đột ngột luôn ảnh hưởng đến các cuộc họp online. Lúc này, dù biết tất cả các cách làm việc nhóm hiệu quả nêu trên, bạn cũng không thể áp dụng được vì cuộc họp vốn không thể tiếp tục nữa.
Đối mặt với tất cả những trở ngại trên, bạn đã tìm ra được giải pháp hợp lý? Những cách làm việc nhóm online hiệu quả sau đây sẽ giúp bạn.
Cách làm việc nhóm online hiệu quả
Duy trì giao tiếp mỗi ngày
Cô đơn và tách biệt với tổ chức là cảm giác thường thấy ở những người làm việc từ xa. Điều này đến từ việc nhóm của bạn có mặt ở văn phòng và gặp gỡ nhau thường xuyên; họ thân thiết hơn và đủ điều kiện để phát triển trọn vẹn cảm xúc. Riêng với người làm việc từ xa; khoảng cách địa lý và thời gian xuất hiện có thể là điểm bất lợi để xây dựng cảm tình; sự tin tưởng với đồng nghiệp.
Do đó, duy trì giao tiếp mỗi ngày là việc làm tối quan trọng đầu tiên Masterskills muốn bạn thực hiện. Dù chỉ là 5 – 10 phút báo cáo công việc hàng ngày với sếp hoặc tán gẫu cùng đồng nghiệp. Cách làm này nhắc nhở đồng nghiệp nhớ đến bạn như một phần của nhóm. Đừng quên nhờ họ hỗ trợ ghi chép và gửi bạn thông tin trong những cuộc họp mà bạn vắng mặt; để chắn rằng mình không bỏ sót bất cứ thông tin nào của tổ chức.
Tận dụng các công cụ hỗ trợ làm việc nhóm online
Hiện nay có rất nhiều công cụ giúp bạn làm việc từ xa hiệu quả. Các phần mềm gọi video hỗ trợ kết nối các thành viên trong nhóm và tổ chức cuộc họp online vô cùng đơn giản, chẳng hạn như Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, v.v.
Bạn hoàn toàn có thể lên lịch sẵn một cuộc hop, tạo agenda, và thông báo đến những người tham gia trước cuộc họp. Các công cụ này cho phép bạn và các thành viên trong nhóm thảo luận như đang trong một cuộc họp trực tiếp.
Các công cụ giúp quản lý và chia sẻ tài liệu đến nhóm hiệu quả như Google Drive, Dropbox cũng giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn.
Xây dựng văn hoá về trách nhiệm cá nhân
Một nhóm có thể đạt được mục tiêu chung chỉ khi nào từng cá nhân nhận thức và đảm bảo hoàn thành trách nhiệm của riêng mình. Khi ai cũng có tư tưởng toàn đội đang làm việc trong khi thờ ơ với nhiệm vụ của mình không phải là cách làm việc nhóm hiệu quả.
Mỗi thành viên trong nhóm cần biết được công việc họ đang làm là gì, trách nhiệm của họ ra sao. Mỗi người nên được quyền đưa ra quyết định và hiểu rõ tại sao họ lại cần thực hiên những công việc này.
Chia sẻ tầm nhìn chung
Việc chia sẻ công khai cho leader hay các thành viên khác sẽ giúp mọi người nắm được tình hình chung của cả nhóm. Họ sẽ biết ai đang làm gì, sự kết nối, và mối liên hệ giữa từng công việc với nhau cũng như giữa những người thực hiện chúng.
Trưởng nhóm hay quản lý nên tổ chức các buổi “catch-up meeting”, “standup”, hay họp hàng tuần/tháng cùng các thành viên. Đó có thể là những cuộc họp ngắn để các thành viên báo cáo và chia sẻ công việc họ đang làm, tiến độ ra sao, những khó khăn mà họ gặp phải.
Bạn và các thành viên sẽ biết được liệu mọi người có đang đi đúng hướng vì mục tiêu chung hay không. Đây cũng là cách để xây dựng tinh thần tự chủ cho nhân viên. Mỗi người đều có đóng góp cho mục tiêu chung của cả nhóm.
Những lời nhận xét, khích lệ thiện chí sẽ thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm online hiệu quả hơn.
