Làm Thế Nào Để Tập Trung Cao Độ Khi Có Quá Nhiều Công Việc Cần Giải Quyết?

Cuộc sống bộn bề sẽ khiến chúng ta nhiều khi cảm thấy stress mà khó giữ được khả năng tập trung. Tuy nhiên trong nhiều tình huống, chúng ta buộc phải tập trung cao độ để giải quyết cả một danh sách dài các công việc đang chờ.

Đừng bỏ qua những bí quyết làm thế nào để tập trung làm việc, học tập hiệu quả tại bài viết sau đây!

Điều gì khiến bạn mất khả năng tập trung cao độ khi làm việc?

Bạn cần sự tập trung để vượt qua công việc hoặc giải quyết các nhiệm vụ mỗi ngày. Khi đánh mất đi khả năng tập trung cao độ, bạn không thể suy nghĩ rõ ràng vào một nhiệm vụ cụ thể, tìm ra các hướng giải quyết vấn đề, hoặc duy trì sự chú ý của mình trong công việc. 

Sự mất tập trung thường rơi vào các nguyên nhân sau đây:

• Bạn đang trong tình trạng căng thẳng quá độ
• Thiếu ngủ khiến não bộ của bạn xử lý thông tin chậm hơn
• Bạn bị thiếu Vitamin B để duy trì năng lượng
• Bạn bị lệ thuộc vào điện thoại và mạng xã hội khiến bản thân xao nhãng
• Multitask sai cách
• …..

Bên cạnh đó, vẫn còn rất nhiều nguyên nhân khác đến từ các bệnh lý khiến cơ thể bạn không muốn làm việc. Và đương nhiên, nếu không thể kịp thời lấy lại sự tập trung cao độ, hiệu suất lao động của bạn cũng sẽ giảm sút.

Vì sao tập trung cao độ lại quan trọng?

Có rất nhiều dẫn chứng và lợi ích cho thấy, việc bạn tập trung cao độ là vô cùng cần thiết khi làm việc và học tập. 

Tập trung cao độ giúp bạn giải quyết công việc nhanh hơn, tăng năng suất và chất lượng công việc. Hơn nữa, bạn có thể giữ tâm trí luôn tỉnh táo, hạn chế trì trệ, giảm bớt áp lực và căng thẳng trong công việc.

Điều này cũng có thể coi là liều thuốc tinh thần giúp bạn nâng cấp năng lực chính mình, thành công hơn trong sự nghiệp.

Cách tập trung cao độ khi bạn có quá nhiều công việc

Loại bỏ các yếu tố gây nhiễu

Điện thoại, máy tính bảng hoặc các loại nhạc kích thích cao chính là nguyên nhân gây nhiễu, khiến bạn khó có thể tập trung làm việc.

Chính vì thế, trong khi làm việc, tốt nhất hãy tạm thời tắt điện thoại, các ứng dụng mạng xã hội, nhạc mạnh để dòng suy nghĩ không bị cản trở, ảnh hưởng tới quá trình tập trung của bạn.

Ngoài ra cứ sau 50 phút làm việc, bạn nên cho mình nghỉ ngơi 5-10 phút bằng cách đứng dậy đi lại, uống một tách trà, việc này sẽ giúp bộ não có thời gian nghỉ ngơi để làm việc hiệu quả hơn.

Trang bị những “trợ lý đắc lực” trong không gian làm việc giúp bạn tập trung cao độ

Vậy bạn cần làm thế nào? Theo tâm lý học, những món đồ trong không gian làm việc có thể giúp tăng mức độ tập trung đến bất ngờ! Cùng Masterskills mua ngay 05 món đồ này nhé!

Chiếc cặp da

Khi nói đến những chiếc cặp da để chứa hồ sơ, bạn thường nghĩ đối tượng sử dụng là ai?

Chuyên viên kinh doanh, tư vấn tài chính là hình ảnh phổ biến nhất gắn liền cùng chiếc cặp này. Họ thể hiện tác phong chuyên nghiệp với cách giao dịch chỉ trong tích tắc, ngay cả qua điện thoại.

Theo kết quả nghiên cứu của David McRaney; tác giả quyển sách “Bạn Không Thông Minh Lắm Đâu“; từ việc gắn liền với hình ảnh chuyên viên kinh doanh, chiếc cặp da luôn thúc đẩy chúng ta làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Nhờ đó giúp chúng ta rèn luyện tập trung lâu hơn.

