Quản Trị Sự Thay Đổi – Quy Trình 5 Bước Quản Trị Sự Thay Đổi Hiệu Quả

1. Quản trị sự thay đổi là gì?

Quản trị sự thay đổi là quá trình hoạch định, tổ chức và triển khai những kế hoạch, công việc phục vụ cho sự thay đổi của doanh nghiệp. Sự thay đổi này có thể là về những yếu tố bên trong hoặc bên ngoài có ảnh hưởng và tác động đến doanh nghiệp, có thể kể đến như thay đổi về văn hóa công ty, hệ thống tổ chức và rất nhiều khía cạnh khác.

Quá trình này cũng bao gồm những kế hoạch chuẩn bị và thúc đẩy, động viên nhân viên vượt qua sự thay đổi, hình thành những chiến thuật để đạt được mục tiêu mới và kiểm tra, đánh giá trước và sau thay đổi để đảm bảo quá trình diễn ra thành công.

2. Ý nghĩa và tầm quan trọng của quản trị sự thay đổi

Thay đổi có thể là một quá trình khó khăn, đòi hỏi nhiều thách thức cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong môi trường kinh doanh liên tục biến động, nếu không có sự thay đổi và thích nghi tốt, doanh nghiệp sẽ không đạt được mục tiêu kinh doanh của mình. Quá trình thay đổi lớn yêu cầu sự kết hợp suôn sẻ của nhiều phòng ban có thể cả bên trong và bên ngoài tổ chức. Vì vậy, quản trị sự thay đổi là một kỹ năng hết sức quan trọng đối với người quản lý, giúp đảm bảo và phát huy tối đa những điểm mạnh của doanh nghiệp trong quá trình đổi mới.

Không những vậy, chuẩn bị kỹ càng sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp có được sự sẵn sàng khi phải đối mặt với những nguy cơ và biến động có thể xảy ra, giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động một cách trơn tru và mạnh mẽ trong tương lai.

3. 3 cấp độ quản trị sự thay đổi

3.1. Quản lý thay đổi cá nhân

Chống lại việc thay đổi là phản ứng tâm lý bình thường của con người. Tuy nhiên, nếu được hỗ trợ kịp thời và truyền đạt theo một cách thích hợp thì đây là con đường giúp họ trở nên thành công hơn.

Quản trị sự thay đổi ở cấp độ cá nhân yêu cầu các cấp quản lý cần phải hiểu được tâm lý của nhân viên cấp dưới cũng như những công việc mà họ thực hiện. Đây là nền tảng cơ bản để có thể thay đổi thái độ và động viên tinh thần của nhân viên. Lãnh đạo cần xác định câu trả lời cho những vấn đề sau:

• Nhân viên cần nghe những thông điệp nào, vào lúc nào và từ ai
• Thời điểm phù hợp để đào tạo nhân viên
• Cách truyền đạt và đào tạo phù hợp với nhân viên, tạo sự thay đổi tích cực

3.2. Quản lý thay đổi Tổ chức / Sáng kiến

Quản trị sự thay đổi trong tổ chức là yêu cầu quan trọng đối với quản lý dự án. Cấp độ này đòi hỏi việc xác định các cá nhân/đội nhóm nào cần thay đổi để đạt được mục tiêu kinh doanh, đề ra những chiến lược, chiến thuật cụ thể. Từ đó, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chi tiết để đảm bảo các nhân viên đó phát triển được nhận thức, năng lực và kỹ năng cần thiết.

3.3. Quản lý thay đổi Doanh nghiệp

Đây là kỹ năng cực kì quan trọng đối với các cấp lãnh đạo, mang lại lợi thế cạnh tranh và tăng khả năng thích nghi với những biến động liên tục. Quá trình này bao gồm việc hoàn thiện các vai trò, quy trình dự án và năng lực của tổ chức, với mục đích để doanh nghiệp bắt kịp sự thay đổi nhanh chóng và phản ứng hiệu quả khi thị trường thay đổi, nắm bắt sáng kiến và áp dụng công nghệ mới kịp thời.

4. Sự phát triển của mô hình quản trị sự thay đổi

Mô hình thay đổi 3 bước của Kurt Lewin vào thập niên 1940 là mô hình đầu tiên về quản trị sự thay đổi, tiêp theo là mô hình chuyển đổi của Bridges năm 1979, nhưng mãi đến những năm 1990, quản trị thay đổi mới thực sự trở thành đề tài được quan tâm trong môi trường kinh doanh.

