Một ngày của chúng ta trôi qua với rất nhiều công việc phải làm, từ các vấn đề cá nhân cho đến những nhiệm vụ ở công ty. Nếu không có cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ hiệu quả, nhiều khả năng bạn sẽ luôn cảm thấy bận rộn với hàng đống việc linh tinh và không có thời gian cho bản thân.
Vì vậy, trong bài viết hôm nay, Masterskills sẽ mang đến cho bạn cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Bằng những cách này, bạn có thể thay đổi đáng kể khoảng thời gian làm việc ở văn phòng cũng như có nhiều thời gian hơn dành cho bản thân.
Cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
1. Tạo danh sách tất cả công việc cần làm
Bạn chỉ có thể sắp xếp thứ tự công việc ưu tiên một cách hiệu quả nếu như bạn hiểu được cụ thể bạn cần làm những việc gì trong ngày, và ngay cả những nhiệm vụ nhỏ nhặt nhất cũng nên được cân nhắc. Vì vậy, việc tạo một danh sách tất cả các công việc cần làm là điều vô cùng quan trọng.
Tất cả mọi thứ từ việc in tài liệu cho đến việc lên lịch gặp mặt trực tiếp với sếp của bạn nên được ghi lại ở cùng một nơi. Sau khi mọi thứ được viết ra, bạn sẽ sắp xếp thứ tự ưu tiên tùy theo mức độ quan trọng, cấp bách, thời lượng, v.v, của từng nhiệm vụ.
2. Xác định mục tiêu “điều gì quan trọng nhất cần làm”
Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên là chìa khóa để đạt được các mục tiêu dài hạn.
Bạn cần hiểu bản thân đang hướng tới điều gì trong công việc – thăng chức, hoàn thành dự án, được tăng lương hay thay đổi nghề nghiệp. Điều đó sẽ chỉ ra cho bạn thấy các nhiệm vụ phù hợp nhất ứng với kết quả đó trong tương lai.
Bạn nên chia các mục tiêu lớn hơn này thành các mục tiêu nhỏ hơn, liên quan đến thời gian. Ví dụ: mục tiêu hàng năm có thể được phân tách thành danh sách việc cần làm hàng tháng, sau đó dẫn đến các nhiệm vụ hàng tuần, ưu tiên hàng ngày, v.v.
Tư duy toàn cảnh này rất quan trọng trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả: Có một quan niệm sai lầm phổ biến rằng bận rộn đồng nghĩa với tiến bộ. Tuy nhiên, lấp đầy một ngày của bạn với những nhiệm vụ không liên quan đến mục tiêu cuối cùng là lãng phí thời gian. Hãy trung thực với bản thân về giá trị lâu dài của mỗi nhiệm vụ và luôn ghi nhớ mục tiêu cuối cùng.
3. Xác định những công việc khẩn cấp
Danh sách việc cần làm của bạn cần phải hiển thị đầy đủ các công việc – đi kèm thời gian cần hoàn thành. Việc xác định những công việc khẩn cấp giúp bạn xác định nhiệm vụ nào phải được hoàn thành nhanh chóng và lên kế hoạch cho những việc cần phải làm trong tương lai.
Tự tạo deadline cho bản thân ngay cả khi chúng không được yêu cầu chính thức cũng rất quan trọng. Nếu không, bạn sẽ tiếp tục đẩy lùi các nhiệm vụ chỉ vì bạn nghĩ rằng mình không cần phải hoàn thành nó trong thời gian nhất định. Chiến lược này cũng có thể hữu ích trong việc tăng năng suất và giảm sự trì hoãn.
4. Tránh việc xung đột các ưu tiên, làm nhiều việc cùng một lúc
Khi các nhiệm vụ bạn đang thực hiện không quá khó khăn, việc quản lý chúng song song sẽ tương đối dễ dàng. Tuy nhiên, khi độ khó tăng lên, nghiên cứu cho thấy những người ở vị trí quản lý có nhiều khả năng ưu tiên một mục tiêu duy nhất, trong khi những người ở vị trí nhân viên sẽ liên tục thử và quản lý nhiều ưu tiên. Đây là lý do dẫn tới việc suy giảm hiệu suất ở cấp nhân viên, có nghĩa là các nhiệm vụ quan trọng nhất không được hoàn thành ở tiêu chuẩn cao nhất.
Một chiến thuật để duy trì sự tập trung vào một nhiệm vụ quan trọng tại một thời điểm là xác định những thứ có thể gây sao nhãng. Chẳng hạn như các nhiệm vụ đồng thời hoặc các yêu cầu đột xuất và chủ động tránh chúng trong suốt cả ngày.
Ví dụ nếu bạn được giao nhiệm vụ lấy dữ liệu cho một dự án đồng thời tạo một bản powerpoint cho để thuyết trình, thì bạn nên ưu tiên một nhiệm vụ duy nhất và tránh mọi công việc, email, tin nhắn hoặc sự chuẩn bị liên quan đến nhiệm vụ kia.
