1. Xác định sản phẩm và số lượng cần sản xuất
Trước khi lập kế hoạch sản xuất ta cần xác định được sản phẩm cụ thể, ước tính số lượng bán ra. Cần xác định được các thành phần cấu tạo sản phẩm: góc độ sản xuất; kết cấu của sản phẩm; vật liệu cấu thành và đặc tính kỹ thuật của sản phẩm; công đoạn để sản xuất sản phẩm;… Việc xác định các sản phẩm và số lượng thế nào nhằm tạo các kế họach khác liên quan. Đặc biệt là kế hoạch Marketing và sản phẩm tồn kho của doanh nghiệp.
Cần xác định sản phẩm cụ thể, số lượng bán ra trước khi lập kế hoạch sản xuất
2. Nắm bắt thông tin thị trường sản xuẩt hiện nay
Đầu tiên, cần xác định được nhân tố cạnh tranh nào là chủ yếu và có tầm ảnh hưởng chính: chất lượng, giá tiền, kỹ thuật, khả năng đáp ứng nhanh,… Nhằm mục đích đặt ra các lựa chọn phương án sản xuất, đầu tư máy móc và trang bị khác.
Song, lập kế hoạch giúp cung cấp hàng hóa cho khách hàng kịp thời và nhanh chóng. Việc duy trì sản xuất thường xuyên và liên tục, đảm bảo chất lượng cao, sẽ tăng hiệu quả ứng phó với cạnh tranh khác. Hơn hết cần chủ động trong việc nắm bắt tình hình thị trường. Điều này làm cho tổ chức có những thay đổi quy trình sản xuất phù hợp. Nhằm hướng tới đáp ứng nhu cầu của thị trường hay khách hàng.
3. Chuẩn bị các phương thức cho kế hoạch sản xuất
Tiếp đến, khi đã xác định được thành phần của sản phẩm và số lượng. Bước tiếp theo cần xác định được phương thức sản xuất, tổ chức quản lý sản xuất. Cụ thể ở các mặt như: quy trình các công đoạn, các kỹ thuật để cung ứng sản phẩm,… Bên cạnh đó, xác định rõ công đoạn hay chi tiết nào tự sản xuất hoặc gia công bên ngoài.
Cần xác định các phương thức cho kế hoạch sản xuất
4. Dự toán các chi phí hoạt động của kế hoạch sản xuất
Sau khi xác định được số lượng và phương thức sản xuất, thì cần dự toán chi phí sản xuất trong tất cả hạng mục của công việc. Ở các hạng mục như: tiền đầu tư, vốn lưu động; tiêu thụ, sản xuất, chi phí phát sinh,… Với các nguồn lực cụ thể như: nguyên liệu, nhân công, chi phí sản xuất. Việc này nhằm đưa ra những con số dự báo trước cho một kế hoạnh. Đồng thời xem xét nhu cầu tài chính của doanh nghiệp. Việc này đảm bảo lưu trình sản xuất của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi.
5. Xác định được hiệu quả các nguồn lực trong kế hoạch sản xuất
Khi thực hiện kế hoạch sản xuất, cần xác định hiệu quả các nguồn lực là điều kiện tiên quyết. Việc này hướng đến mục tiêu tạo chi phí thấp và tăng lợi nhuận cho tổ chức. Giải quyết các nhu cầu sử dụng và tồn kho vật tư, chất lượng và số lượng như thế nào. Ngoài ra, cần xác định nhà cung cấp, nguyên vật liệu thay thế là gì, số lượng mua tối ưu,… Tổ chức quản lý sản xuất cũng cần chuẩn bị kế hoạch cho các rủi ro có thể xảy ra.
