ESS là gì? ESS là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh Executive Support System – hệ thống hỗ trợ điều hành. Đây được xem là cánh tay đắc lực của các nhà lãnh đạo trong công tác quản lý.
Đây là một hệ thống thông tin ở cấp chiến lược, được thiết kế với mục đích hỗ trợ nhà quản lý định vị chính xác các vấn đề cần giải quyết thông qua dữ liệu nền. Để hiểu rõ hơn về khái niệm ESS, đặc điểm, mô hình cấu trúc cũng như vai trò thiết thực của nó, mời bạn đọc theo dõi bài viết sau đây.
ESS là gì?
“Hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo ESS là một phần mềm được thiết kế chuyên biệt hóa cho các cấp lãnh đạo cao nhất.”
Hệ thống thông tin ESS có khả năng tương tác cao, cho phép nhà quản lý truy cập toàn bộ thông tin cần thiết một cách tức thời, chính xác, từ đó đưa ra các quyết định và giải pháp tốt hơn.
Hệ thống ESS được xếp vào Hệ thống cấp chiến lược (Strategic-level System), tức hệ thống phục vụ cho các hoạt động lập kế hoạch dài hạn cho nhà quản lý cấp cao. ESS chủ yếu được dùng trong các công tác dự báo ngân sách, dự báo xu hướng bán hàng, lập kế hoạch nhân sự, lập chỉ tiêu lợi nhuận…
Tuy nhiên, cần biết rằng hệ thống ESS chỉ có vai trò cung cấp các thông tin trợ giúp nhà lãnh đạo nắm bắt vấn đề cần giải quyết một cách chính xác chứ không đưa ra giải pháp chi tiết cho vấn đề đó.
Đặc điểm chính của ESS
Với bản chất trên vậy thì đặc điểm chính của hệ thống ESS là gì để đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ cung cấp thông tin chiến lược cho nhà lãnh đạo?
Các đặc điểm của ESS bao gồm:
Dành cho đối tượng chuyên biệt: ESS được thiết kế tối ưu dành riêng phục vụ nhu cầu quản lý của các nhà lãnh đạo cấp cao.
Có khả năng truy xuất thông tin trong phạm vi rộng: Người dùng ESS có thể truy xuất thông tin cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức.
Cung cấp công cụ đa dạng: Với ESS, bạn có thể sử dụng thanh công cụ có nhiều tính năng đa dạng như chọn, trích lọc, truy xuất dấu vết các vấn đề quan trọng từ mức cao xuống thấp, tạo thư điện tử, tạo bảng tính, tự động cập nhật file, vẽ biểu đồ phân tích xu hướng…
Trình bày thông tin mang tính khái quát cao: Thông qua hệ thống ESS, thông tin được diễn tả dưới dạng dạng đồ họa, bảng biểu hoặc văn bản tóm tắt, cho phép người dùng có thể nhìn nhận vấn đề một cách khái quát nhất.
Một số ưu điểm của hệ thống ESS
Thông qua đặc điểm của Hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS) đã đề cập ở trên, dễ thấy hệ thống này có các ưu điểm đáng kể như:
– Giúp nâng cao hiệu suất quản lý;
– Tăng cường công tác kiểm soát tổ chức;
– Mang lợi thế cạnh tranh cao hơn so với đối thủ;
– Đơn giản và tự động hóa các quy trình quản lý.
Vai trò của ESS đối với nhà quản lý
Không khó để nhận ra tầm quan trọng của hệ thống này đối với nhà quản lý. Nói một cách cụ thể, vai trò của ESS đối với những người lãnh đạo doanh nghiệp gồm:
ESS giúp xử lý dữ liệu
Hệ thống ESS chủ yếu được các nhà lãnh đạo dùng để xử lý những dữ liệu liên quan đến các bộ phận quan trọng như lập kế hoạch chiến lược, lên lịch trình, quản lý nhân sự, theo dõi thanh toán, kế toán…
ESS giúp tiết kiệm thời gian
Giờ đây các nhà quản lý không cần phải ngồi hàng giờ trước bàn làm việc để xem xét đống giấy tờ sổ sách. Với Hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS), chỉ bằng vài thuật toán và vài cú click chuột, toàn bộ dữ liệu quan trọng sẽ hiện ra trước mắt bạn. Vì thế ESS được xem là công cụ tối ưu giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian quý báu trong việc khai thác lượng thông tin khổng lồ và xác định vấn đề quan trọng. Từ đó họ sẽ dành nhiều thời gian hơn tập trung vào các giải pháp và kế hoạch chiến lược, thúc đẩy nâng cao hiệu quả quản lý.
