Quản trị theo mục tiêu và kết quả then chốt (Objectives and Key Results, OKR) là một trong những phương thức lập mục tiêu được ứng dụng tại Google. Nhưng đối với những doanh nghiệp ko phải là Google, liệu hệ thống OKR có đem lại những lợi ích tương tự? Để trả lời câu hỏi này còn tùy thuộc vào doanh nghiệp bạn hiểu thế nào là OKR và liệu doanh nghiệp bạn có mắc phải những lỗi liệt kê bên dưới khi thiết lập hệ thống quản trị OKR hay không.

3 lỗi thường gặp khi thiết lập OKR và cách khắc phục

Đôi khi OKR bao gồm những mục tiêu nghe có vẻ xa vời, được lập ra nhằm tạo động lực thúc đẩy nhân viên cố gắng hết mình, bức phá vượt ra khỏi vùng an toàn của bản thân nhằm sáng tạo hơn trong công việc.

Tuy nhiên, Mục tiêu (Objectives) của doanh nghiệp nên thiết thực và Kết quả then chốt (Key Results) cũng nên được thiết lập một cách thông minh theo nguyên tắc S.M.A.R.T (specific – cụ thể, measurable – đo đếm được, actionable – có thể đạt được tùy theo khả năng, relevant – liên quan đến tầm nhìn chung, timely – có thời hạn). Nhiều tham vọng và thích mạo hiểm tuy đáng ngưỡng mộ nhưng bạn cũng nên thực tế.

Lỗi #1: Mục tiêu không thiết thực

Mục đích thiết lập hệ thống quản trị OKR là nhằm khuyến khích tinh thần của nhân viên, không phải vắt kiệt sức họ. Ngoài ra, không ít doanh nghiệp mắc phải lỗi phổ biến chính là quyết định mục tiêu và kết quả OKR giữa nội bộ ban quản lý cấp cao mà không màng đến ý kiến đóng góp từ nhân viên.

Mục tiêu đúng là nên do ban quản lý quyết định, nhưng nếu những mục tiêu đó không truyền cảm hứng cho nhân viên hợp tác, không giúp họ gắn kết thì chắc chắn kế hoạch của bạn sẽ không thể nào hoàn thành được.

Bạn nên làm gì?

Hãy tạo điều kiện để nhân viên của bạn được đóng góp vào kế hoạch mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Điều này không những khuyến khích nhân viên bạn hoạt động độc lập, sáng tạo hơn mà còn thúc đẩy các cơ hội phát triển khác.

Trước khi đưa ra quyết định, hãy tham khảo lại những dữ liệu trước đây, xu hướng năng suất của nhân viên bạn thay đổi như thế nào, và liệu doanh nghiệp bạn đã cung cấp đầy đủ kiến thức và công cụ thích hợp để nhân viên hoàn thành mục tiêu mới đề ra hay chưa?

Nếu bạn muốn tăng doanh số của năm, hãy giải thích cặn kẽ với nhân viên lý do bạn tin rằng họ có thể hoàn thành mục tiêu mới này. Và cũng đừng quên lắng nghe những ý kiến đóng góp của họ, những rào cản hoặc những mối đe dọa có thể gây cản trở nhóm của bạn thành công.

Lỗi #2: Nhầm lẫn OKR với danh sách những việc phải làm

Liệt kê những công việc mà bạn và nhóm phải hoàn thành không phải là cách thức thực hiện OKR. Những nhiệm vụ “thường nhật”, ví dụ như hoàn thành 3 bài viết để đăng blog, sắp xếp bàn ghế cho sự kiện nội bộ, xử lý lỗi trong hệ thống IT, v.v. không cần thiết cho kế hoạch OKR của bạn.

Bạn nên làm gì?

OKR nhắm đến kết quả! Thay vì đặt kết quả then chốt chung chung như “biên tập 2 bài viết về chủ đề quản lý tài chính và 1 tài liệu về điện toán đám mây”, hãy tập trung và đặt kết quả cụ thể hơn như “tăng tỷ lệ download tài liệu điện toán đám mây lên 15%.”

Nếu như bạn vẫn còn cảm thấy hoang mang về cách đặt mục tiêu, đo lường kết quả, hãy hình dung mọi việc như sau:

• Một nhiệm vụ bao gồm tất cả những hoạt động, sự kiện bạn phải thực hiện
• Một dự án bao gồm nhiều nhiệm vụ
• Một mục tiêu OKR là mục tiêu tối ưu mà nhóm của bạn đang hướng đến, và để hoàn thành mục tiêu, bạn phải thực hiện một hoặc nhiều dự án khác nhau

Bạn có thể dùng những dự án như đơn vị để đo lường kết quả then chốt. Như vậy, bạn có thể kiểm tra những nhiệm vụ cần hoàn thành của một dự án. Ngoài ra, để tăng thêm tính hiệu quả, doanh nghiệp có thể tận dụng những công nghệ quản lý nhiệm vụ hiện đại như Jira hoặc Trello.

Lỗi #3: Không theo dõi thường xuyên, dùng ngôn ngữ mơ hồ

Một hệ thống quản trị mục tiêu OKR hiệu quả đòi hỏi cần có mục tiêu cụ thể, có số liệu đo lường rõ ràng và thường xuyên được theo dõi, đánh giá.

Quản lý không thể ép buộc nhân viên thực thi đúng theo những điều lệ, KPI hoặc mục tiêu mới đã được hoạch định sẵn. Khi một quy trình mới được phổ biến sẽ khiến không ít người cảm thấy hoang mang và thắc mắc là không thể tránh khỏi.

Nhân viên của bạn sẽ đặt ra những câu hỏi như vì sao kết quả nên là bao nhiêu đây, vì đâu dẫn đến kết luận này, vì sao dự án phải hoàn thành trong khoảng thời gian này?

Bạn nên làm gì?

Nếu dự án của bạn dự kiến sẽ được đánh giá trong khoảng tuần thứ hai của quý đầu tiên nhưng bạn đã không theo dõi tiến độ trong nhiều tuần liên tiếp, chắc chắn bạn sẽ không thể nào triển khai những bước tiếp theo trong kế hoạch.

Thấu hiểu mục tiêu và kết quả then chốt chỉ mới là bước đầu của quá trình quản trị OKR. Những gì còn lại tùy thuộc vào người quản lý và nhóm có thường xuyên theo dõi tiến độ của dự án vào đúng thời điểm đã được hoạch định trước hay không.

Trước khi triển khai một dự án mới, chắc chắn bạn sẽ hứng chịu không ít những ý kiến trái chiều. Nếu bạn có khả năng giải đáp mọi thắc mắc mà nhân viên bạn đặt ra, tạo điều kiện giúp họ đóng góp vào mục tiêu tổng thể doanh nghiệp, sẽ phần nào giúp họ dễ định hình phương hướng phát triển hơn và giúp họ gắn kết hơn.