Nếu doanh nghiệp bạn đang cần lập kế hoạch chi tiết cho ngành quản lý may mặc thì có thể tham khảo một số check-list quan trọng qua bài viết sau:
6. Đảm bảo dòng sản xuất ổn định trong quy trình sản xuất
Việc lập kế hoạch sản xuất giúp thiết lập quá trình sản xuất diễn ra bình thường và ổn định. Kế hoạch về máy móc và vật dụng sẽ ảnh hưởng tới quyết định đến nguồn lực khác. Điều này đòi hỏi các máy móc đều được sử dụng tối đa. Đáp ứng được điều này thì việc sản xuất, cung cấp hàng hóa cho khách hàng sẽ diễn ra bình thường. Lưu trình sản xuất sẽ không bị gián đoạn nếu các nguồn lực đều được đảm bảo.
7. Ước tính nguồn lực cho kế hoạch sản xuất
Việc ước tính các nguồn lực: nhân sự và nguyên vật liệu, cần được đề ra trong kế hoạch sản xuất. Điều này được tính toán dựa trên kỹ năng quản lý sản xuất tức có những dự báo về kế hoạch bán hàng. Vì vậy, kế hoạch sản xuất được thực hiện đáp ứng các yêu cầu cung ứng sản phẩm ra thị trường.
Cần ước tính nguồn lực cho kế hoạch sản xuất
8. Đáp ứng nguồn nhân lực thực hiện sản xuất
Lập kế hoạch sản xuất giúp dự tính được số lượng lao động phù hợp. Ngoài ra, xác định trình độ và tay nghề nhân lực, lựa chọn thông qua hình thức tuyển dụng/đào tạo. Có bản kế hoạch nên thuận tiện sử dụng tối đa nguồn nhân lực, đặt số lượng ở từng công việc cụ thể. Ngoài ra, các công nhân được đào tạo bài bản, rõ ràng nhằm tăng năng suất.
Đồng thời, bằng việc khuyến khích người lao động như tăng lương và các ưu đãi phù hợp, để kích thích và tạo nguồn động lực làm việc của người lao động, giúp họ hoàn thành công việc tốt hơn. Hơn hết, còn cung cấp một môi trường làm việc chất lượng cho người lao động. Họ sẽ được cải thiện điều kiện làm việc, giờ làm việc phù hợp, các chế độ tăng lương và các phần thưởng khác. Điều này làm cho mọi hoạt động của quy trình sản xuất diễn ra được hiệu quả.
9. Chủ động trong việc phối hợp bộ phận thực hiện sản xuất
Việc điều phối hoạt động của các bộ phận khác nhau sẽ dựa trên việc lập kế hoạnh sản xuất. Tùy thuộc vào từng giai đoạn khác nhau, từ xác định sản phẩm đến khi đưa ra thị trường. Trên tinh thần hỗ trợ và cộng tác, mỗi bộ phận đều có sự kết nối với bộ phận khác. Nhằm hướng tới mục tiêu chung là mọi quy trình sản xuất không trục trặc và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
10. Giảm thiểu chất thải vật liệu sản xuất
Kế hoạch sản xuất giúp cho quy trình quản lý nguyên vật liệu dễ dàng hơn, để giảm thiểu lãng phí tài nguyên. Điều này phụ thuộc vào phương pháp quản lý sản xuất của doanh nghiệp. Hơn hết, còn đảm bảo cung ứng đủ các vật liệu phù hợp và tồn kho vật liệu. Song, nhằm đáp ứng sản xuất các sản phẩm và hàng hóa có chất lượng, phù hợp các tiêu chí mà doanh nghiệp đặt ra.
11. Lập danh sách công việc cần làm trong ngày, tuần, tháng, quý và năm
Đây là bước quan trọng trong lập kế hoạch sản xuất, giúp cho việc quản lý sản xuất thuận lợi hơn. Đặc biệt người quản lý có cái nhìn tổng quan về các công việc trong toàn bộ quy trình. Đồng thời, tiến hành lập danh sách và sắp xếp công việc kỹ lưỡng theo phân bổ thời gian. Điều này làm gia tăng mức độ hoàn thành công việc, đảm bảo năng suất. Bên cạnh đó, còn tác động để quá trình đánh giá năng lực sản xuất để điều chỉnh cho phù hợp với tổ chức quản lý sản xuất.
