Các mô hình quản trị sự thay đổi hiệu quả trong doanh nghiệp
1. Mô hình quản trị sự thay đổi của Kurt Lewin
Mô hình quản trị sự thay đổi của Kurt Lewin được coi là một trong những mô hình đơn giản và hiệu quả nhất để quản trị sự thay đổi trong tổ chức. Mô hình này gồm 3 giai đoạn chính:
- Giai đoạn “Unfreeze” (Rã đông): Giai đoạn này liên quan đến việc chuẩn bị cho quá trình thay đổi bằng cách “rã đông” những quy trình, giá trị hay cấu trúc tổ chức đã cũ, không còn phù hợp với nhu cầu và hoàn cảnh hiện tại. Trong giai đoạn này, nhà quản lý cần tìm hiểu và đánh giá những yếu tố, khía cạnh cần thay đổi trong tổ chức, đưa ra lý do và giải thích về sự cần thiết của thay đổi, sau đó tiến hành chuẩn bị cho quá trình thay đổi.
- Giai đoạn “Change” (Thay đổi): Giai đoạn này bao gồm việc thiết lập các quy trình, cấu trúc, giá trị mới để thay thế cho những yếu tố đã bị “rã đông” trong giai đoạn Unfreeze. Giai đoạn này yêu cầu người quản lý phải có kế hoạch chi tiết về việc thay đổi, thông báo cho nhân viên về những thay đổi này và hướng dẫn họ cách thích nghi với thay đổi.
- Giai đoạn “Refreeze” (Đóng băng lại): Giai đoạn này liên quan đến việc “đóng băng” những thay đổi đã được thực hiện nhằm đưa tổ chức vào khuôn khổ và quay về trạng thái cân bằng. Trong giai đoạn này, người quản lý cần đánh giá lại những kết quả đạt được từ quá trình thay đổi và tiến hành các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo rằng những thay đổi có tác động tích cực và được áp dụng vào các hoạt động, quy trình làm việc đầy đủ
2. Mô hình ADKAR của Prosci
Mô hình này tập trung vào việc cung cấp cho các nhân viên những yếu tố cần thiết để thích nghi với sự thay đổi. Các yếu tố đó bao gồm:
- Awareness (Nhận thức): Ý thức về nhu cầu thay đổi và những tác động của nó. Trong giai đoạn này, người quản lý cần phải thông báo đến nhân viên về sự cần thiết của quá trình thay đổi.
- Desire (Mong muốn): Sự mong muốn tham gia và hỗ trợ cho sự thay đổi. Quản lý cần đảm bảo rằng nhân viên thực sự muốn tham gia vào quá trình thay đổi và họ hiểu rõ về những lợi ích mà việc thay đổi có thể mang lại cho họ.
- Knowledge (Kiến thức): Kiến thức cần thiết để tiến hành thay đổi. Nhân viên cần được cung cấp đầy đủ kiến thức về quá trình thay đổi, bao gồm các quy trình, công nghệ, và kỹ năng cần thiết để thích nghi với thay đổi.
- Ability (Khả năng): Khả năng thực hiện sự thay đổi. Để đảm bảo được yếu tố này, cần cung cấp cho nhân viên các tài nguyên và sự hỗ trợ cần thiết để thích nghi với thay đổi và thực hiện công việc mới một cách hiệu quả.
- Reinforcement (Củng cố): Sự củng cố và duy trì thay đổi. Nhà quản lý cần đảm bảo rằng nhân viên đang tiếp tục thực hiện thay đổi một cách hiệu quả và có được sự hỗ trợ cần thiết để duy trì thay đổi trong tương lai.
3. Mô hình quản trị thay đổi Bridges Transition
Mô hình Bridges Transition được phát triển bởi William Bridges, tập trung vào việc xác định các giai đoạn trong quá trình chuyển đổi của nhân viên khi đối mặt với các thay đổi. Mô hình Bridges cung cấp cho người quản lý tổ chức một bức tranh toàn diện về sự thay đổi, nhận ra những khó khăn và thách thức của nhân viên khi đối mặt với sự thay đổi và từ đó xác định các hoạt động cần thiết để hỗ trợ nhân viên trong mỗi giai đoạn của quá trình thay đổi.
Theo mô hình Bridges, sự thay đổi bao gồm ba giai đoạn chính:
- Endings (Kết thúc): Giai đoạn này đại diện cho việc kết thúc những gì đã được thực hiện trong quá khứ. Nhân viên cần phải hiểu rằng những thứ họ đã làm trong quá khứ sẽ không còn phù hợp trong tương lai và họ cần phải chấp nhận việc đóng lại những trang cuối cùng và sẵn sàng chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
- Neutral Zone (Vùng trung lập): Giai đoạn này đại diện cho sự chuyển đổi và sự chấp nhận việc thay đổi. Nhân viên cần phải thích nghi với môi trường mới và với những thay đổi đang xảy ra. Giai đoạn này là giai đoạn khó khăn nhất và có thể gây stress và bất ổn cho nhân viên.
- New Beginnings (Khởi đầu mới): Trong giai đoạn này, nhân viên đã tiếp nhận và làm quen với môi trường mới. Đây cũng chính là giai đoạn đánh dấu sự thành công của quá trình thay đổi.
5.4. Mô hình McKinsey 7S của McKinsey & Company
Mô hình McKinsey 7S được phát triển vào những năm 1980 bởi công ty tư vấn McKinsey & Company, là một trong những mô hình phổ biến nhất trong lĩnh vực quản trị chiến lược và quản trị sự thay đổi trong tổ chức.
Mô hình McKinsey 7S giúp các tổ chức đánh giá và tối ưu hóa các yếu tố quan trọng để đạt được mục tiêu của tổ chức. Đồng thời giúp nhà quản trị hiểu rõ về sự tương tác giữa các yếu tố khác nhau trong tổ chức và làm thế nào để thay đổi và cân bằng các yếu tố này để đạt được hiệu quả tốt nhất.
Mô hình McKinsey 7S bao gồm 7 yếu tố cốt lõi của tổ chức, được chia thành 2 nhóm:
Nhóm yếu tố “cứng” (Hard S):
- Strategy (Chiến lược): Là kế hoạch chiến lược của tổ chức để đạt được mục tiêu và phát triển trong tương lai.
- Structure (Cấu trúc): Cách tổ chức được thiết kế để phân chia trách nhiệm và quyền lực, bao gồm các phòng ban, bộ phận và chức danh.
Nhóm yếu tố “mềm” (Soft S):
- Systems (Hệ thống): Các quy trình và quy định của tổ chức, bao gồm các quy trình kinh doanh, quản lý chất lượng, quản lý nhân sự và quản lý tài chính.
- Skills (Kỹ năng): Khả năng của nhân viên và tổ chức trong việc thực hiện các nhiệm vụ cần thiết, bao gồm kỹ năng cá nhân, kỹ năng quản lý và kỹ năng chuyên môn.
- Staff (Nhân sự): Là các thành viên của tổ chức, bao gồm cả những người đang làm việc trong tổ chức và những người sẽ gia nhập trong tương lai.
- Style (Phong cách): Phong cách quản lý và lãnh đạo của tổ chức, bao gồm các phương pháp quản lý, cách thức giải quyết vấn đề và quyết định.
- Shared Values (Giá trị chung): Là những giá trị cốt lõi của tổ chức, bao gồm các mục tiêu và nguyên tắc mà tổ chức đang theo đuổi.
