1. Định nghĩa số hóa hồ sơ là gì?
Nghị định 78/2015/NĐ-CP có nêu rõ:
“Số hóa hồ sơ là việc quét dữ liệu có sẵn trên giấy nhằm chuyển đổi dữ liệu dạng văn bản giấy sang văn bản điện tử”.
Bản chất của việc số hóa hồ sơ là chuyển những dữ liệu truyền thống, thông thường thành dạng dữ liệu số, có thể khai thác và truy vấn mọi lúc, mọi nơi, không giới hạn.
2. Lợi ích của việc số hóa hồ sơ là gì?
Việc số hóa giúp doanh nghiệp mở rộng không gian làm việc, nâng cao năng suất lao động và giảm thiểu những rủi ro khi lưu trữ vật lý.
Bên cạnh đó, số hóa hồ sơ cũng là phương án tiết kiệm chi phí về lâu, về dài cho tổ chức.
Doanh nghiệp sẽ:
– Loại bỏ được chi phí vận hành, bảo quản, nhân sự cho kho giấy tờ trong nội bộ.
– Tối ưu về doanh thu, gia tăng không gian dùng để sản xuất – kinh doanh hiệu quả.
– Tiết kiệm thời gian xử lý giấy tờ hàng ngày
3. Quy trình số hóa hồ sơ là gì?
Quá trình một hồ sơ được số hóa sẽ trải qua 7 bước cơ bản bao gồm:
– Bước 1: Tổng hợp hồ sơ cần số hóa
– Bước 2: Sắp xếp, phân loại các loại hồ sơ
– Bước 3: Scan hồ sơ
– Bước 4: Kiểm tra thông tin hồ sơ sau khi quét
– Bước 5: Nhập liệu, nhận dạng ký tự
– Bước 6: Kiểm tra lại thông tin đầu vào
– Bước 7: Quản lý, lưu trữ thông tin hồ sơ
4. Các dịch vụ hỗ trợ số hóa hồ sơ cho doanh nghiệp?
Quá trình số hóa hồ sơ cho doanh nghiệp là hoạt động mang tính chất dài hạn. Hiếm có doanh nghiệp nào có thể số hóa toàn bộ hồ sơ của tổ chức trong một lần duy nhất.
Việc này được thực hiện dần dần. Đơn vị sẽ tiến hành sắp xếp, lọc và tiến hành số hóa các văn bản, tài liệu quan trọng, thường xuyên sử dụng trước. Sau đó những giấy tờ kém quan trọng hơn sẽ được số hóa kế tiếp.
Để thực hiện việc số hóa hồ sơ một cách thuận lợi, doanh nghiệp có thể tham khảo một số dịch vụ sau (Các dịch vụ này sẽ đi theo quy trình số hóa hồ sơ nói ở phần trên)
– Dịch vụ phân loại chỉnh lý: Là dịch vụ cơ bản trong quá trình số hóa giúp xây dựng, sắp xếp hệ thống hồ sơ trong nội bộ của doanh nghiệp theo tiêu chuẩn để phục vụ cho công tác tìm kiếm, truy xuất thông tin.
– Dịch vụ nhập liệu: Các dữ liệu, thông tin trên những hồ sơ vật lý truyền thống của doanh nghiệp sẽ được nhập thành dữ liệu điện tử.
– Dịch vụ Scan hồ sơ: Thông qua quá trình scan, các hồ sơ giấy truyền thống sẽ được chuyển thành các định dạng số PDF, TIFF, JPG, PNG, … để lưu trữ và duy trì lâu dài trên nền tảng số.
– Dịch vụ số hóa: Các hồ sơ định dạng text, hình ảnh sẽ được số hóa thành các tệp tin điện tử có thể chỉnh sửa, lưu trữ.
– Dịch vụ lưu trữ, quản lý khai thác hồ sơ: Dịch vụ này cho phép doanh nghiệp có thể lưu trữ, quản lý, khai thác các hồ sơ thông qua hệ thống quản lý tài liệu điện tử riêng. Đây giống như các văn phòng số di động của mỗi đơn vị.
