Chức năng nhiệm vụ cốt lõi của phòng sản xuất

Phòng sản xuất chịu trách nhiệm chuyển đổi nguyên liệu thô và các đầu vào khác thành hàng hóa/ dịch vụ thành phẩm. Giữa các quy trình sản xuất, bộ phận này nỗ lực nâng cao hiệu quả của dây chuyền sản xuất hoặc lắp ráp để có thể đáp ứng các mục tiêu đầu ra do ban lãnh đạo công ty đặt ra, đảm bảo thành phẩm mang đến cho người tiêu dùng giá trị và chất lượng tốt nhất.

Phòng sản xuất là gì?

Phòng sản xuất là bộ phận trực tiếp tham gia vào hoạt động sản xuất hàng hóa của doanh nghiệp. Phòng này chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý và điều hành toàn bộ quá trình sản xuất, từ khâu chuẩn bị nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, đến khâu sản xuất, kiểm tra chất lượng và xuất hàng. Nhiệm vụ chính của phòng sản xuất là đảm bảo rằng sản phẩm/ dịch vụ được sản xuất theo đúng tiêu chuẩn chất lượng, đúng thời gian và đảm bảo hiệu quả về mặt kinh tế.

Vai trò của phòng sản xuất

Bộ phận sản xuất đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất và cung cấp sản phẩm/ dịch vụ của một tổ chức. Vai trò chính của phòng sản xuất là quản lý và điều hành quá trình sản xuất hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nhằm đảm bảo thành phẩm đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng và yêu cầu của khách hàng.

Vai trò cụ thể của phòng sản xuất phải kể đến bao gồm:

• Quản lý quá trình sản xuất: Quản lý nguồn lực, lập lịch sản xuất, quản lý vật liệu và lưu trữ, theo dõi tiến độ sản xuất và giải quyết các vấn đề phát sinh.

• Quản lý chất lượng: Xác định các yêu cầu chất lượng của sản phẩm/ dịch vụ, đảm bảo sự tuân thủ các quy định về an toàn, chất lượng, thực hiện các hoạt động kiểm tra và đánh giá chất lượng thường xuyên.

• Tối ưu hóa quy trình sản xuất: Nhằm nâng cao hiệu suất, tăng cường năng suất và giảm thiểu lãng phí.

• Quản lý và phát triển nhân viên: Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên trong quá trình sản xuất

• Đảm bảo tuân thủ quy định và quy trình: Quy định về an toàn lao động, bảo vệ môi trường, vệ sinh và an toàn thực phẩm,…

Chức năng của phòng sản xuất

Bộ phận sản xuất trong một tổ chức, doanh nghiệp có nhiều chức năng cốt lõi để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra hiệu quả và đạt được mục tiêu kinh doanh. Trong đó, những chức năng chính của phòng sản xuất phải kể đến bao gồm:

• Đảm bảo quá trình sản xuất, bảo quản, vận chuyển và giao nhận hàng hóa được thực hiện một cách hiệu quả để đáp ứng nhu cầu kinh doanh.

• Thiết kế hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ phù hợp cho doanh nghiệp.

• Giám sát và kiểm soát mọi phương diện của hoạt động sản xuất để tận dụng tối đa các nguồn lực, máy móc và lao động, đồng thời giảm thiểu lãng phí.

• Thực hiện hoạt động nghiên cứu để cải tiến sản phẩm của công ty thông qua việc thay đổi hoặc đổi mới một phần hoặc toàn bộ sản phẩm.

• Quản lý chi phí sản xuất nhằm đảm bảo sản phẩm được sản xuất với chi phí thấp nhất nhằm tối đa hóa lợi nhuận.

• Đảm bảo nguyên liệu cần thiết cho sản xuất luôn có sẵn trong công ty.

• Thực hiện bảo trì và bảo dưỡng đúng cách cho máy móc và thiết bị được sử dụng trong quá trình sản xuất.