Chỉ đọc qua bài viết thì bạn vẫn chưa được thuyết phục phải không nào? Tất nhiên, quá trình này chỉ diễn ra trong tiềm thức. Sao bạn không thử đổi sang sử dụng chiếc cặp da ngay nhỉ?

Sổ ghi chú và bút

Nhờ vào công nghệ hiện đại, chúng ta thường ghi chú trên điện thoại hay máy tính. Nhưng trên thực tế, khi bạn có những ý tưởng xuất hiện bất chợt, bạn nên tập trung các ý tưởng lên quyển sổ ghi chú.

Bạn có thể viết chữ hay minh họa với hình vẽ nguệch ngoạc. Đúng rồi, chính là vẽ bất kỳ ý tưởng nào bạn có.

Nghiên cứu của nhà tâm lý học Jackie Andrade thu lại kết quả chúng ta tập trung ghi nhớ tốt hơn 29% chỉ nhờ vào vẽ nguệch ngoạc! Việc này còn giúp phát triển tính sáng tạo; cải thiện tốc độ viết; thúc đẩy tư duy và đạt hiệu quả làm việc cao.

Giá để đồ vật có dây

Chẳng hạn như tai nghe, dây nối cổng USB, dây sạc điện thoại. Khi bạn nhìn thấy những đồ vật có dây bị rối, trong tiềm thức của bạn cũng sẽ tự dưng nhìn nhận mọi việc rối nùi theo như vậy.

Hãy thử đặt chiếc tai nghe và dây cáp bị rối bên cạnh và thử làm việc xem nào. Bạn có thể tập trung hoàn thành một nhiệm vụ không? Và bạn có thể tập trung trong bao lâu trước khi bị xao nhãng và bắt đầu gỡ rối những sợi dây đó?

Đem thiên nhiên đến không gian làm việc của bạn

Gitanjali Rajamani, CEO của GreenMyLife – một trong những công ty đi đầu về sứ mệnh mang vườn xanh đến mọi người, từng chia sẻ:

Trang trí không gian làm việc với chậu cây xanh tăng sự tập trung lên đến 20-45%.

Bên cạnh đó, cây xanh còn giúp thanh lọc không khí (vì không gian làm việc trong phòng kín dễ tạo cảm giác ngột ngạt), giúp tăng thêm cả tính sáng tạo và cân bằng tâm trạng.

Một chiếc hộp gỗ

Masterskills sẽ thú nhận một điều nhỏ: chiếc hộp gỗ có tác dụng giúp bạn cải thiện khả năng tập trung, nhưng là theo cách gián tiếp.

Chiếc hộp để bạn sắp xếp những món đồ lặt vặt nhưng bạn sẽ luôn cần đến như kẹp tài liệu; thẻ đánh dấu trang giấy; hay thậm chí là dây thun. Không gian làm việc thoáng đãng hơn chính là tạo cơ hội cho sự tập trung phát triển hiệu quả!

Lên danh sách ưu tiên các công việc cần hoàn thành trước

Việc lập danh sách các công việc có thể coi như là khung sườn giúp bạn thực hiện các công việc một cách thứ tự và có quy trình. Lập danh sách công việc cũng khiến bạn không bị rơi vào tình trạng rối ren khi không biết phải làm gì trước, làm gì sau hoặc không nhớ đã làm việc này, việc kia hay chưa. 

Mỗi buổi tối trước khi đi ngủ, bạn nên gạch đầu dòng danh sách tất cả những việc cần hoàn thanh ngày hôm sau để không rơi vào tình trạng bối rối không biết phải tập trung làm gì trước vào sáng hôm sau.

Ngoài ra thói quen lập danh sách công việc còn là cách giúp trí não của bạn hoạt động tốt, giảm thiểu chứng hay quên.

Hãy chọn ý tưởng phù hợp nhất với mục tiêu công việc đề ra

Trong trường hợp công việc bạn cần giải quyết phát sinh quá nhiều ý tưởng thú vị, bạn có thể sẽ bị rối ren trong hàng loạt ý tưởng đó và không biết nên chọn cái gì. Rốt cuộc bạn trở nên bế tắc, không thể tập trung cao độ, còn công việc cần làm thì lại không thể hoàn thành.