5. Tính toán nguồn lực và công sức cần cho mỗi nhiệm vụ
Khi nhìn chằm chằm vào một danh sách dài việc cần làm, bạn rất dễ bị choáng ngợp. Cảm giác này làm giảm năng suất và dẫn đến sự trì hoãn.
Nếu danh sách việc cần làm của bạn trở nên quá nặng nề, hãy ưu tiên những nhiệm vụ đòi hỏi thời gian và công sức ít hơn và nhanh chóng vượt qua chúng. Việc hoàn thành các nhiệm vụ này sẽ mang lại cho bạn một khoảng thời gian nghỉ ngơi và mang đến cảm giác thành tựu giúp thúc đẩy bạn suốt cả ngày.
6. Giới hạn thời gian hoàn thành từng công việc
Khi bạn tập trung vào công việc của mình cho ngày hôm đó, bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên hơn nữa bằng cách đặt thời gian cụ thể cho từng việc. Bạn sẽ gặp tình trạng bị làm phiền bởi những việc không khẩn cấp hoặc các cuộc trò chuyện của đồng nghiệp và bạn cần cho họ biết bạn đang cần tập trung và sẽ nói chuyện với họ sau.
Một phương pháp khác để ưu tiên thời gian của bạn là đặt thông báo gửi email để cho mọi người biết bạn trả lời email vào giờ nào trong ngày. Bạn có thể thấy rằng mình tập trung tốt hơn và hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn khi đặt thời gian cụ thể để làm việc mà không bị gián đoạn.
7. Đánh giá mục tiêu, công việc và hãy thực tế với lượng công việc bạn làm mỗi ngày
Cuối cùng, hãy luôn dành thời gian nhìn lại bản thân đã làm được những việc gì trong ngày và đánh giá hiệu suất của mình. Điều này sẽ giúp bạn kiểm soát bản thân tốt hơn và biết cách ưu tiên những việc quan trọng tiếp theo trong ngày làm việc mới.
Một vài tips giúp bạn sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hiệu quả
1. Viết xuống những mục tiêu và công việc, đừng để chúng lơ lửng trong đầu bạn
Trong các cách sắp xếp trình tự công việc, việc viết xuống những mục tiêu và công việc là cách cực kỳ hiệu quả. Nên nhớ rằng, nhiệm vụ cá nhân và công việc nên được tổng hợp ở một nơi duy nhất. Việc này sẽ giúp bạn không quên bất kỳ công việc nào cần phải làm trong ngày.
Hãy viết ra tất cả những việc cần làm trong ngày, kể cả đó là việc đi siêu thị, sửa xe, họp với khách hàng, nộp báo cáo, v.v. Khi đã liệt kê mọi công việc, bạn sẽ có thể sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên và dễ dàng hoàn thành hơn.
2. Lên lịch cho danh sách công việc để không bị quên
Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ bằng cách viết mọi thứ bạn phải hoàn thành trong tháng tới. Từ đó, xác định những việc cần làm hàng ngày, cuối mỗi tuần và cuối tháng.
Bạn có thể viết điều này ra một bảng tính và sau đó sắp xếp các nhiệm vụ trong lịch. Lên lịch cho các nhiệm vụ của bạn dựa trên deadline có thể giúp bạn tập trung và làm việc hiệu quả hơn.
3. Có deadline rõ ràng cho từng công việc
Luôn đặt deadline rõ ràng cho từng công việc ngay cả khi các công việc đó không có một deadline chính thức từ khách hàng hoặc quản lý. Việc này sẽ giúp bạn có ý thức hoàn thành công việc thay vì liên tục trì hoãn và đợi “nước đến chân mới nhảy”.
4. Loại bỏ sự sao nhãng
Việc bạn bị phân tâm trong suốt cả ngày là điều bình thường. Tuy nhiên thay vì cảm thấy thất vọng, hãy nghĩ rằng bạn cũng cần nghỉ giải lao trong ngày để thư giãn và tập trung lại.
Khi bạn chấp nhận rằng những phiền nhiễu sẽ xảy ra, bạn có thể dễ dàng đưa chúng vào lịch trình của mình hơn. Bạn thậm chí có thể sắp xếp thời gian nghỉ giải lao của mình, chẳng hạn như 10 phút nghỉ giải lao uống cà phê vào giữa buổi sáng và 15 phút đi bộ vào cuối buổi chiều.
Kết luận
Có nhiều người sẽ vẽ ra sơ đồ sắp xếp công việc ưu tiên, quan trọng để có thể hoàn thành chúng, có nhiều người sẽ thu xếp công việc theo thói quen hàng ngày.
Dù bạn chọn cách nào, biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn có năng suất làm việc tốt hơn và không gặp phải tình trạng “deadline đè đầu” nữa. Vì vậy, đừng bỏ qua những tips trên của Masterskills nhé.
