Mô hình 5S đã được Người Nhật tạo ra như một nhu cầu thiết yếu bởi xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển. Ở Nhật Bản hầu hết tất cả các công ty đều áp dụng quy tắc 5S như một nền tảng thước đo cho sự thành công trong hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm và quy trình sản xuất của doanh nghiệp.
Vậy nguyên tắc 5S là gì và cách ứng dụng nó sao cho hiệu quả, tất cả sẽ được trình bày trong bài viết này.
Giải mã quy tắc 5S của người Nhật
Quy tắc hay nguyên tắc 5S được sử dụng lần đầu tiên tại Nhật Bản và được ngày càng được sử dụng phổ biến tại nhiều nước khác nhau trên thế giới. Đây là một phương pháp quản lý, hệ thống tổ chức đối với không gian làm việc của người Nhật.
Nguyên tắc trọng tâm và quan trọng nhất của hệ quy trình 5S là đảm bảo mọi dụng cụ phải được đặt đúng chỗ, nơi làm việc luôn luôn gọn gàng, sạch sẽ nhằm giúp công việc được thực hiện một cách hiệu quả, nhanh chóng, dễ dàng hơn.
Tên 5S được viết tắt bởi 5 chữ cái đầu trong các từ của tiếng Nhật, bao gồm:
- Seiri: Sàng lọc = Hiệu quả.
- Seiton: Sắp xếp = Ngăn nắp và thuận tiện.
- Seiso: Sạch sẽ = Kiểm tra.
- Seiketsu: Săn sóc = Giảm căng thẳng
- Shisuke: Sẵn sàng = Chấp hành qui định.
Mục đích và nguồn gốc của nguyên tắc 5S là gì?
Quy tắc 5S được sáng tạo bởi lãnh đạo công ty Toyota trong hệ thống sản xuất vào khoảng thế kỷ 20. Hệ thống 5S còn có tên gọi khác là “sản xuất tinh gọn”, có khả năng giúp tăng giá trị của sản phẩm và dịch vụ. Để gia tăng được giá trị, trong quá trình sản xuất, các thành phần không cần thiết cần được xác định và loại bỏ.
Nguyên tắc 5S có thể xem như một phần quan trọng trong Hệ thống sản xuất Toyota. Một không gian làm việc bừa bãi và lộn xộn là một trong những nguyên nhân dẫn đến sai sót đồng thời giảm năng suất lao động sản xuất và có nguy cơ xảy ra tai nạn tại nơi làm việc.
Chính vì vậy, việc duy trì một không gian làm việc ngăn nắp, có tổ chức là hết sức quan trọng, nó có tác động tích cực đến sự thành công của doanh nghiệp.
Mục đích chủ yếu của quy tắc 5S là giúp tăng cường hiệu suất công việc, cải tiến môi trường làm việc. Mục tiêu nhằm cải thiện chức năng tổng thể trong doanh nghiệp có thể đạt được bằng cách sắp xếp, tổ chức một cách logic các vật liệu và công cụ phù hợp với tần suất sử dụng.
Triển khai quy tắc 5s ở văn phòng như thế nào?
Để mọi công việc trở nên suôn sẻ và thuận lợi hơn, việc áp dụng quy tắc 5s trong văn phòng là vô cùng cần thiết, dưới đây là các bước trong quy trình 5s hiệu quả:
Seiri (Sàng lọc)
- Định nghĩa: Seiri là phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết ra riêng rẽ, để loại bỏ những thứ không thực sự cần thiết, chỉ giữ lại thứ cần thiết và những thứ mà chúng ta không chắc chắn là nó có cần thiết hay không.
- Cách thức triển khai Seiri: các nhân sự và đồng nghiệp tại văn phòng nên quan sát khu vực làm việc của mình. Xác định những thứ cần thiết, không thực sự cần thiết và một số thứ không biết rõ là cần thiết hay không. Đối với những thứ không cần thiết có thể trực tiếp loại bỏ. Còn với những thứ không biết rõ có thể để lại một nơi nào đó, đánh dấu lên nó, trong thời gian quy định như 1 tuần hay 1 tháng mà không dùng đến nó thì bạn có thể tiến hành cất nó vào tủ hoặc loại bỏ. Đối với những thứ cần thiết, bạn cần sắp xếp lại theo Seiton (Sắp xếp).