Để tránh xảy ra tình trạng trên, trước hết hãy liệt kê toàn bộ ý tưởng khả thi để hoàn thành công việc, sau đó chọn ra ý tưởng phù hợp nhất với mục tiêu, hoàn cảnh hiện tại.

Ví dụ: Bạn cần phỏng vấn nhân vật để lấy tư liệu thực tế cho bài viết với chủ đề: “Cách giữ chân nhân tài trong doanh nghiệp.”

Với công việc này, bạn nhận thấy mình có thể lấy tư liệu theo 3 cách:

• Phỏng vấn trưởng bộ phận nhân sự trong chính công ty mình
• Chọn đối tượng là bộ phận nhân sự/chuyên viên nhân sự lâu năm trong ngành tại một công ty khác
• Phỏng vấn một headhunter có kinh nghiệm trong ngành mà bạn biết

Nếu phân tích vấn đề, bạn sẽ thấy cách thứ 2 và thứ 3 có vẻ khá tốn thời gian vì bạn phải liên hệ, xếp lịch với nhân vật (trường hợp họ đồng ý nhận phỏng vấn), trong khi bài viết đó lại cần nộp gấp. Vậy là chỉ có cách đầu tiên vừa giúp bạn hoàn thành mục tiêu, lại không quá tốn thời gian, vì bạn có thể ngay lập tức xin trợ giúp từ cấp trên. Sẽ chẳng có vị sếp nào mà lại không ra tay giúp đỡ để nhân viên có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất đâu.

Giữ tinh thần tập trung cao độ bằng sổ tay

Không chỉ cần có sổ tay ghi lại thứ tự ưu tiên cho công việc, bạn còn cần có một cuốn sổ khác để theo dõi tiến độ công việc. Cuốn sổ này sẽ giúp bạn tiến độ công việc mình đang làm đến đâu, có bao nhiêu đầu mục công việc nhỏ đã làm, chưa làm để có thể hoàn thành mục tiêu công việc lớn.

Ví dụ: Công việc A của bạn có 1, 2, 3, 4 đầu mục cần hoàn thành. Mỗi khi làm xong một đầu mục, hãy tick một dấu nhỏ bên cạnh để đánh dấu là mình đã hoàn thành đầu mục đó và chuyển sang làm đầu mục tiếp theo.

Theo dõi sát sao tiến độ công việc cũng giúp bạn luôn theo kịp deadline và đảm bảo công việc được hoàn thành sạch sẽ gọn gàng, hạn chế xảy ra lỗi hoặc thiếu sót không đáng có.

Thiết kế thời gian biểu nâng cao tinh thần tập trung của đội nhóm

Ngoài deadline được trưởng nhóm đưa ra, bạn cũng nên lên deadline cho bản thân để phân chia thời gian hoàn thành từng công việc sao cho hợp lý, tránh để tình thời gian hoàn thành các công việc bị lệch nhau khiến hiệu quả thu về không được như ý muốn.

Tự lên thời gian biểu cũng giúp bạn bắt kịp tiến trình làm việc với cả nhóm để không bị thụt lùi hoặc bỏ lại phía sau.

Áp dụng phương pháp Pomodoro

Nghe có vẻ còn khá mới mẻ nhưng phương pháp Pomodoro đã được áp dụng khá phổ biến hiện nhờ cách thực hiện lại vô cùng đơn giản mà hiệu quả.

Tương tự với khái niệm của kỹ năng quản lý thời gian, Pomodoro là phương pháp giúp bạn tối đa hóa thời gian tập trung cao độ trong công việc. Đây là một kỹ thuật quản lý thời gian được phát triển bởi Francesco Cirillo – CEO của một công ty phần mềm Ý tạo ra vào năm 1980

Với phương pháp này, bạn chia nhỏ quỹ thời gian của mình theo công thức như sau: Làm việc 25 phút, nghỉ ngơi 5 phút. 

Sau 4 lần lặp lại như vậy, bạn cần cho phép bản thân nghỉ ngơi từ 15-30 phút trước khi bắt đầu một chu trình mới.

