KPI là một chỉ số rất đỗi quen thuộc trong kinh doanh hoặc marketing. Tuy nhiên đối với những ai mới đi làm hoặc mới tìm hiểu về các chỉ số trong công việc, khái niệm KPI là gì chắc hẳn vẫn còn khá mơ hồ.
KPI xuất hiện ở Việt Nam không lâu, nhưng sự cởi mở về chia sẻ thông tin đã phần nào đưa khái niệm này đến gần hơn với chúng ta thông qua các trang mạng xã hội như Facebook hay Tiktok. Những meme về chạy deadline hay chạy KPI là gì đã không còn quá xa lạ.
Để hiểu rõ hơn về KPI và cụ thể các chỉ số KPIs, hãy đọc bài viết này nhé.
KPI là gì?
KPI là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Key Performance Indicator. KPI nghĩa là gì? KPI là các chỉ số đo lường hiệu quả, hiệu suất công việc của một cá nhân, đội nhóm, phòng ban, hay của cả một doanh nghiệp.
KPI thường được thể hiện qua các giá trị định lượng, số liệu cụ thể. Các Key Performance Indicators giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên ra sao, từ đó có những đánh giá về năng lực, tính toán lương thưởng, v.v.
KPI có ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp và người lao động?
Hiểu rõ được định nghĩa KPI là gì, bạn cũng đã nắm qua được vai trò của chỉ số này đối với doanh nghiệp. Để giúp bạn thực sự hiểu về KPI, Masterskills sẽ chỉ ra cụ thể vai trò, ý nghĩa của chỉ số này đối với không chỉ doanh nghiệp và người lao động ra sao:
Vai trò đối với doanh nghiệp của KPI là gì?
KPIs có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp. Đó không chỉ là những chỉ số giúp doanh nghiệp đo lường được sự hiệu quả trong chiến lược kinh doanh hay marketing mà còn là thước đo đánh giá năng lực của nhân viên. Cụ thể, hãy điểm qua những vai trò chính của KPI trong doanh nghiệp như sau:
- Xây dựng đầu việc cụ thể cho nhân viên dựa vào KPIs
- Đánh giá chính xác năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên
- Đánh giá chiến lược kinh doanh và hoạch định lại chiến lược nếu cần thiết
- Tạo môi trường học hỏi, phấn đấu cho nhân viên
Vai trò đối với người đi làm của KPI là gì?
KPI là chỉ số mà người đi làm nhất định phải nắm được để không bị bỡ ngỡ khi được giao việc với những KPIs nhất định. Hiểu về KPI là gì và nắm được tầm quan trọng của nó đối với mình sẽ giúp nhân viên kiểm soát được KPI và hoàn thành công việc theo các chỉ số đã được đề ra dễ dàng hơn.
Một trong những hậu quả của việc không nắm rõ được chức năng của KPI cũng như cách hoàn thành nó là việc chạy KPI, dồn deadline, và cuối cùng là không hoàn thành, Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp/bộ phận áp dụng KPI những không thực hiện được, không thành công. Dĩ nhiên lý do dẫn đến thực trạng này thì nhiều vô kể.
Tóm lại là, đối với người đi làm, KPI có một số vai trò sau:
- Giúp nhân viên hiểu được mức độ công việc cần hoàn thành là bao nhiêu
- Đo lường được mức độ hoàn thành công việc so mới mục tiêu đề ra
- Có kế hoạch làm việc rõ ràng theo từng KPI, từng mục tiêu
- Có động lực làm việc để đạt được mục tiêu
- Dễ dàng nhận ra được khi nào tiến độ hay hiệu quả bị trật khỏi KPI và không như mục tiêu đề ra để điều chỉnh và cải thiện
Các loại KPI phổ biến hiện nay
Để phân loại KPI, chúng ta có thể phân loại theo từng vai trò trong một công ty. Sau đây là các loại KPI phổ biên:
KPI Kinh doanh
Đây là chỉ số KPI giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả kinh doanh trong ngắn hạn và dài hạn. Thông qua các chỉ số này, doanh nghiệp xác định được hiệu quả của dự án đồng thời nắm được những điểm còn yếu kém, cần khắc phục trong quy trình kinh doanh.
