Xây dựng quy trình làm việc tiêu chuẩn khi quản lý cửa hàng
Khi triển khai ra hệ thống gồm nhiều cửa hàng, bạn phải đảm bảo mọi quy trình làm việc và hoạt động của các chi nhánh phải tốt và hoàn hảo. Bí quyết để mọi hoạt động ở các chi nhánh đều giống nhau là phải có quy chuẩn và quy trình làm việc tiêu chuẩn. Đây cũng là cách thường được các doanh nghiệp áp dụng khi triển khai cho quản lý cửa hàng có nhiều chi nhánh. Bạn cần lập cẩm nang hướng dẫn và quy trình làm việc cho các chi nhánh.
Mọi nhân viên đều phải hiểu rõ và nắm được quy trình làm việc, quy trình bán hàng, nhập xuất hàng hóa, cách phục vụ và chăm sóc khách hàng… Làm được điều này, bạn sẽ tạo một chất lượng phục vụ và trải nghiệm đồng nhất cho khách hàng. Khách hàng sẽ không cảm thấy có sự khác biệt giữa các chi nhánh khác nhau.
Xây dựng phương thức giao tiếp phù hợp khi quản lý cửa hàng
Khi có nhiều chi nhánh, bạn sẽ có rất nhiều nhân viên ở nhiều cửa hàng khác nhau và đôi khi khiến bạn khó quản lý tất cả họ. Có thể mỗi cuối tuần, nhân viên hoặc quản lý sẽ về trụ sở chính hội họp. Nhưng trong quá trình làm việc hàng ngày, bạn cần xây dựng kênh giao tiếp hợp lý và hiệu quả với nhân viên ở các chi nhánh. Bạn có thể sử dụng các kênh giao tiếp nội bộ hoặc công cụ chat nhóm như Zalo Group, Microsoft team, Slack, Skype, Discord… giúp bạn giữ liên lạc với toàn bộ nhóm và nhân viên ở các chi nhánh.
Ngoài ra, hãy thể hiện rằng bạn đang tích cực quan tâm đến việc đảm bảo tất cả các chi nhánh của bạn đồng nhất bằng cách luôn sẵn sàng hỗ trợ bất cứ khi nào nhân viên của bạn cần. Luôn sẵn sàng trong các cuộc họp video, chat, email, trò chuyện hoặc điện thoại… để giải đáp các thắc mắc của nhân viên chi nhánh.
Thường xuyên kiểm tra tình hình tồn kho, xuất nhập hàng hóa
Khi quản lý nhiều chi nhánh, bạn cần nắm được số lượng hàng tồn từng chi nhánh và điều phối hàng hóa đến các chi nhánh hợp lý. Tránh tình trạng cùng 1 mặt hàng lại có quá nhiều ở chi nhánh này nhưng chi nhánh khác lại không có hàng. Hoặc khi nắm hàng tồn các chi nhánh, bạn có thể điều hàng từ chi nhánh bán chậm sang chi nhánh nào bán chạy mặt hàng đó. Nắm được hàng tồn kho còn giúp bạn đưa ra các kế hoạch tiếp thị phù hợp như tung ra các chương trình khuyến mãi, xả kho đối với hàng bán chậm hoặc nhập hàng mới đối với sản phẩm bán chạy.
Ngoài ra bạn cần nắm được tồn kho và tình hình xuất nhập hàng ở các chi nhánh để tránh tình trạng mất hàng, thất thoát hàng hóa hay chôn vốn. Để việc quản lý và theo dõi tồn kho hiệu quả, chuyên nghiệp, bạn có thể dùng đến các nền tảng quản lý như GoSELL. Nền tảng này có tính năng theo dõi tồn kho tự động, mọi thay đổi về số lượng bán, số lượng xuất nhập hàng hóa, tồn kho đều được cập nhật theo thời gian thực, giúp việc quản lý cực kỳ dễ dàng và nhanh chóng.
Có hệ thống giám sát và báo cáo hiệu quả
Khi quản lý nhiều chi nhánh, người chủ không thể phân thân sang nhiều nơi và thường lo lắng không biết nhân viên mình đang làm gì? Họ có đang làm việc hay chỉ trốn việc, đang làm việc riêng? bạn cũng không nắm được hiệu quả làm việc của nhân viên các cửa hàng.
Để giám sát được nhân viên các chi nhánh, bạn phải tin tưởng vào vai trò của người quản lý chi nhánh. Ngoài ra nhiều cửa hàng lắp đặt hệ thống camera giám sát từ xa để có thể theo dõi mọi hoạt động của nhân viên ở các chi nhánh.