Việc sử dụng những khoảng nghỉ ngắn giúp cơ thể và não bộ được nghỉ ngơi, hạn chế tình trạng quá tải, cũng như tăng khả năng tập cao độ. 

Hãy đảm bảo thời gian làm việc 25 phút không bị quấy nhiễu hay sao nhãng bởi các tác nhân khác bằng cách dọn dẹp sạch sẽ góc làm việc, hay tắt thông báo từ điện thoại cá nhân,…

Nghỉ ngơi ngắn ngày

Bạn đã bao giờ cố gắng tập trung vào quá nhiều trong một khoảng thời gian dài và cảm thấy mệt mỏi sau khi hoàn thành hay chưa?

Sự tập trung của bạn sẽ dần bị “hạ nhiệt” nếu bạn không có phương pháp nghỉ ngơi hợp lý để “sạc nguồn” cho não bộ của mình. Điều này sẽ gây ra cảm giác chán nản khiến bạn mất tinh thần khi làm việc. Không chỉ vậy, hiệu suất của bạn cuối cùng cũng bị ảnh hưởng. 

Đây chính là dấu hiệu của tình trạng mất đi năng lượng làm việc, cơ thể đang báo động bạn cần phải nghỉ ngơi. 

Hãy cố gắng cân bằng giữa cuộc sống và công việc. Lên kế hoạch cho một chuyến đi nghỉ dưỡng và tạm gác lại các công việc cần giải quyết. 

Có thể là nửa ngày, hay thậm chí là một vài ngày, nhưng đảm bảo rằng: bạn đã tận dụng thời gian nghỉ thật triệt để, kéo lại tinh thần tập trung cao độ.

Học cách từ bỏ những thứ không cần thiết

Đừng “tham công tiếc việc” hay gieo rắc mối bận tâm đến quá nhiều việc không quan trọng. 

Hãy coi sự tập trung cao độ của bạn như một ánh đèn sân khấu. Nếu bạn chiếu ánh đèn sân khấu đó vào một khu vực cụ thể, bạn có thể nhìn thấy mọi thứ rất rõ ràng. 

Tuy nhiên, nếu bạn cố gắng chiếu cùng một lượng ánh sáng đó khắp một căn phòng lớn, bạn có thể bị quay cuồng để nhìn thấy tất cả.

Thư giãn hợp lý, ngủ đủ giấc

Thiếu ngủ có thể dễ dàng làm gián đoạn sự tập trung cao độ, chưa kể đến những vấn đề khác như suy giảm trí nhớ, stress, v.v.

Thường xuyên không có được một giấc ngủ ngon có thể ảnh hưởng đến tâm trạng và hiệu quả công việc của bạn. 

Ngoài ra, “cố quá thì thành quá cố” – việc “gồng mình” làm việc bất kể giờ giấc cũng khiến cơ thể bạn rơi vào tình trạng “quá tải”. 

Vậy nên, bạn hãy học cách sắp xếp và phân bố quỹ thời gian trong ngày của mình hợp lý, cân bằng giữa làm việc và nghỉ ngơi để giữa năng lượng cho một tinh thần tập trung cao độ vào ngày hôm sau nhé!

Rèn luyện thể chất

Tăng khả năng tập trung là một trong nhiều lợi ích của việc tập thể dục thường xuyên. 

Tập thể dục mang lại lợi ích cho tất cả mọi người. Một nghiên cứu xem xét 116 học sinh lớp 5 đã tìm thấy bằng chứng cho thấy hoạt động thể chất hàng ngày có thể giúp cải thiện cả khả năng tập trung trung cao độ và chú ý chỉ sau 4 tuần.

Một số hoạt động thể chất bạn có thể cân nhắc có thể kể đến như: chạy bộ, đạp xe, yoga, tập cardio, bơi lội,… 

Không chỉ giúp tinh thần minh mẫn và làm việc hiệu quả, việc rèn luyện thể chất mỗi ngày sẽ giúp bạn có một dáng vóc khỏe khoắn, giúp bạn tự tin tỏa sáng hơn rất nhiều.

Vừa rồi là tổng hợp các cách giúp bạn duy trì khả năng tập trung cao độ khi có quá nhiều công việc cần hoàn thành. Đừng quên thử áp dụng những gợi ý bên trên để luôn hoàn thành xuất sắc mọi việc được giao nhé.

Hà Trang