ESS hỗ trợ dự đoán với tỉ lệ chính xác cao hơn
Ngoài chức năng cung cấp quyền truy cập nhanh vào dữ liệu, hệ thống ESS còn giúp nhà quản lý phân tích dữ liệu một cách có hệ thống, đồng thời lên phương hướng dự báo và trù bị cho tương lai. Nói cách khác, người sử dụng ESS có thể xem và phân tích cả dữ liệu ở hiện tại lẫn dữ liệu dự đoán trong tương lai để đem lại kết quả tốt nhất.
Thành phần cơ bản của hệ thống hỗ trợ điều hành ESS
ESS có các thành phần cơ bản gồm:
Cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu trong ESS bao gồm Cơ sở dữ liệu nội bộ tổ chức, Ngân hàng dữ liệu của các tổ chức kinh tế và Ngân hàng dữ liệu bên ngoài.
Đối với dữ liệu nội bộ, ESS chủ yếu sử dụng thông tin liên kết từ các hệ thống thông tin bên trong tổ chức như MIS, DSS… Nhờ đó việc tổng hợp hay xử lý các thông tin chiến lược được thực hiện đơn giản và nhanh chóng.
Đối với nguồn dữ liệu bên ngoài, ESS liên kết với ngân hàng dữ liệu cực lớn trên thế giới được cập nhật liên tục. Thông qua kho dữ liệu khổng lồ này, các nhà quản lý có thể tìm kiếm thông tin đầy đủ, dễ dàng, nhanh chóng từ các tạp chí, bài báo và những dữ liệu số hóa khác được lưu trữ trong một thư viện nào đó hoặc trung tâm nghiên cứu khoa học. Họ cũng có thể liên hệ với các chuyên gia hoặc đồng nghiệp bên ngoài tổ chức ở nhiều nước trên thế giới qua email.
Như vậy, có thể khẳng định Hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS) có nguồn thông tin bên ngoài dồi dào hơn so với các hệ thống thông thường khác.
Phần cứng và hệ thống truyền thông
Phần cứng của hệ thống ESS là gì? Phần cứng ở đây chính là hệ thống các máy tính được nối mạng để kết nối với cơ sở dữ liệu và phần mềm. Điểm mấu chốt là hệ thống máy tính này đòi hỏi phải có tốc độ xử lý cao để đáp ứng việc giải quyết các thông tin truy xuất một cách nhanh nhất.
Chẳng hạn, nhà quản lý một chuỗi siêu thị phải cần hệ thống phần cứng tốt để xử lý hàng nghìn phép tính mới nắm bắt được sự biến động doanh thu của 10 loại mặt hàng bán chạy nhất theo quý. Hay các nhà quản trị marketing cần đến phần cứng nhanh nhạy để nắm bắt các thông tin điều tra thị trường liên quan đến khách hàng, đối thủ cạnh tranh nhằm định hướng phát triển sản phẩm mới cho tổ chức…
Phần mềm
Phần mềm của ESS bao gồm các module như: Module quản lý cơ sở dữ liệu, module cung cấp thông tin qua bảng biểu, đồ họa, module phân tích và kết xuất dữ liệu hay các chế độ hội thoại giữa người sử dụng với hệ thống…
Nhìn chung phần mềm trong ESS có giao diện linh hoạt, dễ sử dụng. Điều này giúp cho các nhà quản lý dù không có giỏi về máy tính cũng có thể tiếp cận và sử dụng hệ thống một cách dễ dàng.
Tóm lại, để nhớ được ESS là gì bạn có thể hiểu đây là một hệ thống thông tin chiến lược hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà lãnh đạo. Hi vọng qua bài viết trên bạn có được những thông tin cơ bản về hệ thống này.
Pha Lê
