Supervisor là gì? Yêu cầu công việc supervisor?

1. Supervisor là gì?

Supervisor, hay người giám sát, là những người hỗ trợ công việc quản lý, giám sát. Nhiệm vụ chính của supervisor là theo dõi và điều phối những hoạt động của nhân viên cấp dưới trong phạm vi quản lý của mình.

2. Các công việc của supervisor

• Tùy theo lĩnh vực và quy mô hoạt động, Supervisor sẽ có những tên gọi cụ thể, công việc khác nhau. Dù vậy, họ vẫn thực hiện những công việc chung sau:
• Giám sát và quản lý các hoạt động của nhân viên cấp dưới: phân công cho các bộ phận, chia ca, thúc giục nhân viên khi cần thiết…
• Giám sát hàng hóa và sản phẩm đã cung cấp, theo dõi, ghi chép và báo cáo đầy đủ các liệu.
• Giám sát và đảm bảo tiến độ kinh doanh, công việc của bộ phận thuộc quyền quản lý.
• Theo dõi mọi hoạt động của các đối thủ cạnh tranh.
• Hỗ trợ phục vụ khách hàng, cùng khách hàng tham gia đàm phán, trao đổi về sản phẩm. Luôn có phương án để giải quyết những vấn đề phát sinh và phản hồi không tích cực trong quá trình phục vụ.
• Đưa ra phương án để thúc đẩy kinh doanh, lập kế hoạch kinh doanh.
• Báo cáo công việc kịp thời và chính xác đến cấp trên. Chịu trách nhiệm về tất cả hoạt động trong phạm vi quản lý, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ và hiệu quả.
• Tối ưu hóa hoạt động của nhân viên, đảm bảo nhân viên hoàn thành tốt công việc.

3. Phân biệt Supervisor và Manager

Manager dùng để chỉ người quản lý hay còn gọi là trưởng phòng. Nhiệm vụ chính là quản lý công việc, nhân viên của một bộ phận trong công ty, doanh nghiệp. Có các chức danh quản lý khác nhau dựa trên phòng ban mà họ quản lý như Giám đốc điều hành, Giám đốc nhân sự, Tổng giám đốc…

Công việc của Supervisor và Manager khá giống nhau – cùng lập kế hoạch, phân chia công việc và quản lý nhân viên thực hiện đúng tiến độ. Supervisor được xem là cánh tay đắc lực của Manager. Vậy hai vị trí này khác nhau ở điểm nào?

• Nhiệm vụ và trách nhiệm chính

Supervisor trực tiếp giám sát và phân công công việc cho nhân viên trong phạm vi quản lý. Người quản lý lại không nhất thiết phải thực hiện công việc. Thay vào đó, họ kiểm soát và điều phối công việc chung qua sự phối hợp với tất cả bộ phận để đảm bảo đạt được mục tiêu chung. Tất cả công việc giám sát đều phải báo cáo lại cho người quản lý. Và người quản lý báo cáo ban giám đốc về hiệu suất công việc.

• Quyền tuyển dụng, thăng chức, thôi việc

Một giám sát viên chỉ có thể ủy thác nhiệm vụ, đào tạo và giới thiệu nhân viên. Họ không có quyền hạn trong việc thuê, thăng chức hoặc sa thải nhân viên. Quyết định cuối cùng của những hành động này này được thực hiện bởi người quản lý.

• Cấp quản lý

Manager là một phần của quản lý cấp trung trong khi Supervisor được xếp vào quản lý cấp thấp và chịu sự quản lý của Manager.

• Hướng tiếp cận

Supervisor có hướng tiếp cận nội bộ vì họ chủ yếu giám sát và làm việc với các nhân viên làm việc trực tiếp với mình. Manager thường phải đối phó với bộ phận, các bên liên quan trong trọng khác. Họ cũng thường phải gặp mặt, trao đổi với đối tác nên có hướng tiếp cận bên ngoài.

• Sắp xếp nhiệm vụ

Manager chịu trách nhiệm điều chỉnh và định hướng lại cấu trúc tổ chức, mô tả công việc. Họ chỉ đạo công việc và mục tiêu đến các bộ phận. Trong khi đó, Supervisor phân công, sắp xếp lại nhiệm vụ cho các nhân viên trong nhóm hay phạm vi quản lý.

• Mức lương

Cả hai vị trí này đều có lương cao hơn nhân viên bình thường. Nhưng dựa vào cơ cấu tổ chức, quyền hạn, lượng công việc thì Manager vẫn có mức lương cao hơn. Tuy nhiên đi kèm đó là yêu cầu lớn hơn về kỹ năng, kinh nghiệm và công việc đạt được.