- Tầm quan trọng của Seiri: Giảm thiểu tối đa các máy móc, vật dụng không cần thiết để tăng không gian làm việc, giảm được diện tích lưu trữ và giảm số lượng các vật dụng như tủ tài liệu, tủ đựng hồ sơ.
Seiton (Sắp xếp)
- Định nghĩa: sắp xếp không gian làm việc và các vật dụng cần thiết một cách ngăn nắp, gọn gàng và khoa học nhất, sao cho tiện lợi trong quá trình sử dụng.
- Cách thức triển khai nguyên tắc Seiton (Sắp xếp): đđối với các máy móc, vật dụng, công cụ, v.v. thường xuyên sử dụng, bạn nên để gần trong tầm tay với, hoặc đặt tại những nơi dễ tìm, có thể phát hiện ra ngay khi cần dùng. Đối với các vật dụng ít khi sử dụng hơn có thể để xa tầm tay với, nhưng cũng cần đặt tại nơi dễ tìm. Đối với các vật dụng lâu ngày mới cần dùng đến thì nên cất vào tủ hoặc kho chứa đồ đạc tại văn phòng.
- Tầm quan trọng của Seiton: mang đến nhiều ưu điểm cho hầu hết các doanh nghiệp. Giúp giảm thiểu thời gian làm việc, giảm thời gian cho việc tìm kiếm vật dụng khi cần và giảm thời gian kiểm tra các vật dụng. Hạn chế tình trạng mất tài sản trong văn phòng. Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn, sắp xếp công việc tốt hơn.
Seiso (Sạch sẽ)
- Định nghĩa: Seiso hay vệ sinh sạch sẽ các thiết bị dụng cụ có trong văn phòng. Cũng như mang đến một tinh thần thoải mái, ít vướng bận và không áp lực.
- Cách thức triển khai Seiso (Sạch sẽ): từng cá nhân trong các phòng ban sẽ được phân chia các nhiệm vụ và khu vực cần giữ sạch sẽ trong văn phòng. Sau đó phải tiến hành vệ sinh các thiết bị, dụng cụ, cơ sở vật chất tại khu làm việc. Tiến hành cải tiến hoặc điều chỉnh nhằm mang đến một môi trường làm việc ngăn nắp, thoáng đãng.
- Tầm quan trọng của Seiso: giúp môi trường nơi công sở luôn gọn gàng, ngăn nắp, mang đến cảm giác thư thái, tạo hứng khởi cho nhân viên tại nơi làm việc. Giảm thiểu tối đa các hư hỏng cho dụng cụ và thiết bị làm việc. Gây dựng hình ảnh đẹp cho văn phòng, cho công ty, doanh nghiệp trong mắt các ứng viên, khách hàng và cả đối tác.
Seiketsu (Săn sóc)
- Định nghĩa: Doanh nghiệp nên triển khai và duy trì quy tắc này trong 3s đầu tiên một cách hiệu quả.
- Cách triển khai Seiketsu: lập bảng tiêu chuẩn và nguyên tắc hoạt động, quy trình làm việc cho mỗi công việc. Thực hiện quy trình làm việc dựa theo kế hoạch tiêu chuẩn đã đề ra. Tiến hành kiểm tra, theo dõi và thực hiện đánh giá định kỳ quy trình áp dụng quy tắc 5s trong văn phòng.
- Tầm quan trọng khi thực hiện Seiketsu: các quy tắc từ s1 – s3 sẽ được chuẩn hóa, hình thành hướng đi giúp công ty, doanh nghiệp và văn phòng hình thành môi trường phát triển theo hướng 5S.
Sitsuke (Sẵn sàng)
- Định nghĩa: mọi cá nhân, phòng ban, các bộ phận và chức vụ trong doanh nghiệp phải sẵn sàng tuân thủ theo quy tắc 5s. Thực hiện đào tạo đúng chuẩn cho các thành viên trong doanh nghiệp, từ đó hình thành thói quen và cung cách vận hành, tổ chức theo các quy tắc đã được đề ra.