Với sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ và thị trường tiêu thụ, mô hình quản trị này cũng dần phát triển để phù hợp với xu hướng quản trị hiện đại. Khác với trước đây, doanh nghiệp phải dành khá nhiều thời gian để lên ý tưởng, thiết kế, thử nghiệm và triển khai sản phẩm, thì hiện tại, toàn bộ quy trình này đã được rút ngắn và tinh giản, từ cả năm giảm xuống vài tháng, thậm chí có thể tính theo tuần. Sự thay đổi kinh ngạc này là bởi vì kỳ vọng của khách hàng ngày càng tăng cao, dịch vụ khách hàng ngày càng được chú trọng. Các doanh nghiệp cũng vì vậy luôn cập nhật và thay đổi để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng, dẫn đến việc thay đổi và cải thiện quy trình kinh doanh.

Dù là mô nào đi chăng nữa, các doanh nghiệp đều có thể lựa chọn và áp dụng mô hình phù hợp với quy mô và tầm nhìn phát triển của doanh nghiệp. Một số mô hình phổ biến có thể kể đến như:

Mô hình ADKAR

Mô hình 8 bước thay đổi của Kotter

Mô hình 7S của McKinsey

5. Quy trình quản trị sự thay đổi

Để có thể thực hiện sự thay đổi, doanh nghiệp cần lên kế hoạch, chiến thuật một cách rõ ràng và tuân theo 5 bước chính sau:

5.1. Đảm bảo sẵn sàng cho việc thay đổi

Để có thể chuyển đổi thành công, doanh nghiệp – tức các thành viên trong tổ chức đều phải chuẩn bị một tinh thần sẵn sàng để thay đổi và thích nghi. Họ phải nhận thức được nhu cầu thiết yếu của sự thay đổi sẽ ảnh hưởng đến họ như thế nào, tiêu cực hay tích cực. Ở giai đoạn này, bậc lãnh đạo, quản lý cần phải cho nhân viên hiểu những khó khăn mà cả tập thể đang phải đối mặt và nói rõ sự cần thiết của việc thay đổi sẽ giúp cải thiện tình hình như thế nào? Việc giúp nhân viên nhận thức và khuyến khích đưa ra phương án giải quyết sẽ tăng sự kết nối văn hóa doanh nghiệp cũng như tránh phát sinh mâu thuẫn về sau.

5.2. Lập kế hoạch cho sự thay đổi

Một khi nhân viên đã sẵn sàng để thay đổi, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch chi tiết và khả thi. Kế hoạch đó cần bao gồm những yếu tố sau:

•  Mục tiêu: tuân theo tiêu chí SMART
• Các chỉ số đo lường hiệu quả: sự thành công và hiệu suất sẽ được đánh giá như thế nào? Bằng hình thức nào? Những chỉ số nào có thể được thay đổi? Và còn rất nhiều yếu tố khác
• Các bên liên quan: Ai sẽ giám sát nhiệm vụ thực hiện thay đổi? Ai sẽ quyết định ở các giai đoạn quan trọng? Ai sẽ chịu trách nhiệm triển khai và thực hiện?
• Phạm vi dự án: Dự án sẽ bao gồm những bước và hành động cụ thể nào? Điều gì nằm trong và ngoài phạm vi dự án?

5.3. Triển khai các thay đổi

Trong quá trình triển khai, hãy trao quyền cho nhân viên và để họ tự quản lý và sắp xếp thực hiện công việc. Việc thường xuyên nhấn mạnh về tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp sẽ giúp nhân viên có cái nhìn chung về mục tiêu và đồng lòng hướng đến mục đích chung của tổ chức.

5.4. Dự phòng các rủi ro

Trong quá trình thực thi và theo dõi tiến độ hoàn thành kế hoạch, với cương vị là nhà quản lý, bạn cần phải quản lý, kiểm soát và ngăn chặn những tác động có thể khiến mọi thứ quay về tình trạng “như lúc ban đầu”. Công việc này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong quy trình. Đã gọi là quản trị sự thay đổi thì kết quả cuối cùng phải có sự thay đổi trong đó, đảm bảo qua thời gian không xảy ra những biến động khiến mọi thứ trở lại như cũ.

5.5. Đánh giá tiến độ và phân tích kết quả

Mặc dù đã lên kế hoạch kỹ lưỡng, các thành viên đều hoàn thành công việc, nhưng điều này không có nghĩa là sự thay đổi này đã thành công. Doanh nghiệp cần phải thường xuyên kiểm tra, theo dõi quá trình, tiến độ, phân tích và đánh giá những công việc thực tế sẽ ảnh hưởng như thế nào đến mục tiêu kế hoạch. Quá trình này giúp doanh nghiệp có được những đánh giá thiết thực và hiệu quả với mục tiêu chiến lược cũng như rút kinh nghiệm khi thực hiện những thay đổi khác trong tương lai.