KPI Tiếp thị
Chỉ số KPI trong Marketing giúp đội ngũ tiếp thị đo lường hiệu quả của các chiến dịch marketing, các kênh tiếp thị, v.v.
Một chiến dịch có đem lại hiệu quả như mục tiêu đề ra hay không sẽ thể hiện rõ trên số liệu tương ứng với các chỉ số KPI. Đội ngũ marketing có thể từ đó đánh giá mức độ hiệu quả, các lĩnh vực cần cải thiện hoặc loại bỏ để tập trung vào một kênh hiệu quả nhất.
KPI Quản lý dự án
Các nhà quản lý sử dụng loại KPI này để theo dõi tiến độ và mức độ hiệu quả của từng dự án. Họ sẽ dễ dàng nắm bắt được hiệu quả của từng giai đoạn trong dự án, hiệu suất của nhân viên, và mức độ hiệu quả so với kỳ vọng ban đầu.
KPI Tài chính
Loại KPI này được sử dụng bởi cấp quản lý, lãnh đạo của bộ phấn tài chính của công ty nhằm theo dõi, đo lường tình hình tài chính của công ty. Các chỉ số có thể là doanh thu, lợi nhuận, v.v.
KPI Bán hàng
KPI bán hàng được dùng để đo lường hiệu quả của bộ phận bán hàng, sức hút của sản phẩm, đóng góp vào quy trình theo dõi và đánh giá doanh thu hàng tuần/tháng/quý/năm.
KPI bán hàng không chỉ được áp dụng trong các công ty về lĩnh vực bán lẻ. Bất cứ sản phẩm nào được bán ra đều có thể được tính vào KPI bán hàng bao gồm cả sản phẩm dịch vụ.
Quy trình xây dựng chỉ số KPI trong doanh nghiệp
Sau khi tìm hiểu kiến thức tổng quan về KPI là gì, bước tiếp theo là thực hành xác định KPIs và áp dụng vào doanh nghiệp.
Masterskills giới thiệu đến bạn một quy trình xây dựng chỉ số KPI đơn giản, hiệu quả và dễ áp dụng như sau:
1. Xác định ai là người xây dựng KPIs
Người chịu trách nhiệm xây dựng KPIs phải được xác định đầu tiên và luôn là người hiểu rõ bức tranh toàn cảnh, các công việc cần thực hiện và mục tiêu đã được đề ra. Từ mục tiêu được đề ra dưới dự chỉ đạo của quản lý cấp cao, người xây dựng KPIs cho mỗi phòng ban – thường là trưởng phòng/quản lý sẽ vạch ra KPIs cho phòng ban và các vị trí trong phòng mình.
Nhân viên không trực tiếp đề ra KPIs nhưng họ cũng có quyền được thảo luận và góp ý với người đề xuất, vì chính họ là người sẽ làm việc theo KPI đó.
Chính vì vậy, người đặt ra KPI cũng cần tham khảo ý kiến của cấp dưới để xác định KPI phù hợp nhất có thể. Điều này sẽ ảnh hưởng tới tính minh bạch của kết quả và tính khả thi của mục tiêu cuối cùng.
2. Xác định các chỉ số KPI bằng công cụ SMART
Để quá trình làm việc được thống nhất, tập trung, và đạt được mục tiêu cuối cùng, các chỉ số KPI cần được xác định một cách đúng đắn nhất để chọn ra những chỉ số quan trọng, liên quan, và có thể thực hiện được.