- Cách triển khai Sitsuke (Sẵn sàng): lên kế hoạch huấn luyện, đào tạo, hướng dẫn các nhân viên. Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu phục vụ cho quá trình đào tạo và tiến hành đào tạo theo từng đợt hoặc theo diện rộng toàn thể doanh nghiệp. Đo lường mức độ hiệu quả và đánh giá sau đào tạo.
- Tầm quan trọng của Sitsuke: giúp nhân sự tạo thói quen làm việc tự giác, cởi mở và chuyên nghiệp. Tạo ra môi trường làm việc cạnh tranh lành mạnh, hiện đại từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và phát triển thịnh vượng của doanh nghiệp.
Ứng dụng đa dạng của nguyên tắc 5S
Nguyên tắc 5S không chỉ được áp dụng trong văn phòng làm việc mà ngoài ra nó còn được triển khai trong các lĩnh vực sau:
Lớp học
Trường học là nơi cần tạo ra một môi trường có lợi giúp học sinh đạt được hiệu quả. Các lớp học ứng dụng quy tắc 5S với việc loại bỏ tất cả các vật dụng không cần thiết như bàn ghế thừa, tủ và tài liệu nhằm giúp học sinh tập trung hơn.
Bên cạnh đó, sắp xếp những đồ vật còn lại cho mục đích tối đa hóa không gian học tập và cung cấp đầy đủ chỗ sinh hoạt cho tất cả học sinh.
Y học
Tại các bệnh viện và cơ sở y tế, nguyên tắc 5S có thể được sử dụng để thúc đẩy trật tự, đảm bảo việc dán nhãn thuốc và dụng cụ y tế đúng theo thứ tự.
Phương pháp 5S cũng giúp tăng hiệu quả trong hoạt động ở các cơ sở y tế, giúp nhân viên thực hiện các công việc của họ dễ dàng hơn nhờ môi trường làm việc được tối ưu, ngăn nắp, sạch sẽ.
Chế tạo sản xuất
Được phát triển bởi Sakichi Toyoda ở những năm 70 và đã được tích hợp vào Hệ thống Sản xuất Toyota, quy tắc 5S đã biến Toyota trở thành một trong những nhà sản xuất ôtô hàng đầu trên thế giới.
Trong nhà máy lắp ráp, sản xuất và văn phòng của họ, mọi vật liệu sử dụng cho công việc đều được sắp xếp cẩn thận, không gian làm việc được tối đa hóa qua phân loại, qua chỉ định theo khu vực được phân chia cho đồ nội thất, thiết bị và đồ đạc.
Sự thành công của Toyota nhờ 5S đã trở thành một tiêu chuẩn, thước đo cho các công ty sản xuất đang muốn nỗ lực tối đa hóa tiềm năng của họ.
Bán lẻ
Quy tắc này thúc đẩy 2 yếu tố: phân loại và tổ chức; có lợi cho cả khách hàng tiềm năng và nhân viên bán lẻ.
Seiri được áp dụng vào để phân loại sản phẩm trong cửa hàng giúp nhân viên có thể tìm thấy mặt hàng nhanh nhất, hoặc có thể được áp dụng cho các gian trưng bày, nhằm đảm bảo khách hàng có thể dễ dàng nhìn thấy thứ họ cần.
Seiton được áp dụng thông qua việc dán nhãn tại kho giúp dễ tìm kiểm nhanh chóng. Seiso giúp cho cửa hàng và giữ kho hàng sạch sẽ.
Trong khi đó, Seiketsu và Shitsuke được áp dụng trong thực hiện các tiêu chuẩn và thông qua đào tạo để đảm bảo chất lượng được duy trì ở tất cả các chi nhánh trong mọi thời điểm.
Lời kết
Trên đây là những nội dung mà Masterskills đề cập tới liên quan đến các khái niệm của quy tắc 5S, vai trò của nó trong các công việc và lĩnh vực hiện nay, đồng thời đưa ra các ví dụ cụ thể và cách để áp dụng nguyên tắc 5S hiệu quả.
