Performance Review hay đánh giá hiệu suất nhân viên là một trong những phương pháp quản trị hiệu quả. Có một quy trình đánh giá nhân viên với đầy đủ các tiêu chuẩn cần thiết sẽ tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững của mọi doanh nghiệp. Masterskills sẽ giới thiệu đến bạn các bước xây dựng quy trình đánh giá nhân viên hiệu quả thông qua bài viết dưới đây!
Quy trình đánh giá nhân viên là gì?
Quy trình đánh giá nhân viên là một phương pháp được các nhà quản lý và bộ phận nhân sự sử dụng để xem xét hiệu suất của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định. Các quy trình đánh giá thường bao gồm các thước đo về năng suất, thái độ, đúng giờ và khả năng đạt được mục tiêu của nhân viên.
Tầm quan trọng và lợi ích của một quy trình đánh giá nhân viên hiệu quả
Một quy trình đánh giá nhân viên hiệu quả giúp nhắc nhở người lao động những gì người đứng đầu công ty mong đợi trong môi trường làm việc. Quy trình này cung cấp cho doanh nghiệp dữ liệu để sử dụng khi giải quyết các lựa chọn công việc, chẳng hạn như thăng tiến, tăng lương và cắt giảm.
Quy trình đánh giá nhân viên có thể có tác động tích cực đến tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp khi chúng được sử dụng đúng cách để giúp đào tạo và khen thưởng nhân viên. Đánh giá nhân viên là đánh giá và xem xét hiệu suất công việc của nhân viên. Hầu hết các công ty đều có hệ thống đánh giá nhân viên, trong đó nhân viên được đánh giá thường xuyên (thường là mỗi năm một 1 – 2 lần).
Các bước xây dựng quy trình đánh giá nhân viên hiệu quả
Bước 1: Xây dựng biểu mẫu đánh giá nhân viên
Quy trình đánh giá năng lực nhân viên nên được tiến hành một cách công bằng, nhất quán và khách quan để bảo vệ lợi ích của nhân viên và bảo vệ công việc của bạn khỏi trách nhiệm pháp lý. Một cách để đảm bảo tính nhất quán cho quy trình này chính là sử dụng một mẫu đánh giá tiêu chuẩn cho mỗi lần đánh giá.
Biểu mẫu bạn sử dụng chỉ nên tập trung vào các lĩnh vực thực hiện công việc thiết yếu. Việc giới hạn các lĩnh vực trọng tâm này làm cho việc đánh giá trở nên có ý nghĩa và phù hợp hơn, đồng thời cho phép bạn và nhân viên giải quyết các vấn đề quan trọng nhất. Bạn không cần phải bao gồm mọi chi tiết về hiệu suất của nhân viên trong một bản đánh giá.
Bước 2: Xác định các biện pháp thực hiện
Để đảm bảo sự thiên vị vô thức không làm chệch mục tiêu đánh giá hiệu suất, bạn cần thiết lập các thước đo cụ thể cho quy trình đánh giá nhân viên của mình. Các biện pháp hiệu suất là một bộ quy tắc xác định cách nhân viên nên cư xử. Tất nhiên, các biện pháp này sẽ khác nhau tùy theo ngành của bạn và vai trò cụ thể của nhân viên.
Ví dụ: Nếu bạn đang đánh giá một người quản lý bán hàng, thước đo hiệu suất có thể là số lượng giao dịch khách hàng mà họ chốt mỗi tháng. Không chắc chắn những biện pháp này nên là gì trong trường hợp của nhân viên của bạn? Hãy xem bản mô tả công việc ban đầu cho vai trò đó và sử dụng các giới hạn được liệt kê ban đầu. Đây thường là một nơi tốt để bắt đầu.
Bước 3: Hướng dẫn và feedback
Feedback là phần quan trọng của các quy trình đánh giá năng lực nhân viên. Vì vậy, trước khi bạn triển khai hệ thống đánh giá hiệu suất của mình, hãy đảm bảo rằng tất cả những người sẽ tiến hành đánh giá đều biết loại phản hồi nào cần đưa ra, cách đưa ra và cách nhận lại phản hồi đó từ nhân viên.
Đừng mắc lỗi phổ biến là che đậy những thiếu sót của nhân viên và chỉ tập trung vào điểm mạnh của họ. Bằng cách hiểu được những điểm yếu của họ, nhân viên có thể làm chủ hiệu suất và vai trò của họ trong thực tế. Và khi được hỗ trợ cần thiết để cải thiện những lĩnh vực này, nhân viên sẽ học cách tự hào về công việc của họ và sẵn sàng đón nhận những thử thách mới với sự tự tin.
Khi bạn giải quyết các lĩnh vực cần cải thiện, hãy phác thảo những kỳ vọng của bạn để cải thiện và cách bạn dự định giúp nhân viên đáp ứng chúng.
Ví dụ: nếu một nhân viên đang nói chuyện gay gắt với các nhân viên khác và có vẻ không khoan dung với bệnh nhân, hãy cho nhân viên đó một số ví dụ về hành vi của họ và đưa ra một số gợi ý để giải quyết vấn đề, chẳng hạn như các buổi đóng vai hoặc kỹ năng giao tiếp/ hội thảo hoặc hội thảo dịch vụ khách hàng.