• Tham mưu cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp về quản lý quá trình sản xuất, tồn trữ và bảo quản các thiết bị và máy móc.

• Quản lý và đánh giá chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp.

Nhiệm vụ của phòng sản xuất

Nhiệm vụ cốt lõi của bộ phận sản xuất là chuyển đổi nguyên vật liệu thô thành thành phẩm cuối cùng. Đồng thời tác động tích cực tới dây chuyền sản xuất nhằm đạt được mục tiêu về chất lượng, sản lượng, đáp ứng nhu cầu của thị trường hiện tại.

1. Xác định đầu vào cho hoạt động sản xuất
2. Thiết lập lịch trình sản xuất
3. Giảm chi phí sản xuất
4. Đảm bảo chất lượng sản phẩm
5. Cải thiện sản phẩm
6. Nhiệm vụ khác

Xác định đầu vào cho hoạt động sản xuất

Dựa trên thông tin về số lượng hàng hóa cần sản xuất trong một khoảng thời gian cụ thể, bộ phận sản xuất sẽ xác định các nguyên vật liệu, máy móc cần thiết để đạt được mục tiêu sản xuất. Nếu không đủ nguồn đầu vào, họ sẽ phối hợp với phòng mua hàng để tìm nguồn cung cấp. Nếu thiếu nhân lực, phòng sản xuất sẽ đề nghị công ty thuê thêm nhân sự. Hạn chế tối đa những phát sinh không mong muốn, làm ảnh hưởng tới cả một hệ thống vận hành của doanh nghiệp.

Thiết lập lịch trình sản xuất

Sau khi đã có đầy đủ các yếu tố đầu vào cần thiết, phòng sản xuất sẽ tiến hành lên lịch trình sản xuất. Quá trình này bao gồm việc lập kế hoạch và phân công nhiệm vụ cho các bộ phận liên quan, nhằm đảm bảo việc thực hiện các công việc liên quan suôn sẻ trong quy trình sản xuất.

Giảm chi phí sản xuất

Để giảm chi phí sản xuất và giảm giá thành cho sản phẩm, việc duy trì việc bảo dưỡng hiệu quả cho máy móc và thiết bị sản xuất là rất quan trọng, nhằm tránh phát sinh chi phí sửa chữa không đáng có. Đồng thời, cần cung cấp tư vấn về các công nghệ sản xuất mới cho Ban giám đốc và đánh giá dây chuyền sản xuất để xác định các biện pháp tiết kiệm chi phí.

Đảm bảo chất lượng sản phẩm

Phòng sản xuất chịu trách nhiệm đảm bảo các sản phẩm được sản xuất luôn đạt tiêu chuẩn chất lượng tối thiểu. Nhiệm vụ của phòng này không chỉ là kiểm tra và phát hiện lỗi trong quá trình sản xuất, mà còn là thực hiện kiểm tra nghiêm ngặt trên các mẫu sản phẩm mới trước khi tiến hành sản xuất hàng loạt. Song đó, phòng sản xuất còn tập trung vào việc tiêu chuẩn hóa quy trình để nâng cao chất lượng sản phẩm.

Cải thiện sản phẩm

Phòng sản xuất cần nghiên cứu áp dụng các biện pháp để nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng cường sự cạnh tranh trên thị trường. Bằng cách đầu tư vào các công nghệ mới, thiết bị tiên tiến để cải thiện quy trình sản xuất. Sử dụng tự động hóa và robot hóa trong quy trình sản xuất có thể tăng năng suất và giảm sai sót.

Đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên sản xuất cũng là một phần quan trọng để cải thiện sản phẩm. Việc nắm vững quy trình sản xuất, các kỹ thuật và kỹ năng cần thiết sẽ giúp công nhân làm việc hiệu quả, cải thiện chất lượng sản phẩm.