4. Cần kỹ năng gì để trở thành Supervisor?

Lập kế hoạch: Một giám sát viên phải làm rất nhiều công việc bao gồm quản lý nhân sự, điều phối, hoạt động của nhân viên, giám sát hàng hóa… Do đó, một kế hoạch cụ thể sẽ giúp đường đi nước bước dễ dàng hơn mà không gặp sai sót.

Cư xử nhã nhặn, tôn trọng: Công việc của giám sát viên không chỉ tiếp xúc với cấp dưới mà còn cả cấp trên hay khách hàng. Khi bị kẹp ở giữa, biết giữ thái độ nhã nhặn, lịch sự sẽ cho mọi người thấy sự tôn trọng. Chỉ như vậy, bạn mới nhận được sự tôn trọng và được người khác lắng nghe.

Giao tiếp: Khả năng giao tiếp tốt sẽ giúp truyền đạt thông tin rõ ràng và thu hút hơn. Bên cạnh đó, giám sát viên cũng phải tiếp xúc nhiều với khách hàng. Việc khiếu nại, xung đột là điều không thể tránh khỏi. Supervisor phải nói chuyện, đưa ra cách giải quyết khéo léo. Như vậy sẽ không có thêm rắc rối nào xảy ra.

Làm việc chuyên nghiệp: Tác phong làm việc chuyên nghiệp thể hiện năng lực và uy tín của bản thân người giám sát. Đồng thời thể hiện quy củ, bộ mặt của công ty. Sự chuyên nghiệp còn tác động đến cấp dưới học tập và làm theo, giúp công việc đạt hiệu quả.

Quản lý thời gian: Một Supervisor luôn phải giám sát, đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ. Tất nhiên không thể để “nước đến chân mới nhảy” khi deadline tới gần. Việc sắp xếp thời gian hợp lý cho bản thân, đôn thúc nhân viên hoàn thành kế hoạch là điều cần thiết.

Công tư phân minh: Một giám sát viên không thể để lỗ hổng trong quy trình làm việc để nhân viên bắt lỗi. Bạn sẽ mất đi uy tín và không được nhân viên tôn trọng. Công việc vì thế cũng không đạt được hiệu quả. Do vậy, luôn phải rạch ròi giữa tình cảm và công việc.

5. Công việc của Supervisor và mức lương trong một số lĩnh vực cụ thể

• Sales Supervisor

Sale Supervisor là người giám sát kinh doanh, có trách nhiệm giám sát và theo dõi người bán hàng, hướng dẫn cách bán hàng. Công việc của một Sale Supervisor bao gồm:

Xây dựng kế hoạch kinh doanh: 

• Quản lý danh sách khách hàng, xây dựng tuyến bán hàng.
• Đảm bảo thực hiện, kiểm soát hoạt động bán hàng.
• Thu thập thông tin thị trường bao gồm hoạt động của đối thủ, các chương trình khuyến mãi để lên kế hoạch cạnh tranh.
• Báo cáo kết quả kinh doanh, các thông tin về thị trường, đối thủ, tiến độ công việc theo định kỳ.

Đảm bảo độ bao phủ:

• Giám sát kinh doanh phải luôn phân tích, tổ chức và cập nhật lại kế hoạch bao trùm.
• Giám sát, quản lý nhân viên bán hàng theo kế hoạch đã đề ra.

Đảm bảo tồn kho, cung ứng và trưng bày hàng hóa

• Đảm bảo các chỉ tiêu trưng bày hiệu quả
• Quản lý, đảm bảo số lượng hàng hóa cung cấp. Giao hàng kịp thời, đầy đủ và đúng giá.
• Giám sát nhân viên bán hàng, hỗ trợ khi cần thiết, đào tạo về kỹ năng, các tiêu chuẩn bán hàng.

Đảm bảo doanh số

• Giám sát kinh doanh chịu trách nhiệm về chỉ tiêu doanh số do công ty đề ra. Họ phải có kế hoạch để tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận. Đồng thời theo dõi, đôn thúc nhân viên đạt chỉ tiêu, hỗ trợ khi cần thiết.