Chủ doanh nghiệp cũng cần thiết lập hệ thống báo cáo hiệu quả và thường xuyên. Chẳng hạn như các báo cáo ngày, hàng tuần cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về cách các chi nhánh của bạn đang hoạt động và lĩnh vực nào cần bạn tham gia hỗ trợ.
Thu hút khách hàng đến các chi nhánh của bạn
Số lượng khách hàng sẽ quyết định sự tồn tại của chi nhánh nào đó. Khi mở nhiều chi nhánh, bạn sẽ gặp vấn đề nhiều cửa hàng có nhiều khách, cửa hàng thì rất vắng khách. Bạn nên lập các kế hoạch quảng bá, tiếp thị cho các chi nhánh mới hoặc các chi nhánh vắng khách để thu hút và nhiều khách hàng biết tới. Bạn có thể tổ chức chương trình khuyến mãi nhân dịp khai trương cửa hàng mới, khuyến mãi chung cho cả hệ thống hoặc tổ chức khuyến mãi riêng cho 1 cửa hàng nhất định (cửa hàng có ít khách) để thu hút khách hàng xung quanh khu vực cửa hàng đó.
Quản lý khách hàng
Sau khi đã thu hút được khách hàng, điều tiếp theo là bạn cần giữ chân và biến họ từ khách mua hàng 1 lần thành mua nhiều lần và khách hàng thân thiết. Bằng cách tổ chức các chương trình khuyến mãi, cung cấp các hình thức thẻ VIP, chăm sóc khách hàng thân thiết, bạn sẽ có lượng khách hàng trung thành nhất định cho chi nhánh. Cửa hàng có thể cung cấp các hình thức tích lũy điểm thưởng, tặng quà, tặng phiếu mua hàng nhân ngày sinh nhật khách hàng để kích thích khách mua nhiều hơn.
Ngoài ra, khi quản lý nhiều chi nhánh thì phải quản lý lượng khách hàng rất lớn. Chủ doanh nghiệp cần có giải pháp phù hợp để quản lý, lưu trữ các thông tin cá nhân của khách hàng, thông tin đơn hàng, lịch sử mua hàng… Những thông tin này sẽ hữu ích phục vụ các hoạt động marketing và chăm sóc khách hàng. Bạn cũng có thể tổ chức các khảo sát, đánh giá sản phẩm, dịch vụ từ khách hàng để có các điều chỉnh phù hợp. Để giúp việc quản lý thông tin khách hàng chuyên nghiệp, bạn có thể sử dụng nền tảng GoSELL.
Với GoSELL, mọi thông tin khách hàng như họ tên, email, số điện thoại, giá trị đơn hàng, lịch sử giao dịch, sở thích… đều được lưu trữ tự động trên hệ thống quản trị. Bạn cũng có thể tạo các chương trình khách hàng thân thiết, các chương trình giảm giá, cho khách hàng review đánh giá sản phẩm.
Giao hàng hiệu quả theo từng chi nhánh
Khi có nhiều chi nhánh bạn sẽ có được lợi thế khi có thể bán hàng và phục vụ cho khách hàng ở nhiều khu vực địa lý hơn. Tuy nhiên để tối ưu chi phí giao hàng cũng như thời giao hàng bạn cần theo dõi và phân loại các đơn hàng tùy theo vị trí chi nhánh của bạn. Bạn cần phải có hệ thống theo dõi để biết sản phẩm khách đặt mua đang có hàng tồn ở chi nhánh nào? Chọn giao hàng từ chi nhánh gần địa chỉ khách đặt mua nhất, điều này sẽ giúp giảm phí giao hàng cho khách hàng và đảm bảo giao hàng với thời gian nhanh nhất cho người mua.
Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng nền tảng quản lý bán hàng như GoSELL, có tính năng thể hiện số lượng hàng tồn kho ở từng chi nhánh cho khách hàng biết để khách có thể lựa chọn mua hàng ở chi nhánh nào gần họ nhất.
Thuê những người quản lý cửa hàng giỏi
Khi tuyển được người quản lý chi nhánh giỏi, bạn hoàn toàn có thể tin tưởng để giao phó chi nhánh cho người này quản lý. Bạn có thể ủy quyền các nhiệm vụ quản lý cho người giám sát chi nhánh và tập trung vào việc phát triển chung. Đừng đánh giá thấp việc đào tạo. Hãy để người quản lý chi nhánh thường xuyên có các buổi đào tạo, chia sẻ kinh nghiệm để giúp nhân viên bán hàng và phục vụ khách hàng tốt hơn. Khi mọi việc đi vào guồng và hoạt động trơn tru, bạn sẽ thấy doanh thu và số lượng khách hàng đến với chi nhánh cửa hàng sẽ ngày càng gia tăng.