Để đạt được điều đó, hãy sử dụng công cụ SMART – một công cụ phổ biến để xác định mục tiêu. SMART là viết tắt của bốn chữ cái tương ứng với 5 đặc điểm mà mục tiêu nên có, hay cụ thể ở đây là KPI: Specific (cụ thể), Measurable (có thể đo lường được), Attainable (có thể đạt được), Relevant (thực tế, có liên quan), Time-bound (thời gian cụ thể).
Cùng đi sâu vào từng yếu tố một:
1. Specific: KPI phải cụ thể
Các thông số của chỉ số KPI cần được xác định một cách cụ thể, rõ ràng để dễ dàng cho việc tổng hợp, theo dõi và đánh giá. Ví dụ như thay vì đặt rằng trong một tháng nhân viên phải bán được nhiều đơn hàng nhất có thể hãy đặt ra một con số cụ thể là 500 đơn hàng hay dùng phần trăm như 85% hay 90%.
2. Measurable: KPI phải đo lường được
KPI phải là các chỉ số có thể được cân đo đong đếm và quy đổi ra các con số cụ thể. Điều này không chỉ giúp cho việc theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc dễ dàng hơn và còn giúp cho việc tổng hợp và trình bày trên các công cụ, phần mềm quản lý công việc được thực hiện dễ dàng.
3. Attainable: KPI phải thực hiện được
Cũng giống như mục tiêu, nếu KPI xa vời thực tế và dù thế nào người thực hiện cũng không thể đạt được thì KPI đó không có giá trị.
Từ mục tiêu và từ tình hình hiện tại về nhân lực, trang thiết bị, thậm chí các yếu tố bên ngoài, hãy đưa ra KPIs phù hợp với thực tế.
4. Relevant: KPI phải liên quan đến mục tiêu đề ra
KPI được đặt ra vốn dĩ để giúp hiện thực hoá mục tiêu đã được đặt ra trước đó. Vì thế, hãy chỉ tập chung làm những việc giúp bạn đạt được mục tiêu. Những chỉ số KPI không quan trọng hay không liên quan, hãy loại bỏ chúng.
5. Time-bound: Cần một thời gian cụ thể để hoàn thành KPI
KPI cần có một mốc thời gian cụ thể, hay deadline. Thời gian đó có thể được tính theo ngày, tháng, quý, thậm chí theo năm. Tuỳ mỗi loại chỉ số KPI, thời gian thực hiện có thể khác nhau.
3. Áp dụng KPI và đánh giá mức độ hoàn thành
Sau khi đã xác định được các chỉ số KPIs cốt yếu, bước tiếp theo là phân chia nhiệm vụ/công việc và triển khai. Trong quá trình này, người xác định KPI cần theo dõi, nắm bắt tình hình thực hiện nhiệm vụ của phòng ban hay người trịu trách nhiệm để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của họ.
4. Đánh giá KPIs và tính toán với lương thưởng
KPIs thường sẽ liên quan đến lương thưởng và được tính toán theo một công thức nhất định. Người quản lý cần đánh giá mức độ hoàn thành KPI để từ đó xác đinh mức lương thưởng phù hợp cho nhân viên.
5. Điều chỉnh KPIs phù hợp với thực tế hoàn thành công việc
Trong quá trình thực hiện, có thể sẽ có những thay đổi trong KPI cần được điều chỉnh sao cho phù hợp hơn với năng lực làm việc thực tế hay mục tiêu của công ty. Tuy vậy, chỉ nên thay đổi khi đã có sự theo dõi, đánh giá khách quan trong một thời gian nhất định.
Tạm kết
Trên đây là những thông tin cơ bản về KPI là gì mà bạn cần biết. Không chỉ là chỉ số quan trọng đối với người làm ở cấp quản lý, KPIs còn là chỉ số mà bất cứ ai đi làm đều nên biết vì nó quyết định công việc hàng ngày và ảnh hưởng đến lương thưởng của chúng ta.
Cảm ơn bạn đã đọc đến đây và đừng quên theo dõi Masterskills Blog để cập nhật nhiều thông tin hữu ích khác nhé.