12. Đưa ra các mục tiêu tương ứng và phù hợp cho kế hoạch sản xuất
Sau khi lên danh sách các công việc, cần thiết lập các mục tiêu tương ứng với từng hạng mục công việc. Cần đáp ứng đủ quy trình quản lý sản xuất của doanh nghiệp, nhưng mục tiêu phải phù hợp với khả năng thực tế. Đặc biệt là chú trọng đến kế hoạch phân bổ nhân sự và tài chính.
13. Ứng dụng các phương pháp lập kế hoạch sản xuất nổi tiếng
Tùy theo ý định và yêu cầu của mình mà sử dụng phương pháp khác nhau. Dưới đây là một số phương pháp nổi bật:
- Phương pháp cân đối: nhằm định hướng các kỹ năng sẵn có và khả năng bảo đảm cho những định hướng khác của doanh nghiệp. Phương pháp này còn đòi hỏi việc cân đối giữa nhu cầu thị trường và kỹ năng các nguồn lực sản xuất, để có thể kịp thời bổ sung và điều chỉnh kế hoạch thích ứng với những thay đổi của môi trường kinh doanh.
- Phương pháp lên kế hoạch từ việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng: đây là một phương pháp lên kế hoạch truyền thống, vẫn được sử dụng rộng rãi.Việc vận dụng phương pháp này đòi hỏi kinh nghiệm quản lý sản xuất khi phải xem xét, phân tích hệ thống và tổng thể nhiều vấn đề. Cần chú ý đến các yếu tố sau: các thành phần kinh tế, các thành phần về chính trị và pháp luật (luật thuế, luật cạnh tranh,…), sự phát triển dân số, sự biến động thị trường, sự phát triển của khoa học công nghệ.
- Phương pháp hình thức: nhằm định hướng tỷ suất lời so với vốn và với tổng vốn kinh doanh. Do đó, khi xây dựng kế hoạch với phương pháp này, cần phải phân tích kỹ 6 vấn đề sau: sức hút của thị trường, tình hình cạnh tranh, các hoạt động đầu tư, ngân sách của doanh nghiệp, quy mô và mức độ phân tán của công ty, phân tích những thay đổi (thị trường kết nối, giá cả, chất lượng sản phẩm, sản lượng thay đổi,…)
Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo ứng dụng phương pháp Kaizen để cải tiến kế hoạch tối ưu hơn mỗi ngày. Cách ứng dụng, bạn có thể xem tại đây:
14. Lập phương án sản xuất dự trù
Kế hoạch sản xuất trên lý thuyết và quá trình sản xuất luôn có sự khác nhau. Do đó, sẽ có một số tình huống xảy ra mà không lường trước được. Chính vì vậy đòi hỏi người quản lý phải linh hoạt, dựa trên kinh nghiệm quản lý sản xuất của mình lập các kế hoạch dự trù. Chú trọng vào việc dự trù kinh phí, nguyên liệu sản xuất để đảm bảo tiến độ thực hiện kế hoạch được duy trì.
15. Kiểm tra lại toàn bộ kế hoạch sản xuất trước khi triển khai
Kiểm tra lại toàn bộ kế hoạch trước khi triển khai
Ở bước này, cần đảm bảo kế hoạch đã được triển khai đầy đủ qua từng giai đoạn khác nhau. Tổ chức nghiên cứu và dự báo các vấn đề phát sinh trong bản kế hoạch để kịp thời chỉnh sửa. Ngoài ra, cần đảm bảo chính xác lợi thế của doanh nghiệp ở mặt nào: trước sản xuất, trong sản xuất, năng lực nhà quản trị, quá trình tiêu thụ phân phối. Việc này nhằm tăng cao nguồn lực ở giai đoạn không thuộc thế mạnh của doanh nghiệp.
