Bạn có hiểu thông tin là gì trong khi hàng ngày đang tiếp xúc rất nhiều từ công việc đến đời sống? Nếu chưa thì bây giờ hãy cùng tìm hiểu nhé.
Thông tin là gì?
Thông tin (information) là kiến thức về một chủ đề, vấn đề, sự kiện hoặc quá trình cụ thể. Thông tin có thể được lấy từ nhiều nguồn khác nhau: bạn có thể được cho biết thông tin, ví dụ như thông qua một bài giảng hoặc một chương trình truyền hình, hoặc bạn có thể tìm thấy thông tin thông qua việc tự nghiên cứu.
Sự khác biệt giữa dữ liệu và thông tin là gì?
Dữ liệu chỉ đơn giản là dữ kiện hoặc số liệu – các bit thông tin, nhưng không phải là thông tin. Khi dữ liệu được xử lý, giải thích, tổ chức, cấu trúc hoặc trình bày để làm cho chúng có ý nghĩa hoặc hữu ích, chúng được gọi là thông tin. Thông tin cung cấp ngữ cảnh cho dữ liệu.
Dữ liệu và thông tin được gắn với nhau một cách phức tạp, cho dù người ta đang công nhận chúng là hai từ riêng biệt hay sử dụng chúng thay thế cho nhau, như hiện nay. Việc chúng có được sử dụng thay thế cho nhau hay không phần nào phụ thuộc vào cách sử dụng dữ liệu.
Ví dụ về dữ liệu và thông tin
– Lịch sử của các bài viết nhiệt độ trên toàn thế giới trong 100 năm qua là dữ liệu. Nếu dữ liệu này được tổ chức và phân tích để tìm ra rằng nhiệt độ toàn cầu đang tăng lên, thì đó chính là thông tin.
– Số lượng khách truy cập vào một trang web là một ví dụ về dữ liệu. Việc phát hiện ra rằng lưu lượng truy cập từ TPHCM đang tăng lên trong khi lưu lượng truy cập từ Hà Nội đang giảm là một thông tin có ý nghĩa.
Thông thường, dữ liệu được yêu cầu để sao lưu một tuyên bố hoặc kết luận (thông tin) bắt nguồn hoặc suy ra từ nó. Ví dụ, trước khi một loại thuốc được FDA chấp thuận, nhà sản xuất phải tiến hành các thử nghiệm lâm sàng và đưa ra nhiều dữ liệu để chứng minh rằng thuốc đó là an toàn.
Thông tin là dữ liệu được xử lý, có tổ chức được trình bày trong một ngữ cảnh nhất định và hữu ích cho con người.
Tại sao bạn cần thông tin?
Hiểu được thông tin là gì, vậy bạn đã biết vì sao thông tin lại quan trọng hay không? Trong xã hội ngày nay, nhu cầu tiếp cận và sẵn sàng thông tin là rất lớn và cấp thiết. Thông tin cần thiết cho các mục đích khác nhau như:
– Thông tin hỗ trợ việc ra quyết định, hoạch định chính sách cần thiết cho các nhà hoạch định chính sách, người ra quyết định, nhà quản lý…
– Thông tin sẽ có tác động củng cố / chuyển hóa đối với con người khi tiếp nhận nó. Rất nhiều thay đổi có thể được nhận thức trong tâm trí / thái độ của con người đối với việc thu thập thông tin, vì nó làm tăng khả năng hiểu biết cá nhân cho người nhận.
– Thông tin tạo ra thông tin mới. Đây là kiến thức / thông tin hiện có giúp tạo ra thông tin mới, kiến thức mới, lý thuyết mới…
– Trên thực tế, các nhà khoa học và học giả tận dụng hoặc sử dụng thông tin để tạo ra một tài liệu khác, như báo cáo nghiên cứu, luận án / luận văn, sách, bài báo, bài báo hội thảo…
– Người dùng thuộc nhiều ngành nghề và công việc khác nhau như bác sĩ, kỹ sư, nhà khoa học, học giả… thu nhận và áp dụng thông tin để thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả và hiệu quả hơn, tức là ứng dụng thông tin cho các mục đích thực tế.
– Thông tin giúp quản lý tốt hơn về nhân lực, vật tư, sản xuất, tài chính, tiếp thị…
– Thông tin mới của một lĩnh vực giúp xác định những lỗ hổng / thiếu sót trong lĩnh vực và xác định các vấn đề nghiên cứu sẽ được khám phá hoặc thực hiện.
– Thông tin giúp tránh sự trùng lặp của nghiên cứu.
– Thông tin kích thích quá trình suy nghĩ của người dùng, đặc biệt là các học giả.
– Thông tin giúp các nhà khoa học, kỹ sư, học giả… có sự hiểu biết đầy đủ về những tiến bộ hiện tại trong lĩnh vực của họ và cập nhật chúng.
Các dạng thông tin trong doanh nghiệp
Có ba loại thông tin cơ bản mà nhà quản lý cần:
Thông tin chiến lược
Thông tin này có thể giúp các nhà quản lý cấp cao đưa ra các quyết định dài hạn về “bức tranh lớn”. Ví dụ:
– Chúng ta có nên mở một chi nhánh mới?
– Chúng ta có nên cung cấp một dòng sản phẩm mới?
– Chúng ta có nên thay đổi cấu trúc hoạt động của mình?
Thông tin chiến thuật
Thông tin này có thể giúp các nhà quản lý cấp trung đưa ra các quyết định có thể bao gồm:
– Chúng ta có nên sử dụng một công cụ tiếp thị mới?
– Chúng ta có cần đặt các mục tiêu năng suất khác nhau không?
– Chúng ta có cần thay đổi giờ làm việc để linh hoạt hơn?
Thông tin hoạt động
Thông tin này được các Trưởng nhóm và các nhóm sử dụng để đưa ra các quyết định bao gồm:
– Chúng ta có nên thêm người vào ca tối không?
– Chúng ta có thể làm gì để cải thiện hiệu suất?
– Chúng ta có nên cơ cấu lại hệ thống giám sát các cuộc gọi đến của khách hàng không?
Các nguồn thông tin
Thông tin đến từ nhiều nguồn khác nhau, chính thức và không chính thức.
Nguồn chính thức
Các nguồn thông tin chính thức có thể đến từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức và bao gồm: nội bộ, hệ thống máy tính (nhân sự, kế toán, khách hàng, kiểm kê, mua hàng), hồ sơ nhân viên, sổ sách kế toán, báo cáo thường niên, tài liệu kinh doanh, tạp chí chuyên nghiệp, sách báo, khảo sát, báo cáo của ngành…
Nguồn không chính thức
Thông tin từ các nguồn không chính thức có thể bao gồm các cuộc trò chuyện với đồng nghiệp vào bữa trưa hoặc từ bạn bè hoặc các cộng sự khác bên ngoài công ty của bạn.
Giờ đây chắc hẳn bạn đã hiểu hơn về thông tin là gì cũng như tầm quan trọng và nguồn tìm kiếm thông tin rồi phải không? Ai nắm nhiều thông tin hơn người đó sẽ dẫn đầu. Vì vậy, hãy luôn tìm kiếm và cập nhật thông tin để luôn đạt được sự tiến bộ nhé.
Huỳnh Trâm
