Hình minh họa.
Hoạt động kiểm soát (Control activities)
Định nghĩa
Hoạt động kiểm soát trong tiếng Anh là Control activities. Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục cần thiết để các hoạt động giảm thiểu rủi ro của các nhà quản trị được thực hiện.
Các hoạt động kiểm soát được thiết kế phụ thuộc vào tính chất đặc thù của hoạt động kinh doanh và cơ cấu tổ chức.
Các yếu tố thuộc hoạt động kiểm soát
(1) Phân chia trách nhiệm
– Phân chia trách nhiệm nhằm giảm bớt cơ hội cho bất cứ ai ở những vị trí dễ xảy ra sai sót hay có cơ hội để thực hiện hành vi gian lận.
– Yêu cầu của hoạt động kiểm soát là không một bộ phận hay cá nhân nào được thực hiện các công việc từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc; không một cá nhân nào được thực hiện các công việc từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc; không một cá nhân nào được thực hiện hơn một trong những chức năng: phê duyệt, ghi chép và bảo vệ tài sản.
(2) Ủy quyền
– Tất cả các nghiệp vụ phải được ủy quyền cho một người chịu trách nhiệm. Nhà quản trị nên đưa ra những qui định về quyền hạn và trách nhiệm khi phê duyệt mỗi loại nghiệp vụ cho từng nhân viên.
– Có hai mức độ ủy quyền:
+ Ủy quyền chung: liên quan đến việc đưa ra chính sách, những người cấp dưới được phép xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn.
+ Ủy quyền cụ thể: liên quan đến việc xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp vụ, thông thường là các nghiệp vụ có số tiền lớn và quan trọng.
(3) Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin
Bảo vệ tài sản và thông tin nhằm ngăn chặn tình trạng mất mát, sử dụng lãng phí, tham ô tài sản hay mất mát, rủi ro thông tin ra bên ngoài.
Tài sản vật chất và thông tin được bảo vệ thông qua qui trình sau:
– Kiểm soát vật chất đối với tài sản và thông tin: bảo quản tài sản vật chất được thể hiện qua việc xây dựng và bố trí kho tàng, hệ thống chống trộm, định kì tổ chức tốt công tác kiểm tra, bảo trì, sửa chữa…
– Bảo quản thông tin được thực hiện thông qua việc bố trí phòng máy tính xử lí thông tin, tránh nguy cơ cháy, nổ, ban hành qui định về sao chép thông tin.
(4) Kiểm tra độc lập
– Mặc dù khi phân công đã tạo ra cơ chế tự kiểm soát lẫn nhau, tuy nhiên kiểm soát độc lập vẫn tồn tại nhằm hạn chế những sai sót do một số nguyên nhân như: nhân viên thiếu năng lực, nhân viên kết cấu với nhau trục lợi cho riêng mình và gây hại cho công ty, sự cẩu thả và làm việc thiếu trách nhiệm của nhân viên…
Rà soát: Đây là việc phân tích và so sánh cùng một số liệu từ hai nguồn khác nhau. Thủ tục rà soát này giúp mau chóng phát hiện những biến động bất thường hay những gian lận để từ đó có thể kịp thời ứng phó.
(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị kinh doanh, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân)
