Hướng dẫn lập kế hoạch sản xuất bằng Excel
1. Tại sao nên lập kế hoạch sản xuất qua Excel?
Excel là một phần mềm tích hợp nhiều tính năng hữu ích, đặc biệt bạn có thể tạo ngay một kế hoạch sản xuất ngay trên phần mềm này. Sau khi xem qua các tác dụng của việc lập kế hoạch sản xuất thông qua Excel, hẳn bạn sẽ muốn sử dụng Excel ngay lập tức.
Tác dụng đầu tiên phải kể đến của Excel là giúp các nhà quản lý cùng với chủ doanh nghiệp dễ dàng quản lý được quá trình sản xuất với nhiều giai đoạn phức tạp. Các quá trình từ định mức nguyên vật liệu, đơn đặt hàng cho đến những danh sách quy định về thời gian đặt hàng cho từng sản phẩm và mặt hàng, công suất ngay trong khâu sản xuất.
Đồng thời, phần mềm còn giúp doanh nghiệp biết được số lượng hàng tồn kho, thời gian hoàn thành từng quy trình sản phẩm, các hoạt động về thống trị tồn kho, vật tư và nguyên vật liệu…
Trong quá trình sử dụng Excel, doanh nghiệp dễ dàng cai quản quá trình xuất nhập tồn nhờ các hàm cơ bản thường được sử dụng như: Điều kiện (If), tính tổng (SUM), hàm search (Vlookup)… Phần mềm hỗ người người dùng kết xuất hay nhập dữ liệu vào file Excel dễ dàng.
Các vật tư cũng dễ dàng được quản lý theo từng giai đoạn cho đến thành phẩm, doanh nghiệp có thể theo dõi năng suất sản xuất của doanh nghiệp và hàng tồn kho để có biện pháp bổ sung nhanh chóng. Các báo cáo và dữ liệu có thể xem trực tiếp ngay trên điện thoại di động và chuyển tiền, chuyển hàng giữa các kho cũng dễ dàng quản lý hơn.
1.1. Những nội dung cần có trong kế hoạch sản xuất bằng Excel
Dưới đây là một số nội dung thông tin mà trong kế hoạch sản xuất trên Excel cần phải có.
1.2. Số lượng sản phẩm doanh nghiệp dự tính sản xuất
Doanh nghiệp cần phải biết được số lượng các mặt hàng cần sản xuất là bao nhiêu, nên sản xuất những mặt hàng nào. Từ đó, bạn có thể biết được số lượng mặt hàng sản xuất ra để cung ứng cho hàng tồn kho và kế hoạch marketing tiếp thị của doanh nghiệp.
1.3. Máy móc cung cấp, thiết bị và nhà xưởng
Doanh nghiệp cần biết được mình sẽ sử dụng máy móc nào trong quá trình sản xuất, công suất là bao nhiêu và các đồ vật mua mới hay nhập cũ, nhà xưởng cần rộng bằng nào, bố trí không gian ra sao, các dự án về khấu hao vật dụng và nhà xưởng…
Kế hoạch máy móc cùng với nhà xưởng cần được chuẩn bị riêng vì đây là mục quan trọng, tác động đến các nguồn lực khác. Các máy móc, thiết bị cùng với không gian nhà xưởng cần được đầu tư lớn để xây dựng được một chiến lược sản xuất dài hạn và ổn định.
1.4. Phương thức sản xuất
Phương thức sản xuất cũng là yếu tố mà bạn cần phải quan tâm đến. Bạn nên tự đặt câu hỏi: Công ty bạn sẽ sản xuất các sản phẩm như thế nào? Qua đó, bạn có sự chuẩn bị kỹ càng về nguyên vật liệu, kỹ thuật, các chi tiết và công thức sản xuất, gia công bên ngoài cũng cần được chú ý đến.
1.5. Nguyên vật liệu và một số nguồn lực khác
Cuối cùng, doanh nghiệp cần biết được nhu cầu cần sử dụng và tồn kho trong vật tư, nhà phân phối sản phẩm của bạn là ai, thành quả và số lượng sản phẩm ra sao, vật liệu dùng để thay thế là gì, phương thức sản xuất, số lượng hàng hóa cần mua… Đồng thời, doanh nghiệp cần dự tính đến các tai nạn, thảm họa có thể xảy ra trong quá trình sản xuất.