Nhiệm vụ khác

• Quản lý kho bãi: Quản lý kho bãi, đảm bảo nguyên vật liệu được lưu trữ và sử dụng hiệu quả.
• Trách nhiệm xã hội: Tham gia vào các hoạt động trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp, như bảo vệ môi trường, an toàn lao động,…

Cơ cấu phòng sản xuất

Tùy vào quy mô doanh nghiệp, sản xuất những loại sản phẩm gì. Công nghệ hiện đại hay truyền thống, năng lực quản lý của doanh nghiệp,… những yếu tố này sẽ ảnh hưởng đến thiết kế cơ cấu của phòng sản xuất. Nhìn chung, một bộ phận sản xuất thường có những vị trí phổ biến sau:

Giám đốc sản xuất

Với vai trò là người điều hành hoạt động sản xuất, Giám đốc sản xuất đảm nhận trách nhiệm quan trọng trong việc phát triển và quản lý sản phẩm. Tên tiếng Anh của chức danh này là Chief Production Officer – viết tắt CPO. CPO định hướng và quản lý toàn bộ quy trình từ nghiên cứu, thiết kế, thử nghiệm, phát triển, sản xuất, phân phối và bán sản phẩm.

Vai trò của CPO bao gồm đảm bảo chất lượng và kế hoạch phù hợp cho sản phẩm, đồng thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng và phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty. CPO cần có kiến ​​thức sâu rộng về sản phẩm và khả năng cải thiện hiệu suất bán hàng. Họ cũng cần hiểu biết về công nghệ và tập trung vào việc tạo ra các sản phẩm chất lượng cao.

Trưởng phòng sản xuất

Trưởng phòng sản xuất là vị trí quản lý cấp cao trong doanh nghiệp sản xuất, chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Trưởng phòng sản xuất có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sản xuất đúng tiến độ, chất lượng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

• Chịu trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất, bao gồm kế hoạch sản xuất theo tháng, quý, năm, kế hoạch sản xuất theo từng sản phẩm, kế hoạch sản xuất theo từng dây chuyền.

• Đảm bảo cung ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, bao gồm việc dự trù nguyên vật liệu, đặt hàng nguyên vật liệu, kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu.

• Quản lý đội ngũ nhân viên sản xuất, bao gồm việc tuyển dụng, đào tạo, bố trí công việc, đánh giá hiệu quả công việc.

• Giám sát quá trình sản xuất, đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra đúng kế hoạch, chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu.

• Đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra đạt yêu cầu, đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của doanh nghiệp và thị trường.

• Kiểm soát chi phí sản xuất, đảm bảo chi phí sản xuất nằm trong mức hợp lý.

• Tìm kiếm các giải pháp để tối ưu hóa hoạt động sản xuất, nâng cao hiệu quả sản xuất.

Nhân viên quản lý sản xuất

Nhân viên quản lý sản xuất là người chịu trách nhiệm lên kế hoạch, tổ chức, giám sát và điều phối các hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp. Họ là những người đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra hiệu quả, đáp ứng các yêu cầu về tiến độ, số lượng và chất lượng.

Cụ thể, công việc của nhân viên quản lý sản xuất bao gồm:

• Lập kế hoạch sản xuất chi tiết, bao gồm các thông tin như loại sản phẩm, số lượng sản phẩm, nguyên vật liệu cần thiết, thời gian sản xuất,…

• Tổ chức các nguồn lực sản xuất, bao gồm nhân lực, máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu,… để đảm bảo quá trình sản xuất được diễn ra thuận lợi.

• Giám sát quá trình sản xuất để đảm bảo thành phẩm cuối cùng đảm bảo chất lượng, số lượng cũng như thời gian.

• Điều phối các hoạt động sản xuất để đảm bảo quá trình sản xuất được diễn ra hiệu quả và kịp thời đáp ứng các nhu cầu của thị trường.

