Cách lập kế hoạch sản xuất hiệu quả

Để lập kế hoạch cho sản xuất, bộ phận sản xuất cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận tiếp thị và bộ phận bán hàng, hoặc kho… Khó khăn nhất là thống kê và phân tích. Bạn cần nắm được các dữ liệu về:

• FC: Dự báo tiêu thụ hàng hóa từ bộ phận bán hàng
• PO( Purchase Order): Đơn đặt hàng
• DO ( Delivery Order): Lịch giao hàng
• Tồn kho: tồn thành phẩm, tồn bán thành phẩm , Sản xuất dở dang
• Nguồn lực con người: Thông tin nhân sự, nhân công tham gia sản xuất tại nhà máy( Số lượng công nhân hiện thời có thể tham gia sản xuất sẽ tác động đến chất lượng và sản lượng sản xuất trong kỳ).
• Nguồn lực máy móc: Công suất từng khâu sản xuất. Năng lực sản xuất của nhà máy như năng suất máy móc, thiết bị, kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị tại nhà máy sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến khả năng sản xuất của nhà máy trong kỳ kế hoạch.

Với một số thông tin trên bạn sẽ tính được:

• Số lượng vật tư cần đặt thêm.
• Liệu các đơn hàng có đáp ứng kịp không?
• Cần tăng ca không? Tăng bao nhiêu giờ trong một tuần, ngày?
• Bộ phận nào cần tăng ca cụ thể theo từng ngày…
• KHSX cho từng xưởng, khâu, ca, …

Việc lập kế hoạch theo phương thức truyền thống như excel khiến doanh nghiệp lãng phí nhiều thời gian và nhân công trong việc thống kê dữ liệu từ các bộ phận khác. Do đó dẫn đến thời gian lập kế hoạch có thể kéo dài từ vài ngày đến một tuần điều này có thể dẫn đến chậm trễ giao hàng, lãng phí thời gian, và có thể có những sai sót.

Các phương pháp lập kế hoạch sản xuất

• Phương pháp công việc

Phương pháp công việc thường được sử dụng khi sản xuất một sản phẩm duy nhất với một kế hoạch sản xuất duy nhất được tạo ra. Phương pháp này phù hợp với các cơ sở sản xuất quy mô nhỏ, đặc biệt thuận lợi khi một sản phẩm yêu cầu các tùy chỉnh cụ thể.

• Phương pháp sản xuất hàng khối

Sản xuất hàng loạt bao gồm sản xuất hàng hóa theo nhóm. Phương pháp này đặc biệt hữu ích khi sản xuất sản phẩm trên quy mô lớn.

• Phương pháp dòng chảy

Phương pháp dòng chảy là một mô hình sản xuất dựa trên nhu cầu nhằm giảm thiểu thời gian tiến hành sản xuất. Quá trình sản xuất bắt đầu dựa trên các đơn đặt hàng công việc và sẽ không dừng lại cho đến khi tất cả các thành phẩm được sản xuất. Thông qua việc sử dụng máy móc, ngoài việc tối ưu các tác vụ thủ công thì thời gian chờ đợi cũng được giảm thiểu tối đa.

• Phương pháp gia công

Phương pháp gia công sử dụng một dây chuyền lắp ráp với nhiều loại máy móc khác nhau để hoàn thành các công việc riêng biệt. Sau đó ghép thành hàng lại với nhau tạo thành sản phẩm hoàn thiện.

• Phương pháp sản xuất hàng loạt

Phương pháp sản xuất hàng loạt chủ yếu tập trung vào việc liên tục tạo ra dòng sản phẩm giống hệt nhau. Nó tương tự như phương pháp dòng chảy, nhưng ở quy mô lớn hơn nhiều, giúp cắt giảm chi phí sản xuất. Khi ứng dụng phương pháp này, bạn cần sử dụng “quy trình tiêu chuẩn hóa” để đảm bảo tất cả các sản phẩm cần giống hệt nhau.

Các bước lập kế hoạch sản xuất

• Dự báo nhu cầu sản xuất sản phẩm

Kết quả dự báo nhu cầu sản xuất sản phẩm chính là cơ sở để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch sản xuất.

Hai phương pháp thường sử dụng trong dự báo nhu cầu sản xuất bao gồm: Phương pháp dự báo định tính; các phương pháp dự báo định lượng.

• Hoạch định năng lực sản xuất doanh nghiệp

Hoạch định năng lực sản xuất là quá trình xác định năng lực sản xuất cần thiết để đáp ứng nhu cầu sản xuất. Việc hoạch định năng lực sản xuất bao gồm:

• Thông tin về nhân sự tham gia sản xuất tại nhà máy: Số lượng công nhân có thể tham gia sản xuất hiện tại sẽ ảnh hưởng đến chất lượng và sản lượng sản xuất theo thời gian.
• Xác định hàng tồn kho: Nguyên vật liệu và hàng mua gần như hoàn chỉnh xác định số lượng sẵn có cho kỳ kế hoạch.
• Năng lực sản xuất của nhà máy: như năng suất máy móc thiết bị, kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng thiết bị sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến năng lực sản xuất của nhà máy trong thời kỳ kế hoạch.
• Ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc

Người làm kế hoạch sản xuất nên sắp xếp công việc theo trình tự ưu tiên, công việc nào khẩn cấp thì làm trước, công việc nào ít khẩn cấp thì làm sau. Việc sắp xếp trình tự ưu tiên giúp bạn hoàn thành các công việc đúng thời hạn và tiết kiệm thời gian.