Xây dựng một cấu trúc bài bản cho làm việc nhóm online
Hãy sử dụng một phần mềm quản lý dự án để tất cả thành viên theo dõi và tiếp cận được tài liệu cần thiết trong quá trình làm việc. Khi mỗi người làm việc một nơi, cấu trúc chung sẽ kết nối và định hướng họ.
Bạn không thể cứ bất chợt gọi mọi người trong nhóm vào một “chiếc link Google Meet” và bắt đầu họp. Trước khi tổ chức một cuộc họp online, hãy đảm bảo mọi người đều biết được mục đích của cuộc họp, thời gian, và phương tiện để tham gia. Thống nhất một kênh giao tiếp hợp lý cho cuộc họp để đảm bảo ai cũng có thể tham gia.
Chia sẻ nhiều hơn về bản thân
Bạn không có cơ hội trò chuyện cùng đồng nghiệp khi làm việc từ xa. Vậy thì, chia sẻ hồ sơ cá nhân cũng là một cách để mọi người hiểu hơn về mình. Ở đó, bạn có thể giới thiệu bản thân mình là ai; tại sao bắt đầu công việc này; và mong muốn được hỗ trợ mọi người với tư cách là thành viên nhóm làm việc từ xa.
Cách làm này như sự mở lòng đầu tiên cho thấy thiện chí gắn kết với các thành viên còn lại. Đồng thời, nó cũng khuyến khích giao tiếp và thảo luận cởi mở hơn.
Tin tưởng đồng đội
Masterskills hiểu, cảm giác bất an khi làm việc nhóm và bạn thì không ở gần bên đồng nghiệp để biết họ thực hiện dự án đến đâu. Tuy nhiên, việc tin tưởng là vô cùng cần thiết trong những trường hợp này. Hãy sẵn lòng hỗ trợ khi họ cần và dành sự tin tưởng đồng đội của mình.
Trong bất cứ mối quan hệ nào thì tin tưởng là yếu tố quan trọng góp phần tạo nên thành công chung. Việc tin tưởng cũng giúp ích cho việc lắng nghe ý kiến của nhau và phản hồi đúng lúc. Nó cũng giúp bạn dẹp bỏ những nghi ngờ.
Tôn trọng sự đa dạng
Một trong những bất lợi làm việc nhóm tiếp theo bạn có thể phải đối diện chính là bất đồng về ngôn ngữ; văn hoá khi làm việc cho công ty đa quốc gia. Ở đó, không chỉ khác nhau về giờ giấc làm việc; mà còn có khác biệt trong suy nghĩ và cách ứng xử.
Tuy nhiên, để hợp tác hiệu quả, các thành viên nên hiểu và tôn trọng những khác biệt này. Hãy xem đó là sự da dạng trong văn hoá và là một phương thức để bạn nhìn nhận vấn đề đa chiều. Tôn trọng quan điểm; năng lực và hành động của nhau sẽ hạn chế những xung đột không đáng có; cải thiện năng suất và làm việc nhóm hiệu quả hơn.
Làm việc có mục tiêu
Đây không phải là mục tiêu của nhóm chung mà là mục tiêu của chính bạn. Những điều bạn đang đang cố gắng hiện nay có ý nghĩa như thế nào với mục tiêu lớn cần đạt được. Làm việc có mục tiêu cho bạn động lực để kết nối với mọi người; tạo cho bản thân những cơ hội mới khi làm việc từ xa.
Chẳng hạn, bạn đặt cho mình mục tiêu 3 năm tới có thể tạo dựng nhóm làm việc từ xa của riêng mình. Việc học cách giao tiếp với các đồng nghiệp tại văn phòng hiện tại là một cơ hội chứ không phải khó khăn. Một khi bạn vượt qua thử thách này, nghĩa là bạn đã bước gần hơn đến mục tiêu của mình.
Kết
Làm việc từ xa đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống. Biết cách làm việc nhóm online hiệu quả, bạn sẽ không cần bận tâm đến những thách thức mà nó đặt ra. Masterskills mong rằng bài viết này hữu ích và giúp bạn làm việc online hiệu quả hơn.