Công nhân sản xuất

Công nhân sản xuất là những người trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất, lắp ráp các sản phẩm trong các nhà máy, xí nghiệp. Họ là lực lượng lao động chính của nền kinh tế, đóng góp quan trọng vào quá trình phát triển sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Công việc của công nhân sản xuất rất đa dạng, tùy thuộc vào từng ngành nghề, lĩnh vực sản xuất. Tuy nhiên, nhìn chung, công việc của họ có thể được chia thành các nhóm chính sau:

• Vận hành máy móc, thiết bị: Thực hiện các thao tác vận hành máy móc, thiết bị theo quy trình đã được định sẵn để tạo ra sản phẩm.

• Lắp ráp sản phẩm: Lắp ghép các bộ phận của sản phẩm thành một sản phẩm hoàn chỉnh.

• Kiểm tra chất lượng sản phẩm: Kiểm tra các sản phẩm đã được lắp ráp, vận hành để đảm bảo sản phẩm đạt chất lượng theo yêu cầu.

• Chuẩn bị nguyên vật liệu: Chuẩn bị nguyên vật liệu, phụ kiện cho quá trình sản xuất.

• Bảo dưỡng máy móc, thiết bị: Thực hiện các công việc bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, thiết bị để đảm bảo máy móc hoạt động ổn định, hiệu quả.

Bên cạnh đó, phòng sản xuất cũng tại nhiều doanh nghiệp có các vị trí khác như:

• Kỹ sư sản xuất: Chịu trách nhiệm về các vấn đề kỹ thuật trong sản xuất, bao gồm thiết kế sản phẩm, thiết kế quy trình sản xuất, cải tiến sản xuất,…

• Kỹ thuật viên bảo trì: Bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị sản xuất.

• Phụ trách kho: Quản lý kho nguyên vật liệu, thành phẩm, phế liệu,…

Kỹ năng cần có của những người làm trong phòng sản xuất

Những người làm trong bộ phận sản xuất cần trang bị nhiều kỹ năng để thực hiện công việc một cách hiệu quả và an toàn. Trong số đó, phải kể đến các kỹ năng quan trọng trong sản xuất như:

1. Kiến thức về quy trình sản xuất
2. Kỹ năng kỹ thuật
3. Quan tâm đến chi tiết
4. Kỹ năng quản lý thời gian
5. Kỹ năng giao tiếp
6. Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề
7. An toàn lao động

Kiến thức về quy trình sản xuất

Quy trình sản xuất là một chuỗi các bước và hoạt động được thực hiện để chuyển đổi nguyên liệu, thành phần thành sản phẩm cuối cùng. Kiến thức về quy trình sản xuất giúp người làm trong phòng sản xuất hiểu rõ các yêu cầu, quy định và tiêu chuẩn liên quan đến quy trình sản xuất của công ty. Đảm bảo sản phẩm đầu ra đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đặt ra ban đầu.

Kỹ năng kỹ thuật

Công việc trong phòng sản xuất thường liên quan đến việc vận hành và điều khiển các thiết bị, máy móc, dây chuyền sản xuất và quy trình sản xuất. Để làm việc hiệu quả và an toàn, nhân viên trong phòng sản xuất cần có kỹ năng kỹ thuật, hiểu về cách hoạt động của các thiết bị và có khả năng sửa chữa cơ bản khi cần thiết.

Có thể có những vai trò khác nhau trong phòng sản xuất, từ người vận hành máy móc đến kỹ thuật viên sửa chữa. Tuy nhiên, dù ở vai trò nào, kiến thức về kỹ năng kỹ thuật sẽ giúp nhân viên trong phòng sản xuất làm việc hiệu quả và đảm bảo sự suôn sẻ của quy trình sản xuất.

Quan tâm đến chi tiết

Những chi tiết nhỏ có thể ảnh hưởng đến chất lượng tổng thể của sản phẩm. Nếu một chi tiết nhỏ không được gia công hoặc lắp đặt đúng cách, nó có thể gây ra lỗi hoặc sự cố trong sản phẩm cuối cùng, hoặc thậm chí là ảnh hưởng đến cả một hệ thống trong quá trình sản xuất.