• Giám sát sản xuất

Khi quá trình sản xuất diễn ra, hãy theo dõi & so sánh kết quả với lịch trình sản xuất và dự kiến nguồn lực. Đây là điều đòi hỏi thực hiện liên tục và cần ghi lại trong quá trình sản xuất.

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch sản xuất

Nhìn vào kế hoạch sản xuất, các tổ chức có thể thấy được số lượng sản phẩm cần sản xuất, thời hạn sản xuất và phân bổ các nguồn lực. Lập kế hoạch sản xuất tạo ra một bản đồ quy trình có thể giúp các nhà quản lý phát triển lịch trình sản xuất. Một số lợi ích của lập kế hoạch sản xuất có thể kể đến là:

• Dòng sản xuất ổn định

Lập kế hoạch sản xuất góp phần đảm bảo cho hoạt động sản xuất được liên tục và ổn định. Lúc này, tổng thể nguồn lực và các máy được đưa vào sử dụng tối đa, dẫn đến việc sản xuất hàng ngày, cung ứng điểm cung hàng liên tục cho quý khách hàng.

• Phân bổ nguồn lực hợp lý

Tạo dựng kế hoạch sản xuất giúp ước lượng nguồn lực như con người, vật liệu,… Ước lượng này được tính toán dựa trên dự báo doanh số, vì vậy dự án được lập ra để đáp ứng yêu cầu kinh doanh.

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Nếu bạn có một kế hoạch sản xuất hợp lý thì bạn có thể đảm bảo nguồn lực để xử lý đơn hàng nhanh chóng.

Lưu ý khi lập kế hoạch sản xuất

• Dự báo chính xác

Khi không ước tính đúng nhu cầu đối với sản phẩm hoặc dịch vụ của mình, bạn không thể lập một kế hoạch sản xuất chi tiết. Bạn cần xem xét xu hướng mua hàng từ những năm trước, sự thay đổi về nhân khẩu học, sự thay đổi về nguồn tài nguyên sẵn có và nhiều yếu tố khác. Những dự báo hoạch định nhu cầu này là nền tảng của việc lập kế hoạch sản xuất hiệu quả.

• Biết năng lực của nhà máy

Lập kế hoạch năng lực có nghĩa là biết công suất tối đa mà hoạt động của bạn có thể quản lý — phần lớn tuyệt đối của một sản phẩm hoặc dịch vụ mà nó có thể cung cấp trong một khoảng thời gian. Đây là cách duy nhất để đoán trước bạn sẽ cần bao nhiêu tài nguyên để tạo ra X lượng sản phẩm. Khi bạn không biết năng lực sản xuất, thì việc lập kế hoạch sản xuất của bạn gần như vô nghĩa.

Xu hướng triển khai giải pháp công nghệ vào lập kế hoạch và quản lý sản xuất

Ngày nay với các yêu cầu khắt khe về mặt thời gian của khách hàng, doanh nghiệp không có nhiều thời gian để lên kế hoạch, sản xuất và giao hàng. Đặc biệt với những doanh nghiệp vừa và lớn, hoạt động sản xuất cho nhiều khách hàng trong và ngoài nước, thì yêu cầu về thời gian hoàn thành sản phẩm đúng kế hoạch là điều rất cần thiết. Do đó, triển khai các giải pháp công nghệ vào trong các khu vực nhà máy nhằm hỗ trợ xây dựng bản kế hoạch sản xuất là xu hướng tất yếu mà doanh nghiệp không thể bỏ qua. Một số giải pháp công nghệ có thể kể đến như:

• ERP – Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp: Ngoài việc là một giải pháp tổng thể giúp liên kết các hoạt động của khu vực sản xuất với các hoạt động kinh doanh, bán hàng, mua hàng, bảo trì máy móc thiết bị, và tài chính kế toán, ERP còn có khả năng hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất tự động, chính xác hiệu quả nhờ dữ liệu được kế thừa chặt chẽ liên phòng ban và được cập nhật tức thời (Đơn đặt hàng, BOM, danh sách quy định thời gian đặt hàng cho việc đặt từng mặt hàng, Công suất từng khâu sản xuất, Số lượng tồn kho hiện tại (nếu có) của các mặt hàng/vật tư…). Phần mềm được lập trình sẵn để tự động lập KHSX cho từng ngày, từng tuần, từng tháng dựa trên những thông tin thu thập được. Bộ phận kế hoạch có thể kiểm tra và sửa đổi dữ liệu (khi có thay đổi đột xuất về đơn hàng ưu tiên), và export ra excel. Bộ phận quản lý sẽ duyệt trực tiếp trên phần mềm trước khi đưa ra lệnh sản xuất