Đào tạo đội ngũ nhân viên

• Ngoài việc tuyển dụng đội ngũ nhân viên, Sales Supervisor có trách nhiệm huấn luyện các kỹ năng, truyền đạt chủ trương, tiêu chuẩn của công ty cho nhân viên.
• Thiết lập và giữ quan hệ với khách hàng: Giám sát kinh doanh phải quản lý danh sách khách hàng, tạo quan hệ tốt với khách hàng. Đồng thời, đảm bảo công bằng với tất cả khách hàng, kịp thời giải quyết thắc mắc của họ.

Yêu cầu đối với giám sát kinh doanh:

• Am hiểu về phân phối hàng hóa sản phẩm và hàng hóa tiêu dùng, am hiểu về công việc của mình.
• Phải là người có khả năng giao tiếp và đàm phán tốt.
• Nhanh nhẹn, linh hoạt trong mọi tình huống. Nhạy bén trong giải quyết các vấn đề. Bên cạnh đó phải chịu đựng được áp lực cao trong công việc.
• Vị trí này ưu tiên những người được đào tạo qua trường lớp bài bản, có trình độ bằng cấp. Ưu tiên những người tốt tốt nghiệp đại học/cao đẳng thuộc chuyên ngành Quản trị kinh doanh hoặc Marketing. Có kinh nghiệm cũng là một lợi thế.
• Biết sử dụng thành thạo các ứng dụng văn phòng như Word, Excel, PowerPoint, Outlook…

Mức lương: Mức lương của nhân viên Supervisor có kinh nghiệm khoảng 7 – 18 triệu/tháng. Bên cạnh đó còn có trợ cấp và ưu đãi.

• Floor Supervisor

Floor Supervisor là thuật ngữ dùng trong lĩnh vực khách sạn, chỉ giám sát tầng – người chịu trách nhiệm giám sát, quản lý nhân viên tại khu vực làm việc nhất định. Tùy vào quy mô, khối lượng công việc, giám sát tầng lại được chia việc khác nhau. Công việc bao gồm:

• Phân công, chia đầu việc cho nhân viên theo tầng phụ trách. Lập bảng phân công và lưu ý về những yêu cầu đặc biệt về các phòng khách. Giám sát nhân viên. Chịu trách nhiệm về hiệu suất và chất lượng công việc của nhân viên. Đảm bảo công việc thực hiện tốt theo đúng tiêu chuẩn khách sạn.
• Kiểm tra các phòng đang có khách, phòng đã check-out để đảm bảo tình trạng buồng phòng. Chú ý nhu cầu khách hàng để đáp ứng kịp thời mong muốn của khách. Đồng thời xử lý các sự cố có thể xảy ra.
• Giúp đỡ khách trong xử lý đồ thất lạc.
• Quản lý, kiểm soát vật dụng, thiết bị, tiện nghi trong các phòng. Nếu có vấn đề phải báo về bộ phận Kỹ thuật để xử lý kịp thời. Đảm bảo phòng có khách luôn đầy đủ trang thiết bị.
• Đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên buồng phòng mới. Đánh giá và đề xuất khen thưởng, tăng lương hoặc nâng bậc cho cá nhân có thành tích xuất sắc định kỳ theo chính sách của khách sạn.

Mức lương: Tùy theo quy mô khách sạn, khối lượng công việc phải đảm nhận, kinh nghiệm và hiệu suất công việc mà mức lương sẽ có sự khác nhau. Mức lương của Floor Supervisor trong khách sạn khoảng 5-10 triệu/tháng. Ngoài lương cơ bản sẽ có đãi ngộ theo luật và chính sách của khách sạn.

•  Production Supervisor

• Đây là thuật ngữ dùng để chỉ vị trí giám sát sản xuất. Công việc của giám sát sản xuất bao gồm:
• Chịu trách nhiệm về mục tiêu sản xuất của nhà máy: năng suất, chất lượng sản phẩm, an toàn. Thực hiện kế hoạch sản xuất ngày, tuần, tháng.
• Thực hiện, kiểm soát tổng thể và các công việc liên quan trực tiếp đến nhân lực, máy móc, chất lượng, thời gian. Giám sát và hỗ trợ đào tạo công nhân. Bên cạnh đó, trực tiếp huấn luyện kỹ thuật viên và điều hành. Luân chuyển và duy trì công nhân ổn định. Quản lý và phát triển lực lượng sản xuất.
• Thực hiện và duy trì 5S và Kaizen trong nhà máy.
• Giám sát, kiểm soát việc áp dụng các quy tắc và tiêu chuẩn bắt buộc của nhà máy. Xử lý khi có trục trặc.
• Lập kế hoạch, theo dõi kế hoạch và trực tiếp báo cáo từng ngày, tuần, tháng.