2. Bí quyết lập kế hoạch sản xuất bằng Excel hiệu quả
Để có thể lập được một kế hoạch sản xuất và có chiến lược đúng đắn, các phòng ban sản xuất trong doanh nghiệp cần kết hợp với bộ phần bán hàng, kho và bộ phận tiếp thị để xây dựng nên chiến lược hiệu quả. Các khoản về danh mục và đo đạc cũng cần được chú ý đến.
Bạn cần nắm được các thông số dưới đây để lập nên bản kế hoạch chi tiết:
– PO (Purchase Order): nghĩa là đơn đặt mua.
– PC: Các dự đoán về số lượng hàng hóa tiêu thụ từ phòng ban trong kinh doanh.
– DO (Delivery Order): Nghĩa là lịch giao hàng
– Tồn kho: Gồm có số lượng sản xuất dở dang, tồn thành phẩm và bán thành phẩm.
– Nguồn nhân lực: Các thông tin về nhân công tham gia sản xuất tại nhà máy, thông tin về nhân viên. Số lượng công nhân đang tham gia sản xuất có ảnh hưởng đến chất lượng và số lượng của sản phẩm trong kỳ.
– Nguồn lực về máy móc: Các công suất của máy móc trong từng khâu sản xuất, chất lượng của máy móc, năng suất của từng loại thiết bị, các dự định về bảo trì và bảo dưỡng máy móc, thiết bị tại nhà máy… ảnh hưởng trực tiếp đến kỹ năng mà nhà máy sản xuất trong việc lập bản kế hoạch.
Từ những nội dung kể trên, doanh nghiệp sẽ tính được số lượng vật tư cần có, số lượng nhân công cần tăng ca, nên tăng cao bao nhiêu giờ, các đơn hàng có sản xuất kịp thời hạn hay không, phòng ban sản xuất nào cần tăng ca, lên kế hoạch sản xuất cho từng bộ phận, từng ca, từng xưởng…
3. Ưu nhược điểm của việc sử dụng Excel lập kế hoạch sản xuất
3.1. Ưu điểm nổi bật
Excel là một phần mềm được nhiều người sử dụng nhất trong việc tạo lập nên kế hoạch sản xuất cho doanh nghiệp. Phần mềm này được yêu thích và thông dụng bởi nó được phân bố rộng rãi, hầu hết các máy tính đều có sẵn và hoàn toàn miễn phí. Người quản lý cũng dễ dàng tạo được các chiến lược từ căn bản đến phức tạp qua Excel.
Đây cũng là công cụ quen thuộc với nhiều người, do đó bạn không mất quá nhiều thời gian trong quá trình tìm hiểu và người quản lý không cần là người có kiến thức quá chuyên sâu về cơ sở dữ liệu.
Vì là phần mềm quen thuộc nên việc làm quen với Excel của mỗi cá nhân sẽ được giảm thiểu, thuận tiện trong việc tạo lập danh sách dễ dàng. Đồng thời, Excel có đầy đủ các tính năng mà không cần đến sự hỗ trợ của phần mềm khác.
3.2. Một số nhược điểm
Excel có nhược điểm khiến một số người dùng e ngại vì tính bảo mật thấp. Bởi khi sử dụng Excel để lập kế hoạch sản xuất, các file có thể bị xóa và không thể hồi phục được dữ liệu. Hay máy tính bỗng nhiên tắt nguồn thì các dữ liệu chẳng thể lưu trữ kịp thời.
Khi doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất cũng khá mất thời gian để nhập các thông tin chỉ số của xưởng đưa lên. Đồng thời, các thông tin trên Excel không được đồng bộ và mang tính thụ động, khó hợp tác. Các thông tin cần luôn được các phòng ban cập nhật thường xuyên, tuy vậy để dữ liệu có thể chính xác và phong phú thì cần khá nhiều thời gian và cần có người tổng hợp chung.