Đặc biệt là trong một số ngành công nghiệp, như y tế hoặc sản xuất ô tô, việc tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn khắt khe là bắt buộc. Đảm bảo rằng sản phẩm tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn này.

Chính vì vậy, khả năng quan tâm đến chi tiết rất quan trọng đối với những người làm trong phòng sản xuất. Đảm bảo mọi chi tiết dù là nhỏ nhất đều được xử lý đúng cách và tuân thủ các quy trình, tiêu chuẩn.

Kỹ năng quản lý thời gian

Quản lý thời gian giúp mỗi cá nhân có thể xác định thời gian cần thiết cho các công đoạn sản xuất khác nhau. Sự chậm trễ trong một công đoạn có thể ảnh hưởng đến các công đoạn khác và gây ra sự gián đoạn trong quy trình sản xuất. Kỹ năng quản lý thời gian giúp người làm trong phòng sản xuất có thể theo dõi tiến độ và đảm bảo các công đoạn được hoàn thành đúng hạn.

Kỹ năng giao tiếp

Trong môi trường sản xuất, việc giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm là cần thiết để đảm bảo mọi người đều hiểu biết chính xác về công việc, phối hợp tốt và giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả. Kỹ năng giao tiếp giúp tạo ra một môi trường làm việc hợp tác và tăng cường sự đồng lòng trong nhóm.

Trong quá trình sản xuất, sẽ có sự tương tác thường xuyên giữa các bộ phận khác nhau như kỹ thuật, chất lượng, mua hàng và bán hàng. Kỹ năng giao tiếp cho phép nhân viên phòng sản xuất trao đổi thông tin, yêu cầu hỗ trợ và hợp tác với các bộ phận khác để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra một cách hiệu quả.

Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề

Trong quá trình sản xuất, có thể xảy ra nhiều vấn đề và thách thức khác nhau như lỗi kỹ thuật, sự cố trong quy trình sản xuất hoặc vấn đề về chất lượng sản phẩm. Kỹ năng phân tích giúp nhân viên bộ phận sản xuất xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và tìm ra các phương pháp giải quyết hiệu quả.

Song đó, kỹ năng giải quyết vấn đề cũng cần thiết để xử lý các tình huống khẩn cấp. Những người làm trong phòng sản xuất thường phải đối mặt với thời hạn sản xuất, tài nguyên hạn chế hay sự biến động của thị trường. Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp họ nhanh chóng đưa ra quyết định thông minh, ứng phó với những thay đổi và khó khăn.

An toàn lao động

Các công việc trong phòng sản xuất thường liên quan đến việc làm việc với máy móc, thiết bị, hoá chất và các quy trình sản xuất, những yếu tố này có thể tiềm ẩn nguy cơ cho sự cố, tai nạn lao động và tác động đến sức khỏe của người lao động.

Hiểu biết về an toàn lao động bao gồm các quy tắc và quy định an toàn, khả năng nhận biết và đánh giá nguy cơ tiềm ẩn, kỹ năng sử dụng thiết bị bảo hộ cá nhân, ứng phó với tình huống khẩn cấp. Đồng thời, người làm trong phòng sản xuất cần được đào tạo về quy trình làm việc an toàn, cách sử dụng các thiết bị bảo vệ và các biện pháp phòng ngừa để giảm thiểu nguy cơ lao động.

Máy móc tự động hóa, trí tuệ nhân tạo, robot,… ngày càng được áp dụng rộng rãi để gia tăng năng suất và giảm thiểu sai sót trong quy trình sản xuất. Không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực mà còn tạo ra sản phẩm chất lượng cao hơn, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của thị trường. Tuy nhiên, phòng sản xuất vẫn đóng vai trò không thể thiếu trong mô hình kinh doanh hiện đại. Với sự chuyên nghiệp, quản lý thông minh, phòng sản xuất sẽ đóng góp một cách quan trọng vào sự thành công và sự phát triển bền vững của một doanh nghiệp.