Mặc dù viết và gửi email có thể là công việc quen thuộc hàng ngày ở nơi công sở nhưng vẫn có nhiều người mắc phải các sai lầm. Điều này không chỉ tạo ra ấn tượng rằng bạn không chuyên nghiệp mà còn có thể làm tăng nguy cơ xảy ra các lỗi nghiêm trọng, thậm chí gây trở ngại cho doanh nghiệp.
Dưới đây là một số lỗi phổ biến thường thấy trong các email liên quan đến công việc, hãy tham khảo và cải thiện nếu mắc phải nhé.
Dòng chủ đề không rõ ràng
Không viết dòng chủ đề một cách chính xác hoặc để trống hoàn toàn là một trong những điều tồi tệ nhất mà bạn có thể làm khi viết email công việc. Dòng chủ đề được viết rõ ràng sẽ giúp người nhận biết được nội dung email và xác nhận xem nó có quan trọng hay không. Thế nên, cần chắc chắn rằng bạn đã viết chính xác dòng chủ đề để không gây hiểu nhầm và tạo thuận lợi cho người nhận.
Không cá nhân hóa lời chào
Một email chỉ mang lại hiệu quả khi nó có mục đích, cụ thể là bạn biết người nhận là ai. Một email không có lời chào cụ thể sẽ không có ý nghĩa và điều này sẽ không tạo được ấn tượng nơi người nhận. Ví dụ, nếu bạn gửi email đến một công ty khác với mong muốn có được cơ hội hợp tác, đừng nói “Xin chào mọi người”. Thay vào đó, hãy tìm hiểu về người chịu trách nhiệm chính và ngỏ ý bằng cách đề cập đến tên của họ trong lời chào mở đầu.
Không tập trung vào điểm chính
Không ai ở nơi làm việc có nhiều thời gian để đọc một email có hàng ngàn từ dài dòng và mất nhiều thời gian để hiểu được nội dung chính. Có nhiều khả năng người nhận sẽ chỉ đọc lướt qua, điều này có nghĩa là họ có thể sẽ bỏ lỡ các thông tin quan trọng. Vì vậy, hãy chắc 100% rằng email của bạn được viết ngắn gọn và chính xác, nói chung email càng ngắn và đầy đủ ý thì càng tốt.
Sử dụng từ viết tắt và biểu tượng cảm xúc
Không phải ai cũng sử dụng biểu tượng cảm xúc và không phải ai cũng biết hoặc hiểu từng chữ viết tắt. Vì vậy để giao tiếp hiệu quả, hãy đảm bảo bạn viết rõ ràng từng từ để tránh bất kỳ sự hiểu lầm nào.
Đánh dấu email khẩn cấp khi không cần thiết
Việc thêm các từ như “Khẩn cấp”, “Yêu cầu trả lời ngay lập tức”, hoặc “Trả lời càng sớm càng tốt” trong tất cả các email của bạn có thể gây nguy hiểm. Người nhận sẽ sớm phớt lờ những lời mong muốn được gọi là “khẩn cấp” của bạn. Điều này có thể dẫn đến rắc rối khi có một email thực sự cần hành động ngay lập tức nhưng lại bị bỏ qua.
Dùng chức năng “Trả lời tất cả” không phù hợp
Nơi công sở, bạn có thể nhận được các email gửi chung cả nhóm hoặc công ty. Nếu những gì bạn trả lời không cần thiết cho tất cả mọi người, hãy chỉ trả lời tới người gửi. Thật dễ phân tâm khi nhận được câu trả lời (đôi khi chỉ là một vài chữ) từ 40 người khác nhau, đặc biệt khi điều đó không liên quan đến những gì bạn đang làm.
Sử dụng sai ngữ điệu
Cách bạn nói chuyện với đồng nghiệp, người quản lý và khách hàng của bạn qua email sẽ yêu cầu một ngữ điệu và phong cách viết khác nhau, và điều này cần được phản ánh trong cách viết của bạn. Có thể việc sử dụng ngữ điệu qua văn bản một cách hiệu quả tùy thuộc vào kỹ năng, nhưng đây là một kỹ năng cần thiết nếu bạn muốn trở thành người giao tiếp giỏi nhất có thể.
Quên giải thích các tệp đính kèm
Đề cập một chút về file đính kèm không chỉ nhắc nhở bạn đừng quên gửi file mà nó còn giúp người đọc hiểu về những gì họ sắp mở ra. Mặt khác, trong tương lai nếu họ cần tìm lại email này, nếu bạn không giải thích gì thêm ngoài câu “Xem file đính kèm”, thì việc tìm kiếm sẽ khó khăn hơn nhiều. Vì vậy, hãy nhớ giải thích rõ ràng về tệp đính kèm và sử dụng các từ khóa có liên quan.
Sử dụng email khi không cần thiết
Mặc dù email là một hình thức giao tiếp phổ biến, nhưng tùy thuộc vào tình huống riêng biệt thì có thể không phải lúc nào đây cũng là lựa chọn tốt nhất. Hãy luôn luôn nghĩ về lý do tạo sao bạn muốn gửi đi thông điệp đầu tiên và sau đó quyết định xem email có phải là lựa chọn tốt nhất hay không.
Nếu không phù hợp, việc gửi email có thể gây hại nhiều hơn là có lợi. Đôi khi trò chuyện trực tiếp hoặc thậm chí là gọi điện thoại sẽ giúp giải quyết một vấn đề cấp bách nào đó nhanh hơn và vì vậy chúng sẽ mang lại hiệu quả nhiều hơn so với việc viết email.
Như bạn có thể thấy, có rất nhiều điều cần suy nghĩ khi viết email công việc và rất nhiều sai lầm bạn nên biết để đảm bảo mình không mắc phải bất kỳ lỗi nào trong số đó. Càng chú tâm, bạn sẽ càng giỏi hơn khi giao tiếp qua email trong công việc.
Đặng Hảo
