Hình minh họa (Nguồn: coydavidson.com)
Phân tích giá trị phụ trội
Khái niệm
Phân tích giá trị phụ trội trong tiếng Anh là Overhead Value Analysis, viết tắt là OVA.
Phân tích giá trị phụ trội là một kĩ thuật dùng để tìm kiếm các cơ hội nhằm giảm thiểu các chi phí gián tiếp. Mô hình tập trung vào cắt giảm và tối ưu hóa các hoạt động và dịch vụ gián tiếp trong các công ty. OVA thực hiện các khả năng cải thiện rõ ràng cũng như so sánh các chi phí hoạt động gián tiếp với công suất của các hoạt động cơ bản.
Phân tích giá trị phụ trội có thể được sử dụng để tái tổ chức và triệt tiêu các hoạt động gián tiếp dư thừa. Tuy nhiên, trong thực tế nhà quản lí còn dùng nó vừa như một biện pháp phòng ngừa vừa là biện pháp cuối cùng. Mục tiêu của họ không chỉ giới hạn trong việc giảm chi phí, rất nhiều công ty còn muốn nâng cao nhận thức về các nhu cầu dịch vụ giữa các khách hàng.
Phương pháp sử dụng mô hình OVA
Một phân tích giá trị phụ trội bao gồm sáu bước cơ bản:
1. Bước đầu tiên là tạo lập một nền tảng bao gồm việc xác định công suất cần đạt đến, các hoạt động cần thiết và đánh giá sản phẩm cuối cùng.
2. Bước thứ hai là lên danh sách sắp xếp theo thứ tự các hoạt động và chi phí. Bước này bao gồm ước tính chi phí đầu vào, các nguồn lực, các chi phí hoạt động và phân bổ các chi phí này vào sản phẩm, chủ yếu được hỗ trợ bằng tính phí dựa trên hoạt động.
3. Bước ba cần đến đánh giá của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ. Những khía cạnh thích hợp là: tính cần thiết (cụ thể là: sự cần thiết, sự mong muốn, hoặc tính tiện dụng), chất lượng, số lượng và chi phí. Khách hàng sẽ được yêu cầu đưa ra đánh giá về sản phẩm hiện tại và chỉ báo cải tiến cần thiết. Cả hai hình thức phỏng vấn và bảng câu hỏi đều được sử dụng khi lấy đánh giá của khách hàng.
4. Trong bước bốn, đội OVA phải xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí dựa trên việc xác định những cải tiến khả thi. Điều này thúc đẩy các công ty đưa ra các ưu tiên cho sản phẩm và các hoạt động cần thiết.
5. Bước năm là sắp xếp ưu tiên dựa trên bốn yếu tố đã được sử dụng trong đánh giá khách hàng:
– Tính cần thiết: giá trị có được gia tăng hay không?
– Chất lượng sản phẩm có đáp ứng không?
– Số lượng sản phẩm có đủ không?
– Có thể được làm với chi phí hợp lí hơn không?
Việc xác định và sắp đặt ưu tiên các cơ hội cũng chính là trả lời câu hỏi liệu có nên cắt giảm, thay đổi, hợp nhất, tự động hoặc thuê làm bên ngoài một số hoạt động hay không. Đây chính là một quá trình thực tế được thực hiện bởi lãnh đạo công ty kết hợp với các chuyên gia và nhà quản lí của các phòng ban gián tiếp.
6. Giống như một dự án, bước cuối cùng là thực hiện các thay đổi đã được thảo luận và quyết định ở năm bước trên. Những yếu tố tạo nên thành công của một dự án OVA là:
– Mục tiêu của doanh nghiệp được xác định rõ ràng.
– Công ty có cấu trúc tổ chức phù hợp.
– Phạm vi của OVA đã được xác định.
– Không có các dự án khác liên quan, hoặc làm gián đoạn OVA.
– Có sự ủng hộ đầy đủ trong toàn thể công ty.
(Tài liệu tham khảo: Những mô hình quản trị kinh điển, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân)
