Absenteeism là gì và thường gặp trong những trường hợp nào?

Absenteeism là gì là một câu hỏi thường gặp trong ở nơi làm việc, đặc biệt là lĩnh vực nhân sự. Việc hiểu rõ thuật ngữ này và các tình huống xảy ra tại công sở sẽ giúp bạn sử dụng đúng và xử lý các tình huống liên quan một cách phù hợp.

Absenteeism là gì?

Absenteeism là cụm từ tiếng Anh chỉ việc tình trạng thường xuyên vắng mặt tại nơi làm việc. Tình trạng này có thể được tổ chức/ doanh nghiệp chấp nhận trong một số trường hợp đặc biệt. Ngoài ra, ở một số khác, tình trạng này có thể diễn ra do các quy định của công ty lỏng lẻo hay không đủ nghiêm ngặt nên nhân viên có thể “trốn việc”.

Tuy nhiên, trong trường hợp nào thì absenteeism diễn ra cũng gây ảnh hưởng đến năng suất làm việc của chính bản thân người lao động và hiệu quả chung của công ty. Vì vậy, một tổ chức và doanh nghiệp luôn có những quy định và yêu cầu cụ thể để nhân viên có mặt đầy đủ tại nơi làm việc.

Khi nào absenteeism được chấp nhận?

Việc nhân viên không thể thường xuyên có mặt tại nơi làm việc trong một số trường hợp dưới đây thường được luật Lao động bảo hộ hoặc được các doanh nghiệp chấp nhận:

– Khi người lao động có vấn đề về sức khỏe, đặc biệt là các trường hợp bệnh mãn tính, hoặc các bệnh nan y phát sinh bất ngờ. Khi đó, người lao động có thể thường xuyên vắng mặt tại văn phòng để điều trị theo hướng dẫn của bác sĩ. Tuy nhiên, việc này cần có chỉ định và thời gian chữa trị cụ thể được chứng nhận bởi các đơn vị y tế đủ thẩm quyền.

– Khi gia đình nhân viên có những hoàn cảnh đặc biệt như có trẻ nhỏ hay người lớn tuổi mắc bệnh, tạm thời không có ai chăm sóc. Vì vậy, nhân viên cần phải xin vắng mặt thường xuyên tại công ty trong một khoản thời gian nhất định.

Tham khảo: Thuật ngữ lessor là gì và được sử dụng khi nào?

– Một trường hợp khác là nhân viên bị kiệt sức sau khoảng thời gian làm việc quá mức trước đó hoặc nhân viên gặp các sự cố khi làm việc tại văn phòng như quấy rối, bắt nạt, bạo lực hay cô lập. Những trường hợp này khá nhạy cảm và có thể dẫn đến những tố cáo hoặc tranh chấp nếu như doanh nghiệp không có những điều tra nội bộ và biện pháp xử lý thỏa đáng.

Bên cạnh những trường hợp đặc biệt trên, absenteeism có thể bắt gặp trong một số trường hợp khác dù doanh nghiệp không muốn chấp nhận. Ví như, một nhân viên có thể thường xuyên xin phép nghỉ bệnh 5 ngày mỗi tháng (nếu quy định của doanh nghiệp không yêu cầu cần trình giấy phép y tế), hoặc một số trường hợp khác nhân viên có thể lười hoặc chán nản vì lý do cá nhân, và tìm nhiều lý do để làm việc ngoài văn phòng và tận dụng để “trốn việc”.

Cách tính tỷ lệ vắng mặt của nhân viên

Tỷ lệ vắng mặt của nhân viên = (Số ngày vắng mặt ÷ (Tổng số nhân viên x Ngày làm việc)) x 100%

Trong đó:

Số ngày vắng mặt là số ngày bất kỳ nhân viên nào vắng mặt tại doanh nghiệp vì bất kỳ lý do gì.

Tổng số nhân viên là tổng số nhân viên trong doanh nghiệp.

Ngày làm việc là số ngày để đo lường tỷ lệ vắng mặt (có thể là 1 tuần, 1 tháng hoặc 1 năm)

Ví dụ: Một công ty có 100 nhân viên, tổng số ngày vắng mặt là 30 ngày với ngày làm việc trong tháng là 22. Theo đó:

Tỷ lệ vắng mặt của nhân viên = (30 ÷ (100 x 22)) x 100% = (150 ÷ 6600) x 100% = 1,36%

“Tỷ lệ vắng mặt hay absenteeism rate là một chỉ số nhân sự quan trọng. Sự vắng mặt quá nhiều có thể chỉ ra các vấn đề trong lực lượng lao động hoặc văn hóa tổ chức.”

Những hệ quả của absenteeism là gì?

Việc nhân viên thường xuyên không có mặt tại nơi làm việc sẽ dẫn đến những hệ quả không tích cực cho cả cá nhân và tập thể trong tổ chức. Vậy các hệ quả của absenteeism là gì?

Tham khảo: Thư xin việc cho sinh viên mới ra trường: 7 lỗi nên tránh

– Nhân viên có thể không tập trung hoàn toàn vào công việc và giảm sút năng suất làm việc.

– Kết quả công việc không đạt được gây ảnh hưởng đến phát triển nghề nghiệp trong dài hạn.

– Nếu việc vắng mặt diễn ra trong các tình huống cố tình vi phạm thì người lao động sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của mình.

– Vắng mặt dù ít hay nhiều đều sẽ ảnh hưởng đến kết quả công việc của tổ chức/ doanh nghiệp. Bao gồm tinh thần làm việc chung của nhóm (sự chán nản hay vắng mặt của một thành viên có thể ảnh hưởng đến các thành viên khác), một thành viên thường xuyên “trốn việc” cũng có thể khiến các thành viên khác làm theo, hoặc các thành viên còn lại phải gánh vác việc của họ…

– Nhân viên vắng mặt thường xuyên gây lãng phí nguồn lực khi vẫn phải trả lương cho nhân viên mà hiệu quả công việc lại không mong muốn, đồng thời dẫn đến môi trường làm việc trở nên thiếu chuyên nghiệp.

Làm gì để giảm tình trạng vắng mặt thường xuyên?

Để giảm thiểu tối đa các ảnh hưởng tiêu cực trên của tình trạng vắng mặt thường xuyên, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm như sau:

– Các quy định công ty cần rõ ràng, chặt chẽ để đảm bảo nhân viên nghiêm túc thực hiện. Ví dụ như nếu nghỉ bệnh quá 3 ngày thì cần trình giấy xác nhận của bác sĩ. Cũng nên có các quy định bảo vệ nhân viên và kênh báo cáo sự cố khi nhân viên bị quấy rối, bắt nạt.

– Các trường hợp vì vấn đề cá nhân cần nghỉ (hoàn cảnh gia đình, sức khỏe) cần được trình bày rõ ràng và giải quyết thỏa đáng trong một thời gian ngắn kèm theo cam kết đảm bảo chất lượng công việc.

Tham khảo: SWOT là gì? Vì sao cần tiến hành phân tích SWOT?

– Về chi phí lương cho các trường hợp được chấp nhận thì cần được cân nhắc sử dụng các nguồn từ bảo hiểm xã hội hoặc trao đổi với nhân viên về việc nghỉ không lương hoặc làm việc từ xa với mức lương phù hợp hơn để tránh lãng phí. Khoản lương giảm trừ của các nhân viên tạm nghỉ có thể chuyển qua cho nhân viên phải phụ trách thêm việc tại công ty.

Ngoài việc hiểu được absenteeism là gì, hi vọng bài viết này cũng sẽ giúp bạn biết được hậu quả và cách phòng tránh tình trạng này.

Hà Phương