Xác định ranh giới bằng cách cho nhân viên biết điều gì có thể chấp nhận được và điều gì sẽ không được chấp nhận, sau đó thiết lập quy trình đánh giá nhân viên và áp dụng nó.
Bước 4: Tạo quy chế thưởng phạt
Một quy trình đánh giá nhân viên hiệu quả cũng cần phải có thủ tục kỷ luật và quy chế thưởng phạt rõ ràng. Trong nhiều trường hợp, ngay cả sau khi đánh giá hiệu suất kỹ lưỡng và thảo luận về những cải tiến, một vài nhân viên có thể vẫn thể hiện kém cỏi. Bạn cần chuẩn bị sẵn sàng để xử lý tình huống như vậy bằng cách áp dụng các thủ tục kỷ luật và chấm dứt hợp đồng rõ ràng bằng văn bản.
Điều này nên được đưa ra một cách riêng tư, với hành vi hoặc lý do kỷ luật được nêu rõ. Sau khi cảnh báo bằng lời nói được đưa ra, hãy cho phép nhân viên trả lời, nhưng hãy trao đổi ngắn gọn.
Cách bạn xử lý cảnh báo bằng văn bản đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của các thủ tục kỷ luật và chấm dứt hợp đồng trong quy trình đánh giá nhân viên của bạn. Đây là lúc để cho nhân viên thấy rõ vấn đề về hiệu suất làm việc của họ nghiêm trọng đến mức nào.
Mô tả về hành vi hoặc vấn đề bao gồm các phát hiện khách quan,
Bước 5: Đặt lịch đánh giá
Khi bạn đã xây dựng xong quy trình đánh giá nhân sự của mình – biểu mẫu đánh giá, thước đo hiệu suất, hướng dẫn phản hồi và quy trình kỷ luật – bạn chỉ cần quyết định khi nào tiến hành đánh giá hiệu suất. Một số phương pháp thực hiện tất cả các đánh giá nhân viên vào cùng một thời điểm trong năm, trong khi những phương pháp khác tiến hành chúng trong vòng 30 ngày kể từ ngày kỷ niệm làm việc của mỗi nhân viên (phương thức sau có thể hiệu quả hơn vì nó phân bổ công việc đánh giá cho người sử dụng lao động và người lao động).
Tuy nhiên, bạn quyết định lên lịch đánh giá, đảm bảo rằng mỗi thẩm định viên luôn đáp ứng thời hạn. Bỏ qua các đánh giá quá hạn của nhân viên sẽ khiến họ cảm thấy bị mất giá trị và có thể ảnh hưởng đến tinh thần và hiệu suất.
Một vài tips giúp bạn cải thiện quy trình đánh giá nhân viên của mình
1. Tránh bất ngờ
Một nhân viên không nên ngạc nhiên trước bất cứ điều gì được nói trong buổi đánh giá. Họ nên biết họ đang làm như thế nào thông qua phản hồi thường xuyên từ các nhà quản lý trong suốt cả năm.
Quy trình đánh giá nhân viên của bạn nên dựa trên các mục tiêu thực tế, có thể đo lường được và có thể đạt được.
2. Nghĩ về bối cảnh
Lên lịch cuộc họp trước vài ngày và đảm bảo dành đủ thời gian cho một cuộc thảo luận đầy đủ. Chọn một nơi gặp gỡ thoải mái và riêng tư. Hãy chắc chắn rằng bạn sẽ không bị gián đoạn.
3. Khởi đầu mọi việc thật tốt
Bắt đầu với những thành tích chính của nhân viên trong năm. Thể hiện sự đánh giá cao cho những nỗ lực của anh hoặc cô ấy. Điều quan trọng là để những nhân viên được đánh giá biết rằng bạn công nhận sự đóng góp của họ cho nhóm.
4. Hãy thẳng thắn và cụ thể
Khi thảo luận về những thách thức hoặc lĩnh vực hoạt động kém, hãy tập trung vào những gì đã xảy ra chứ không phải con người. Ví dụ, đừng chỉ trích một nhân viên quá chậm chạp. Thay vào đó, hãy mô tả một thời hạn cụ thể đã bị bỏ lỡ và sau đó thảo luận về cách tránh nó trong tương lai. Đây là một cách hiệu quả để cải thiện quy trình đánh giá nhân sự của bạn.
5. Lên kế hoạch hành động
Nếu xếp hạng của nhân viên là thỏa đáng, hãy đặt mục tiêu (có thể bao gồm các lĩnh vực phát triển) cho năm tới. Nếu có chỗ để cải thiện, hãy làm việc để đưa ra một kế hoạch tập trung vào một hoặc hai lĩnh vực chính. Ví dụ, trong trường hợp phản hồi tiêu cực từ khách hàng, kế hoạch có thể liên quan đến việc xem xét nguyên nhân và sắp xếp để nhân viên được huấn luyện từ người quản lý.
Kết luận
Vậy là Masterskills đã cùng bạn tìm hiểu quy trình đánh giá nhân viên là gì và các bước để lập một quy trình hiệu quả. Hy vọng những gợi ý trên sẽ giúp cho hệ thống quản trị của bạn ngày một cải tiến và hoàn thiện hơn. Nếu có hứng thú với các chủ đề tương tự, hãy cùng đón đọc thêm nhiều bài viết khác đến từ Masterskills nhé!
